5 Passos para melhorar os resultados dos seus Indicadores de Desempenho (KPIs)
O uso de Indicadores de Desempenho permite um gerenciamento mais assertivo das atividades da empresa, mostrando informações atualizadas sobre os processos e atividades e quais devem ser melhorados para que metas e objetivos sejam alcançados.
Com o uso dos KPIs (Key Performance Indicators – Indicadores chaves de Performance) é muito mais fácil perceber problemas e o momento de providenciar soluções evitando prejuízos maiores. Os KPIs ajudam também no alinhamento estratégico da empresa, pois, quando a gestão é baseada em resultados determinados pelos Indicadores de Desempenho, todos seguem na direção. Para tirar mais proveito dessa ferramenta, vamos mostrar, em 5 passos, como melhorar os resultados dos Indicadores de Desempenho (KPI) da sua empresa.
Passo 1 – Entenda os seus Indicadores
A maioria dos Indicadores de Desempenho mostram a relação entre várias informações. Ao estabelecer os principais KPIs de uma empresa, deve-se levar em consideração as informações mais importantes para que seus objetivos estratégicos sejam alcançados. Para exemplificar, temos o Indicador de Produtividade, que trabalha com dados de quantidade de itens produzidos e o tempo gasto para essa produção. Podemos ir além e acrescentar ao indicador o número de funcionários necessários nessa linha de produção. Ao olhar para os resultados desse Indicador de Desempenho o gestor vai ter uma clara ideia de como a empresa está produzindo e os custos envolvidos. Entender um Indicador é analisar as informações que ele realmente mostra, as relações entre elas e, então, tomar as medidas necessárias para melhorar aqueles resultados.
Passo 2 – Utilize FCA para analisar a causa raiz de um resultado
Quando um Indicador de Desempenho mostrar um resultado abaixo do esperado, uma ação deve ser tomada. Essas ações não podem ser adotadas na base do achismo. Utilize a metodologia FCA (Fato, Causa e Ação) para que as medidas de correção sejam as mais eficientes para os problemas detectados. Além da busca pela melhor solução, isso também gera um conhecimento bem mais aprofundado sobre os processos da empresa.
Para aplicar a metodologia FCA o primeiro passo é identificar o FATO visto como um problema que esteja afetando o desempenho de um processo. Em seguida busca-se a CAUSA, os motivos que ocasionaram aquele problema, e propõe-se formas de eliminá-la ou controlá-la. Então, aplica-se a melhor AÇÃO encontrada para que cessem as CAUSAS e, por consequência, o FATO que impedia melhores resultados.
Passo 3 – Utilize a técnica dos 5 porquês para se aprofundar e conhecer a causa raiz
Na metodologia FCA, um FATO que foi identificado por um Indicador de Desempenho é um problema que precisa ser resolvido identificando e eliminando sua CAUSA raiz (a verdadeira causa do problema). Com a técnica dos 5 porquês, repetimos essa pergunta até concluirmos que chegamos a sua real causa. Apesar do nome, o número de porquês pode variar de acordo com a complexidade do problema. A técnica contribui ainda para união da equipe que, na busca de uma solução efetiva de um problema, promove um clima organizacional mais produtivo e engajado.
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Passo 4 – Faça um Plano de Ação para eliminar ou mitigar a causa ou as causas raíz
Encontrada a CAUSA raiz é hora de agir para que o problema seja resolvido. Sem AÇÃO o problema vai continuar existindo. Não podemos agir sem um direcionamento, sem um Plano de Ação, ou vamos desperdiçar tempo e recursos a mais do que o necessário. No Plano de Ação serão listadas todas as atividades que devem ser realizadas, os recursos necessários para cada uma delas e quem será o responsável pela sua execução. Além da correção de um problema, o Plano de Ação é usado também para gerenciamento de projetos, realização de eventos e execução do Planejamento Estratégico da empresa.
Passo 5 – Utilize a 5W2H no Plano para garantir eficácia
Nesse quinto passo, para melhorar os resultados dos Indicadores de Desempenho, veremos como garantir que um Plano de Ação seja executado com eficiência usando a análise 5W2H. Essa análise serve para compreender todos os problemas que podem surgir em cada etapa do Plano de Ação. A análise é muito simples e é usada para validar o plano através de cada uma de suas etapas.
Os 5W
What? O que será feito? – A especificação ou o porquê da criação daquela ação
Who? Quem vai fazer? – É preciso definir um responsável para que as ações realmente aconteçam
When? Quando será feito? – Definição de datas de início e conclusão de uma atividade, considerando possíveis problemas. O sucesso de um plano de ação é que seu cronograma seja respeitado
Where? Onde será feito? – O local de realização pode interferir em logística e aumento de custos, bem como no prazo de execução.
Why? Por que será feito? – Qual a razão para que determinada ação do plano deva ser realizada.
Os 2H
How? Como será feito? – De que forma uma determina ação deverá acontecer e quais os recursos necessários em virtude da forma escolhida.
How much? Quanto vai custar? – Qual o orçamento necessário para e execução da ação.
O uso de KPIs é de vital importância para todos os negócios, independente do porte. Como vimos eles mostram os resultados que uma empresa está produzindo e, através de uma série de passos, é possível melhorar os resultados da empresa de forma consistente e contínua.
