Plano de Contingência Empresarial: um spin-off do Planejamento Estratégico

Da importância de construir um sólido planejamento estratégico para a sua empresa, você já está ciente. Mas não para por aí. É preciso ir além e criar um plano de contingência empresarial, para que a jornada de desenvolvimento do seu negócio seja ainda mais sustentável.

Após mapear oportunidades e ameaças, é necessário analisar os possíveis impactos caso as ameaças se tornem reais, que nada mais é do que fazer a gestão de riscos. Dessa forma, uma parte importante do processo é criar um plano de contingência.

Para te ajudar a entender mais sobre isso, este artigo traz; o que é uma matriz de probabilidade e impacto de riscos, um passo a passo de como fazer um plano de contingência para a sua empresa, além é claro, dos seus benefícios que este processo entrega. Vamos abordar também a importância da análise SWOT no planejamento estratégico.

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Fiz o planejamento estratégico da minha empresa. E agora?

Diante das rápidas mudanças que a sociedade impõe às empresas, fica cada vez mais clara a necessidade das organizações compreenderem a importância da elaboração de um plano de contingência empresarial, que deve vir na sequência do planejamento estratégico.

Mas por que esse próximo passo é fundamental? Porque, querendo ou não, toda empresa está sujeita a riscos. Isso é um fato. Às vezes, é possível prever e evitar situações desafiadoras, mas há aquelas inesperadas que irão forçar a organização a atuar rapidamente para minimizar os prejuízos.

Para isso, devem ser consideradas as ameaças com maior probabilidade de ocorrência e que acarretam impactos significativos no alcance dos objetivos já determinados nas estratégias gerais. Assim, a empresa pode reagir mais rápido, minimizando os prejuízos.

Quando avançamos para a etapa da gestão de riscos e do plano de contingência empresarial, o enfrentamento de crises torna-se mais assertivo e eficiente, refletindo em uma melhor administração da empresa como um todo.

O que é gestão de riscos

Gestão de riscos nada mais é do que fazer a identificação das ameaças que podem, em algum momento, impactar a sua empresa de maneira negativa e definir a preparação necessária para lidar com essas circunstâncias.

A partir daí, após o primeiro passo que é efetivamente aceitar que o risco pode acontecer, surgem possibilidades de ação, que incluem eliminar a possibilidade de o risco acontecer, reduzir a chance de ele acontecer e terceirizar os seus efeitos.

Nesse cenário, um plano de contingência serve especialmente para aquelas situações em que não é possível eliminar totalmente o risco. Por mais que se reduza a chance de que aconteça, sempre haverá uma possibilidade. Assim, é preciso agir além da simples prevenção.

Matriz de probabilidade e impacto de riscos

A matriz de riscos é um método para se realizar uma análise de riscos. Conhecida também como matriz de probabilidade e impacto, por ser uma ferramenta visual, facilita a percepção de quais são os maiores e os menores riscos, o que torna mais fácil a definição de prioridades.

Em uma matriz, um risco é considerado a partir de dois critérios: a probabilidade de acontecer e o impacto que irá trazer para a organização. No formato de uma tabela orientada por essas duas dimensões (probabilidade e impacto), são utilizadas linhas e colunas para determinar o nível de criticidade do risco.

Ele pode ser baixo, médio ou alto, com o uso de cor conforme descrito abaixo:

• Cor verde para risco baixo;
• Cor amarela para risco médio;
• Cor vermelha para risco alto.

Assim, os riscos classificados como altos (cor vermelha) devem ser vistos com maior atenção do que os riscos classificados como médios (cor amarela). Enquanto os riscos classificados como baixos (cor verde) demandam esforços menores.

O que é plano de contingência empresarial

Um plano de contingência empresarial pode ser entendido como um instrumento que tem como propósito avaliar, orientar e determinar as ações necessárias para responder, controlar e combater adversidades que podem acontecer com a organização. Seu principal objetivo, logo, é minimizar impactos para que o planejamento já feito siga seu curso em direção aos objetivos.

Nesse sentido, o plano de contingência busca manter o ambiente corporativo dentro da normalidade, para que os processos sofram o mínimo possível de interferências. As situações adversas variam de acordo com as particularidades da empresa, mas os seguintes fatores são comuns a quase todas:

• Crises políticas e econômicas;
• Queda de energia elétrica ou de internet;
• Falta de água ou de combustível;
• Acidentes de trabalho;
• Falhas nos equipamentos;
• Perda de fornecedores;
• Ataques de hackers virtuais;
• Problemas nas instalações físicas;
• Assaltos;
• Perda de documentos;
• Inundações ou fortes ventanias;
• Mudanças regulatória;
• Greves;
• Pandemias.

Mesmo que sejam encontrados pontos em comum entre as empresas, cada planejamento é único, já que apenas quem vive o dia a dia empresarial conhece a logística de perto. Apesar disso, existem elementos básicos que fazem parte de um plano de contingência.

Quais são os principais elementos?

São vários os principais elementos de um plano de contingência empresarial. O primeiro que vamos citar é a identificação das situações em que ele pode ser útil, como a ocorrência de queda de energia, dando um exemplo comum.

Também é fundamental investigar e apontar os riscos que podem acontecer devido a esse acontecimento. Por exemplo, com a queda de luz, há risco de máquinas queimarem? Ou há risco de não haver comunicação com os clientes?

Após, é necessário identificar tanto os recursos que já existem quanto aqueles que podem ser adquiridos para evitar ou minimizar as consequências negativas. Além disso, em seguida à resolução da ocorrência, é muito importante analisar os resultados, para que dessa forma possam ser feitos ajustes.

A importância de fazer um plano de contingência

Os benefícios de se montar um plano de contingência são inúmeros, partindo de que fazer o certo durante uma situação de risco significa redução de danos. Além disso, possibilita que a organização se recupere daquele momento de crise de forma mais rápida.

As principais vantagens de uma organização realizar um bom contingenciamento são:

Minimização de perdas

Com um plano de contingência, a probabilidade das operações da empresa voltarem ao normal sem maiores perdas é muito maior do que sem ele. Vale destacar que existe, sim, um custo para formular e manter um plano desses na empresa. A gestão de riscos é quem deve medir se o custo desse controle interno é viável diante do risco enfrentado.

Equipes orientadas a como agir

Sem orientações para seguir, os colaboradores podem ficar desorientados em um momento de crise. Com um plano de contingência, os funcionários passam a saber de antemão como agir. Quando as pessoas já sabem como reagir e o que fazer, é muito mais fácil o ambiente de trabalho se manter tranquilo e até mesmo produtivo.

Maior consciência da empresa como um todo

Para criar um plano de contingência, é preciso revisar os processos da empresa, trabalho que torna possível identificar riscos muitas vezes ainda totalmente desconhecidos. Assim, é automaticamente feita uma avaliação do negócio como um todo. Com essa visão integrada, o que está inadequado pode ser corrigido, trazendo mais eficácia à organização.

Depois de citar alguns dos benefícios, é importante dizer que entre os principais danos ocorridos em uma empresa que não tem um plano de contingência estão prejuízos referentes à sua reputação, problemas com fornecedores e piora do clima organizacional.

Com isso, a empresa pode enfrentar questões como a perda de clientes, baixa na produtividade, falta de matéria-prima, atraso na entrega de produtos, entre diversos outros. Ou seja, a empresa corre o risco de perder grandes oportunidades de negócios.

Como fazer um plano de contingência para sua empresa

Chegou a hora de conferir um passo a passo de como fazer um plano de contingência empresarial:

Passo 1: Crie o comitê de gestão de crise

Para iniciar a construção do plano de contingência, é fundamental dar esse primeiro passo: implementar um comitê de gestão de crise. Ele deve ser formado por uma equipe multidisciplinar, com a presença de colaboradores que tenham experiência e proatividade em resolução de problemas, para que assim sejam criadas estratégias eficazes.

Passo 2: Faça a análise dos riscos

Com o comitê formado, é a hora de realizar uma análise dos riscos. Para isso, pode ser feito um brainstorming, onde o objetivo é debater sobre os diferentes impactos nas atividades da empresa em caso de erros humanos, falhas técnicas ou ainda fenômenos naturais e externos.

Para isso, deve-se acompanhar as operações das diversas áreas da organização. Assim, consegue-se ter indicadores de desempenho, índices que refletirão quais são as fragilidades de cada área e qual é o impacto que tal falha representa para a empresa. Após, é o momento de definir as prioridades.

Passo 3: Crie as estratégias de recuperação

O passo seguinte é criar estratégias para solucionar os problemas já identificados. Aqui, atenção: estamos na etapa mais importante da criação de um plano de contingência. Isso porque são as estratégias certas que possibilitam que a empresa se recupere de forma mais rápida e inteligente.

Vale destacar que, neste momento, devem ser elaboradas estratégias a partir das ferramentas que já estão presentes na organização, como recursos humanos, tecnológicos e financeiros. Em outras palavras, quanto mais fáceis de serem colocadas em prática, melhor.

Passo 4: Construa o guia do plano de contingência empresarial

Após cumpridas as etapas anteriores com atenção, o que falta? Falta criar um documento onde todas as informações recolhidas estejam reunidas, de forma que possam ser acessadas de maneira rápida e simples.

Além do plano conter as informações necessárias, apresentadas com a máxima clareza, é importante que sejam dispostas como em um passo a passo, como se fosse realmente um guia. Uma dica é detalhar a definição dos problemas, quais são suas soluções imediatas e a longo prazo.

Passo 5: Lembre-se de fazer testes e revisões

Sim, é preciso testar o plano de contingência antes mesmo de ele precisar ser colocado em prática de verdade. Afinal, aplicá-lo apenas quando o momento de crise surgir pode mostrar sua ineficácia – e então ser tarde demais. Como no exemplo de combate a incêndios, é necessário testar as estratégias definidas. Por isso, quando simulações puderem ser feitas, devem ser realizadas e avaliadas.

Além disso, as revisões também são importantes, porque as empresas estão sempre realizando atualizações, seja em sistemas, máquinas ou até estruturais. Dessa forma, é papel do comitê de crise realizar revisões periodicamente (no mínimo uma vez ao ano), para avaliar a validade das estratégias definidas e fazer mudanças quando necessário.

Esses são os cinco passos da criação de um plano de contingência! Com ele, queremos reforçar o quanto é imprescindível você, sua equipe e o seu negócio estarem preparados para os desafios que um cenário incerto como o mercado traz. A melhor opção, sem dúvida, é atuar de maneira estratégica na sua gestão de riscos.

Análise Swot: porque você deve fazer

Seja ao realizar um projeto inovador, partir para um novo caminho ou criar um plano de contingência, uma empresa deve agir com cautela. Nesse sentido, a análise SWOT é uma ferramenta fundamental para fortalecer a tomada de decisões assertivas, não importando qual seja o tamanho do negócio.

A análise SWOT é uma metodologia que tem como principal propósito realizar um diagnóstico não só da empresa em si, mas também do contexto onde ela inserida. Do inglês, SWOT significa:

• Strengths (Força)
• Weakness (Fraquezas)
• Opportunities (Oportunidades)
• Threats (Ameaças)

Do resultado da análise SWOT, temos a matriz SWOT. Com ela, torna-se muito mais fácil identificar os fatores positivos e negativos a serem trabalhados. Por ser em forma de matriz, a SWOT pode ser facilmente elaborada, bem como analisada depois de concluída. É comum também o uso da matriz SWOT para otimização de processos.

Cenário interno

Os fatores internos são fatos e características de domínio do seu negócio, sobre os quais há controle sobre eles, e que podem ser eliminados ou criados. Seguem critérios a serem levados em consideração:

• Localização;
• Estrutura física;
• Reputação;
• Tempo de mercado;
• Recursos financeiros;
• Recursos humanos;
• Gestão de pessoas;
• Atuação do marketing;
• Capacidade de endividamento.

Cenário Externo

O cenário externo inclui os pontos que estão fora do raio de ação da empresa, os quais devem de alguma forma ter seu impacto minimizado. Quando falamos sobre fatores externos, podemos falar a partir de dois aspectos: micro e macroambiente.

O microambiente refere-se ao setor em que seus negócios estão. São exemplos:

• Clientes;
• Fornecedores;
• Concorrentes;
• Intermediários;
• Barreiras de entrada e de saída;
• Entidades ou organizações com influência no segmento.

O macroambiente é o que está além do segmento em que sua empresa atua, sendo uma questão mais ampla e que está fora de controle. Estão incluídos os fatores:

• Políticos (governo, projetos de lei etc.);
• Econômicos (inflação, investimentos, poder de compra das diferentes classes sociais);
• Sociais (escolaridade, taxa de natalidade);
• Culturais (valores, hábitos de consumo, crenças conscientes ou não);
• Tecnológicos (novas tecnologias que podem contribuir para que seu produto ou serviço se torne obsoleto);
• Naturais (sustentabilidade, poluição, forças da natureza).

Como a SWOT pode ajudar sua empresa

A análise SWOT, especialmente se tratando de uma gestão de riscos, apresenta diversas vantagens. Logo, deve ser considerada uma aliada na criação do plano de contingência da sua empresa. Com ela, é possível mapear cenários futuros, resolvendo problemas antes mesmo de eles acontecerem, o que sem dúvida poupará tempo e dinheiro.

Isso porque, com a SWOT, é feito também o diagnóstico de fraquezas da empresa. Esses pontos, sem dúvida, devem ser aprimorados com um plano de contingência.

Também contribui na tomada de decisão, porque muitas vezes é preciso entender a situação atual do negócio antes de tomar uma decisão importante. A troca de um fornecedor, por exemplo, envolve diversos setores da empresa e pode oferecer riscos. Por isso, é um caso onde o contexto merece ser analisado antes de ser tomada uma decisão.

A análise SWOT contribui também para o reconhecimento dos processos que precisam de melhorias, identificando gargalos que, muitas vezes, não vêm à tona. Ao identificar, fica mais fácil criar planos de ação para correção. Dessa forma, sua gestão de riscos será mais eficaz e assertiva.

Além disso, essa metodologia possibilita uma melhor identificação de oportunidades reais, que podem também estar ocultas ou passar despercebidas no dia a dia corrido e cheio de compromissos. Isso porque a análise SWOT serve também como um exercício para detecção de pontos de evolução, trazendo informações de como vender mais, em quais novos mercados entrar, entre outras.

A análise SWOT também pode ser útil no momento do lançamento de um produto ou serviço. Para montar uma estratégia, a análise é uma ferramenta para compreender melhor os ambientes interno e externo da empresa, o que contribui para saber qual o melhor caminho a seguir.

Dicas finais para acertar no plano de contingência

Agora que já abordamos diversos pontos fundamentais sobre o assunto, abaixo separamos algumas dicas finais para a elaboração de um plano de gerenciamento de crises, de forma a ajudar você e sua empresa a estarem ainda mais preparados. Confira:

Espaço planejado

Pode parecer uma dica óbvia, mas é sempre bom lembrar que deve ser criado um espaço adequado no ambiente de trabalho, em todos os setores. Espaços planejados corretamente tornam mais fácil o ir e vir em caso de emergências.

Do mesmo modo, é fundamental que itens como tanques de gás, quadros de força e geradores estejam em áreas seguras, sem contato com a água, por exemplo. Ou seja, o layout deve sempre levar em conta a ocorrência de imprevistos, pois assim é possível prevenir danos e possibilitar consertos mais rápidos.

Definição dos pontos críticos

Após definir as situações de risco, é preciso estabelecer diferentes visões: de curto, médio e longo prazo. Assim, é possível priorizar os riscos, dando ênfase principalmente ao mapeamento dos pontos críticos.

Outro fator importante é realizar o inventário dos equipamentos, tendo o cuidado de definir o nível de criticidade de cada um, o que inclui colher informações como a dificuldade de reposição, quanto demora e quanto custa a sua manutenção e o grau de importância daquela máquina nos processos da empresa.

Determinação de responsabilidades

No momento de criar um comitê de gestão de riscos, é fundamental estabelecer as funções de cada colaborador, isso porque com elas virão as responsabilidades de cada um. Uma gestão de crise eficiente, além de precisar contar com a atuação de diferentes funcionários, exige organização. Além disso, cada um deve estar ciente da importância do seu papel em momentos de crise, agindo com comprometimento.

Envolvimento das equipes

Um plano de contingência deve ser de conhecimento de todos os colaboradores. É claro que os integrantes do comitê de gestão de riscos são os mais envolvidos, porém é preciso envolver a organização como um todo na prevenção dos riscos. Afinal, todos lidam diretamente com possíveis falhas e acidentes.

Infraestrutura de tecnologia e manutenção

Um plano de contingência também inclui a preocupação com a infraestrutura de sistemas, dados e tecnologia em geral, que devem sempre estar atualizados. Em momentos de crise, os sistemas garantem a comunicação dentro da organização.

A cibersegurança é outro ponto fundamental, pois um ataque ao sistema, que pode causar corrompimento de dados e o roubo de informações, pode gerar graves crises. Assim, a utilização de tecnologias de proteção de dados também merece atenção.

Atuação dos líderes na gestão de riscos

Os líderes da empresa devem estar cientes e, se possível, fazer parte da criação do plano de contingência empresarial. Por ser uma ferramenta crucial para que a empresa supere obstáculos que possam vir a acontecer, a alta liderança deve estar a par das atualizações da gestão de riscos.

Dessa forma, a empresa como um todo demonstra transparência, compromisso com a qualidade dos produtos e serviços, além de consciência social, o que sempre colabora para a sua posição no mercado.

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