Guia completo sobre a Melhoria Contínua

A melhoria contínua é essencial para empresas que desejam aperfeiçoar processos, produtos e serviços para acompanhar a transformação constante do mercado. Adotar essa prática é uma forma de sobrevivência do negócio em uma realidade altamente competitiva.

Em outras palavras, as estratégias e as metodologias para alcançar a melhoria contínua visam o crescimento sólido, para atingir resultados cada vez mais satisfatórios — ajudam a reduzir gastos, desperdícios e aumentam a produtividade de forma inteligente e bem planejada.

Assim, desenvolvemos este guia completo para auxiliar você a compreender melhor o assunto e saber como ajudar o seu negócio a atingir os objetivos.

Continue a leitura! 

O que é melhoria contínua?

Em uma linguagem objetiva, ela consiste em um conjunto de práticas e esforços feitos por empresas para aperfeiçoar de maneira constante processos, produtos e serviços. É uma metodologia que usa ferramentas de gestão para reduzir custos, melhorar a qualidade e promover a inovação.

Esse conceito tem ganhado cada vez mais espaço nas empresas de todos os segmentos, pois contribui para aumentar o desempenho e elevar o nível de satisfação dos clientes, por oferecer produtos ou serviços de alta qualidade.

Com as mudanças frequentes no mercado, influenciado por novas tecnologias, tendências, fatores políticos e econômicos, adotar a melhoria contínua como uma filosofia de negócio é um diferencial importante para acompanhar o mercado, se adaptar às mudanças e superar os desafios.

Pode-se dizer que é uma metodologia abrangente, permitindo aplicações em vários setores e processos das organizações. No entanto, é uma prática que deve ser implantada com o apoio de todos os colaboradores.

Qual o principal objetivo da melhoria contínua?

A evolução, a transformação e o aperfeiçoamento constante são fatores indispensáveis para o meio empresarial e considerados os princípios básicos para o sucesso. É uma forma de melhorar internamente para oferecer excelência ao público-alvo.

Sendo assim, o objetivo principal da melhoria contínua é promover o conhecimento profundo dos processos e atividades do negócio. Por meio da aplicação de métodos e ferramentas de gestão específicas, auxilia a identificar oportunidades de melhoria e desenvolver soluções para alcançar melhores resultados.

Quais os pilares da melhoria contínua?

Para aplicar essa estratégia com eficácia, você precisa entender os conceitos básicos considerados os pilares da metodologia.

Veja quais são eles!

Continuidade

A melhoria contínua é um ciclo que não deve ter fim, ou seja, é preciso analisar os processos, estudar formas de melhorar e iniciar o plano de ação. Sendo assim, a continuidade é um dos pilares mais importantes para atingir os objetivos da metodologia.

Mudança de cultura

Quando se trata da melhoria contínua não é apenas aperfeiçoar processos, produtos e serviços, mas uma mudança de toda a cultura da empresa. É uma filosofia que precisa ser inserida em todos os níveis da organização, desde os cargos de diretoria à operação.

Benefícios coletivos

Os resultados da implementação da melhoria contínua proporcionam benefícios para todos os setores e não apenas para uma determinada área. Todos os processos precisam trabalhar em harmonia, incluindo profissionais de diferentes funções.

Quais as vantagens da melhoria contínua?

Toda empresa que investe na melhoria contínua de seus processos internos, serviços ou produtos usufrui de benefícios indispensáveis para o sucesso do negócio. Sobretudo, o planejamento estratégico se torna mais eficiente e promove resultados cada vez melhores.

Saiba quais são os principais benefícios para sua empresa!

Redução de custos e desperdícios

A análise criteriosa de todos os processos da empresa é uma das principais propostas da melhoria contínua. Com isso, é possível identificar falhas, riscos e ameaças, favorecendo a redução de custos e desperdícios, além de aumentar o percentual de lucro.

Aumento da produtividade

A melhoria contínua estabelece a gestão da qualidade total, aperfeiçoando os processos pela capacitação profissional e gerenciamento correto do tempo das atividades. Esses fatores contribuem para elevar o desempenho individual e coletivo, levando ao aumento considerável da produtividade em todos os setores.

Maior flexibilidade e competitividade

Com um trabalho em equipe eficiente e boas habilidades de liderança é possível aproveitar todas as oportunidades de melhoria. Dessa forma, o negócio oferece qualidade em primeiro lugar agregando valor a marca, além de proporcionar flexibilidade para lidar e sobressair bem a qualquer adversidade.

Quais as principais abordagens da melhoria contínua?

Existem diversas abordagens, sendo que a melhor estratégia depende dos objetivos e diretrizes adotadas pela gestão. Embora algumas técnicas e ferramentas gerenciais sejam conhecidas, é indispensável se aprofundar no assunto e aplicar de acordo com as particularidades dos processos da empresa.

As principais abordagens para a chegar à melhoria contínua são:

• ciclo PDCA;
• aplicação do Lean;
• definição de planos de ação – 5W2H;
• diagrama de processos;
• Kaizen;
• Diagrama de Ishikawa, FCA e 5 Porquês – para análise de causa raiz.

Como iniciar as mudanças?

O primeiro passo para começar um novo caminho na empresa e iniciar mudanças é a conscientização sobre a importância da melhoria contínua para o negócio e para os profissionais. Mudar a cultura da organização para a nova filosofia de trabalho marca o início de uma jornada para melhores resultados.

A partir do envolvimento de todos os setores da empresa, você pode dar início ao planejamento para a melhoria contínua, definindo o escopo do trabalho, os objetivos, as metas e as ferramentas de gestão que serão usadas.

Quais os fatores fundamentais da melhoria contínua?

Para aplicar e fazer dela um hábito diário na empresa, você precisa entender os princípios fundamentais da metodologia. São esses fatores que vão contribuir para manter a rotina de trabalho e alcançar os resultados esperados.

Foco

É preciso estabelecer foco para aplicar as ferramentas da melhoria contínua e garantir que elas tenham melhor desempenho e efetividade. A melhoria é gradativa e deve focar em partes do processo para, ao fim, alcançar resultados positivos de forma geral.

Padronização

A padronização é essencial para controlar os processos e indispensável para aperfeiçoá-los, facilitando a identificação de pontos que precisam ser melhorados. Portanto, padronizar processos, produtos e serviços é uma etapa importante para a melhoria contínua.

Medição

A medição é a forma de mensurar a efetividade da aplicação das ferramentas gerenciais nos processos, produtos ou serviços. Em outras palavras, é o que demonstra que a melhoria contínua está em operação e os resultados são relevantes para orientar novas ações e estratégias para atingir as metas.

Conhecimento das ferramentas de gestão

Não adianta definir objetivos, padronizar processos e ter pontos focais, se você não tiver domínio sobre as ferramentas de gestão. Existem diversos métodos que auxiliam a identificar as causas de um problema e definir planos de ação que levam a soluções rápidas e eficientes.

Quais os passos para implantar a melhoria contínua?

Agora que você já conhece os pilares e principais fatores da melhoria contínua, vamos mostrar como ela pode ser implantada no dia a dia da sua empresa. Embora seja uma visão geral, o passo a passo a seguir funciona de maneira satisfatória em diversas empresas.

Veja o que fazer para melhorar constantemente!

Entenda os processos

O primeiro passo é entender, detalhadamente, todos os processos, além de levantar os problemas existentes na realidade da empresa. É uma etapa fundamental, pois apresenta todas as falhas e orienta a ter soluções para tratar as causas e não os sintomas.

Planeje e faça

Após conhecer os processos, os problemas e suas causas, a próxima etapa consiste no planejamento de ações para solucioná-los e implantar métodos práticos. Uma ótima ferramenta para esse processo é o ciclo PDCA, que estabelece um caminho até a solução definitiva dos problemas encontrados.

Padronize e busque o envolvimento de todos

Para garantir que a melhoria seja realmente contínua, após a solução dos problemas, os processos devem ser documentados e seguir padrões estrategicamente definidos. Nesse momento, é fundamental garantir o envolvimento de toda a equipe e um acompanhamento frequente por parte da liderança.

Escolha as ferramentas para o monitoramento

As ferramentas de gestão permitem monitorar o desempenho das atividades da empresa e não servem apenas para solucionar problemas. A melhoria contínua deve ser dinâmica e, para tanto, é preciso estar em constante evolução, aperfeiçoando conhecimentos para implementar soluções inovadoras para melhorar resultados.

Coloque em prática 

Alcançar um patamar satisfatório na melhoria contínua só acontece quando as ações estão definitivamente em prática. Nesse sentido, é necessário manter reuniões periódicas com a equipe e tratar das possibilidades para melhorar ainda mais os resultados.

Entretanto, os gestores devem compreender que a melhoria contínua é um processo gradual, ou seja, as ações implantadas não precisam gerar grandes mudanças repentinamente. Entretanto, com a estabilização de cada etapa, os ganhos se tornarão significativos ao longo do tempo.

Quais as ferramentas de melhoria contínua?

Se você deseja aplicar a melhoria contínua de forma ordenada, bem planejada e com possibilidades reais de melhorar os resultados, é indispensável usar ferramentas de gestão que são exemplos de sucesso nas maiores empresas do mundo.

Veja as principais!

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma das ferramentas da melhoria contínua mais conhecidas e aplicadas, se encaixando perfeitamente nas estratégias de empresas de todos os segmentos. Ele se baseia nos seguintes passos:

• plan — planejar: consiste no momento de detectar o problema, descobrir como eliminá-lo e desenvolver um plano de ação eficiente;
• do — fazer: é o momento de colocar em prática as estratégias do plano de ação. Para isso, é preciso treinar todos os profissionais envolvidos;
• check — analisar: é a etapa de supervisão das ações, para certificar que os resultados cumprem os padrões de qualidade preestabelecidos. É o momento para avaliar o que realmente melhorou e se os resultados foram efetivamente satisfatórios;
• act — agir: é a etapa que tem o objetivo de corrigir as estratégias que não trouxeram os resultados esperados.

Ciclo Kaizen

Uma das melhores ferramentas para a melhoria de processos, o Kaizen é um conceito que tem o objetivo de eliminar desperdícios e aumentar a organização e a produtividade. Kaizen é uma palavra japonesa que significa mudança para melhor e tem base na metodologia 5S, que consiste nas seguintes etapas:

• seiton — organização;
• seiri — uso;
• seiso — limpeza;
• seiketsu — padronização;
• shitsuke — disciplina.

Lean manufacturing 

O Lean manufacturing é uma metodologia de trabalho aplicada aos processos produtivos. Tem o objetivo de entregar o máximo de qualidade usando o mínimo de recursos, promovendo a melhoria contínua dos processos de maneira enxuta e eficiente.

Leia mais sobre Lean:

• Quais são os 5 princípios do Lean Manufacturing e como colocá-los em prática?
• Lean Manufacturing e Lean Office: o que são, qual a diferença, para que servem, como aplicar. Um guia completo!

5W2H

A metodologia 5W2H é uma ferramenta muito útil para elaborar planos de ação precisos. Consiste em uma investigação prévia, feita por indagações predeterminadas, afim de identificar todas as etapas e recursos necessários para que uma ação seja feita de forma efetiva.

O sistema é composto pelas seguintes perguntas:

• What? Significa O QUÊ: qual ação será desenvolvida?
• When? Significa QUANDO: quando a ação será feita?
• Why? Significa POR QUE: por que foi definida essa solução?
• Where? Significa ONDE: onde a ação será desenvolvida?
• How? Significa COMO: como a ação vai ser implementada?
• Who? Significa QUEM: quem será o responsável pela sua implantação?
• How much? Significa QUANTO: quantos recursos serão gastos? 

Como criar uma cultura de melhoria contínua?

A melhor forma de estabelecer a melhoria contínua e mantê-la sempre presente nas atividades da empresa é pela mudança de cultura. Muitas vezes, esse processo é trabalhoso e exige esforços dos gestores, mas os resultados são surpreendentes.

Para desenvolver uma nova cultura na sua empresa, você precisa mudar de hábitos e ficar atento aos seguintes fatores:

• ter comprometimento com a melhoria contínua;
• criar um ambiente participativo;
• desafiar as pessoas a sempre melhorar;
• dar o tempo necessário e ajudar a melhorar;
• valorizar as ideias inteligentes e inovadoras;
• focar em melhorar a experiência dos seus clientes;
• ter ciência de que as falhas fazem parte do processo evolutivo;
• ouvir os questionamentos da equipe; 
• não ter receio de errar;
• ter um time engajado e uma comunicação eficiente;
• contar com apoio da tecnologia.

Investir na melhoria contínua contribui para elevar os potenciais do negócio e promove processos, produtos e serviços com alta qualidade. Portanto, a melhoria contínua é um grande passo para unir a produtividade à qualidade, fator imprescindível para se destacar em um mercado extremamente competitivo.

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