Cronograma de projetos: como montar um do zero

O cronograma de projetos é o primeiro passo para a gestão alcançar os seus objetivos. Isso porque todos os processos de uma empresa têm relação um com outro. Assim, cada detalhe que estiver fora do eixo pode ser motivo de transtornos e danos para a empresa.

Nesse cenário corporativo, saber gerir os projetos é premissa básica. E para isso, nada melhor do que construir processos organizados de acordo com as necessidades da empresa.  

E o “segredo” para ligar cada um desses pontos vem da Gestão de Projetos. Para que uma gestão de projetos seja eficiente, ter um cronograma muito bem construído é fundamental. Caso este assunto ainda seja uma incógnita para você, nós produzimos este conteúdo completo sobre o assunto. Assim, ao final desta leitura, você conseguirá  criar um cronograma de projetos do zero. Vamos aprender juntos?

O que é um cronograma de projetos

O cronograma de projetos é um documento detalhado do projeto, que contém, essencialmente, os prazos, as tarefas e os responsáveis. Ele serve como um orientador para todo o projeto, descrevendo cada detalhe a fim de que todos os envolvidos possam saber quando as atividades devem ser entregues. Além disso, o cronograma de projetos indica a data final da iniciativa.

Dentre seus objetivos, o principal é definir exatamente quais entregas precisam ser feitas em cada momento para que os resultados esperados sejam obtidos.

Dessa forma, podemos afirmar que um cronograma de projetos ataua como um guia de projetos da empresa, concentrando os macros e micros informações de todo o projeto.

Nesse contexto, um cronograma de projetos pode ser dividido por tarefas, semanas, meses ou dias de desenvolvimento (prazos estimados) e responsáveis, quando for o caso. 

A importância de um cronograma de projetos

Contar com um cronograma bem estruturado pode ser um diferencial para o sucesso de um projeto. Muito mais do que uma maneira de organizar atividades, prazos e responsabilidades, o cronograma de projetos traz diversos benefícios.

Listamos alguns:

·   Visão geral do projeto;

·   Gerenciamento de recursos alocados no projeto;

·   Amplo controle de projetos;

·   Acompanha a performance do time;

·   Aumento da produtividade e a responsabilidade sob os prazos;

·  Possibilidade da visualização de riscos com antecedência e permite correções mais ágeis;

·   Identificação de lacunas em processos;

·   Praticidade no fluxo de tarefas;

·   Potencialização das entregas com maior qualidade;

Mas, para se atingir esses benefícios, não basta listar as atividades, inserir os prazos e seus responsáveis. Criar um cronograma demanda apresentar pontos essenciais, como data de início e término de cada tarefa, uma sequência de atividades a serem seguidas e a alocação dos recursos necessários para executar as atividades seguindo o prazo estimado.

Ainda, ele deve identificar se há dependência de uma atividade para outra. Ex: a tarefa “A” deve ser concluída antes de iniciar a tarefa “B”.

5 passos para montar um cronograma de projetos do zero

Construir um cronograma exige conhecimento. Afinal, a sua concepção não é baseada em apenas distribuir tarefas em um calendário de prazos. É preciso que o cronograma seja, antes de tudo, possível de ser executado. Ele deve ser entendido por todos os membros do time e estar alinhado aos objetivos. 

Pensando nisso, nossa equipe listou 5 passos para você conseguir montar o seu cronograma de projetos do zero e ter sucesso no seu projeto. Confira!

1.  Estabeleça o escopo do projeto

O primeiro passo para que seu cronograma de projetos seja bem-sucedido é desenhar o seu escopo. Ou seja, estabelecer tudo que precisa ser feito para que o objetivo final seja atingido. Aqui, devem constar informações como os recursos a serem alocados, o orçamento que está disponível e a sua estimativa de conclusão.

Para este momento, responda às seguintes perguntas:

·   Objetivos: o que seu projeto vai realizar?

·   Entregas: qual é o resultado do seu projeto?

·  Tarefas e atividades: quais ações você precisa realizar para produzir essas entregas?

·   Exclusões: o que não vai ser realizado nesse projeto?

·   Restrições: quais as limitações existentes?

Desde o início, identificar o que é necessário ajuda você a criar um cronograma mais realista e a lidar melhor com a necessidade de ampliar o escopo original, ponto que pode acontecer ao longo do projeto.

2.  Faça uma Estrutura Analítica de Projetos – EAP

Fundamental para a organização e estruturação de qualquer projeto, a Estrutura Analítica de Projetos (EAP) é uma ferramenta que fraciona o macroprojeto em entregas menores e mais fáceis de se gerenciar. Ela possibilita uma visão geral de todas as atividades, bem como a hierarquia de cada uma.

Por meio dessa ferramenta, é possível que, antes mesmo de iniciar o projeto, o gerente faça a EAP para compreender quais etapas serão detalhadas e quais serão as prioridades — veja no próximo item.

3.   Indique a priorização das tarefas

Depois de construir o escopo e a EAP, é hora de priorizar as tarefas, isto é, compreender a ordem de execução. Nesse momento, o gerente do projeto precisa entender quais atividades são mais urgentes e importantes, a fim de evitar atrasos que podem prejudicar o projeto como um todo.

Existem ferramentas que podem te ajudar nessa etapa. A matriz de priorização é uma delas, já que permite identificar quais são as atividades mais urgentes. Se preferir, utilize post-it e organize de uma forma com que consiga enxergar o todo. Lembre-se, depois, de compartilhar a priorização com os times envolvidos.

4.  Defina o prazo para a finalização de cada entrega

Ao falarmos de cronograma, inevitavelmente falamos de prazos — fundamentais para qualquer projeto. Assim, para que as datas sejam respeitadas, é preciso levar em consideração a complexidade de cada atividade e a capacidade de performance do time.

Uma dica é sempre envolver os responsáveis pela atividade. Dessa forma, a probabilidade para atingir o prazo real é muito maior.

E lembre-se: é muito comum que nem todas as atividades sejam cumpridas no prazo ou, ainda, seja preciso aumentar o escopo de trabalho. São muitos os motivos que levam ao não cumprimento do calendário. Dentre eles, existem os administráveis, aqueles internos à empresa, e os inadministráveis, aqueles que fogem do controle da empresa.  

Por isso, alguns cuidados são importantes:

·       Não defina escopo com prazos e tarefas inviáveis;

·       Planeje muito bem os recursos indispensáveis para o projeto;

·       Avalie todos os riscos e trate antes mesmo de iniciar seu projeto;

·       Faça da comunicação seu ponto forte.

Cumprir com o cronograma é a base para qualquer projeto ter sucesso. Porém, uma coisa é certa: no meio do caminho vão surgir imprevistos. 

Por isso, sua equipe precisa saber lidar com eles. Nessa perspectiva, realizar encontros e reuniões recorrentes com os responsáveis pode minimizar os impactos desses imprevistos.

Outra alternativa é manter um monitoramento constante das próximas entregas e prazos. Nesse sentido, contar com uma ferramenta digital é um facilitador para uma boa administração. 

5.  Construa o cronograma

Existem diversas formas de construir um cronograma de projetos Porém, a maneira mais rápida de fazer isso é por meio do uso de uma plataforma que ofereça ferramentas adequadas para que você possa fazer o gerenciamento ideal das iniciativas. Afinal, contar apenas com as planilhas já é uma prática defasada na competitividade do mercado, concorda?

De forma  prática, criamos um exemplo para você compreender a construção de um projeto, veja:

Exemplo: Desenvolvimento de um Portal para o Cliente

Escopo do Projeto:

·   Objetivos: o que seu projeto vai realizar?

Desenvolver uma plataforma online de autoatendimento ao cliente, viabilizando a abertura de tickets para o time de Suporte.

·   Entregas: qual é o resultado do seu projeto?

Um site moderno, dinâmico e simples para clientes abrirem tickets de suporte.

·  Tarefas e atividades: quais ações você precisa realizar para produzir essas entregas?

Levantamento das necessidades do Cliente; Criação do layout; Aprovação do layout; Desenvolvimento da plataforma; Testes internos e Lançamento ao cliente.

·   Exclusões: o que não vai ser realizado nesse projeto?

Não trabalharemos com aberturas via WhatsApp ou Chatbot. Neste momento, apenas pela ferramenta oficial de tickets.

·   Restrições: quais as limitações existentes?

Possuímos apenas um recurso por área. Dessa forma, as tarefas e prazos devem ser muito bem detalhadas.

Prazo máximo de entrega: julho de 2024

Equipes envolvidas: TI, marketing e suporte.

Gerente do Projeto: Thiago dos Reis.

Público-alvo: Clientes da base.

EAP:

Cronograma:

Percebe como os elementos teóricos são aplicados na prática? Claro que, nesse exemplo, ainda caberia mais especificidades.

O que se vê aqui é que, claramente, as planilhas não são a forma mais eficiente de se construir um cronograma. Com o apoio de uma plataforma de gestão de projetos, a equipe se adapta com mais facilidade. Isso porque ele é pensado e desenvolvido para otimizar o tempo, cruzar dados, trazer agilidade, redução de custos e lembretes automatizados. 

Ferramentas de desenvolvimento de cronograma

Ao pesquisar sobre plataformas para o cronograma de projetos,  você encontra diversas opções. Porém, no momento da escolha, é preciso ficar atento às reais necessidades do seu cronograma.

Dentre as funcionalidades mais comuns dessas ferramentas de cronograma de projetos estão: modelos prontos, lembretes automatizados e integrações.

Seguindo essa ideia, a  Scoreplan é uma ótima opção para inovar a maneira de gerir projetos e cronogramas. Com ela, é possível fazer a gestão completa de projetos simples e complexos, tudo em tempo real e envolvendo todo o time. É uma plataforma versátil e personalizável, qualificando o fluxo de trabalho.

Além disso, ela possibilita economizar tempo com automações e lembretes de prazos. Você tem a visão do todo e pode acompanhar prazos, ordens de execuções, responsáveis, orçamentação e dar até pontuações relacionadas aos esforços. Tudo em um único lugar!

Saber construir um robusto cronograma de projetos faz toda a diferença para o êxito do seu projeto. Não basta ter um objetivo em mente, é preciso colocar no papel, organizar, planejar, detalhar e saber conduzir. 

Por isso, nada melhor do que escolher uma empresa que é referência em gestão e cronograma de projetos. Com a ferramenta certa em mãos, fica muito mais fácil gerir projetos, sejam eles simples ou complexos.