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Conheça os 7 principais erros na implementação de OKR

Não há dúvida de que a adoção de OKRs é uma grande tendência em empresas de todo o mundo, sendo considerada a metodologia “queridinha” de grandes organizações, como a própria Google. Isso acontece porque já se comprovou que os OKRs são capazes de trazer diversos benefícios.

Porém, como toda mudança, podem surgir desafios ao longo do caminho. Por isso, é fundamental que a adoção do método seja realizada de forma organizada e consistente, para evitar que erros venham a acontecer ou se perpetuar, impedindo a empresa de usufruir do potencial dos OKRs. 

Sabendo da importância desse assunto, preparamos um material completo onde abordamos os sete principais erros na implementação de OKR, além de trazermos mais informações relevantes sobre o tema. Acompanhe o artigo para conferir! 

Começando do princípio: o que são OKRs

Mesmo que você já tenha ouvido falar sobre o que são OKRs ou até mesmo já coloque em prática na sua rotina empresarial, sempre é bom recapitular: o framework de OKR é um modelo de gestão ágil de desempenho com foco em resultados, onde o ponto de partida são os Objetivos e os Resultados-Chave (em inglês, Objectives and Key-Results).

De forma resumida, os OKRs podem ser compreendidos como um conjunto de objetivos interrelacionados que contribuem para o alcance da estratégia da organização. Os objetivos podem ser individuais ou coletivos, onde todos os colaboradores devem saber quais são suas metas e como alcançá-las. Por isso, a metodologia OKR também serve para aumentar a produtividade.

Quando estabelecidos, os OKRs devem ser simples o suficiente para que todos os colaboradores, independente do cargo que ocupem, possam entender e sentir-se entusiasmados a alcançá-los. Sendo assim, os OKRs também podem ser vistos como uma ferramenta de comunicação interna, porque um de seus efeitos é a maior integração e engajamento das diferentes equipes por meio de objetivos alinhados à cultura organizacional da empresa.

Vale ressaltar também que, apesar de haver diretrizes claras de como agir na adoção do método OKR, não se devem seguir modelos prontos ou copiados de outras organizações, isso porque cada empresa é única e apresenta suas particularidades. Nesse sentido, é preciso sempre entender o cenário no qual a organização está presente, aplicando os conceitos que mais fazem sentido a partir do contexto do negócio.

Objetivo: o que eu quero alcançar?

Os objetivos são qualitativos, sendo descritos de forma curta, inspiradora e envolvente, uma vez que possuem o papel de motivar e desafiar a equipe. A principal função de um objetivo é comunicar claramente onde se quer chegar. É preciso que tenham um prazo de conclusão e devem ser criados a partir de verbos, como conquistar, lançar, aumentar, gerar etc.

Resultados-Chave (Key-Results): como eu vou mensurar?

Os resultados-chave são um conjunto de métricas que medem o andamento do alcance dos objetivos, por isso devem ser quantitativos e, assim, possíveis de serem medidos. Em outras palavras, se não há número na sua descrição, não pode ser considerado um resultado-chave. A cada objetivo, a recomendação é que haja entre dois e cinco key-results. 

É importante destacar que os resultados-chave não devem ser simples tarefas, mas sim métricas. Como foi citado, a metodologia OKR trata da implementação de uma cultura organizacional com foco em resultados e não apenas no cumprimento de tarefas. Ou seja, se uma tarefa é realizada da forma correta, mas não houve resultados, ela não é considerada “de sucesso”.

Os 7 principais erros na implementação de OKRs

Mesmo que os OKRs priorizem a agilidade e a simplicidade, é preciso atenção ao colocar em prática. A sua implementação deve ser feita de forma correta para que o método de fato seja um avanço para a empresa, gerando uma real motivação nos colaboradores e não o efeito contrário, onde se gera mais confusão.

Na fase de implementação dessa metodologia, é natural que ocorram alguns erros, como em todo processo de transformação. Porém, vale a pena prestar atenção para que aconteça o menor número de erros possíveis. Apesar de serem comuns, alguns podem ser facilmente evitados quando já se tem consciência sobre eles. Agir dessa forma evita perda de tempo e desgastes necessários.

A seguir, conheça os sete principais erros na implementação de OKR e saiba como evitá-los:

Criar OKRs não alinhados a metas de longo prazo

O primeiro erro é criar OKRs que não estejam alinhados a metas de longo prazo. Isso porque se sabe que toda empresa precisa estabelecer metas estruturais de longo prazo, pois são elas que sustentarão o negócio. Na verdade, a definição dessas metas é o início de todo o processo de OKR, já que será a partir delas que se iniciará o ciclo de planejamento utilizando a metodologia.

Afinal, tais metas darão um norte para os OKRs, de forma que eles façam sentido de verdade. Ou seja, é importante ter claro que o método propõe uma forma de priorização de esforços. Por exemplo, se uma pessoa faz parte da equipe de Recursos Humanos e possui como meta de longo prazo aumentar em 30% a contratação de pessoas negras, os objetivos devem ter como foco esse tema. Assim, em um primeiro ciclo de OKRs, o principal foco pode ser, seguindo no exemplo, lançar um primeiro processo seletivo apenas para esse público. 

Se não há metas de longo prazo, muitas vezes os colaboradores podem se sentir perdidos e os OKRs também não serão construídos e utilizados de maneira eficaz. Quando há um foco estabelecido, ele passa a se tornar cada vez mais parte da cultura da organização como um todo, de forma que as equipes sentem-se mais engajadas e alinhadas perante os objetivos não apenas do seu departamento, mas das diferentes áreas.

Quando se criam OKRs alinhados a metas de longo prazo, torna-se mais fácil incorporar as transformações de forma permanente dentro do negócio, porque os objetivos e resultados-chave estarão conectados com o sonho da empresa, criando novas culturas organizacionais. Sem dúvida, os OKRs devem ser tratados como elementos que devem agregar profundamente ao negócio, incorporando-se na rotina empresarial.

Criar muitos OKRs

Este é um erro fácil de ser cometido, mas também fácil de ser evitado: criar muitos OKRs. Em toda metodologia que prevê a mensuração e acompanhamento de desempenho, é necessário manter o foco naquilo que é importante. Optar por uma lista enorme de OKRs trará, sim, complicações para a gestão da empresa. Neste caso, é bom lembrar da já conhecida frase que diz que “menos é mais”.

Em vez de motivação, estabelecer muitos objetivos pode acabar em desmotivação, o efeito contrário do esperado. Mas como isso acontece? É que quando há muito o que fazer, os colaboradores acabam se sentindo sobrecarregados e com a sensação de que não conseguem dar conta. Sentem-se frustrados, o que também baixa a produtividade. 

Com certeza, um dos motivos da prática de OKRs ter crescido tanto é justamente por possibilitar mais foco. Mais ainda para aquelas empresas que não realizavam planejamento estratégico. Como os ciclos de OKRs são mais curtos, normalmente de três meses, é possível estar sempre renovando o alinhamento da empresa às iniciativas que realmente são importantes.

De acordo com especialistas, o ideal é que o número total de OKRs seja no máximo cinco, independentemente de se tratar de uma empresa, uma equipe ou uma pessoa. Caso esse número seja excedido, corre-se um grande risco de eles serem esquecidos, o que gerará problemas.

O ideal, logo, é encontrar o equilíbrio entre objetivos e resultados-chave. De qualquer forma, deve-se começar com um número baixo e, com o passar do tempo, ir adequando à realidade da empresa. Além disso, deve-se sempre lembrar que os dois elementos são diferentes. Enquanto os objetivos são o que a empresa deseja alcançar, os resultados-chave são os critérios de sucesso para alcançá-lo.

Definir Key-Results não mensuráveis

Mesmo sabendo que todo key-result deve conter um número, para que ele possa ser medido, é mais fácil do que parece cair em itens que não sejam realmente mensuráveis. Isso pode ocorrer por desatenção, mas também pela ânsia por envolver a todos ou ver resultados mais rápidos. Uma das regras básicas é que os resultados-chave devem ser mensuráveis e com um período bem claro.

Alguns key-results que não agregam valor são, por exemplo, o número de reuniões feitas, número de artigos elaborados, número de clientes visitados, entre outros. Como mencionamos, a metodologia OKR tem como foco os resultados e não a concretização de tarefas. As tarefas são as iniciativas que nos levam a atingir os key-results, mas não os key-results em si. 

Acima de tudo, o importante é gerar resultados que façam realmente a diferença para o negócio. Por isso, além da definição clara de resultados-chaves e da quantidade correta, é preciso que eles sejam mensuráveis. Desse modo, definir OKRs que não possam ser acompanhados ou que não agreguem valor ao negócio é algo a ser evitado. 

Ao definir os key-results, é imprescindível se ater ao contexto real do negócio, de forma que eles sejam executáveis e alcançáveis. Também não se deve estabelecer OKRs para todas as métricas existentes. Mais uma vez, é preciso focar no mais importante para aquele determinado ciclo.

Criar OKRs a partir de uma mentalidade conservadora

Um dos pontos fundamentais da metodologia OKR é a transparência, onde todos na empresa, não dependendo do cargo que ocupam, sabem o que está na pauta de cada colaborador. Esse conceito já pressupõe uma gestão realizada de forma mais horizontal. Sendo assim, os OKRs não devem ser estipulados de cima para baixo, sem a devida participação de quem irá colocá-los em prática. É preciso utilizar a ferramenta de forma conjunta para que seus benefícios sejam potencializados.

Uma maneira já conhecida de implementação do método apresenta a seguinte dinâmica: as lideranças constroem os objetivos e os colaboradores constroem os resultados-chave, já que são eles quem vão colocar a mão na massa. Outro modo, realizado em empresas de mente mais aberta, se dá com a reunião das equipes, onde juntos definem objetivos e resultados-chaves. Nesse formato, o papel do gestor segue importantíssimo, pois é ele o responsável por dar o norte de onde a empresa deseja chegar.

Em relação a esse tópico, vale dizer que estabelecer ações estritamente individuais não combina com a metodologia, já que no uso dos OKRs quanto mais as equipes e seus integrantes interagirem, melhor. Em uma empresa, é muito importante que todos saibam que nada se constrói sozinho, sempre é uma construção conjunta. Dessa forma, fica clara a percepção de que cada colaborador e suas respectivas ações impactam o negócio como um todo.

Portanto, quando falamos de OKR, estamos falando também de horizontalidade e trabalho em equipe. Para uma execução correta dessa metodologia de gestão ágil, é preciso levar sempre em conta esses dois pontos. Como consequência, tem-se cada vez mais transparência. Quando todos têm acesso aos objetivos e resultados-chave uns dos outros, o engajamento torna-se mais natural, assim como a busca por uma mesma estratégia.

Não ter uma rotina de acompanhamento

Infelizmente, outro erro bastante comum, que sem dúvida prejudica a eficácia do método, é quando uma empresa não realiza as reuniões regulares para avaliação dos resultados obtidos, também chamadas de check-in. Ou seja, todo o trabalho de definição de objetivos e resultados-chave fica pela metade. Não há como escapar: para que os OKRs sejam realmente efetivos, é preciso haver compromisso em manter uma rotina adequada de acompanhamento dos resultados e realização de correções. 

A recomendação é que, para ciclos trimestrais, a periodicidade seja semanal ou quinzenal, não maior do que mensal. Caso deixe-se passar muito tempo sem realizar o acompanhamento, corre-se o risco de perda de foco, fator que já abordamos. Os check-in servem também para que todos sigam fazendo o que realmente importa, pois senão as metas perdem sua razão de existir. 

São diversas as razões de que o atingimento de metas deve ser monitorado de maneira contínua. As reuniões, que devem ser breves e somente com esse fim, são oportunidades de, por exemplo, realizar debates sobre novas maneiras de abordagens de ações que já não se mostram eficazes, correção de pontos que se percebem equivocados, e monitorar o nível de confiança e motivação da equipe. Além disso, fortalece-se a cultura OKR dentro da organização.

Isso porque um monitoramento constante revela que a organização se preocupa de fato com a metodologia que está implementando, que não é mais uma “moda” passageira. É importante também que o exemplo venha da própria empresa, de cima para baixo. Se a empresa em si não se preocupa em analisar suas metas, tampouco os colaboradores irão monitorar as suas. Além disso, é essencial comemorar as pequenas conquistas, já que são elas que levarão às grandes conquistas.

Deixar de lado a análise de desvios

Outro erro que acontece na implementação de OKRs é deixar de analisar desvios. Toda métrica estabelecida precisa ser observada de forma consistente. Por mais que se trate de uma metodologia ágil, é fundamental dedicar-se a compreender quais são os desvios que estão ocorrendo, analisando-os principalmente a partir dos fatos que os causaram. 

Não é raro acontecer de, após um processo de definição da estratégia geral e dos próprios objetivos e resultados-chaves, os gestores e colaboradores esqueçam de realizar uma análise regular, onde se pode perceber se o caminho traçado anteriormente realmente ainda vale e é possível de ser percorrido. Os OKRs funcionam justamente porque possibilitam rápidas “reconfigurações de rota”. Ou seja, é preciso tirar proveito disso.

Caso não existam essas reflexões, o que provavelmente acontecerá é o afastamento cada vez maior do resultado esperado, simplesmente por não haver uma análise de forma contínua dos esforços realizados. Por isso, as correções de rota são essenciais, sendo muitas vezes facilitadas por ferramentas que facilitam o acompanhamento da metodologia.

Como resultado da análise dos desvios, chega-se ao estabelecimento dos planos de correção. Com o passar do tempo, pode-se perceber desvios semelhantes, a partir dos quais se pode agir rapidamente porque anteriormente já foi realizada uma análise. Por exemplo, uma baixa na motivação das equipes na metade do percurso. Além disso, é possível ter consciência do impacto que os desvios provocam no cumprimento dos OKRs.

Falta de sincronia dos objetivos entre os membros da equipe

A falta de sincronia entre os objetivos dos integrantes de uma mesma equipe também é um erro que deve ser evitado. Mesmo que para cada membro existam OKRs específicos, deve sempre ser feito um alinhamento dos OKRs entre si. É o líder, ou gestor, quem deve assegurar que este alinhamento seja concretizado.

Nesse ponto, vale lembrar que os OKRs são uma metodologia composta por metas coletivas e individuais que convergem para a busca de metas globais da empresa. Sendo assim, se não houver um alinhamento real entre líderes e liderados para a definição dos objetivos e key-results, a estratégia do negócio será afetada de forma negativa.

Não há dúvida de que, com a metodologia OKR, as equipes e os colaboradores possuem mais voz e participação no processo de criação de metas, sendo um processo mais descentralizado. Mesmo assim, é importante que a gestão revise os objetivos e resultados-chaves de cada colaborador e da equipe como um todo, de forma a aumentar o alinhamento e engajamento gerais.

Dessa forma, há maior garantia que o alcance dos OKRs contribuirá para o atingimento da estratégia da empresa, além de garantir maior clareza no próprio texto, fazendo com que sejam entendidos por qualquer pessoa que faz parte da organização.

Gestão de OKRs: saiba como um software pode contribuir

Até aqui, vimos que para que os OKRs tragam ótimos resultados para sua empresa, é preciso colocá-los em prática da forma correta e evitar os sete erros abordados. Para isso, a tecnologia pode ser uma aliada no momento de implantação do método de uma forma mais simples, clara e prática na rotina empresarial.

Com um software, todas as informações são reunidas em apenas um único lugar, fazendo com que os colaboradores tenham acesso aos seus OKRs de onde estiverem. Com um sistema especializado, deixa de ser necessário utilizar planilhas. Além disso, ele permite visualizar o alinhamento das metas em tempo real, seja a respeito do desempenho geral, por área e individual. 

Um sistema especializado possibilita maior agilidade na alteração de metas, indo ao encontro de um dos mais importantes princípios dos OKRs. Além disso, aumenta a transparência organizacional, porque reúne todos os objetivos e resultados-chave em um mesmo lugar.

A segurança dos dados é outro ponto positivo e extremamente relevante.

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