5 razões convincentes para abandonar as planilhas de gestão para sempre

Abandonar planilhas pode ser um processo difícil, afinal, quando se trabalha por muito tempo com esse recurso, a “vida” da empresa praticamente se orienta por elas. Quando isso acontece, o gestor esbarra em um problema muito comum, em especial nas empresas familiares ou pouco estruturadas administrativamente: a falta de visão. 

Em outras palavras, o uso prolongado de planilhas, por mais que deem conta do recado por um certo tempo, tem um limite. Cedo ou tarde, o que parece ajudar acaba mesmo é atrapalhando o crescimento do negócio.

Falta de precisão dos dados que compõem os indicadores, análise tardia de resultados e muito tempo coletando informação são alguns dos problemas que o usuário de planilhas enfrenta. A gente não quer que você tenha que passar por isso, portanto, neste artigo vamos apresentar boas razões para deixar as planilhas para trás. Acompanhe!

5 Motivos para abandonar as planilhas 

Evidentemente as planilhas têm sua função e, em empresas de pequeno porte ou negócios individuais, elas continuam sendo uma boa alternativa para organizar tarefas e a parte estratégica. A questão é que, conforme a empresa cresce e se expande, elas deixam de ser um ponto de apoio para a tomada de decisão em virtude de suas limitações.

Até mesmo em negócios estabilizados, planilhas podem representar um entrave ao crescimento. Isso porque elas não são feitas para ajudar um gestor a ler e interpretar dados, mas apenas para registrá-los. Em plena era da Transformação Digital, não saber trabalhar com informação é sinônimo de atraso. 

Também devem ser destacados os problemas que usuários de planilhas um dia acabam enfrentando, em especial quando é necessário trabalhar em equipe. Veja na sequência.

1. Rastreabilidade falha

Ainda que na sua empresa sejam utilizadas versões na nuvem como as planilhas Google ou da Microsoft, existe um grande risco dos dados ali inseridos serem perdidos. Nesse caso, a segurança fica comprometida quando as planilhas são acessadas por mais de uma pessoa, o que é bastante comum. Caso alguém venha a modificar um dado por acidente — quem nunca esbarrou no teclado? — fica difícil detectar quem foi e o que exatamente foi alterado. 

2. Integração problemática

Já que falamos em trabalho em equipe, quando se trabalha com planilhas, a integração das informações é muito mais complicada.

É cada um por si e a planilha por todos. Não menos importante, em empresas nas quais o fluxo de comunicação é intenso, elas acabam representando uma dificuldade, em especial quando se usa as do Excel em regime offline. É comum vermos diferentes versões de uma mesma planilha, porque cada usuário que foi editar salvou uma versão própria, talvez até por haver outra pessoa editando e essa possibilidade estar restrita a um usuário por vez (outro problema das planilhas).

3. Falta de segurança

Não sendo seguras e dificultando a integração, planilhas acabam por não serem confiáveis. Imagine que toda sua contabilidade está armazenada no Excel e que você não realizou o backup desses dados. Se alguém acessar seu PC remotamente ou mesmo do próprio ambiente de trabalho, terá imediatamente acesso a dados críticos.

4. Análises pouco profundas

Como já expusemos, planilhas servem basicamente para registrar e armazenar dados, permitindo trabalhar em cima de cálculos e funções limitadas. Por sua vez, essas funções devem ser manualmente inseridas, o que demanda um esforço relativamente grande

Para leigos, então, trabalhar com certas fórmulas do Excel é um verdadeiro malabarismo matemático. Sendo assim, as planilhas impedem que sua empresa entre de fato na era do Big Data, já que as análises e o volume de dados com que permitem trabalhar são superficiais.

Isso sem contar o tempo que as pessoas precisam dedicar: na busca dos dados para compor os cálculos, que geralmente são provenientes de outros sistemas, como o ERP, ou até mesmo outras planilhas de controle mais operacional; e gerando gráficos e apresentações na tentativa de realizar análises mais profundas.

5. Dificultam o tratamento de dados

Falando em dados, com as tradicionais planilhas não há como analisá-los simplesmente porque essa não é a finalidade. Claro que você sempre pode interpretar o que as células dizem a partir dos seus conhecimentos, porém, no geral, quem usa planilhas tem um poder de fogo bastante reduzido.

Benefícios dos softwares no lugar das planilhas

Todos os problemas apontados acima acabam por sobrecarregar a vida de quem está à frente de um negócio. Quando estamos estressados, nossa capacidade de raciocinar com calma e aplicar lógica se perde, aumentado o risco de decisões equivocadas. 

Isso não somos nós que dizemos, mas uma pesquisa da Mindlab, em que ficou comprovado que adultos sob estresse decidem da mesma forma que crianças. Sendo assim, se você não quer se tornar um menino ou menina perante as pessoas na sua empresa, considere as vantagens dos softwares antes de abandonar as planilhas.

Produtividade

Sim, você já deve ter lido em outros lugares que softwares aumentam a produtividade. A diferença aqui é que, se comparados com as planilhas, o salto é verdadeiramente gigante. Isso porque softwares são desenvolvidos para fins e usos mais específicos, tornando a gestão das tarefas muito mais simples e rápida. É o caso, por exemplo, de empresas que trabalham com estoque e contam com um sistema para cuidar desse setor.

Menor perda de dados

Ao coletar, armazenar e tratar dados a partir de um software, sua empresa garante não apenas a produtividade, como a manutenção e atualização de seus bancos de dados. Em tempos de Machine Learning e de conceitos como Internet das Coisas ditando o ritmo, é fundamental estar sempre atualizado. Softwares são úteis nesse sentido, já que são capazes de buscar e processar informação online que possa fazer a diferença nos negócios.

Segurança da Informação

Não custa relembrar de que os erros gerados quando se trabalha com planilhas podem custar muito caro. Afinal, elas aumentam consideravelmente a exposição à falha humana que, como diz essa pesquisa da Flipside, são a maior causa de ciberataques.

Impactos diretos nos custos

Utilizar softwares, no fim, vai gerar redução significativa nos custos operacionais, já que são claramente superiores às planilhas em diversos aspectos. Segurança, tratamento inteligente de dados, acuracidade nos dados e consequentemente tomada de decisão mais assertiva, integração e menos retrabalho são apenas alguns dos ganhos que sua empresa tem ao aderir a essa solução.

Abandonar planilhas então, passa a ser questão de tempo quando se entende suas limitações e os benefícios em implementar softwares especializados. Isso se aplica em especial a gestão e ao planejamento estratégico, um componente essencial que exige ferramentas adequadas para sua montagem e manutenção. Acredite, seu negócio só tem a ganhar!

Gostou do artigo e quer saber mais? Veja então mais motivos para deixar as planilhas de lado!

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