análise 5W2H

Análise 5W2H: um método de resolução de problemas e desenho de planos de ação

Para obter sucesso e tornar-se cada vez mais competitivo, qualquer iniciativa nos negócios precisa ser planejada com cautela e visão estratégica. Tendo isso em mente muitas vezes presenciamos o surgimento de ferramentas de gerenciamento novas e engenhosas, algumas relativamente recentes, como o BI e os sistemas de planejamento estratégico, e metodologias como FCA, análise 5W2H e OKR.

É preciso acompanhar a evolução da gestão, sobretudo porque agora, mais do que nunca, a tecnologia é indispensável no dia a dia corporativo. Também é importante estar atento a novas formas de identificar e resolver problemas, bem como engendrar planos de ação que elevem a capacidade de execução e diferenciação mercadológica, para lidar com a alta competitividade.

Neste artigo, vamos te apresentar a análise 5W2H. Continue lendo para entender esse conceito e ver como é possível aplicá-lo na administração da sua empresa!

estrutura 5W2H

O que é 5W2H?

No meio empresarial, ideias só são válidas a partir do momento em que são “escritas no papel” ou, colocadas em prática; a análise 5W2H por sua vez, é uma ferramenta projetada para organizar as ideias, ações e iniciativas de maneira intuitiva e funcional, por meio do uso de uma lista de verificação.

A análise 5W2H é perfeita para planejamento estratégico, planos de ação, gestão de projetos, controles de processos e gerenciamentos diversos da qualidade. Ela permite ao gestor compreender de forma abrangente e rápida todas as etapas envolvidas no processo de ação ou resolução.

A princípio, pode parecer complicado, mas a 5W2H recebe o nome das iniciais de cada uma das etapas que a compõem, que, na verdade, são questões relevantes e fundamentais para a organização de qualquer processo de negócio ou plano de ação.

Para entendermos melhor, vamos ver a aplicabilidade do método 5W2H em um plano de ação específico:

Os 5W

  1. What? — O que será feito? — a especificação do plano de ação. Por exemplo: “Prospectar patrocínios para um evento”;
  2. Who? — Quem vai fazer? — um plano de ação sem responsabilidades atribuídas têm poucas (ou zero) chances de ser concluído. Você precisa ter uma pessoa ou equipe designada para agir;
  3. When? — Quando será feito? — data prevista para início e conclusão da atividade, considerando os riscos. O cumprimento do cronograma deve ser uma meta do plano de ação;
  4. Where? — Onde  será feito? — pode ter um ou muitos locais, isso dependerá da tarefa. Definir esse ponto no plano, lhe ajudará a considerar a mudança e seus custos no prazo e no orçamento;
  5. Why? — Por que isso será feito? — toda ação deve ter uma razão. Uma empresa não pode definir um plano sem algo maior para trás. Por exemplo: “Por que queremos prospectar patrocinadores para o evento? Por que ele deve ser financeiramente viável”.

Os 2H

  1. How? — Como será feito? — neste item, uma especificação mais detalhada do plano de ação é incluída. Pode ser um detalhamento de atividades, datas e responsabilidades de cada um. Vamos continuar a usar o exemplo de prospecção de patrocínio:
  1. Defina as faixas de patrocínio e benefício;
  2. Mapeie os 100 maiores clientes da empresa no último ano;
  3. Atenda 10 clientes por dia;
  4. Inicie o fluxo de negociação com as melhores perspectivas.
  5. How much? — Quanto  custará? — todo plano de ação deve ter um orçamento. Pode ser geral, mas o ideal é que ele seja fragmentado em etapas; por ações ou atividades.

Por que usar a análise 5W2H?

A análise 5W2H destaca-se de outras metodologias de gestão como uma ferramenta simples, completa e eficiente. Ela permite ajustes e modificações oportunas, mesmo quando os planos de ação já estão sendo colocados em prática.

Esse é um tipo de método de execução de planos e resolução de problemas que pode ser usado por qualquer pessoa, seja com foco no empresarial ou no pessoal.

Sua estrutura é semelhante em alguns aspectos ao famoso “dividir e conquistar”, uma vez que subdivide minuciosamente o planejamento em várias etapas, dando-lhe uma compreensão mais ampla e abrangente. Ou seja, facilita enormemente a sistematização e a implementação de ideias.

Como usar a análise 5W2H no seu negócio?

Para a correta aplicação do método 5W2H, antes de começar o gestor precisa considerar o objetivo; seria um objetivo relacionado ao planejamento estratégico? Um projeto? Para a resolução definitiva de um problema?

Considerando por exemplo a aplicação da 5W2H para a resolução de problemas. Uma dica valiosa é, primeiro, entender a causa raiz do problema.

Isso pode ser feito pedindo a ajuda de funcionários e outros colaboradores que estão direta ou indiretamente envolvidos na equipe de trabalho. A realização de reuniões de brainstorming, por exemplo, pode ajudar.

Outra iniciativa que pode ajudar está na a aplicação de outras duas ferramentas, muito simples, mas que combinadas são extremamente poderosas, são elas: FCA e 5 Porquês.

É necessário então, ter em mente esses três pontos principais:

  • como mencionado, o espectro de ações deve estar sempre relacionado à causa dos problemas e não aos possíveis efeitos que eles causaram. Em outras palavras, procure criar soluções duradouras em vez de paliativas;
  • as soluções implementadas pelo método 5W2H devem ser o mais objetivas possíveis;
  • nunca aceite a primeira boa ideia: proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando assim as opções e o âmbito de ação.

Quando utilizar a 5W2H?

De acordo com uma pesquisa da McKinsey, apenas 20% das empresas se consideram excelentes em seus respectivos processos decisórios.

Convenhamos, esse é um percentual que preocupa, e olha que o estudo foi feito nos Estados Unidos, país conhecido mundialmente pela sua cultura empresarial.

Presumindo que a falta de excelência na tomada de decisão parte da falta de conhecimento e de ferramentas, a análise 5W2H vem a ser uma alternativa para quem não sabe por onde começar.

Ela pode ser usada nos momentos em que uma decisão estratégica precise ser tomada, principalmente quando ela envolve mais de um tipo de stakeholder.

Exemplo de aplicação da 5W2H

Nada melhor do que mostrar com um exemplo prático como a 5W2H pode ajudar a gestão a encontrar as respostas para os desafios que venham a surgir. Acompanhe:

  • What (O quê): um concorrente desconhecido está no mercado com uma solução inovadora
  • Who (Quem): o time de planejamento registrou a ameaça desse novo entrante no último relatório
  • Where (Onde): São Paulo, uma das praças em que a empresa atua
  • When (Quando): o lançamento da solução do concorrente aconteceu no dia 31/05
  • Why (Por quê): o novo produto fez o nosso volume de vendas cair
  • How (Como): por ser um concorrente direto, as pessoas estão preferindo comprar a nova solução
  • How much/many (Quanto): o prejuízo estimado no volume de vendas foi de 15% em apenas duas semanas

O 5W2H como ferramenta de planejamento estratégico e orçamentário

Certamente você deve ter observado que o exemplo acima poderia ser aplicado em incontáveis situações no contexto empresarial. 

No “What” poderíamos, por exemplo, começar com a necessidade de readequar as finanças, com o “Why” sendo uma possível mudança na taxa básica de juros.

Portanto, a 5W2H serve não apenas como uma ferramenta norteadora nos momentos críticos, como um verdadeiro guia para pautar a elaboração do planejamento orçamentário. Ela pode ser, ainda, uma importante base de sustentação para a parte estratégica, considerando os pontos que ela ajuda a esclarecer.

Ao balizar as decisões, a 5W2H serve também como um porto seguro, para o qual a gestão sempre poderá recorrer nos momentos críticos e até para contornar crises.

Que benefícios ela traz para o negócio?

Aqui na Scoreplan, a gente tem aquela frase do mestre William E. Deming como mantra: “Se você não puder descrever o que você está fazendo como processo, você não sabe o que está fazendo.”

Nas entrelinhas, esse pensamento simples nos diz que, antes de decidir, precisamos contar primeiramente com processos para a tomada de decisão.

Faz sentido, caso contrário, todo gestor ou gestora de empresa decidiria apenas com base no instinto. Nada contra quem faz isso, mas, pela nossa experiência, essa é uma postura arriscada ao conduzir um negócio.

A 5W2H é um “antídoto” contra a tentação de decidir sem critério, justamente porque fornece respostas objetivas a problemas reais. Por essa e outras razões, ela traz vantagens que não podem ser desprezadas. Confira a seguir.

Melhora a capacidade de planejamento e execução

Quando sabemos o quê, quando, onde, quem, como e porque algo acontece, a tarefa de identificar responsáveis e encontrar soluções fica menos árdua.

A gente já viu casos em que o cliente fez contato quase em desespero, apenas porque estava diante de um problema com o qual não sabia lidar. Em boa parte deles, recomendamos que ele fizesse a análise 5W2H antes de tomar qualquer decisão a respeito.

A maioria conseguiu não só resolver a questão como nos relataram que os resultados foram tão bons que passaram a incluir a 5W2H em seus planejamentos anuais.

Minimiza riscos

Na vida temos só duas certezas: a de que um dia não estaremos mais aqui e que não há empreendimento livre de riscos.

Ferramentas como a 5W2H são uma forma de mitigá-los, já que ajudam a posicionar um negócio em um cenário, bem como a identificar aquilo que possa vir a prejudicá-lo.

Ela pode complementar uma outra ferramenta de grande utilidade nesse sentido, as 5 Forças de Porter, usada para análise da concorrência. Aliás, somos fãs incondicionais desse método, que sempre nos ajudou a analisar o contexto em que atuamos, tendo sido fundamental para que a Scoreplan chegasse ao 1º lugar no Top 10 das Indtechs

Orienta decisões

Como vimos, a aplicação da 5W2H é um ótimo ponto de partida para orientar decisões. Claro que isso não se aplica em questões envolvendo o microgerenciamento ou que não sejam relevantes para o negócio como um todo, ou o efeito seria o engessamento das ações.

O que ela faz é dar um norte, como se fosse uma bússola, orientando para onde seguir quando não se sabe exatamente onde está. Afinal, se estamos numa floresta, queremos chegar à cidade mais próxima e estamos sem recursos, será preciso dosar as energias, escolhendo o caminho mais curto e seguro.

A 5W2H ajuda a encontrar esse caminho, nessa verdadeira “selva” competitiva que é o ambiente de negócios.

Maximiza resultados e o lucro

Ao mitigar riscos, orientar o processo decisório e guiar o planejamento, nem precisamos adivinhar que o resultado tende a ser positivo.

Por outro lado, a 5W2H não é nenhuma fórmula mágica. Para que seja aplicada e traga os efeitos esperados, é fundamental que haja pessoas preparadas para utilizá-la.

Até porque uma lição que aprendemos com os nossos clientes é que bons resultados e lucros maiores só vêm quando seus gestores são consistentes naquilo que fazem e isso implica usar as melhores ferramentas e contar com os melhores talentos.

Como a tecnologia potencializa a aplicação da 5W2H?

A gente sabe o quanto pode ser desafiador usar ferramentas de controle quando não se tem tanta prática. Por isso, na plataforma Scoreplan contamos com a metodologia 5W2H, que pode ajudar você definir os passos iniciais do seu plano de ação.

Conclusão

A 5W2H é mais uma ferramenta para gestão que você encontra na plataforma Scoreplan, a mais completa do mercado para Planejamento Estratégico e Orçamentário.

Peça uma demonstração e veja você mesmo como melhorar a performance nos negócios com a nossa solução!

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