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PDCA: como usar para ter sucesso

O PDCA ou Ciclo PDCA é um modelo repetitivo de quatro estágios para melhoria contínua no gerenciamento de processos de negócios.

Neste artigo, você vai entender em profundidade essa metodologia, para que ela serve e como pode ser aplicada na sua empresa – com exemplos. Confira!

PDCA: o que é e por que é crucial para o sucesso empresarial?

PDCA ou ciclo PDCA é um modelo para melhorar a qualidade e a eficácia dos processos empresariais que vem do acrônimo Plan-do-Check-Act, ou Plan-do-Check-Adjust, que em português significa Planejar-Fazer-Verificar-Agir e Planejar-Fazer-Verificar-Ajustar, respectivamente. Cada termo do acrônimo, representa uma das etapas do PDCA.

Ele é muito utilizado:

  • no gerenciamento do ciclo de vida de produtos, 
  • no gerenciamento de projetos, 
  • na administração de recursos humanos
  • na cadeia de suprimentos 
  • e muitas outras áreas de negócios.

O PDCA foi popularizado pelo Dr. W. Edwards Deming, um engenheiro, estatístico e consultor de gestão estadunidense que é também considerado o pai do controle de qualidade moderno.

As teorias de Deming fundamentaram os padrões de qualidade TQM (Total Quality Management) e ISO 9001, amplamente difundidos no mundo corporativo ao redor do mundo.

Juntamente com Walter Andrew Shewhart, um engenheiro e estatístico americano, ele lançou as bases para simplificar e tornar mais eficiente a maneira como empresas de todos os portes e em todos os segmentos de atuação controlam e mensuram a qualidade do que realizam.

Para que serve o Ciclo PDCA?

template PDCA

Para entendermos o uso do Ciclo PDCA em uma organização, tomemos o processo de controle de qualidade como exemplo. Ele deve ser dividido em quatro etapas, que são, basicamente, as seguintes:

  1. PLANEJAR: definir o desafio de qualidade a ser abordado, coletar dados relevantes e determinar a causa raiz do problema;
  2. FAZER: desenvolver e implementar uma solução; decidir sobre uma medição para avaliar sua eficácia;
  3. VERIFICAR: avaliar/confirmar os resultados por meio da comparação de dados antes e depois;
  4. AGIR: documentar os resultados, informar os envolvidos sobre mudanças no processo e fazer recomendações para que o problema seja abordado no próximo ciclo PDCA.

Como um modelo de gerenciamento, o PDCA inclui testes de soluções, análise de resultados e melhoria dos processos.

Por exemplo, imagine que você tenha muitas reclamações de clientes sobre a baixa taxa de resposta de sua equipe de pós-vendas. Então, você provavelmente precisará melhorar a maneira como seu time trabalha para manter os clientes satisfeitos. Esse é o ponto em que o PDCA entra em ação.

Esse é o tipo de desafio que precisa ser resolvido rapidamente. Afinal, o mercado oferece alternativas aos consumidores o tempo todo. Mas, a rapidez na ação não pode comprometer a qualidade dos ajustes realizados no processo de atenção ao cliente. 

Em suma, o Ciclo PDCA é útil aos negócios por ser uma abordagem iterativa (repetível até se chegar a um resultado). Tanto que ele é hoje parte integrante do gerenciamento Lean, método que zela pelo trabalho enxuto, simples e eficaz.

Ao sistematizar o plano de ação nas quatro etapas do Ciclo PDCA, todos os envolvidos conseguem visualizar facilmente o que precisa ser pensado, realizado e verificado. Também, têm um direcionamento claro de como devem agir.

Como o PDCA impulsiona a gestão de projetos

O Ciclo PDCA é uma metodologia amplamente utilizada na gestão de projetos, pois permite uma abordagem iterativa e repetitiva, favorecendo a melhoria contínua e o controle dos processos. Dentro do contexto dos projetos, o PDCA pode ser aplicado de forma estruturada, garantindo que as etapas de planejamento, execução, monitoramento e ajustes sejam realizadas de maneira eficaz.

Uma das vantagens de utilizar o PDCA na gestão de projetos é a capacidade de identificar os problemas e suas causas raízes de forma rápida e eficiente. Com o ciclo bem estabelecido, é possível planejar com precisão, executar as atividades de maneira assertiva, verificar os resultados obtidos e, se necessário, fazer ajustes para alcançar os objetivos definidos.

Para exemplificar como o PDCA pode ser aplicado na gestão de projetos, disponibilizamos um link externo, fornecido pela FIA (Faculdade de Administração da Universidade de São Paulo). Nesse artigo, você encontrará um estudo de caso de uma empresa que utilizou o PDCA para melhorar seus processos internos. O artigo descreve detalhadamente como cada etapa do ciclo foi empregada, desde a identificação do problema até o monitoramento dos resultados obtidos. Essa abordagem sistemática e estruturada permitiu à empresa obter resultados consistentes e promover melhorias significativas nos processos.

Portanto, ao utilizar o PDCA na gestão de projetos, é possível ter uma visão clara e estruturada de todo o processo, permitindo a identificação precoce de problemas, a tomada de decisões assertivas e a melhoria contínua ao longo do projeto.

Quais os benefícios da aplicação do Ciclo PDCA?

benefícios do pdca

O Ciclo PDCA, conforme já apontamos, é uma ferramenta utilizada para resolver problemas com muito mais eficiência. Assim, ele oferece vantagens às empresas que o adotam. Aqui estão as principais:

  • fornece um método padronizado para alcançar melhorias contínuas;
  • pode ser usado por funcionários de qualquer departamento para resolver problemas novos e recorrentes;
  • evita desperdício de tempo na implementação de soluções ineficazes;
  • promove o trabalho em equipe através de brainstorming e resolução de problemas;
  • estimula a melhoria contínua de pessoas e processos;
  • facilita a realização de testes em pequena escala e em ambiente controlado;
  • impede a ocorrência de erros recorrentes;
  • facilita a tomada de decisões em tempo hábil;
  • melhora o caminho para o atingimento de metas;
  • cria e ajuda a manter uma cultura voltada ao aprendizado constante;
  • melhora a produtividade, o aproveitamento do tempo dos profissionais;
  • gera engajamento e satisfação;
  • torna cíclico o processo de planejar, realizar, mensurar e agir.

PDCA e gestão da qualidade: Uma dupla poderosa

O ciclo PDCA é uma metodologia amplamente utilizada na gestão da qualidade, e sua implementação em conjunto com a Gestão da Qualidade Total traz resultados significativos para as empresas. O PDCA é um processo contínuo de melhoria, que envolve planejar, executar, verificar e agir para aprimorar os processos e produtos. Por meio desse ciclo, as organizações têm a oportunidade de identificar e corrigir falhas, aumentar a eficiência e alcançar altos níveis de qualidade.

A integração do PDCA com a Gestão da Qualidade Total é uma combinação poderosa. Enquanto a Gestão da Qualidade Total proporciona o arcabouço e as diretrizes para a busca pela excelência, o PDCA oferece a estrutura para a implementação prática dessas diretrizes.

Ao adotar o PDCA na qualidade, as empresas são capazes de acompanhar de perto seus processos, realizar análises sistemáticas e tomar decisões embasadas em dados e informações. Isso traz uma maior eficácia na identificação de problemas e na implementação de soluções, levando a uma melhoria contínua dos produtos e serviços oferecidos.

LEIA TAMBÉM: Como a Gestão da Qualidade Total e o PDCA podem impulsionar a qualidade dos processos e produtos de sua empresa!

Além do PDCA: Integrando com outras metodologias

PDCA, 5W2H, BSC e OKR

Para discutir a integração do PDCA com outras metodologias de gestão, podemos explorar como o PDCA se relaciona com o 5W2H, o BSC ou Balanced Scorecard e o OKR.

  • Como já vimos, o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) é um método de melhoria contínua que envolve planejamento, execução, análise e ajustes necessários para obter melhores resultados. Ele se concentra em ciclos iterativos e resolução de problemas.
  • O 5W2H é uma ferramenta de planejamento que significa Quem, O que, Quando, Onde, Por que, Como e Quanto. Ele ajuda a definir etapas de ação claras e responsabilidades para projetos ou tarefas.
  • O BSC (Balanced Scorecard) é uma estrutura de gestão estratégica que fornece uma visão holística do desempenho de uma organização. Ele considera as perspectivas financeira, do cliente, de processos internos e de aprendizado e crescimento para estabelecer objetivos e medir o progresso.
  • O OKR (Objectives and Key Results) é uma metodologia de definição de metas que alinha os objetivos individuais e de equipe com os objetivos estratégicos da organização. Ele se concentra em estabelecer objetivos ambiciosos e resultados-chave mensuráveis para acompanhar o progresso.

Leia também: BSC e OKR, OKR e GPD, quais as diferenças e qual a melhor?

Agora, vamos discutir a integração do PDCA com essas metodologias:

  • PDCA e 5W2H: O PDCA e o 5W2H se complementam nas etapas de planejamento e execução. Enquanto o PDCA fornece o framework de melhoria contínua, o 5W2H ajuda a definir etapas de ação claras e responsabilidades. Ao combinar ambos, as organizações podem garantir que os esforços de melhoria sejam bem definidos, executados e monitorados.
  • PDCA e BSC: O PDCA pode ser integrado ao framework do BSC para impulsionar a melhoria contínua em cada uma das perspectivas (financeira, do cliente, de processos internos e de aprendizado e crescimento). As organizações podem usar os ciclos PDCA para analisar o estado atual, identificar áreas de melhoria, implementar mudanças e medir o impacto nos objetivos e métricas do BSC.
  • PDCA e OKR: O PDCA pode aprimorar a implementação dos OKRs, fornecendo uma abordagem estruturada para a melhoria contínua. Pelos ciclos PDCA, as organizações podem identificar obstáculos e ajustar suas ações para alcançar os resultados-chave. O PDCA garante que os OKRs sejam revisados regularmente, o progresso seja acompanhado e ajustes necessários sejam feitos para manter o caminho certo.

Ao integrar o PDCA com essas metodologias, as organizações criam uma abordagem de gestão dinâmica e adaptável que combina melhoria contínua, definição de metas e etapas de ação claras. Essa integração permite um sistema de gestão mais abrangente e eficaz, que impulsiona resultados e garante alinhamento com os objetivos estratégicos.

Mas, lembre-se: a integração dessas metodologias pode variar dependendo das necessidades e contexto específico de cada organização. Por isso, é essencial personalizar e adaptar essas abordagens para se adequar às circunstâncias únicas do seu negócio.

Implementando o PDCA na sua estratégia de gestão

A implementação do ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) ajuda a identificar e resolver problemas, realizar melhorias contínuas e, consequentemente, aumentar a eficiência operacional e a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.

Para facilitar a aplicação do PDCA, é recomendável utilizar ferramentas e softwares que auxiliam nos processos de planejamento, execução, avaliação e aprendizado. A combinação do PDCA com outras metodologias, como o 5W2H, por exemplo, pode ser uma abordagem ainda mais eficiente. O 5W2H consiste em definir o que, por que, onde, quando, quem, como e quanto será realizado em determinada atividade. Ao integrar essas duas metodologias, é possível promover uma gestão mais assertiva e orientada a resultados.

Utilizando como exemplo um cliente da Scoreplan cujo objetivo era a redução de custos, veja a seguir um descritivo de aplicação do PDCA.

Etapa 1: Planejar

No início do processo estratégico, a organização empreendeu uma fase de planejamento meticuloso, visando um profundo entendimento das suas despesas correntes. Essa análise detalhada funcionou como um diagnóstico preciso do estado financeiro atual da empresa, estabelecendo o terreno para ações futuras. Com base nesse diagnóstico, a organização estabeleceu um objetivo ambicioso: reduzir suas despesas totais em 10% ao longo do próximo ano. Para alcançar essa meta, foram desenvolvidas várias iniciativas e planos de ação, com um foco particular em projetos Lean, visando a eficiência e a eliminação de desperdícios.

Etapa 2: Fazer

Seguindo a fase de planejamento, a organização entrou em um período de execução ativa, caracterizado por um alinhamento coeso e debates produtivos sobre as entregas propostas. Os projetos Lean, em particular, ganharam destaque através de sessões de brainstorming e reuniões Kaizen, que foram cruciais para identificar as atividades que verdadeiramente contribuíam para o objetivo principal de redução de custos. Esse período foi marcado por um alto nível de engajamento de todos os participantes, que se dedicaram a realizar as atividades necessárias. A execução dessas iniciativas seguiu um fluxo natural, apoiado pela colaboração mútua entre os envolvidos, demonstrando o comprometimento da equipe com os objetivos estratégicos da organização.

Etapa 3: Verificar

Durante a execução, o monitoramento contínuo dos planos de ação foi uma prioridade. Reuniões periódicas de follow-up garantiram o alinhamento e o controle das atividades, com um foco especial na avaliação da eficácia das estratégias implementadas. As reuniões semanais serviram como um momento crucial para reforçar as expectativas e objetivos iniciais, além de identificar quaisquer desvios dos resultados esperados, assegurando uma gestão eficaz do projeto.

Etapa 4: Agir

Durante a execução, o monitoramento contínuo dos planos de ação foi uma prioridade. Reuniões periódicas de follow-up garantiram o alinhamento e o controle das atividades, com um foco especial na avaliação da eficácia das estratégias implementadas. As reuniões semanais serviram como um momento crucial para reforçar as expectativas e objetivos iniciais, além de identificar quaisquer desvios dos resultados esperados, assegurando uma gestão eficaz do projeto.

Após a conclusão do ciclo PDCA, a organização não apenas alcançou, mas superou seu objetivo inicial, registrando uma redução de despesas de 13,4%. Este resultado notável reflete o sucesso da abordagem estratégica adotada, marcando um avanço significativo na eficiência operacional e na gestão financeira da empresa.

“Quando a empresa adota a metodologia PDCA, a prática e sequência de suas etapas se tornam tão integradas ao cotidiano que a execução flui de maneira contínua, trazendo benefícios verdadeiramente transformadores. O ciclo PDCA se destaca pela sua eficiência na resolução de problemas, ajuste de trajetórias e aprimoramento de processos, sendo aplicável a qualquer tipo de negócio. Isso se deve à sua capacidade de promover a melhoria contínua. Ao combinar essa metodologia com um software que facilita a implementação de estratégias, o sucesso nos resultados e o alcance dos objetivos se tornam inevitáveis.” Arthur Winkler, Consultor de Implantação 

Erros comuns na aplicação do PDCA e como evitá-los

erros do pdca

Apesar da eficácia comprovada do PDCA, sua implantação pode ser desafiadora, e erros comuns podem surgir durante a aplicação. Então, a seguir reunimos os equívocos mais frequentes encontrados na utilização do PDCA, com orientações práticas para evitá-los:

  • Não compreender os fundamentos do PDCA: é fundamental entender os princípios e conceitos do ciclo PDCA para aplicá-lo corretamente. Um erro comum é não ter um conhecimento sólido sobre o PDCA, levando à má interpretação e aplicação inadequada ou parcial do método. Para evitar esse erro, é importante ler, se informar e trocar conhecimentos com quem já tem experiência prévia na sua implementação.
  • Pular a fase de planejamento: a fase de planejamento é essencial para estabelecer metas e definir os processos necessários para alcançá-las. Pular essa etapa resulta em ações descoordenadas e falta de direção. É importante dedicar tempo e esforço para planejar adequadamente, estabelecendo metas claras e identificando os métodos necessários para alcançá-las.
  • Não realizar avaliações precisas: A fase de verificação é crucial para avaliar se os resultados alcançados estão de acordo com o planejado. Um erro comum é não realizar avaliações precisas e confiáveis, baseadas em dados reais. Para evitar esse erro, é importante coletar dados de forma adequada e realizar análises detalhadas para determinar as diferenças entre os resultados reais e esperados.
  • Falta de ação corretiva: o PDCA não se resume apenas a planejar e verificar, mas também a agir de acordo com as diferenças encontradas durante a fase de verificação. Um erro comum é não tomar as ações corretivas necessárias para corrigir falhas e melhorar o processo. É crucial agir de acordo com os resultados encontrados, implementando mudanças e ajustes para alcançar os objetivos estabelecidos.
  • Não envolver todos os colaboradores: o sucesso na aplicação do PDCA depende da participação e engajamento de toda a equipe. Um erro comum é não envolver todos os colaboradores relevantes no processo, limitando a aplicação do PDCA a apenas algumas pessoas. É importante garantir que todos os envolvidos compreendam o PDCA e contribuam ativamente para sua implementação e melhoria contínua.
  • Falta de acompanhamento e revisão: o PDCA não é um processo único, mas sim um ciclo contínuo de melhoria. Um erro comum é não acompanhar e revisar regularmente os resultados obtidos e as ações realizadas. É importante revisitar regularmente as metas, os planos de ação e os resultados para identificar oportunidades de melhoria e ajustar o ciclo PDCA conforme necessário.
  • Não utilizar as ferramentas adequadas: o PDCA oferece uma variedade de ferramentas e técnicas para ajudar na análise, planejamento e implementação das ações corretivas. Um erro comum é não utilizar as ferramentas adequadas ou ignorar sua importância. É fundamental aproveitar as ferramentas disponíveis, como o diagrama de Ishikawa, gráficos de controle e análise de causa e efeito, para realizar análises mais precisas e tomar decisões informadas durante o processo do PDCA.

Agora, você já pode dizer que sabe tudo sobre o PDCA. Então, seu próximo passo é revisar o planejamento com o nosso pack gratuito de ferramentas exclusivas. BAIXE AQUI.

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