Como resolver problemas de negócio e acelerar o Planejamento Estratégico

Resolver problemas faz parte da rotina de trabalho de todo mundo. Mas, resolver problemas não pode ser a sua única função, e para que isso não aconteça, é fundamental que a empresa possua um planejamento estratégico bem fundamentado, e que o foco esteja em executar, de modo a entregar as metas e objetivos, evitando que possíveis percalços consumam a maior parte do tempo e dos recursos da empresa.

Em um cenário tão dinâmico quanto o atual, é imprescindível que os gestores adotem o uso de dados, métricas e critérios técnicos para tornar sua organização mais objetiva e eficiente. Uma vez que seus parâmetros de trabalho estejam definidos, torna-se muito mais simples identificar falhas e pontos francos. Assim, também fica mais fácil fazer correções de rota.

Neste artigo, apresentaremos algumas metodologias e ferramentas de gestão que vão trazer mais clareza e assertividade para a sua jornada de gestão. Também, apresentaremos uma ferramenta tecnológica que ajudará a implementar o melhor método para aumentar a fluidez do seu trabalho e facilitar a resolução de problemas empresariais.

Confira!

Indicadores ou, KPIs: os indicares-chave de desempenho

Os indicadores são um conjunto de informações quantitativos e qualitativos que ajudam a mensurar a performance da empresa como um todo, sendo que eles podem ser operacionais, táticos ou estratégicos. Após defini-los, você terá parâmetros claros sobre a evolução do seu negócio.

Como escolher os Indicadores corretos?

Tudo depende da sua área de atuação e dos objetivos que você almeja. Como dito anteriormente, existem indicadores de diferentes níveis e estes ainda podem estar ligados a diversas áreas, como marketing, vendas, produtos, logística e muitos outros. Como exemplos de possíveis indicadores que você pode adotar, citamos:

• CPL (custo por lead);
• CPC (custo por clique);
• número de visitantes;
• taxa de conversão;
• ROI (retorno sobre o investimento);
• taxa de churn;
• receita mensal recorrente;
• etc.

Após definir os indicadores e métricas e coletar os dados, é preciso acompanhar o processo. Com determinada frequência, a ser definida conforme o indicador, será necessário avaliar os resultados. Nesta avaliação é possível redefinir rotas.

Uma dica é fazer um trabalho de benchmark para definir metas, pesquisando práticas de outras empresas que possam servir como referência, observando suas ações e analisando quais métricas e metas são destaques no seu segmento.

Os KPIs – sigla em inglês que significa Key Performance Indicators não deixam de ser também indicadores, mas, neste caso, quando falamos em KPIs, estamos nos referindo apenas aos indicadores mais importantes e relevantes; estratégicos ou até mesmo táticos, e não ao conjunto total que pdoe ser muito mais maior.

Plano de ação e 5W2H: mais ação e produtividade, menos incertezas

Para que um planejamento seja executável ele precisa contar com um plano de ação. Quanto mais detalhado e específico for esse plano de ação, maior a taxa de sucesso do planejamento. 5W2H é uma metodologia extremamente simples, mas capaz de trazer muita clareza e objetividade ao plano de ação.

O 5W2H se baseia em sete perguntas (em inglês, três delas começam com “W” e duas com “H”) que ajudarão a equipe a visualizar todo o curso de ações.

Vamos a um exemplo:

What

O que será feito?

• Um novo e-commerce.

Why

Por que será feito?

• Para expandir as vendas para todo o Brasil.

Where

Onde será feito?

• Online.

When

Quando será feito?

• De 1 de abril a 15 de maio de 2021.

Who

Por quem será feito?

• Marcelo Álvares.

How

Como será feito?

• Contratação de uma empresa especializada.

How much

Quanto vai custar?

• R$6.000.

Como você pôde observar, o 5W2H nos ajuda a rapidamente identificar a delegação de tarefas, os responsáveis pelas etapas e o prazo do projeto, ajudando a resolver problemas comuns em diversas equipes.

Outro ponto positivo é que ele pode ser um primeiro passo para o desenvolvimento de uma cultura organizacional, criando um senso de colaboração, uma vez que mais pessoas estarão conscientes das etapas, responsabilidades e objetivos.

Agora, se o seu objetivo é ter uma gestão ainda mais detalhada e minuciosa, o 5W2H pode ser facilmente usado em conjunto com as outras metodologias apresentadas. A seguir, mostraremos como associar duas metodologias em prol da eficiência da gestão.

5 porquês e FCA: como resolver problemas pela raiz

A FCA é uma tradução literal de Fato, Causa e Ação. Essa metodologia é ótima para fazer diagnósticos profundos e auxilia os gestores a tomar decisões mais acertadas.

Entenda no exemplo abaixo:

• fato: não conseguimos aumentar os lucros com as vendas do produto X em 20% conforme o planejado;
• causa: o processo de produção teve elevação de custos por conta de aumentos na matéria-prima e demais insumos e recursos necessários;
• ação: exigir do pessoal de Engenharia, Qualidade e P&D uma revisão completa de todo o processo produtivo, além de um plano de redução de custos desnecessários.

A FCA pode ser usada para analisar resultados insatisfatórios de indicadores. Com ela é possível identificar a causa raiz e traçar planos de correção.

Entretanto, se o objetivo for fazer uma análise mais aprofundada, um ótimo caminho é associar ainda a FCA ao método dos 5 Porquês. Esse método foi desenvolvido na década de 1930 por Sakichi Toyoda, fundador da Toyota Industries. A partir dos anos 70, ela se tornou popular no mundo todo.

O método dos 5 porquês é bastante simples: na ocorrência de uma adversidade, é feito uma busca pormenorizada até sua origem, questionando-se “por quê?” por pelo menos cinco vezes. Na sequência, assim que uma contramedida se tornar manifesta, deve-se adotá-la a fim de evitar que o contratempo venha a se repetir.

O esquema é, mais ou menos, assim:

• 1º porquê: temos um sintoma;
• 2º porquê: temos uma desculpa;
• 3º porquê: temos um culpado;
• 4º porquê: temos uma causa;
• 5º porquê: temos a causa raiz.

Aplicando essa metodologia, conseguimos identificar com mais clareza o fato, a causa e a razão, tornando possível resolver, de fato, problemas. Assim, os gestores conseguem concentrar esforços na resolução efetiva e deixam de perder tempo reagindo depois que as crises se instalam.

Scoreplan: software que combina essas e muitas outras metodologias

Para usar todas essas metodologias na sua gestão e ganhar em execução e resultados, uma excelente ferramenta é o Scoreplan. O software permite a você trabalhar de forma simples, online e integrada com todos os métodos apresentados, além de funções completas como:

• planejamento estratégico, através de metodologias ágeis (OKR) ou tradicionais (BSC);
• plano de ação com 5W2H, FCA, 5 Porquês, RACI e Kanban;
• planejamento financeiro;
• gestão de indicadores (KPIs) com análises críticas, hierarquia e tendência;
• análises e diagnósticos;
• gestão de projetos;
• gestão de riscos;
• auditoria e ocorrências.

Com o Scoreplan fica mais fácil traçar planos de ação e fazer um acompanhamento de tudo o que está acontecendo, identificando ainda as relações de causa e efeito.

Quer saber mais sobre como o Scoreplan pode ajudar a sua gestão? Peça uma demonstração e converse com uma de nossas especialistas.