7 passos para a otimização de processos internos da empresa

Garantir melhor performance interna perpassa uma série de questões importantes, as quais um bom gestor deve estar sempre atento. Caso contrário, poderá sofrer os impactos de gargalos que comprometam tanto a produtividade quanto os resultados da empresa.

Diante disso, é fundamental que sua empresa implemente medidas para otimização de processos internos com o objetivo de encontrar estes gargalos e minimizar ou até mesmo eliminar seus impactos, reduzindo desperdícios e aumentando o potencial produtivo.

Confira 7 passos essenciais para isso em nosso artigo e tire suas dúvidas sobre o tema.

1. Entenda seus processos internos

Você só consegue otimizar aquilo que compreende bem. Afinal, como conseguirá reduzir ou extinguir um impacto negativo e significativo se não souber em qual ponto ele se manifesta e como ocorre? Por isso, é fundamental que os gestores consigam entender e conhecer a fundo cada um dos seus processos internos.

Para isso, uma alternativa interessante é realizar um mapeamento de processos. Diante disso, algumas perguntas fundamentais precisam ser realizadas, tal como veremos a seguir.

  • De que forma cada processo é realizado?
  • Quais são os requisitos para que determinado processo seja realizado?
  • Quais são os colaboradores envolvidos?
  • Quais as tecnologias, recursos e insumos utilizados?
  • Qual o tempo demandado para cada atividade?
  • Quais os custos envolvidos?

O mapeamento é fundamental para minimizar eventuais desperdícios e saber de que forma pode realizar uma melhor alocação de recursos. O maior conhecimento também permite intervenções que consigam, de fato, ser inovadoras e criar uma forma única e eficiente na forma de seus times trabalharem.

2. Capacite seus colaboradores

Quanto mais conhecimento específico sobre os processos a serem realizados, melhor será a produtividade e eficiência do seu colaborador. Sendo assim, é fundamental que sua empresa invista na capacitação continuamente.

Por exemplo, um profissional da área de segurança, em uma empresa de TI, consegue realizar processos mais eficientes de acordo com o maior grau de conhecimento que ele tenha sobre protocolos, ferramentas e medidas que permitam um melhor acompanhamento das questões de segurança.

Sem isso, as suas funções podem demandar mais tempo para serem realizadas ou, ainda, ser pego de surpresa em caso de problemas. Dessa forma, sempre pense na capacitação e incentivo à qualificação como um investimento para a empresa como um todo e não como um gasto desnecessário.

3. Integre os departamentos da empresa

Toda empresa passa por interdependência de processos. Até em questões simples, um departamento depende do outro. Por exemplo, sem o setor financeiro não se pode ter recursos para operar com licenças, aquisições de treinamentos, escalabilidade do serviço de cloud computing, entre outros pontos.

Para que ocorra uma maior agilidade e eficiência, é fundamental trabalhar com integração dos setores. Se, por exemplo, o setor financeiro sabe antecipadamente sobre uma necessidade pontual da área comercial, ele consegue prover os recursos necessários com maior rapidez e até eficiência, ou seja, sem comprometer os gastos e e investimentos necessários as demais áreas. Com isso, é possível minimizar gargalos e garantir maior fluidez no trabalho.

4. Melhore a comunicação interna da empresa

Novamente entramos na questão da interdependência entre setores. Se há a necessidade de que os times conversem entre si e, também, que os colaboradores tenham uma maior facilidade para tirar suas dúvidas e comunicar questões com os seus respectivos líderes, é fundamental que a organização como um todo ofereça as condições para esse fim.

Implemente canais de comunicação eficientes, diretos e que realizem, de fato, uma maior integração entre os times. Soluções que permitam uma comunicação interna mais fácil podem ser uma ótima solução e promover melhores resultados.

5. Invista em tecnologia

As tecnologias são aliadas fundamentais na otimização de processos internos. Isso porque elas auxiliam em uma série de questões, tais como:

  • a própria observação de como se dão os processos em seu negócio;
  • análise da produtividade, custos e realização de determinadas tarefas;
  • automatização de processos internos que, anteriormente, eram feitas de forma manual;
  • subsídios de dados que possam gerar tomadas de decisões mais eficientes no que concerne a potencialização de processos internos.

Para isso, é importante contar com sistemas focados no tipo de negócio que você tem, com as funcionalidades adequadas para melhorar as tarefas e funções executadas em seu negócio.

A adoção de tecnologias em seu negócio pode trazer resultados significativos, tais como:

  • aumento de produtividade;
  • menor custo por tarefa realizada;
  • redução de erros;
  • subtração de atividades que são desnecessárias;
  • avaliação de quais processos precisam ser redesenhados internamente, entre outros.

6. Monitore os processos internos

Para avaliar se as mudanças que trouxemos nos itens anteriores, de fato, ocorrem, é fundamental realizar um monitoramento constante, por meio dos indicadores de desempenho.

Isso porque há necessidade, muitas vezes, de realinhamento de estratégias para que possam se tornar cada vez mais bem-sucedidas e conseguir os resultados pretendidos com as implementações trazidas anteriormente.

7. Ofereça maior autonomia para os times

Com todas as medidas que trouxemos anteriormente, torna-se possível empoderar suas equipes, dando maior autonomia para trabalhar. Utilizando mecanismos que ofereçam uma comunicação interna mais fluida, bem como uso de tecnologias de integração de processos, permite-se que eles consigam executar o trabalho sem uma supervisão excessiva no dia a dia, liberando o gestor para outras tarefas estratégicas.

Para que isso ocorra, é fundamental que também se estabeleça um conjunto de regras claras e objetivas sobre as condutas internas. Sendo assim, com maior consciência e tendo as ferramentas corretas ao lado, os times conseguem trabalhar com maior sinergia.

Assim, ganha-se em produtividade, redução de erros e, principalmente, motivação dos times.

A otimização de processos é cada vez mais exigida no ambiente empresarial como uma alternativa para conseguir melhores resultados e sair na frente de seus concorrentes. Em mercados altamente competitivos, isso é fundamental.

Gostou deste conteúdo? Quais são suas experiências com esse tema? Conte pra nós nos comentários!

Voltar para o Blog

Quer receber mais conteúdos como esse gratuitamente?

Cadastre-se para receber os nossos conteúdos por e-mail.

Email registrado com sucesso
Opa! E-mail inválido, verifique se o e-mail está correto.

1 Comentário

Fale o que você pensa

O seu endereço de e-mail não será publicado.