Home Office: como fazer uma gestão de desempenho à distância

O modelo de home office vem sendo adotado amplamente ao redor de todo o mundo. Ele surgiu  em resposta às necessidades dinâmicas das empresas e dos colaboradores em termos de liberdade geográfica e de tempo. Porém, devido à grande adesão, ele desafia as convenções tradicionais ao permitir que as tarefas sejam executadas fora das paredes corporativas. 

Uma pesquisa divulgada pela Fundação Dom Cabral destacou os efeitos do home office na produtividade dos colaboradores. A produtividade varia significativamente entre diferentes setores e cargos, mas em geral, muitos trabalhadores relataram um aumento na eficiência devido à redução do tempo de deslocamento.

Em quais empresas ele faz sentido e não faz? O que é importante gerenciar quando os colaboradores estão fora do campo de visão dos gestores? 

Neste artigo, discutiremos como você pode gerenciar efetivamente o desempenho de sua equipe à distância, explorando métodos para manter a produtividade e o engajamento sem o contato físico diário.

O que é home office?

O home office, ou trabalho remoto, refere-se à prática de executar atividades profissionais fora de um ambiente corporativo convencional, mais comumente em casa. 

Este arranjo de trabalho não se tornou apenas uma necessidade temporária, como por exemplo em função da pandemia Covid-19. Ele representa uma transformação permanente em muitos setores, refletindo uma mudança significativa na maneira como as organizações percebem a produtividade e a eficiência.

Vantagens e desvantagens do home office

Em 2021, 57,5% das empresas no Brasil adotaram o modelo de home office de forma parcial ou total. Esse percentual caiu para 32,7% em outubro de 2022. Durante a pandemia, a Indústria e o Setor de Serviços adotaram amplamente o home office, com 72,4% e 65,5% das empresas, respectivamente, mas esses números caíram para 49% e 40,3%​.

Já uma pesquisa da Forbes revelou que 85% dos profissionais estariam dispostos a trocar de emprego se isso significasse mais dias de home office​.

Tudo isso nos estimula a refletir sobre os benefícios e desafios que impactam diretamente o dia a dia dos colaboradores e a gestão das empresas. 

Vantagens do home office

1. Flexibilidade de horário: a possibilidade de escolher os horários de trabalho aumenta a satisfação dos colaboradores e permite que adaptem suas atividades profissionais às demandas pessoais.
   
2. Redução de custos: sem a necessidade de deslocamentos diários, os funcionários economizam em transporte e alimentação, enquanto as empresas podem reduzir despesas com infraestrutura física.
   
3. Maior equilíbrio entre vida profissional e pessoal: os colaboradores podem gerenciar melhor seu tempo, o que pode levar a um aumento na qualidade de vida e impacto direto na satisfação com o trabalho.

Desvantagens do home office

1. Dificuldade em separar trabalho e vida pessoal: sem uma separação física clara entre o espaço de trabalho e o pessoal, alguns colaboradores podem ter dificuldade em “desligar” do trabalho, o que pode levar ao esgotamento. Em outros casos, as demandas pessoais podem impactar no trabalho, reduzindo o desempenho.
   
2. Possíveis problemas de comunicação: a falta de interação face a face pode resultar em mal-entendidos e atrasos na comunicação, exigindo ferramentas robustas e práticas claras de comunicação para mitigar esses problemas.
   
3. Desafios na gestão de desempenho: monitorar e avaliar o desempenho dos colaboradores à distância requer adaptações significativas nos métodos de gestão, incluindo o uso intensivo de tecnologia e mudanças nas políticas de avaliação.

Gestão de desempenho no home office

Embora o home office apresente desafios, existem diversas táticas para contorná-los. Quando falamos de gestão de desempenho, o caminho é inovar na forma de avaliação e incentivo:

Estabelecimento de metas claras

• Definição de objetivos: estabelecer metas claras e mensuráveis para cada membro da equipe passa a ser essencial. Com uma clareza de direção, as pessoas entendem o que é esperado delas e como caminhar rumo aos objetivos.
  
• Alinhamento com os objetivos da empresa: as metas individuais devem estar alinhadas com os objetivos globais da empresa. Isso vai reforçar a sensação de propósito e contribuição para o sucesso coletivo.

Comunicação eficiente

• Ferramentas de comunicação: adote plataformas como Slack, Microsoft Teams, ou Zoom para manter uma comunicação constante. Estas ferramentas facilitam as interações diárias e ajudam a manter todos na mesma página, reduzindo os riscos de mal-entendidos.
  
• Reuniões regulares: agende reuniões regulares, tanto individuais quanto em equipe, para discutir progressos, enfrentar desafios e ajustar estratégias conforme necessário.

Ferramentas de gestão de desempenho

• Plataformas de monitoramento: utilizar softwares para a Gestão de Desempenho como o da Scoreplan ajuda a acompanhar o progresso e a produtividade dos colaboradores. Ferramenta como esta facilitam a tomada de decisão baseada em dados.

Dicas para estimular a produtividade no home office

Estimular a produtividade em casa é uma construção diária. Por mais que você encontre muitas dicas, é importante adaptar ao que funciona melhor para a sua cultura. Aos poucos, com a contribuição das suas equipes, é possível criar um ambiente que favoreça a eficiência e o foco.

Vamos explorar algumas dicas:

Crie um ambiente de trabalho adequado

• Espaço designado: estimule os seus colaboradores a ter um espaço dedicado exclusivamente ao trabalho, livre de distrações domésticas e bem equipado com as ferramentas necessárias.
  
• Forneça equipamentos: com o que a empresa economiza no home office, reinvista em soluções tecnológicas e de ergonomia para todos. Fornecer auxílio para a internet também pode ser uma prática importante.
  
• Organização: exercite a organização com a equipe relembrando técnicas como o 5S. Relembre que um ambiente limpo e organizado ajuda a manter a mente clara e focada nas tarefas em mãos.

Estabeleça uma rotina

• Horário fixo: defina e siga um horário de trabalho regular para simular uma rotina de escritório, o que pode ajudar a manter a disciplina e a separação entre trabalho e vida pessoal. Você pode ajudar a equipe a iniciar a semana com uma reunião logo no início da semana e outra de encerramento, para revisar conquistas e aprendizados do período.
  
• Lista de tarefas e métodos de gestão do tempo: estimule cada colaborador a iniciar o cada dia com uma lista clara do que precisa ser feito para estruturar seu dia e garantir que todas as tarefas importantes sejam concluídas. Inspire-se nos métodos ágeis e implemente reuniões periódicas de sprint para garantir que todos sabem o que é importante priorizar. Treine seu time a utilizar técnicas de gestão do tempo como GTD – Getting Things Done.

Estimule pausas regulares

• Intervalos estratégicos: incorporar pequenas pausas durante o dia pode aumentar significativamente a concentração e reduzir o cansaço. Estimule a  sua equipe a parar de verdade nos horários de intervalo. E como não há aquele momento do “cafezinho” garanta que ao longo do dia estes momentos também aconteçam em casa.
  
• Atividades de relaxamento: estimule as pessoas que usem seus intervalos para se esticar, fazer uma caminhada ou meditar, o que pode melhorar a saúde mental e física. 

Como engajar uma equipe remota?

Manter a equipe engajada e motivada é a base para um home office efetivo, especialmente. Vamos ver algumas maneiras de fomentar um ambiente de trabalho positivo e produtivo remotamente:

Reuniões regulares

• Check-ins frequentes: agende reuniões regulares para verificar o progresso, discutir desafios e realinhar objetivos. Isso mantém todos na mesma página e fortalece o sentimento de equipe.

Reconhecimento e recompensas

• Incentivos: implemente um sistema de recompensas para reconhecer os esforços e conquistas dos funcionários, o que pode aumentar a motivação e a satisfação no trabalho.

Como superar os desafios do home office?

Como já mencionado, o home office traz desafios que precisam ser gerenciados de forma proativa. Aqui alguns caminhos e sugestões:

Isolamento social

• Interatividade virtual: promova atividades de team building virtuais e encontros sociais para combater a sensação de isolamento e fortalecer os laços entre os colaboradores.

Gestão do Tempo

• Ferramentas de gerenciamento: aplicativos como Clockify ou Toggl podem ajudar os funcionários a monitorar seu tempo e garantir uma distribuição eficaz das tarefas.

Dificuldade em separar trabalho e vida pessoal

• Diretrizes claras: estabeleça políticas claras sobre o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal para ajudar os funcionários a desligar-se após o expediente.

A implementação do home office apresenta tanto desafios quanto oportunidades para as empresas. Com as estratégias certas, é possível superar os obstáculos e aproveitar os benefícios dessa modalidade de trabalho.

• Ambiente de trabalho adequado: Criar um espaço dedicado e organizado é essencial para manter a produtividade.
• Rotina Estruturada: Estabelecer horários fixos e listas de tarefas ajuda na disciplina e na organização do dia a dia.
• Pausas Regulares: Integrar intervalos ao longo do dia pode aumentar a concentração e evitar o esgotamento.
• Engajamento de Equipe: Manter comunicação regular e reconhecer o trabalho dos colaboradores são práticas chave para manter a equipe motivada.
• Desafios do Isolamento e Gestão do Tempo: Adotar ferramentas de comunicação e gerenciamento de tempo pode ajudar a superar o isolamento e melhorar a eficiência.

Afinal, home office sim ou não?

A decisão de adotar o home office como uma modalidade de trabalho permanente depende de vários fatores, incluindo a natureza do trabalho, a cultura da empresa e as necessidades dos funcionários. Enquanto algumas organizações podem se beneficiar enormemente deste modelo, outras podem encontrar desafios que superam os benefícios. 

Antes de decidir, é importante analisar alguns fatores sobre a sua empresa em particular. Aqui trazemos algumas sugestões a partir da experiência de alguns clientes da Scoreplan:

• Empresas de tecnologia e serviços digitais: para empresas no setor de tecnologia ou aquelas que operam principalmente com serviços digitais, o home office pode ser uma opção extremamente viável. Essas empresas já dependem de ferramentas digitais e têm uma força de trabalho que está acostumada a trabalhar de forma independente e inovadora. E, em muitos casos, já nasceram com uma equipe distribuída geograficamente.
  
• Agências criativas: agências de marketing, design e publicidade podem se adaptar bem ao home office, desde que mantenham uma comunicação robusta e ferramentas colaborativas para brainstorming e desenvolvimento de projetos.
  
• Consultorias: consultores muitas vezes já trabalham remotamente ou em locais dos clientes, tornando o home office uma transição natural.

E como saber se você está pronto para o home office? Aqui entram importantes aspectos culturais:

• Cultura de confiança e autonomia: empresas que cultivam uma cultura de confiança e responsabilidade tendem a ter mais sucesso com o home office. Nestes ambientes, os funcionários são encorajados a gerenciar seu próprio tempo e responsabilidades, o que é essencial para o sucesso do trabalho remoto.
  
• Comunicação aberta e transparente: Culturas corporativas que valorizam a comunicação aberta e transparente facilitam o home office. É vital que todos os membros da equipe se sintam conectados e informados, independentemente de sua localização física.

Por fim, mas não menos importante, você precisa considerar que assim como o home office não é para todas as empresas, ele também não é para todas as pessoas. Em muitos casos, é preciso adequar processos seletivos para atrair candidatos com o perfil desejado para o negócio se desenvolver no home office. Por isso, essa não é apenas uma decisão operacional, mas uma decisão estratégica da empresa. Ela também, idealmente, deve ser tomada consultando os funcionários. 

No fim, o home office é muito sobre isso: conexão e entendimento com quem está diretamente envolvido para o desenvolvimento da cultura organizacional e, claro, o crescimento da empresa.

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