Como a Gestão à Vista pode aumentar a produtividade nas empresas
A gestão de um negócio exige muitos desafios; um deles é definir os melhores indicadores para que a equipe consiga entender quais resultados estão gerando para a empresa. Outro desafio, de igual importância, é divulgar de forma clara o quanto as metas estão sendo atingidas de maneira que todos consigam entender rapidamente o que está bom e o que precisa ser melhorado. Uma forma que vem sendo muito utilizada é a Gestão à Vista que, além de ser muito eficaz para comunicar o desempenho, também pode aumentar a produtividade nas empresas.
O que é gestão à vista
A Gestão à Vista nada mais é do que uma forma de comunicação visual, que pode ser compreendida por qualquer um que que esteja visualizando a informação.
Comunica com uma linguagem acessível para todos que veem, trazendo melhorias por meio do compartilhamento de informações. Tais como:
- oferecer informações acessíveis e fáceis, facilitando o trabalho diário e aumentando o desejo de se trabalhar com maior qualidade;
- disponibilizar as informações ao maior número de pessoas possíveis;
- reforçar a autonomia, enriquecer os relacionamentos, incentivando a participação;
- fazer com que o compartilhamento de informações passe a ser parte da cultura da empresa.
É uma forma visual de engajar e comunicar para todos os envolvidos processos de forma que a tomada de decisão seja mais ágil, aumentando o senso de responsabilidade e independência.
Conforme a tecnologia usada, essas informações podem ser disponibilizadas em tempo real. O que disponibilizar depende muito de cada gestor. Alguns têm um pouco mais de dificuldades de mostrar tudo o que a empresa está realizando e pensam que divulgar desempenhos ruins pode abalar a moral da equipe. No entanto, quanto mais transparente for a Gestão à Vista, maior poderá ser o engajamento dos colaboradores.
O objetivo desse modelo é possibilitar que os principais indicadores e métricas necessários para acompanhar o desempenho da empresa estejam ao alcance e entendimento de todos, de maneira rápida e de fácil interpretação.
Os formatos podem ser os mais diversos: podemos ter um gráfico mostrando uma métrica relevante, ou um conjunto deles em um único painel onde várias métricas e indicadores com relação entre si são disponibilizadas num mesmo instante (são conhecidos pelo termo inglês de dashboard). Um bom exemplo de dashboard é o painel de um carro, onde temos ao mesmo tempo informações da velocidade (importante para não levar uma multa) e dados de segurança do motor como o giro (rotações por minuto) e temperatura. No painel do carro, essas informações são mostradas através de gráficos e ponteiros permitindo que o condutor, numa rápida passada de olhos, consiga interpretar as informações que precisa.
Esse é o principal objetivo de um sistema de Gestão à Vista, dar o maior número de informações sem tirar o foco da atividade principal.
Os recursos usados na Gestão à Vista podem ser desde os quadros murais até aparelhos de TV distribuídos pelos setores e departamentos, conectados ao sistema de TI, mostrando em tempo real a evolução do desempenho das atividades da empresa.
O mais importante, antes de definir formatos e recursos, é determinar quais informações devem ser mostradas tendo em vista o impacto esperado. Os colaboradores precisam entender que são responsáveis pelo desempenho das informações que estão acompanhando.
Exemplos práticos de como aplicar
Para pôr em prática uma Gestão à Vista os gestores devem estar convencidos de que a forma e os recursos escolhidos são os que melhor trarão os resultados esperados de engajamento e desempenho; como a melhora da produtividade na empresa, por exemplo. Quanto mais a informação visual tiver relação com as atividades de quem tem acesso a ela, maior deverá ser o senso de responsabilidade na realização das tarefas. A seguir vamos apresentar alguns exemplos práticos.
Quadro de Atividades
Tem a função de organizador. Informa a equipe sobre as atividades que devem ser realizadas e faz também um gerenciamento do andamento dos projetos da empresa. Cada departamento tem a flexibilidade de manter no quadro de atividades o que é mais pertinente para alcançar seus próprios objetivos e que possa facilitar a comunicação entre seus integrantes. É importante também que tenha uma forma de apresentar os resultados alcançados. O Kanban, com seus quadros de cartões, é um exemplo de quadro de atividades.
Dashboard de Indicadores
É um painel de controle visual que reúne dados de várias métricas e indicadores em forma de gráficos e tabelas. É um excelente sistema de monitoramento que mostra muitas informações relacionadas entre si de maneira simultânea. Com os recursos de TI, os dashboards estão cada vez mais em uso por permitir uma Gestão à Vista em tempo real, sendo fundamental para a tomada de decisão rápida.
Planejamento do Período
O planejamento do período é uma ferramenta que indica quais ações as equipes e a empresa precisam realizar. Cria Planos de Ações e leva em consideração dificuldades que podem comprometer a realização de cada uma delas. Também auxilia para verificar o responsável por cada atividade, os prazos para execução, o resultado que deve realizar e o investimento necessário.
Acompanhamento de Metas
Mostra o que foi planejado e apresenta os resultados. Essa ferramenta funciona fazendo uma comparação entre o planejado e o realizado para cada ação estabelecida para atingir as metas de curto, médio e longo prazo.
Gestão do Comportamento
A Gestão à Vista para o comportamento dos colaboradores deve ser usada mais para conscientização e educação. Não deve servir como avaliação. Existe uma máxima nas técnicas de feedback que diz que as críticas se faz de forma individual e os elogios em âmbito coletivo. A Gestão do Comportamento deve ser usada para dicas de práticas e posturas visando atitudes positivas. Também possibilita a construção de um clima organizacional de comprometimento entre os colaboradores e deles para com os objetivos da empresa.
O programa 5S’s é um exemplo de comportamento que uma empresa espera de seus colaboradores e a Gestão à Vista tem muito a contribuir para que cada um dos Sensos se torne um hábito.
Segurança no Trabalho
A segurança dos colaboradores é uma preocupação cada vez mais constante nas empresas. Acidentes de trabalho, além do risco para o ser humano, representa também custos. A Gestão à Vista pode atuar como prevenção, promovendo a conscientização entre os colaboradores quanto ao comportamento, e ao uso de equipamentos de proteção, em cada setor da empresa, visando a segurança no trabalho.
Gestão à Vista e o Aumento da produtividade
Para aumentar a produtividade de uma empresa o primeiro passo é medir o desempenho das atividade e processos e fazer uma comparação do que foi planejado com o que está sendo realizado.
Também é muito importante de se observar, e que afeta negativamente na produtividade, o retrabalho e o desperdício de um processo.
O desempenho vai mostrar a quantidade de itens que um processo consegue gerar e o retrabalho e desperdício vão mostrar o consumo dos recursos da empresa, por exemplo. Uma vez que se tem essas medidas é preciso comunicar à equipe, com total transparência, seu desempenho, porquê esse será o ponto de partida para que todos possam contribuir com as melhorias necessárias.
A Gestão à Vista pode ser esse canal de comunicação, informando resultados realizados e como as melhorias propostas estão contribuindo para o aumento da produtividade da empresa.
