5 dicas para fazer uma boa gestão de indicadores de desempenho na sua empresa

Os Indicadores de Performance de uma empresa, também chamados de KPIs (Key Performance Indicators), são critérios utilizados pelas organizações para medir o sucesso de um negócio. Essas métricas podem auxiliar gestores e suas equipes a serem mais produtivos, e em alguns casos até direcionar a empresa para o caminho mais favorável em direção ao crescimento das vendas. Neste sentido, aprender sobre a gestão de indicadores de desempenho pode ajudar sua equipe a medir o sucesso de forma mais eficaz e continuar a expandir os negócios de forma consistente.

Neste artigo, trazemos algumas dicas para fazer uma boa gestão de indicadores de desempenho na sua empresa, e por que o gerenciamento de KPIs é tão importante. Então, boa leitura!

O que são os KPIs, ou Indicadores de Desempenho?

Assim, antes de partirmos para as dicas práticas, é preciso entender exatamente o que são os KPIs (Indicadores chaves de Performance), para saber como fazer uma boa gestão dos indicadores de desempenho de um negócio. Basicamente, o KPI é um indicador-chave mensurável, que demonstra se uma empresa está ou não atingindo seus objetivos de negócio com eficácia. Em geral, organizações utilizam esses indicadores de desempenho para avaliar seu sucesso em atingir determinadas metas.

Ao utilizar estes indicadores-chave, fica muito mais fácil perceber problemas e o momento de providenciar soluções, evitando prejuízos maiores para a organização. Os KPIs ajudam também no alinhamento estratégico da empresa, afinal, é por meio deles que se pode conhecer os pontos fracos e fortes de cada setor ou equipe, e então criar um plano de ação realmente eficaz.

Principais tipos de Indicadores de Desempenho

Em geral, os KPIs utilizados nas empresas são os mesmos, variando de negócio para negócio em alguma escala, mas o padrão tende a se manter. Entre os Indicadores-chaves mais relevantes para medir o sucesso de uma organização, estão:

Indicadores de Eficiência x Indicadores de Eficácia

Indicadores de eficiência mostram a relação entre os resultados obtidos e os recursos utilizados para conseguir estes resultados. Já os KPIs de eficácia determinam a relação entre os resultados obtidos e aquilo que era inicialmente pretendido pela empresa.

Indicadores de Capacidade

Esses indicadores de desempenho mostram a relação entre a quantidade que a empresa pode produzir e o tempo necessário para que isso aconteça (exemplo: a produção máxima possível dentro de um mês).

Indicadores de Produtividade

Mostra a relação entre o trabalho realizado e os recursos utilizados para isso (geralmente de tempo). Assim, se um trabalhador consegue entregar 5 relatórios em um dia, e o outro entrega apenas 3 neste mesmo período, o primeiro é mais produtivo.

Indicadores de Qualidade

Relação entre aquilo que foi produzido e as saídas adequadas ao uso, ou seja, os produtos sem defeitos e que podem ser comercializados. Portanto, se a empresa produziu 1000 sapatos, mas 10 saíram com defeito, atingiu-se 90% de conformidade.

Indicadores estratégicos de Lucratividade

Um dos indicadores-chave mais conhecidos. De forma simples: mostra a relação entre o lucro e as vendas totais.

Indicadores de Rentabilidade

Relação percentual entre o lucro e o investimento feito na empresa para que aquele lucro fosse possível. Considera-se investimento em máquinas, funcionários, infraestrutura etc.

Indicadores de Competitividade

Este indicador de desempenho é muito importante, pois mostra a relação entre a empresa e seus concorrentes. Em geral, utiliza-se para esta análise o market share, ou quota de mercado.

Por que os KPIs são importantes para o sucesso de uma empresa?

Certo, entendemos o que são os KPIs, ou Indicadores de Performance, e também quais são seus principais tipos. Porém, é possível que você ainda esteja se perguntando se eles realmente fazem tanta diferença no sucesso do seu negócio. Como já mencionamos, os Indicadores de Desempenho servem como guias para auxiliar a organização a alcançar seus principais objetivos, mas existem 3 outras grandes transformações que eles podem fazer pela empresa, auxiliando no engajamento e sucesso das equipes. Confira!

KPIs engajam os funcionários

Como são uma espécie de guia, ou direcionamento aos objetivos da empresa, os KPIs unem os funcionários para trabalhar em direção a um objetivo comum. Esse envolvimento e engajamento, que muitas vezes as empresas não conseguem promover, podem afetar diretamente os resultados obtidos no dia a dia da organização. Além disso, indicadores de performance, sejam eles individuais ou organizacionais, podem ser um mecanismo muito poderoso para medir o desempenho dos colaboradores.

Promovem conexão de propósito com cultura

É muito importante que os indicadores estratégicos de uma empresa estejam conectados à missão de negócio da organização. Lembrando que “ganhar dinheiro” não é uma missão, tampouco algo com o qual os funcionários se conectam em um nível mais profundo. A ideia é utilizar estes indicadores para incentivar os funcionários a trabalharem com base em um propósito. Portanto, deve haver uma ligação direta entre a missão da marca e os Indicadores de Performance perseguidos. Garanta que seus KPIs funcionem em direção ao seu objetivo final e que os funcionários entendam claramente como e por que eles estão trabalhando para isso. Certamente, isso fará  toda a diferença nos resultados obtidos!

Tornam gestores e equipes responsáveis pelo sucesso

Os Indicadores de Desempenho ajudam gestores e funcionários a medirem o impacto de seu trabalho na empresa, deixando bem claro como cada atividade realizada é importante para atingir o objetivo final. Isso traz uma sensação de propósito e também de relevância dentro da organização (não apenas a sensação, pois cada trabalhador é realmente extremamente importante). Ao entenderem como suas ações diárias, mesmo que simples, influenciam o sucesso de metas organizacionais maiores, colaboradores trabalham mais felizes, engajados e confiantes.

5 dicas para uma boa gestão de indicadores de desempenho

Agora, você já conhece alguns dos principais KPIs utilizados dentro das empresas, e sabe da importância deles para a motivação e sucesso das equipes. A grande questão é que nem toda organização possui uma boa gestão de indicadores de desempenho, ou mesmo sabe como avaliar os resultados obtidos a partir deles. Portanto, acreditamos ser necessário certo direcionamento. Para isso, listamos a seguir 5 dicas valiosas e que podem fazer toda a diferença no sucesso do seu negócio daqui pra frente. Confira!

1. Conheça os indicadores estratégicos do negócio

Obviamente, a primeira coisa a se fazer é escolher os indicadores de desempenho corretos em relação à estratégia de negócio da empresa. Ou seja, com base nos objetivos do negócio. Isso inclui tanto metas de curto quanto de longo prazo. Nesse sentido, é preciso analisar as informações disponíveis e, a partir disso, definir quais são os KPIs importantes para implementar e executar sua estratégia.

Por exemplo: quando falamos no Indicador de Produtividade, é preciso considerar a quantidade de itens produzidos, em relação ao tempo gasto para essa produção. Também é possível acrescentar, aí, o número de pessoas envolvidas nesta produção. Assim, os resultados desta análise darão aos gestores uma boa ideia da produção e da produtividade das equipes envolvidas.

Por outro lado, outros indicadores podem ser difíceis de calcular. Um KPI de satisfação do cliente, por exemplo. Nesse caso, é necessário realizar pesquisas frequentes com clientes fidelizados, com perguntas cuidadosamente elaboradas para criar a quantidade certa de dados. Então, com essas informações em mãos, você deve decidir que tipo de pontuação de satisfação representa o resultado que você quer alcançar. Não é simples, mas certamente vale a pena.

Importante lembrar:

Algo importante é não ter muitos indicadores-chave, pelo menos no início. Para a maioria das áreas, o ideal é até 10 indicadores de desempenho, sendo estes realmente essenciais para medir o desempenho das equipes e da organização como um todo.

Nesse momento, é importante entender que metas e indicadores de desempenho são duas coisas diferentes. Por um lado, as metas são o resultado que um colaborador, uma equipe ou a própria empresa espera alcançar. Por outro, os indicadores são métricas usadas para saber o andamento dos objetivos traçados.

Definir metas serve para direcionar para onde o negócio está caminhando, além de poder acompanhar os retornos sobre o tempo, o dinheiro e o esforço investidos.

Então, para definir as metas da sua empresa, é muito importante seguir a metodologia SMART. Ou seja:

• Specific (específico): é preciso que o indicador chave seja objetivo e específico, para que a equipe entenda por que ele é importante;
• Measurable (mensurável): obviamente, o KPI deve ser mensurável, de preferência seguindo um padrão definido;
• Attainable (realizável): este deve ser um indicador alcançável;
• Relevant (relevante): indicadores-chave que meçam algo que importa e melhore o desempenho do negócio;
• Timely (temporal): que seja alcançável dentro de um prazo determinado.

Além disso, faça a você mesmo algumas perguntas, que podem ajudar a definir quais são os Indicadores de Desempenho mais relevantes no momento atual da empresa:

• Qual é a visão da organização?
• Qual é a estratégia utilizada para alcançar essa visão?
• Quais métricas indicarão que você está perseguindo com sucesso sua visão e estratégia?
• Quantas métricas você acredita que deve ter?
• Que informações/dados você deve usar como referência?
• Suas métricas podem estar “enviesadas”? Como você resolverá este problema?

Em outras palavras: entender um indicador-chave é mais do que analisar as informações que ele realmente mostra, mas também a relação entre elas, e então fazer o necessário para melhorar esses resultados.

2. Teste a metodologia FCA

Mesmo que o seu plano de ação seja desenvolvido todo na base do planejamento, sempre é possível que algo saia errado. Assim, para evitar prejuízos desnecessários, é possível fazer uso de uma ferramenta muito simples, mas extremamente eficaz. Trata-se de metodologia FCA, ou fato, causa e ação, um método que pode ajudar gestores a resolver diferentes problemas e melhorar seus processos. Em poucas palavras, a metodologia FCA consiste em:

• identificar um fato ou problema;
• entender a sua causa;
• definir uma ação para resolver o problema.

Assim, quando os Indicadores de Desempenho mostrarem um resultado abaixo do esperado, você não tomará nenhuma decisão com base em achismos ou meramente em “intuição”. Ao fazer uso da metodologia FCA suas medidas de correção serão muito mais eficientes, gerando um conhecimento mais aprofundado sobre os processos da empresa.

Como aplicar a metodologia FCA

É bem simples: o primeiro passo é identificar o fato visto como um problema e que possa estar afetando o desempenho do negócio. Em seguida, busca-se quais são as causas para aquele problema, ou motivos que ocasionaram este fato. Enfim, é hora de, com essas informações em mão, aplicar a melhor ação ou decisão a ser tomada.

A questão é que nem sempre encontrar a causa de um problema é uma tarefa fácil. Na verdade, pode ser bem mais difícil do que parece.

3. Utilize a técnica dos 5 porquês

Se a metodologia FCA não for suficiente, é possível fazer uso de uma metodologia antiga, mas bem eficaz. Trata-se do método dos 5 porquês. Basicamente, ele consiste em questionar o porquê do problema cinco vezes, até que se encontre a verdadeira causa. Apesar de parecer simples, essa é uma técnica poderosa, criada pela Toyota na busca pela qualidade plena de seus processos na década de 70, no Japão.

Apesar de não substituir uma análise mais detalhada, a técnica dos 5 porquês tem a vantagem de ser bastante simples, podendo ser aplicada a qualquer hora. Para isso, o ideal é reunir toda a equipe envolvida no processo, uma vez que pessoas diferentes podem trazer perguntas diferentes para a mesa.

Na sequência, é realizada uma sessão de brainstorm, onde várias perguntas podem surgir, todas focadas no “porquê” daquele problema. Ao responder essas perguntas, você certamente terá uma visão muito mais clara da questão, e pode sim conseguir chegar à sua verdadeira causa!

Atenção: apesar do nome, o número de porquês pode variar de acordo com a complexidade do problema. A técnica contribui ainda para união da equipe que, na busca de uma solução efetiva de um problema, e acaba promovendo um clima organizacional mais engajado, aumentando a produtividade como um todo. Portanto, só benefícios!

4. Crie um Plano de Ação

Agora que você já sabe a causa do problema, precisa agir para que ele seja resolvido, certo? É aqui que entra a parte da AÇÃO, que mencionamos no método FCA. Porém, é impossível agir e conseguir bons resultados sem um Plano de Ação.

Assim, o Plano de Ação é um documento onde você lista todas as atividades a serem concluídas para que determinada meta ou objetivo sejam atingidos. Ou melhor, o que é preciso fazer até resolver aquele problema em questão.

Além de auxiliarem na gestão de indicadores de desempenho, eles servem como guias, tanto para os gestores quanto para os profissionais de cada setor, indicando quais os caminhos a serem seguidos para atingir determinado resultado. Isso é feito por meio de um cronograma bem estruturado, com prazos, nomes de responsáveis por cada tarefa ou atividade, recursos e tempo empregados.

Portanto, para criar um plano de ação bem-sucedido, siga as dicas a seguir:

• Trace o principal objetivo: neste caso, resolver o problema em questão.
• Crie metas realistas e mensuráveis: utilize a metodologia SMART neste processo;
• Liste todas as tarefas necessárias: não deixe nada de fora, por mais que pareça simples;
• Divida tarefas complexas em partes menores: isso vai ajudar na gestão e no acompanhamento das atividades;
• Determine uma data limite: ou seja, estabeleça prazos e determine quando cada passo do plano de ação deve ser concluído;
• Acompanhe todo o processo: gestores devem acompanhar de perto o andamento do plano de ação para garantir seu sucesso.

5. Utilize a metodologia 5W2H no seu Plano de Ação

Por fim, para melhorar os resultados dos Indicadores de Desempenho, é preciso garantir que o plano de ação seja executado com eficiência. Neste sentido, uma boa estratégia é utilizar a metodologia de análise 5W2H. Ela ajudará a compreender todos os problemas que podem surgir em cada etapa do Plano de Ação, bem como validar o plano através de cada uma de suas etapas.

A ideia é fazer 7 perguntas básicas, que ajudarão você a direcionar o seu planejamento e encontrar os Indicadores de Desempenho com mais eficácia. São elas:

5W

• What? — O que será feito? — a especificação do plano de ação. Por exemplo: “Prospectar mais parceiros de negócio”;
• Who?— Quem vai fazer? — um plano de ação sem responsabilidades atribuídas têm poucas (ou zero) chances de ser concluído. Você precisa ter uma pessoa ou equipe designada para agir;
• When? — Quando será feito? — data prevista para início e conclusão da atividade, considerando os riscos. O cumprimento do cronograma deve ser uma meta do plano de ação;
• Where? — Onde será feito? — pode ter um ou muitos locais, isso dependerá da tarefa. Definir esse ponto no plano ajudar a considerar custos, prazo e orçamento;
• Why? — Por que isso será feito? — toda ação deve ter uma razão. Uma empresa não pode definir um plano sem algo maior para trás.

2H

• How? — Como será feito? — neste item, uma especificação mais detalhada do plano de ação é incluída. Pode ser um detalhamento de atividades, datas ou responsabilidades de cada um.
• How much? — Quanto custará? — todo plano de ação deve ter um orçamento. Pode ser geral, mas o ideal é que ele seja fragmentado em etapas; por ações ou atividades.

Ao responder essas 7 perguntas, você certamente terá uma visão muito mais clara de quais são os objetivos da empresa, assim como os recursos que ela dispõe para atingi-los. E, mais importante que isso, qual a motivação por trás de cada etapa da gestão. É isso que vai dar sentido a tudo e ajudará você a determinar quais são os Indicadores de Desempenho mais relevantes para medir o sucesso deste processo.

Conclusão

Por fim, é preciso dizer que você deve utilizar a tecnologia a seu favor para determinar e medir seus KPIs da melhor forma possível.

Em um mundo de grandes volumes de dados, é possível reunir informações sobre praticamente qualquer coisa: a dificuldade está em encontrar as informações que são realmente valiosas para a empresa, e que ajudarão a medir o processo e sucesso do negócio.

Como você viu ao longo deste conteúdo, os indicadores de desempenho são importantes aliados nessa jornada, porque é por meio deles que se poderá fazer uma mensuração mais fiel dos resultados atingidos.

Ao fazer uso de um software como o da Scoreplan, você pode centralizar sua gestão de indicadores estratégicos em um único lugar, em uma plataforma que oferece a melhor solução para planejamento estratégico e orçamentário. Desde a criação dos KPIs, até a definição de metas e o acompanhamento dos resultados.

Tenha acesso a apresentações gráficas e não gráficas, determine a hierarquia de seus indicadores-chaves, faça uso de tecnologias de análise, integre as informações da empresa com fontes externas de dados e muito mais. Tudo isso é possível através de um ambiente digital, de fácil utilização e entendimento pelos usuários, com dados sempre atualizados e confiáveis.

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