Análise 5W2H: como usar nos planos de ação

Nem sempre tomar decisões é uma tarefa fácil, e é aí que entra a 5W2H. A 5W2H é uma ferramenta que auxilia gestores a desenvolver o planejamento estratégico e os planos de ação com mais clareza. Ela serve como ferramenta que auxilia na construção estratégica na escolha dos melhores caminhos para alcançar as metas.

Assim, em meio a tantas metodologias voltadas à gestão empresarial, é importante você conhecê-las para identificar a que mais conversa com o seu negócio. Por isso, neste artigo vamos te mostrar tudo o que você precisa saber sobre a análise 5W2H, desde o seu conceito até exemplos do seu uso.

Confira!

O que é e o que significa 5W2H?

A análise 5W2H é uma ferramenta de plano de ação projetada para organizar as ideias, ações e iniciativas de maneira intuitiva e funcional por meio do uso de uma lista de verificação. Ou seja, é uma maneira de escrever e visualizar situações de uma forma mais ampla, a fim de tornar a tomada de decisão mais simples.

Com isso, a análise 5W2H surge como um braço direito do planejamento estratégico. A partir dela, é possível agilizar a criação dos  planos de ação, da gestão de projetos, do controles de processos e do gerenciamentos da qualidade. Ela permite ao gestor compreender de forma abrangente todas as etapas envolvidas no processo de ação ou resolução.

O significado do acrônimo 5W2H está relacionado à letra inicial de cada categoria que compõe a ferramenta. O nome da metodologia vem do inglês mas é mantida devido às mudanças da sigla no português. Para você entender melhor, confira abaixo o que os 5W e os 2H representam:

Os 5W

1. What? (O que?): definição do escopo do projeto e entender o que precisa ser feito.
2. Why (Por que?): identificação dos porquês das ações, as justificativas e benefícios esperados.
3.  Who (Quem vai fazer?): identificação das pessoas e equipes responsáveis pelas atividades
4. Where (Onde?): indicação do local que o projeto será realizado.
5. When (Quando?): definição do cronograma e prazos

Os 2H

1. How? (Como será feito?): exploração dos métodos e meios que a iniciativa será implementada.
2. How much? (Quanto vai custar?): entendimento de quanto o projeto vai custar e qual o orçamento certo. 

Vantagens de usar a 5W2H no seu negócio

Ao pensar na importância da 5W2H, podemos partir da frase de  William E. Deming: “Se você não puder descrever o que você está fazendo como processo, você não sabe o que está fazendo.”

Esse pensamento significa que, antes de tomar uma decisão, é preciso ter um processo claro de escolha. Afinal, somente dessa forma é possível decidir por planos de ação voltados ao que traz resultados para a empresa. 

Assim, a 5W2H é um “antídoto” contra decisões sem critérios, visto que fornece respostas objetivas a problemas reais. Por essa e outras razões, ela traz vantagens importantes para as organizações. Listamos 6 delas a seguir para você: 

1. Melhora a capacidade de planejamento e execução

Quando sabemos o quê, quando, onde, quem, como e porque algo acontece, é mais fácil identificar responsáveis e encontrar soluções inovadoras. 

A gente já viu casos em que o cliente fez contato quase em desespero, apenas porque estava diante de um problema com o qual não sabia lidar. Em boa parte deles, recomendamos que ele fizesse a análise 5W2H antes de tomar qualquer decisão a respeito.

A maioria conseguiu não só resolver a questão como nos relataram que os resultados foram tão bons que passaram a incluir a 5W2H em seus planejamentos anuais.

2. Minimiza riscos

O mercado muda o tempo todo. Então, é papel das empresas entender como diminuir os riscos que podem afetar sua gestão. Nesses casos, o plano de ação 5W2H é uma forma de mitigar as ameaças, já que ajuda a identificar os principais pontos que podem impactar a empresa de maneira negativa.

Nesse contexto, a metodologia se torna ainda mais poderosa quando aliada a outras ferramentas, como as 5 Forças de Porter e a Análise SWOT.

3. Orienta decisões

A aplicação da 5W2H tem o poder de nortear as decisões das empresas. Como se fosse uma bússola, ela traz respostas sobre qual o melhor caminho a ser seguido e quais resultados essa escolha pode acarretar. Com ela, os gestores têm acesso a uma análise de causa e efeito e consegue entender os principais fatores que podem impactar a companhia.  

4. Maximiza resultados e o lucro

Equipes e projetos alinhados são sinônimos de resultados. Assim, a 5W2H não oferece apenas insights para os gestores, mas também repercute na gestão orçamentária da empresa. Afinal, tomadas de decisão assertivas potencializam a forma de trabalho e, consequentemente, impactam de maneira positiva o lucro final da organização.

5. Pontualidade de prazos

No plano de ação 5W2H, cada parte do projeto é delineado para que as equipes possam entender os porquês da ideia de forma clara e detalhada. A partir disso, os gestores têm uma visão transparente de tudo o que precisa e está sendo feito, além de mostrar as responsabilidades para cada colaborador. 

Essa união promove a queda dos atrasos de entregas e da desorganização sobre quem desempenha qual papel dentro do projeto.  Ainda, a 5W2H torna cada participante da iniciativa mais autônomo sobre a sua atuação, o que aumenta o engajamento dentro dos times. 

Como usar a análise 5W2H no seu negócio?

Para a correta aplicação do método 5W2H, antes de começar o gestor precisa considerar o objetivo; seria um objetivo relacionado ao planejamento estratégico? Um projeto? Para a resolução definitiva de um problema?

Considerando por exemplo a aplicação da 5W2H para a resolução de problemas. Uma dica valiosa é, primeiro, entender a causa raiz do problema.

Isso pode ser feito pedindo a ajuda de funcionários e outros colaboradores que estão direta ou indiretamente envolvidos na equipe de trabalho. A realização de reuniões de brainstorming, por exemplo, pode ajudar.

Outra iniciativa que pode ajudar está na a aplicação de outras duas ferramentas, muito simples, mas que combinadas são extremamente poderosas, são elas: FCA e 5 Porquês.

É necessário então, ter em mente esses três pontos principais:

• como mencionado, o espectro de ações deve estar sempre relacionado à causa dos problemas e não aos possíveis efeitos que eles causaram. Em outras palavras, procure criar soluções duradouras em vez de paliativas;
• as soluções implementadas pelo método 5W2H devem ser o mais objetivas possíveis;
• nunca aceite a primeira boa ideia: proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando assim as opções e o âmbito de ação.

Quando utilizar a 5W2H?

De forma rápida e direta: a 5W2H pode ser usada em qualquer situação que você precise fazer um plano de ação. Isso porque ela é uma metodologia completa que, por apresentar diferentes níveis de análise estratégica, oferece recursos para os mais diferentes projetos.

Assim, é normal que, dentro de uma iniciativa, coexistam diferentes análises 5W2H. Ou seja, o método pode ser utilizado para basear qualquer tomada de decisão durante o processo empresarial. Desde o início do projeto até o seu encerramento, a metodologia pode estar presente.

Afinal, de acordo com uma pesquisa da McKinsey, apenas 20% das empresas se consideram ter excelência nos seus processos decisórios — o que torna a 5W2H ainda mais importante para a escolha do caminho certo. 

Exemplos de como usar o 5W2H

Agora que você já entendeu como a metodologia funciona, é hora de ir para a prática. Pensando nisso, montamos um exemplo de 5W2H para você entender como o método funciona. 

Acompanhe:

Objetivo: Implementar um novo sistema de gerenciamento de projetos até o final do próximo trimestre.

O que (What): Adotar um sistema de gerenciamento de projetos para otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a eficiência.

Por que (Why): Melhorar a comunicação, monitorar o progresso dos projetos e reduzir o tempo necessário para conclusão das tarefas.

Quem (Who):

• Responsável pela implementação: Carlos (Gerente de Projetos)
• Usuários principais do sistema: Equipe de Projeto (10 membros)

Quando (When):

• Início do Projeto: Iniciar imediatamente e concluir em 12 semanas.

Onde (Where):

• Local de Implementação: Dentro da infraestrutura de TI da empresa.

– Como (How)

Para treinar a equipe, Carlos organizará sessões de treinamento para garantir que todos os membros da equipe compreendam e saibam utilizar o novo sistema e para migrar dados existentes, coordenará a transferência de informações do sistema antigo para o novo, garantindo a segurança dos dados.

Há quanto (How much):

• Custo do Projeto: Estimar o custo total do novo sistema, incluindo aquisição, treinamento e possíveis custos ocultos.

O 5W2H como ferramenta do planejamento estratégico

5W2H, planos de ação e planejamento estratégico tem tudo a ver. Isso porque todas essas metodologias se interligam na busca pelos mesmos objetivos. Ou seja, para que uma funcione da forma esperada, precisa passar pelas outras a partir de uma estratégia única que englobe tudo. 

E para ficar mais claro, elencamos as principais vantagens que a método 5W2H possibilita aos planejamentos.

Alinhamento de Objetivos:

• Planejamento Estratégico: determina os objetivos de longo prazo da organização.
• 5W2H: garante que os objetivos específicos e ações táticas se alinhem com as metas estratégicas.

Responsabilidade e Accountability:

• Planejamento Estratégico: Identifica áreas-chave de responsabilidade.
• 5W2H: Define quem é responsável por cada atividade

Comunicação Eficaz:

• Planejamento Estratégico: Enfatiza a importância da comunicação.
• 5W2H: garante que todas as partes envolvidas no projeto entendam quais as ações a serem feitas.

Definição do tempo:

• Planejamento Estratégico: estabelece o cronograma para o andamento das estratégias traçadas.
• 5W2H: dita os prazos para cada atividade, garantindo a pontualidade das entregas

Como a tecnologia potencializa a aplicação da 5W2H?

Convenhamos, o uso da tecnologia é obrigatório para qualquer negócio que queira sobreviver no mercado. E, ao falar de 5W2H, existem plataformas tecnológicas que te auxiliam a criar suas análises de forma integrada entre os times e de maneira 100% web. 

Além disso, elas simplificam o gerenciamento dos seus planos de ação, fornecendo visibilidade do andamento das iniciativas em tempo real. Isso faz com que seja possível identificar problemas com maior agilidade, o que facilita o ajuste do planejamento sempre que necessário.Sabendo dessa possibilidade, a Scoreplan oferece a 5W2H para os seus clientes. E, para que você entenda ainda mais sobre o assunto e como montar planos de ação efetivos, desenvolvemos um eBook sobre Como Gerir Planos de Ação. Para fazer seu download gratuito, basta clicar aqui.