Como Fazer um Planejamento Estratégico Organizacional Infalível

O “sonho de consumo” de todo gestor é saber como fazer um Planejamento Estratégico Organizacional infalível. Ou seja, que funcione e entregue resultados.

Nesse caso, temos duas notícias para dar, uma boa e outra não tão boa assim.

A não tão boa é que, por mais elaborado que seja, todo planejamento está sujeito a imperfeições ou, do contrário, ele não poderia ser repaginado, como veremos neste artigo.

Em compensação, é possível fazer um planejamento estratégico que, mesmo passível de falhas, seja tão bom que faça sua empresa superar a concorrência com o mínimo esforço.

Perceba que a ideia, aqui, é fazer do planejamento estratégico uma ferramenta em permanente processo de aperfeiçoamento.

Sendo assim, é necessário que os passos iniciais sejam dados com bastante cuidado para que o planejamento tenha um bom andamento.

Você vai aprender como fazer isso neste conteúdo, em que vamos expor em detalhes como montar uma planejamento organizacional sob medida. Leia atentamente, isso faz toda a diferença!

Ok, mas o que é Planejamento Estratégico Organizacional?

O Planejamento Estratégico Organizacional (PEO) é a ferramenta de gestão pela qual uma empresa orienta todas as suas atividades. Ele serve como uma bússola e também como parâmetro para saber se um negócio está ou não atingindo seus objetivos.

Imagine que sua empresa é um time de futebol recém fundado e que o primeiro campeonato que ele vai disputar seja a terceira divisão.

Nesse caso, seus gestores/dirigentes definem como objetivo de longo prazo chegar à primeira divisão, para o qual a conquista da terceira é indispensável.

No caminho, o clube vai precisar de uma série de recursos, pessoas e atletas, que vão ajudar a alcançar a performance ideal.

Por sua vez, esses meios precisarão ser direcionados no dia a dia para que, um passo de cada vez, o time vá se aproximando dos seus objetivos de curto, médio e longo prazo.

Ainda que pareça preciosismo, o Planejamento Estratégico Organizacional é fundamental para toda empresa, da mais simples PME até os maiores conglomerados. Entenda por quê, a seguir.

Por que fazer um planejamento estratégico?

Um PEO não garante o sucesso, mas é a melhor forma de alcançá-lo, seja qual for o projeto ou empresa.

Isso porque todo ambiente de negócios traz riscos e incertezas que, como tais, precisam ser minimizados para que uma empresa gere valor de forma sustentável.

Do contrário, seria como brincar de roleta russa, em que cada momento pode ser o último.

Afinal, todo negócio lida diariamente com ameaças e contratempos como:

• Concorrentes
• Impostos
• Falta de mão obra (ou sua baixa qualificação)
• Falta de motivação dos colaboradores
• Absenteísmo
• Novos entrantes no mercado
• E muito mais

Quem faz o planejamento estratégico?

Sendo uma diretriz geral, cabe aos sócios e líderes da empresa elaborar o Planejamento Estratégico Organizacional e zelar pela sua execução.

Eles podem fazê-lo com seus próprios meios e conhecimentos ou podem recorrer ao apoio de gestores profissionais e empresas especializadas.

O ideal é que o PEO seja feito antes do início das atividades, caso a empresa seja nova no mercado.

E se ela já está na praça, é indicado que o planejamento seja elaborado antes do ano começar. Assim, a empresa poderá avaliar seus resultados considerando um período inteiro, podendo fazer ajustes visando ao próximo exercício fiscal.

Quais os tipos de planejamento estratégico?

Não há como fazer um planejamento estratégico organizacional infalível sem antes conhecer suas diferentes abordagens.

Afinal, ele pode ser montado a partir de um approach mais contemporâneo, da mesma forma que há a possibilidade dele ser uma revisão ou não.

Em outras palavras: para cada cenário, existe um tipo de PEO mais ou menos indicado.

Veja então quais são eles e de que forma encaixá-los na cultura organizacional da sua empresa.

Por nível organizacional 

Um planejamento não será completo se ele não abranger todas as camadas de atividades de uma empresa.

Por isso, o primeiro tipo de Planejamento Estratégico Organizacional a ser elaborado é o que dá conta de antecipar o que, como e quem deverá realizar da mais simples tarefa ao mais difícil processo decisório.

Isso é feito pelo planejamento por nível organizacional, que, como veremos a seguir, é dividido em três partes, cada uma com suas próprias subdivisões.

Por isso, esse tipo de planejamento é representado graficamente como uma pirâmide, com cada uma de suas seções simbolizando os três níveis. 

Estratégico

No topo da pirâmide está o PEO propriamente dito. Sua principal razão de ser é dar à empresa uma visão geral do negócio. Sendo assim, ele se divide em dois tipos:

• Planejamento Estratégico Corporativo — de caráter mais abrangente, serve como guia para uma empresa orientar diversas atividades de nichos diferentes;
• Planejamento Estratégico do Negócio —  tipo de PEO voltado para as estratégias específicas de um tipo de atividade apenas.

Portanto, se sua empresa tem vários negócios diferentes em uma mesma organização, vai precisar de ambos os tipos de planejamento em suas atividades.

De qualquer forma, tanto um quanto outro servem para traçar as diretrizes gerais do negócio, desde os seus objetivos de longo prazo como questões de governança até a forma de implementação dos serviços.

Tático

Por sua vez, o Planejamento Tático é subdivido em quatro subcategorias, sendo dividido em planejamentos estratégicos que formam o meio da pirâmide:

• de unidade de negócio;
• de unidade de suporte;
• departamental;
• individual.

A principal utilidade do Planejamento Estratégico Tático é mostrar como a estratégia traçada será executada e definir os meios a serem empregados para isso.

O Planejamento Estratégico de Unidade de Negócio é similar ao que é feito para orientar o negócio como um todo. Contudo, ele pode ser restrito a um grupo de atividades por região ou por unidade física da empresa.

Já o de unidade de suporte é voltado para cada área que dá apoio às atividades como RH, logística, marketing e por aí vai.

Por sua vez, o Planejamento Estratégico Tático Departamental expressa o compromisso assumido por cada departamento em relação ao PEO.

Finalmente, com o Planejamento Individual, são definidas as responsabilidades de cada colaborador ao longo do tempo. Pode ser chamado de Acordo de Desempenho ou de Contrato de Resultados, entre outras nomenclaturas.

Operacional

Ainda que haja especialistas que não incluem a parte operacional na estratégia, ela é fundamental para a sua realização, afinal, é nela que estão os profissionais de linha de frente.

Nela, são criados planos de desenvolvimento de produtos ou de fabricação, bem como tudo que diga respeito às áreas em que a empresa executa suas atividades.

Por abordagem 

Desafios diferentes pedem abordagens diferentes.

Por exemplo, uma empresa que opera em um setor pouco afetado por novas tecnologias provavelmente não vai precisar de um plano que contemple a entrada de concorrentes disruptivos.

Já uma fintech, em razão do seu modelo de negócios fortemente voltado à inovação, precisará de uma abordagem mais versátil e capaz de dar conta de desafios mais contemporâneos.

Considerando essas possíveis disparidades, o planejamento estratégico organizacional deve ser elaborado por um viés mais ou menos arrojado, como veremos nas abordagens a seguir.

Tradicional 

A abordagem clássica, ou tradicional, é toda aquela em que a empresa olha para desafios do presente visando mitigar ou eliminar problemas futuros.

Como veremos ainda neste artigo, ela utiliza a matriz SWOT como ferramenta de diagnóstico do negócio, mapeando suas forças e fraquezas internas, bem como as ameaças e oportunidades que vêm de fora.

Contemporânea 

Já a abordagem contemporânea se vale de técnicas e conceitos que se somam ao método de planejamento convencional.

É o que fazem, por exemplo, as empresas que utilizam o Design Thinking ou as Metodologias Ágeis para aumentar a colaboração entre as equipes na hora de planejar e de executar.

Essa é uma abordagem que exige alta qualificação e especialização. Por isso, não raro as empresas recorrem a profissionais mais experientes para conduzi-la, algumas optando até por consultorias externas antes da elaboração do planejamento.

Por profundidade 

Como frisamos logo no começo, por melhor que seja, nenhuma estratégia é infalível.

Dessa forma, em certos casos ela precisa ser revisitada durante sua execução para possíveis ajustes ou mesmo uma reformulação completa.

Afinal, uma coisa é ter um plano no papel, outra é aplicá-lo na prática, certo?

Por essa razão, o PEO pode ser revisto por três abordagens distintas. Embora a julgar pelo nome elas sejam parecidas, suas aplicações variam consideravelmente conforme o caso. Confira.

Atualização da estratégia 

Da mesma forma que softwares e aplicativos precisam ser atualizados para agregar novos recursos, uma estratégia também pode receber incrementos.

Esse é o foco de uma atualização, pela qual a estratégia original é mantida, limitando-se a receber apenas soluções para desafios pontuais.

A estratégia inicial continua, de forma a preservar a vantagem competitiva adquirida com a sua execução.

Portanto, uma atualização tem caráter somente incremental, o que por sua vez demanda o mínimo de esforço, de maneira que não haja mudanças profundas no PEO.

Replanejamento estratégico 

Em alguns casos, pode ser necessária a realização de ajustes um pouco mais profundos nos objetivos.

Dependendo dos resultados que estejam sendo observados, existe a possibilidade ou de rever o PEO por completo ou partes dele.

Sendo assim, a empresa precisará montar um ciclo completo de planejamento, com análise de ambiente e definição de estratégias totalmente novas.

Ainda assim, o planejamento como um todo pode ser mantido, o que coloca essa abordagem em um estágio intermediário de um processo de revisão.

Renovação estratégica 

Normalmente, a renovação estratégica se aplica a negócios que já estão no mercado mas que, por algum motivo, precisam de novos rumos.

A renovação é indicada em casos como:

• crises institucionais ou financeiras que obriguem a empresa a realinhar a estratégia;
• alto grau de incerteza em relação ao futuro;
• insatisfação dos líderes e gestores com o status do negócio;
• problemas relacionados à falta de governança.

De certa forma, uma renovação indica que a estratégia anterior, se existente, falhou em seus objetivos, que por sinal também devem ser revistos.

Como fazer um Planejamento Estratégico Organizacional infalível?

Peter Drucker diz que o planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às consequências das decisões tomadas no presente.

Assim sendo, ele é a única ferramenta que uma empresa tem para proteger os seus interesses de eventuais falhas no processo decisório.

Essas falhas podem ser cometidas por falta de preparo e de orientação, excesso de confiança ou mesmo por abuso de poder.

O PEO serve, então, para proteger um negócio dos riscos externos e internos, de forma que suas ações hoje não gerem desdobramentos negativos.

Não por acaso, na maioria dos planejamentos, a primeira ferramenta a ser usada é justamente aquela que ajuda a mapear o cenário em que a empresa está inserida.

Faça análise SWOT

A análise SWOT (ou matriz SWOT) serve como ponto de partida para a elaboração de uma estratégia de negócios.

Como vimos, ela é mais comumente aplicada em abordagens mais conservadoras, contudo, nada impede que ela seja empregada também em um contexto de inovação.

Isso porque ela é de grande utilidade para que gestores entendam o mercado em que seus negócios estão inseridos.

Não menos importante, a análise SWOT permite identificar pontos fracos, servindo como referência para eventuais melhorias.

Também é fundamental para a empresa conhecer suas vulnerabilidades, levando em conta as ameaças externas.

Da mesma forma, ela ajuda a aproveitar melhor as oportunidades que venham a surgir, identificando possíveis “brechas” que o mercado esteja proporcionando.

Defina sua estratégia, seus objetivos e prazos

Independentemente da estratégia, será necessário revisitar missão, visão e valores, redefinindo-os se preciso ou definindo novos, se a empresa não tiver 

Esse é o tripé de sustentação de uma empresa, servindo como ponto de partida para o PEO em todos os seus níveis.

Em outras palavras, é a tríade que confere uma identidade à empresa, assim como define o seu propósito maior.

Dependendo do que a empresa tiver definido, ela poderá precisar de uma estratégia que seja:

• protetiva — cujo foco é conquistar protetores externos para a empresa. Ex: apoio do governo;
• reativa — usada como forma de se antecipar às ameaças da concorrência;
• cortina de fumaça — estratégia em que a concorrência é despistada por meio da divulgação de informações irrelevantes que a levem a tomar decisões equivocadas;
• de aliança — em que o foco é estabelecer parcerias que ajudem a superar concorrentes de maior peso.

Crie um mapa de riscos e impactos

Existem riscos que, de tão insignificantes, não merecem a atenção, enquanto outros precisam ser duramente neutralizados.

Tendo em vista essa variação no grau de periculosidade das ameaças, vale adotar uma matriz de riscos para que eles possam ser previamente identificados e com máxima precisão.

Consiste em um diagrama em que os riscos são classificados conforme a probabilidade de acontecer e o impacto que podem causar, como demonstrado abaixo:

Crie um mapa estratégico

Dizem que uma imagem vale mais que mil palavras. Partindo dessa premissa, vale apostar em recursos visuais para definir e dominar com maestria uma estratégia, seja ela qual for.

Um deles é o chamado mapa estratégico, que, como o nome indica, é uma representação visual do PEO.

Geralmente, sua elaboração envolve a aplicação da metodologia Balanced Scorecard (BSC), qual leva em conta 4 perspectivas:

• financeira;
• do cliente;
• processos internos;
• curva de aprendizado e inovação.

Junte ações ou planos de ação aos seus objetivos

Planejamento sem execução é o mesmo que nada, concorda? 

Assim sendo, junto ao planejamento, é preciso criar mecanismos de controle para que ele possa sair da teoria, passando à prática diária.

Isso porque é muito comum que, na correria das tarefas, colaboradores e até gestores simplesmente ignorem o que foi planejado, focando apenas nas circunstâncias.

Para tornar o planejamento exequível e alinhá-lo com a realidade prática, você pode lançar mão de algumas ferramentas para conduzir um plano de ação. Duas delas a gente destaca logo abaixo. Confira!

5W2H

Uma das maneiras mais simples de executar um plano e acompanhar o seu progresso é a matriz 5W2H. 

Ela tem esse nome porque traz consigo os elementos indispensáveis para a execução de um plano

• What – O quê?  →  a tarefa ou atribuição a ser desempenhada;
• Why – Por quê? → tudo que justifica uma atividade;
• Where – Onde? → local, setor ou departamento responsável;
• When – Quando? → prazos, datas, tempo estipulado;
• Who – Quem? → o profissional ou time designado;
• How – Como? → processos e métodos empregados;
• How Much – Quanto? → custos envolvidos.

Matriz RACI

Um dos possíveis motivos para falhas na execução de um PEO é a falta de clareza em relação às pessoas responsáveis por cada tarefa.

Para solucionar esse problema, foi criada a matriz RACI, que significa:

• Responsible – o profissional ou equipe designada para certa atividade;
• Accountable – parte responsável por fiscalizar, supervisionar e organizar uma atividade;
• Consulted – especialistas ou pessoas capacitadas para dar orientações, dicas e conselhos sobre uma certa atividade ou tarefa;
• Informed – todos os que precisam ser informados sobre a conclusão de uma certa tarefa ou rotina.

Tenha indicadores para os seus objetivos

Também vimos logo no início que o PEO é a melhor maneira de aproximar uma empresa dos seus objetivos.

No entanto, esses objetivos precisam ser ambiciosos o bastante para que façam o negócio avançar, mas realistas de forma que eles sejam possíveis de serem alcançados.

Para isso, vale utilizar os princípios SMART para definição de metas e de seus indicadores que, por sua vez, devem ser:

• Specific (específicas) – em vez de “lucrar mais” é melhor “atingir 10% a mais no faturamento anual”;
• Measurable (mensuráveis) – as metas precisam ser quantificáveis para que se tome conhecimento de que foram alcançadas;
• Attainable (alcançáveis) – devem ser arrojadas, mas mantendo os pés no chão;
• Relevant (relevantes) – as metas devem se ajustar ao modelo de negócio e representar uma clara evolução;
• Time-Based (baseadas no tempo) – identificação do período de tempo para o cumprimento da meta.

Faça um planejamento financeiro adequado

Não há planejamento que saia do papel sem os recursos necessários. 

Por outro lado, é preciso também considerar os riscos e oportunidades mapeadas, bem como simular cenários para alocar esses recursos da melhor forma.

Nesse aspecto, um planejamento financeiro pode começar considerando três contextos distintos:

• Base Zero – em que o orçamento é montado com valores totalmente novos
• Cópia – no qual as previsões de despesas anteriores são mantidas;
• Ajustado – em que um novo orçamento é sobreposto ao atual, de maneira que se possa avaliar seus impactos.

Comunique e engage as pessoas

Não se pode esperar o sucesso de um planejamento, por mais simples que seja, sem que as pessoas estejam informadas acerca do seu teor e relevância.

Para isso, vale utilizar canais de comunicação institucionais como intranet, newsletter para colaboradores e aplicativos de gestão de equipes, como o Trello ou Asana.

Acompanhe e analise

Por fim, é igualmente importante cuidar para que o PEO seja sistematicamente acompanhado e que seus resultados sejam analisados. Veja a seguir que meios utilizar para fazer isso.

Plano de ação e indicadores

Junto ao plano de ação, é preciso analisar os resultados conforme os Indicadores-Chave de Performance (KPI) adotados. Ex: ticket médio, ROI, EBITDA, entre outros.

É indicada a frequência mensal para essas avaliações mas, em certos casos, elas podem ser quinzenais ou até semanais.

Revisite o mapa de riscos

O mapa de riscos não é apenas um enfeite. Ele deve ser periodicamente analisado e, se necessário, ajustado conforme as circunstâncias.

Outra possível medida a ser adotada é a criação de planos de contingência para o caso de a empresa vir a enfrentar alguma crise ou turbulência financeira.

Use FCA combinada

Use, ainda, a metodologia Fato, Causa, Ação (FCA) para chegar à raiz de possíveis problemas e melhorar a performance. Ela consiste em levantar:

• a situação problemática e suas circunstâncias (Fato);
• a origem dessa situação (Causa);
• que comportamento é desejado para solucioná-la (Ação).

Para aumentar sua eficácia, combine-a com a técnica dos 5 Porquês, que consiste em buscar, pelo menos, 5 possíveis razões para um problema.

Faça revisões

Saber como fazer um planejamento estratégico organizacional infalível é importante, mas, como vimos, um PEO também é passível de alterações no seu percurso.

Lembre-se que estamos em contexto de alta competitividade, em que as empresas disruptivas estão tomando conta do mercado com novos modelos de negócio

Isso sem contar que, hoje, o mundo é Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo (VUCA). Dessa forma, ninguém sabe o que esperar para o futuro, que traz ao mesmo tempo oportunidades e riscos.

São motivos mais que suficientes para que você revise o seu PEO periodicamente ou sempre que achar que algo não está saindo como esperado.

A propósito, nossa expectativa é que você tenha curtido este conteúdo da mesma forma que nós curtimos produzi-lo.

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