Tudo o que você precisa saber sobre gestão de projetos

Já virou clichê dizer que vivemos em um ambiente altamente competitivo. No entanto, não é porque essa é uma frase batida que ela deixa de ser verdade. Estamos mesmo em uma fase na qual o conhecimento é disseminado e ficou muito mais difícil ter um diferencial competitivo em relação à concorrência. Por isso, as empresas buscam incessantemente formas de melhorar a sua eficiência.

A gestão de projetos é um item fundamental para isso. Projetos podem ser longos e caros. Um gerenciamento eficiente e eficaz é capaz de reduzir custos e prazos e entregar os produtos ou serviços de que a empresa precisa para alcançar os resultados almejados. Agora, o contrário também é verdade. No limite, problemas no projeto podem comprometer até mesmo a sobrevivência do negócio.

Por isso, trouxemos para você um guia completo sobre o tema, mostrando a importância da gestão de projetos, os benefícios que ela traz e as principais metodologias usadas.

O que é e qual a sua importância

Se você trabalha em uma empresa, é possível que já tenha visto o que acontece quando um projeto não é bem conduzido. Ele estoura prazo e orçamento e o resultado não sai como desejado.

De acordo com o PMBOK, uma das principais referências sobre o assunto, um projeto é “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único”. Essa definição mostra como o projeto se diferencia dos processos ou operações: os projetos têm uma duração temporária, com começo, meio e fim, enquanto os processos são contínuos.

Ainda que a ligação com a tecnologia não seja obrigatória, a importância que ela ganhou no mundo empresarial faz com que boa parte dos projetos envolva tecnologia, e desenvolvimento tecnológico demanda tempo e custa caro. Por isso, uma gestão de projetos eficiente vai garantir que os recursos sejam utilizados da forma mais eficiente e que os resultados saiam no prazo e de acordo com as especificações.

Não se trata de uma simples questão de organização. Muito tempo e esforço tem sido gasto nos últimos séculos para desenvolver técnicas de gestão de projetos que sejam mais eficazes. Os gestores de projetos podem se certificar nessas diversas técnicas, atestando que eles dominam o conhecimento e a metodologia necessários para colocar em prática aquele conceito.

Tudo isso tem como objetivo fazer com que o projeto seja concluído com sucesso. Aqui, o conceito de sucesso não se limita a orçamento, escopo e prazo, embora eles também tenham uma importância inegável. No entanto, um projeto bem gerenciado é, principalmente, aquele que consegue entregar um resultado que satisfaça o cliente e que seja útil para o negócio dele.

Benefícios de uma boa gestão de projetos

Com a crescente complexidade não apenas da tecnologia, mas do mundo empresarial como um todo, os custos dos projetos também são maiores atualmente. Com isso, é bastante comum que os projetos envolvam somas significativas de dinheiro. Por isso, é muito importante que o projeto seja bem executado, fique dentro do prazo e entregue resultados satisfatórios.

Como mencionamos, um projeto mal executado pode até mesmo pôr em risco a própria existência da organização. É o caso de muitas startups, por exemplo, que têm orçamento limitado e precisam de agilidade para testar os produtos e serviços em desenvolvimento. Se as coisas não saírem como deveriam, elas podem não ter fôlego financeiro suficiente para fazer de novo.

Veja, a seguir, os principais benefícios que uma gestão de projetos eficiente proporciona.

Melhora no cumprimento dos prazos

Erros e imprevistos fazem parte de qualquer projeto. No entanto, um projeto bem gerenciado costuma ter também um acompanhamento minucioso do cronograma, assim é viável se “antecipar” a eventuais atrasos ou estouros no orçamento. Dessa forma, é possível decidir o que fazer para corrigir ou minimizar o problema. Além disso, uma outra parte importante da gestão de projetos, que também auxilia nesta questão, é o gerenciamento de riscos; que envolve um monitoramento constante das incertezas, internas e externas, que podem afetar o projeto.

Aumento da produtividade

Na hora de elaborar o cronograma, o gestor deve traçar, junto com a equipe de desenvolvimento, o caminho mais eficaz para o desenvolvimento daquele projeto. Isso vai garantir que a execução seja otimizada, evitando retrabalhos ou, que uma parte da equipe fique ociosa esperando que outra termine uma atividade da qual ela depende para continuar. Dessa forma, é possível aumentar a produtividade como um todo e fazer mais com menos.

Entregas com qualidade superior

Uma boa gestão de projetos também se preocupa em entender exatamente o que o cliente quer e com qual objetivo. Além disso, trata de comunicar esses desejos com clareza à equipe que vai executar o projeto e acompanhar o desenvolvimento de perto, para se certificar de que ele está de acordo com o que foi especificado. Tudo isso faz com que a entrega esteja alinhada ao que foi solicitado.

Redução de custos

Como já mencionamos, muitos projetos têm orçamentos altos, mas os recursos são limitados. A gestão de projetos faz o controle da aplicação dos recursos e não apenas garante que eles sejam utilizados no momento certo, mas é capaz de encontrar oportunidades para economizar. Além disso, o simples fato de fazer com que ele fique dentro do prazo e tenha o menor nível de retrabalho possível também economiza recursos.

Metodologias e ferramentas para gestão de projetos

Como mencionamos, há muito tempo que profissionais das mais diversas áreas se debruçam sobre o tema, buscando maneiras mais eficientes de gerenciar projetos. Ao longo dos anos, diversas metodologias foram criadas, cada uma com seus prós e contras e algumas voltadas para aplicações específicas. Dos métodos mais tradicionais aos ágeis, confira abaixo as principais metodologias de gestão de projetos.

PMBOK

Na verdade, o PMBOK é mais um guia de boas práticas para a gestão de projetos do que uma metodologia propriamente dita, mas sua importância é tão grande que ele precisa ser mencionado. Ele é revisado periodicamente e publicado pelo Project Management Institute (PMI), funcionando como uma espécie de enciclopédia sobre o tema. Por isso, suas orientações não devem ser todas seguidas à risca, mas adaptadas às necessidades específicas de cada projeto. Sua principal função é reunir, em um só guia, as práticas mais eficientes de gerenciamento de projetos, que foram testadas e comprovadas. Assim, ele trata tanto de questões das metodologias tradicionais, mas também traz, em sua 6ª edição — a mais recente —, informações sobre ferramentas específicas da metodologia ágil.

Waterfall

Também conhecido como “cascata”, é provavelmente a metodologia mais clássica de gerenciamento de projetos. Ele se caracteriza por estabelecer uma sequência lógica de ações. Assim, uma nova etapa só se inicia quando a anterior termina. Esse método funciona melhor quando o escopo do projeto está bem definido. No entanto, ele tem uma desvantagem: uma vez que a etapa é finalizada, é praticamente impossível voltar atrás sem comprometer o projeto, o que torna o desenvolvimento muito rígido.

PRINCE 2

PRINCE 2 é a sigla para PRojects IN Controlled Environments (Projetos em Ambientes Controlados). É uma metodologia usada pelo governo britânico já há muitos anos. Mantida pelo OGC (Office of Government Commerce), seus direitos pertencem à Coroa Britânica. Aqui, é preciso que cada projeto tenha uma justificativa de negócios e as saídas devem ser claramente definidas.

Sua estrutura é dividida em 7 princípios, 7 temas e 7 processos. Os princípios mostram o que deve ser verificado em cada projeto:

  1. Elaborar a justificativa contínua do negócio;
  2. Aprender com a experiência;
  3. Ter papéis e responsabilidades bem definidos;
  4. Gerenciar por estágios;
  5. Gerenciar por exceção;
  6. Manter o foco em produtos;
  7. Adequar ao ambiente do projeto.

Já os temas são aspectos do gerenciamento do projeto que precisam ser tratados continuamente:

  • business case;
  • organização;
  • qualidade;
  • planos;
  • risco;
  • mudanças;
  • progresso.

Por fim, os processos dizem respeito ao ciclo de vida do projeto:

  • starting up a project (abrindo um projeto);
  • directing a project (direcionando um projeto);
  • initiating a project (iniciando um projeto);
  • controlling a stage (controlando um estágio);
  • managing product delivery (gerenciamento da entrega do produto);
  • managing a stage boundary (gerenciando os limites de um estágio);
  • closing a project (fechando um projeto).

Scrum

Aqui, já saímos dos métodos tradicionais e entramos nas metodologias ágeis. Trata-se de um conjunto de práticas que permitem gerenciar projetos de uma forma que é mais adaptável às mudanças. Para isso, os projetos são estruturados em ciclos curtos, com entregas rápidas e frequentes. Cada novo ciclo entrega um conjunto de funcionalidades que foi previamente determinado.

As metodologias ágeis são ideais para quando o escopo do projeto não é tão conhecido e para ambientes que mudam com muita frequência. Ultimamente são as mais utilizadas, porque vivemos uma era de muitas mudanças. Assim, em um projeto longo, o que vale para hoje não necessariamente será o melhor daqui a dois ou três anos.

Além disso, as startups, por exemplo, buscam desenvolver produtos e serviços inovadores, nos quais o grau de incerteza é muito grande. As metodologias ágeis permitem que elas consigam testar o produto e ajustar o projeto para que o resultado esteja bem alinhado ao mercado.

O Scrum é uma das metodologias que seguem os preceitos ágeis. Nele, o planejamento ocorre por interações, também chamadas de sprints, que são ciclos que duram de duas a quatro semanas. O Product Owner é responsável por definir quais são as funcionalidades que devem ser entregues ao longo do projeto, que é o Product Backlog.

eXtreme Programming (XP)

O XP, apelido do eXtreme Programming, também faz parte das metodologias ágeis e busca levar essa agilidade ao máximo. Ela diz respeito mais a comportamentos e atitudes do que a um método especificamente. Em relação ao Scrum, o XP é mais direcionado ao desenvolvimento de softwares, enquanto o Scrum é aplicável a qualquer área.

O XP se baseia em 5 valores:

  • simplicidade, dividindo as etapas em tarefas menores para que a equipe consiga desenvolver completamente;
  • comunicação, com reuniões diárias rápidas para atualizar status e resolver problemas;
  • coragem, sem medo de mudanças no projeto e com cada membro da equipe assumindo a responsabilidade pela sua parte;
  • respeito, fundamental para manter a boa comunicação e o trabalho em equipe;
  • feedback, promovendo adaptações na equipe de acordo com as necessidades do cliente e do projeto.

Kanban

O Kanban foi desenvolvido pela Toyota com o objetivo de aumentar a eficiência e a eficácia do sistema de produção, e atualmente se encaixa entre as metodologias ágeis. Ela é muito simples, fácil de usar e bem visual. Os princípios desse método são:

Ele se materializa em um quadro, que pode ser físico ou virtual, no qual estão todas as tarefas que são executadas, que serão executadas ou que já foram finalizadas. Cada coluna deve representar um estágio da produção e o quadro pode ter quantas colunas forem necessárias.

O Kanban se define por seis práticas:

  1. Visualizar o fluxo de trabalho, tornando possível identificar o que é feito e em qual etapa a tarefa se encontra;
  2. Limitar a quantidade de tarefas em andamento;
  3. Gerenciar e medir o fluxo;
  4. Tornar as políticas do processo explícitas;
  5. Implementar loops de feedback;
  6. Reconhecer oportunidades de melhoria.

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