Gestão de tempo: 3 estratégias essenciais que você precisa conhecer

Você trabalha o dia todo, procura ser diligente com as suas tarefas mas, no final, a sensação é sempre a mesma: o dia não rendeu. Talvez o que esteja em falta seja a gestão de tempo, afinal, se há uma coisa que é igual para todos é a quantidade de horas disponíveis ao longo dos dias e das semanas, certo?

Considerando que não é possível esticar as 24 horas a que todos temos direito quando uma jornada começa, resta então nos organizarmos para fazer um bom uso delas. Esse é o “x” da questão: dosar melhor o uso de algo que é sempre escasso e que, por esse motivo, não pode ser desperdiçado.

Avance na leitura e descubra como fazer isso.

Em que consiste a gestão de tempo?

A gestão de tempo é o conjunto de práticas, medidas, ferramentas e técnicas aplicadas com o objetivo de controlar o uso dos minutos e das horas. É uma das formas, por exemplo, de viabilizar a gestão colaborativa, na qual as lideranças delegam mais e concentram menos responsabilidades.

Um aspecto importante sobre a utilização do tempo nas empresas é que, com o passar dos anos, a quantidade de horas úteis dedicadas ao trabalho tem sido cada vez menor. É o que aponta um relatório da Organização Internacional do Trabalho (OIT). Segundo o documento, de 1879 até os dias atuais, a quantidade de horas trabalhadas em um ano caiu mais do que pela metade.

Qual é a relevância da gestão de tempo para as empresas?

A verdade é que o tempo é o bem mais precioso de que se pode dispor, simplesmente porque, uma vez que ele se perde, nunca é recuperado, não o sentido literal pelo menos. Infelizmente, ainda não temos uma máquina do tempo que nos leve de volta àquelas horas desperdiçadas em um projeto que não avançou ou que gastamos procrastinando. Depois que o tempo passa, nada o fará voltar.

Dessa forma, a inexorabilidade dos fatos nos leva a concluir que, sem gerir o tempo da melhor forma, jamais teremos bons resultados em nossas atividades. Por outro lado, quais vantagens começamos a perceber quando controlamos o tempo em nossas rotinas?

Redução do estresse

De acordo com a International Stress Management Association (ISMA), 72% dos brasileiros no mercado de trabalho são vítimas de algum tipo de estresse. Desse contingente, incríveis 92% continuam trabalhando mesmo sob a forte pressão causada por essa condição.

Assim sendo, a gestão do tempo traz como vantagem imediata a redução da carga de trabalho e das pressões causadas por prazos apertados e demandas urgentes. Com isso, as pessoas tendem a trabalhar menos pressionadas e, em consequência, melhoram sua qualidade de vida como um todo.

Menos imprevistos e mais Produtividade

Quem deixa de controlar o uso que faz do tempo é, via de regra, vítima dos acontecimentos. Em outras palavras, não gerir a forma como as horas ao longo do dia serão ocupadas faz com que os imprevistos sejam seus guias – não é incomum encontrar profissionais e até mesmo equipes inteiras que gastam mais de 40% do seu tempo produtivo “apagando incêndios“, ou seja, resolvendo problemas e tratando de imprevistos. É como uma “bomba-relógio”, cedo ou tarde sempre aparece uma surpresa em forma de problema que, naturalmente, tomará ainda mais tempo do que o normal para ser solucionado.

Com uma boa gestão do tempo esse quadro caótico pode ser evitado, porque você precisará organizar e priorizar as atividades. Isso fará com que aumente a previsibilidade das entregas, e consequentemente a produtividade de modo geral. No mesmo sentido, fazer isso irá agregar ainda em um sentimento de segurança para a equipe, que saberá o que precisa ser feito e quando precisa ser feito.

Mais tempo livre, é claro!

Gerir o tempo permite realizar o “sonho de consumo” de gestores e colaboradores: o aumento na quantidade de tempo disponível durante uma jornada de trabalho. A seguir veremos como é possível fazer isto.

Quais estratégias adotar para uma gestão de tempo eficaz? 

Conheça algumas medidas simples de controle que, uma vez implementadas, levarão as pessoas a concluir mais rapidamente suas tarefas.

Fazer planejamento

Gestão de tempo tem tudo a ver com planejamento. Isso significa que, o sucesso no controle que se faz desse recurso – sempre tão limitado, depende da capacidade que temos de planejar e, posteriormente, de seguir esse planejamento (executar).

Dica de leituras complementares que podem ajudar:

  1. Planejamento Operacional, Tático e Estratégico: um guia completo
  2. Plano de ação estratégico: perca o medo e aprenda a fazer corretamente

Delegar tarefas 

Não há plano de ação que se realize em equipe sem que todos os envolvidos estejam totalmente cientes do que fazer, quando, onde e como executar suas funções. Nesse aspecto, delegar tarefas é, desde sempre, a melhor iniciativa que você pode tomar para aproveitar o tempo disponível, já que concentrar menos funções aumenta sua disponibilidade.

Estabelecer prioridades

Uma coisa é certa em nossa vida pessoal e profissional: sempre haverá muito o que fazer e, até quando não se tem o que fazer, é preciso saber por onde começar. Isso significa que é necessário estabelecer prioridades; a partir disso, o tempo passa a render mais. Então, o ideal é começar sempre pela tarefa mais urgente e, de forma gradativa, avançar para aquelas nas quais se conta com mais tempo para resolução.

Usar técnicas de produtividade

Um dos métodos mais eficazes de gerir o tempo é a famosa técnica pomodoro. Ela consiste em fracionar o dia ou um conjunto de atividades em blocos de 25 minutos – os pomodoros – intercalados com pausas de 5 minutos. Uma vez que um pomodoro for iniciado, você não poderá parar até que o tempo dele seja esgotado

Se algo o interromper, anote o motivo e volte imediatamente ao que estava fazendo. No fim do dia, revise o que foi feito e, na medida do possível, tente evitar os fatores que o levaram a perder tempo.

Onde entra a tecnologia nessa história?

O método pomodoro é simples, mas, com a tecnologia, sua eficácia aumenta ainda mais. Aliás, a gestão de tempo como um todo fica muito mais fácil quando ferramentas capazes de auxiliar na divisão do tempo para tarefas prioritárias são usadas. Bons exemplos são os aplicativos Week Plan, Focus Booster – inspirados na técnica pomodoro – e Rescue Time, todos desenvolvidos para ajudar a gerir o tempo.

Seja qual for a sua escolha, uma coisa é certa: quem faz a gestão do tempo acaba produzindo mais em menos horas e, com isso, ganha espaço na agenda para fazer o que preferir. Então, isso é ou não é qualidade de vida?

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