Análise 5W2H: um método de resolução de problemas e desenho de planos de ação

Análise 5W2H: um método de resolução de problemas e desenho de planos de ação

Para obter sucesso e tornar-se cada vez mais competitivo, qualquer iniciativa nos negócios precisa ser planejada com cautela e visão estratégica. Tendo isso em mente muitas vezes presenciamos o surgimento de ferramentas de gerenciamento novas e engenhosas, algumas relativamente recentes, como os sistemas de BI, plataformas de planejamento estratégico, e metodologias como o FCA e a análise 5W2H.

É preciso acompanhar a evolução da gestão, sobretudo agora que a tecnologia é indispensável no dia a dia corporativo. Também é importante estar atento a novas formas de identificar e resolver problemas, bem como engendrar planos de ação que elevem a diferenciação mercadológica para lidar com a alta competitividade.

Neste artigo, resolvemos apresentar a análise 5W2H. Continue lendo para entender esse conceito e ver como é possível aplicá-lo na sua administração empresarial!

O que é a análise 5W2H?

As ideias empresariais só se tornam válidas a partir do momento em que são escritas no papel, e a análise 5W2H é uma ferramenta projetada para organizá-las de maneira intuitiva e funcional por meio do uso de uma lista de verificação.

A análise 5W2H é perfeita para projetos, controles de processos e gerenciamento de qualidade. Ela permite ao gestor compreender de forma abrangente e rápida todos os problemas e etapas envolvidas no processo de resolução.

A princípio, pode parecer complicado, mas a solução de problemas 5W2H recebe o nome das iniciais de cada uma das etapas que a compõem, que, na verdade, são questões relevantes e fundamentais para a organização de qualquer processo de negócio ou plano de ação.

Para entendermos melhor, vamos ver a aplicabilidade do método 5W2H em um plano de ação específico:

Os 5W

  1. What? — O que será feito? — a especificação do plano de ação. Por exemplo: “Prospectar patrocínios para um evento”;
  2. Who? — Quem vai fazer? — um plano de ação sem responsabilidades atribuídas têm poucas (ou zero) chances de ser concluído. Você precisa ter uma pessoa ou equipe designada para agir;
  3. When? — Quando será feito? — data prevista para início e conclusão da atividade, considerando os riscos. O cumprimento do cronograma deve ser uma meta do plano de ação;
  4. Where? — Onde  será feito? — pode ter um ou muitos locais, isso dependerá da tarefa. Definir esse ponto no plano, lhe ajudará a considerar a mudança e seus custos no prazo e no orçamento;
  5. Why? — Por que isso será feito? — toda ação deve ter uma razão. Uma empresa não pode definir um plano sem algo maior para trás. Por exemplo: “Por que queremos prospectar patrocinadores para o evento? Por que ele deve ser financeiramente viável”.

Os 2H

  1. How? — Como será feito? — neste item, uma especificação mais detalhada do plano de ação é incluída. Pode ser um detalhamento de atividades, datas e responsabilidades de cada um. Vamos continuar a usar o exemplo de prospecção de patrocínio:
  1. Defina as faixas de patrocínio e benefício;
  2. Mapeie os 100 maiores clientes da empresa no último ano;
  3. Atenda 10 clientes por dia;
  4. Inicie o fluxo de negociação com as melhores perspectivas.
  1. How much? — Quanto  custará? — todo plano de ação deve ter um orçamento. Pode ser geral, mas o ideal é que ele seja fragmentado em etapas; por ações ou atividades.

Por que usar a análise 5W2H?

A análise 5W2H destaca-se de outras metodologias de gestão como uma ferramenta simples, completa e eficiente. Ela permite ajustes e modificações oportunos, mesmo quando os planos de ação já estão sendo colocados em prática.

Esse é um tipo de método de resolução de problemas que pode ser usado por qualquer pessoa com foco empresarial ou pessoal.

Sua estrutura é semelhante em alguns aspectos ao famoso “dividir e conquistar”, uma vez que subdivide minuciosamente o planejamento em várias etapas, dando-lhe uma compreensão mais ampla e abrangente. Ou seja, facilita enormemente a sistematização e a implementação de ideias.

Como usar a análise 5W2H no seu negócio?

Para a correta aplicação do método 5W2H, antes de começar o gestor precisa considerar um plano estratégico de respostas previamente preparadas para os problemas que deseja resolver.

Se necessário, isso pode ser feito pedindo a ajuda de funcionários e outros colaboradores que estão direta ou indiretamente envolvidos na equipe de trabalho. A realização de reuniões de brainstorming, por exemplo, pode ajudar.

Mas é necessário ter em mente esses três tópicos principais:

  • o espectro de ações deve estar sempre relacionado à causa dos problemas e não aos possíveis efeitos que eles causaram. Em outras palavras, procure criar soluções duradouras em vez de paliativas;
  • as soluções implementadas pelo método 5W2H devem ser o mais objetivas possíveis, evitando efeitos colaterais que podem exigir novas ações para suprimi-los;
  • nunca aceite a primeira boa ideia: proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando assim as opções e o âmbito de ação.

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