Planos de Ação: como criar um e 3 ferramentas essenciais

Um mercado cada vez mais dinâmico, onde a instabilidade é regra, requer estratégias cada vez mais solidificadas. Com a concorrência acirrada, os consumidores mais exigentes e a macroeconomia do país intimamente ligada aos fluxos internacionais, somente as empresas que projetam seu futuro de maneira consciente e sistêmica estão aptas a sobreviver e prosperar.

É neste ambiente que a elaboração e a execução de planos de ação é fundamental. Eles são, em síntese, sequências de etapas que devem ser executadas essencialmente sob três pilares:

1. tarefas específicas: o que será feito e por quem;
2. horizonte temporal: quando será feito;
3. alocação de recursos: que fundos específicos estão disponíveis para atividades específicas.

Os planos de ação também são úteis porque fornecem uma estrutura para pensar em como os gestores vão alcançar objetivos e atingir metas com eficiência. Eles ajudam a concluir as atividades em uma ordem sensata e a garantir que as equipes não percam nenhuma etapa importante. Além disso, como podem ver cada tarefa de maneira clara, as lideranças conseguem decidir rapidamente quais atividades delegar ou terceirizar — e quais adiar ou simplesmente ignorar.

Sobre isso vamos refletir em profundidade neste artigo. A seguir, você vai entender quais são os desafios da execução de planos de ação e também conhecer três ferramentas úteis para executá-los e geri-los com máxima eficácia.

1. Os 4 grandes desafios que os gestores enfrentam para criar e executar planos de ação

Além do dia a dia operacional agitado, muitas empresas têm dificuldades para criar e executar corretamente seus planos de ação por conta de uma cultura pouco voltada para a estratégia. Confira, a seguir, quais são os principais motivos que dificultam esse processo!

Falta de planejamento

Sem planejamento, planos de ação são simplesmente intenções. Ou seja, eles são pouco estudados e testados, o que aumenta as chances de não serem bem-sucedidos ou, no extremo, não serem levados a sério pelos profissionais que deveriam executá-los.

É sempre bom lembrar que um plano de ação é concebido a partir, ou de um problema ou de uma oportunidade. O objetivo e as metas a serem alcançadas, portanto, estão intimamente ligados a um desafio. Por exemplo: detectamos que há mercado para que nosso produto X seja mais vendido na região norte do Brasil. Ou: as vendas do produto X, no norte do país, caíram 20% nos últimos três meses. A partir disso, o gestor comercial juntamente com sua equipe de vendedores e com apoio do time de marketing pode criar um plano de ação que se aproveite a oportunidade ou se resolva o problema.

Estruturar um plano de ação ou um conjunto deles requer, basicamente, respostas para as seguintes perguntas:

• o que precisa ser feito?
• por que precisa ser feito — onde queremos chegar com as atividades que vamos realizar?
• como deve ser feito — que métodos, ferramentas, práticas serão usadas?
• qual é o cronograma — em que datas cada etapa do plano precisa ser entregue?

Deficiências na atribuição de responsabilidades

Imediatamente seguinte à falta de planejamento, as dificuldades de uma atribuição clara e objetiva das responsabilidades são também um desafio a ser superado.

Em outras palavras, não basta planejar cada etapa do que será feito se as pessoas encarregadas de executar não souberem claramente o que precisam fazer, como precisam fazer e até quando precisam fazer. Todos os envolvidos, mas principalmente aqueles responsáveis pela execução das atividades, precisam se comprometer com as entregas.

Esse problema também está relacionado com a falta de designação clara de quem são os responsáveis por supervisionar as tarefas. É muito comum acontecer em equipes e empresas onde os papéis de liderança não estão muito claros — a famosa “tribo com muitos caciques”.

Portanto, para evitar que a atribuição de responsabilidades seja deficiente, os gestores que planejam e executam planos de ação devem ter excelente gestão de pessoas. Eles precisam conhecer as potencialidades de seus times e as qualificações de cada profissional. A partir disso, conseguem delegar tarefas, orientar passos a serem seguidos e, sobretudo, cobrar resultados quantificáveis e qualificáveis.

Comunicação pouco eficiente

A falta de comunicação das lideranças com os funcionários é um problema sério para a criação e a execução corretas de planos de ação. Muitas vezes, esse tema é pouco valorizado na cultura organizacional, o que acaba criando ruídos, excesso de comunicados, desencontro de ideias e assim por diante.

Quando isso acontece, são atribuídas responsabilidades as pessoas, mas elas não têm conhecimento —  não sabem que precisam fazer, como precisam fazer, por que precisam fazer; esquecem os prazos etc.

É sempre bom lembrar que a boa comunicação interna é uma via de mão dupla: é um diálogo no qual os líderes emitem ordens e iniciam conversas, mas também estão dispostos a receber feedbacks, estimular a colaboração, enfim, dialogar.

“Engavetamento” dos planos de ação

Por fim, um problema também muito presente nas organizações é o puro e simples abandono dos planos de ação. Ou seja, no ímpeto de  lidar com os desafios que surgem no dia a dia da operação, o que foi planejado é deixado de lado. A consequência deste comportamento, tão comum no meio empresarial, é o não atingimento das metas e objetivos estratégicos.

Os responsáveis não lembram mais que precisam realizar suas tarefas, os gestores não lembram que precisam acompanhar e cobrar os liderados e,  muitas vezes, até o sentido do plano de ação se perde.

Logo, não basta colocar tudo no papel se em algum momento o documento e a ideia por trás dele serão esquecidos. A execução e o acompanhamento também são processos que dão sentido à existência dos planos de ação.

2. As três ferramentas que vão ajudá-lo a superar os desafios da criação e execução de seus planos de ação

Para superar os desafios sobre os quais discorremos anteriormente, é recomendável que os gestores busquem métodos e ferramentas. Ao implementar metodologias, práticas e mecanismos já testados e aprovados no ambiente corporativo mundo afora, as chances de fracasso nos planos de ação caem consideravelmente.

Confira, a seguir, três ferramentas poderosas que vão podem ajudá-lo a executar e gerir seus planos de ação de uma maneira simples e eficaz!

1. 5W2H

O método 5W2H é uma das ferramentas de gerenciamento mais eficientes e, curiosamente, uma das mais simples e fáceis de aplicar. A abordagem 5W2H nada mais é do que um plano de ação qualificado, estruturado e prático, com etapas bem definidas.

Ele é uma abordagem para simplificar as diretrizes envolvidas em cada fase de ação do plano ao qual se propõe. Veja uma breve explicação de cada letra que compõe esse conceito, na ordem em que as etapas do plano devem ser analisadas:

1. WHAT – O que?  → O que será feito? Etapas de ação, descrição.
2. WHY – Por quê? → Por que isso será feito? Justificativa, razão.
3. WHERE – Onde? → Onde isso será feito? Localização, área, departamento, time.
4. WHEN – Quando? → Quando isso será feito? Tempo, datas, prazos.
5. WHO – Quem? → Quem vai fazer isso? Quem é responsável por isso?

1. HOW – Como? → Como será feito? Método, processo.
2. HOW MUCH – Quanto? →  Quanto custará fazer? Gastos ou despesas envolvidos.

Como você deve ter notado, cada passo da abordagem 5W2H se refere a uma questão diferente, e a resposta para cada questão é o gatilho para a próxima pergunta.

Essa metodologia ajuda a driblar a falta de planejamento que acontece quando não há muito tempo para pensar antes de agir. Quando incorporada pela equipe, ela passa a ser utilizada de maneira orgânica, sem muito esforço para entendimento e execução.

Trata-se, em suma, de uma ferramenta de gestão eficaz que, por sua simplicidade, pode ser utilizada por empresas de todos os portes que desejam registrar de forma ordenada e sistemática seus fluxos de trabalho e ações, desde agendar reuniões até implementações mais complexas de projetos.

2. Matriz RACI

Uma Matriz RACI é o meio mais simples e eficaz para definir e documentar funções e responsabilidades do plano de ação. Ela vai te ajudar a superar o desafio de atribuir responsabilidades, pois mostra exatamente quem é responsável, quem precisa ser consultado e quem deve ser mantido informado sobre  cada etapa.

Acrônimo de Responsible, Accountable, Consulted e Informed, essa ferramenta é um gráfico de atribuição de responsabilidade que mapeia cada tarefa, marco ou decisão-chave envolvida na conclusão de um plano de ação.

Essas quatro palavras representam as quatro funções que as partes interessadas podem desempenhar em qualquer projeto:

• Responsible: pessoas ou partes interessadas que fazem o trabalho. Elas devem completar a tarefa ou objetivo ou tomar a decisão. Várias pessoas podem ser co- responsáveis.
• Accountable: pessoa ou parte interessada que é o “proprietário” do plano de ação. Ela deve assinar ou aprovar quando a tarefa, objetivo ou decisão estiver completa. Essa pessoa deve certificar-se de que as responsabilidades sejam atribuídas na matriz para todas as atividades relacionadas. Certifique-se de que apenas uma pessoas seja o Accountable.
• Consulted: pessoas ou partes interessadas que precisam dar entrada antes que o trabalho possa ser feito e assinado. Essas pessoas estão “no circuito” e são participantes ativos.
• Informed: pessoas ou partes interessadas que devem ser mantidas sempre informadas. Elas precisam de atualizações sobre o progresso ou as decisões, mas não precisam ser formalmente consultadas, nem contribuem diretamente para as atividades.

Dando os primeiros passos na criação de uma Matriz RACI:

O processo simples para criar um modelo RACI inclui estas seis etapas:

1. Identifique todas as tarefas envolvidas no plano de ação e liste-as no lado esquerdo do gráfico, em ordem de conclusão;
2. Identifique todas as partes interessadas do projeto e relacione-as ao longo do topo do gráfico;
3. Preencha as células do modelo identificando quem tem responsabilidade (responsable), quem é o “proprietário” (accountable) e quem será consultado (consulted) e informado (informed) para cada tarefa;
4. Nenhuma tarefa deve ter mais de um stakeholder responsável. Resolva quaisquer conflitos onde houver mais de um para uma tarefa específica;
5. Compartilhe, discuta e combine o modelo RACI com seus stakeholders no início do projeto. Isso inclui resolver quaisquer conflitos ou ambiguidades.

Como você deve ter notado, além de ajudá-lo a superar as dificuldades com atribuição a Matriz RACI também pode ser bastante útil para qualificar o fluxo de comunicação entre as diversas pessoas envolvidas no processo — todos sabem exatamente a quem se reportar, pois as funções estão muito bem definidas.

3. Matriz de Eisenhower

A Matriz Eisenhower, também conhecida como “Matriz de urgência/importância”, é uma ferramenta que você pode usar para facilitar suas decisões no que diz respeito à priorização de tarefas. Com ela, fica mais simples e eficiente resolver atividades menos urgentes e importantes e decidir quais devem ou não ser delegadas.

Essa metodologia foi criada por Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos (de 1953 a 1961). Antes de ser o líder máximo do país, ele serviu como general no exército e como comandante supremo das forças aliadas durante a Segunda Guerra Mundial.

Durante esse período militar, Eisenhower teve que tomar decisões difíceis continuamente. Ele tinha que decidir muito rapidamente sobre quais das muitas tarefas deveria se concentrar no dia a dia. Isso o levou a inventar o chamado “princípio Eisenhower” que, posteriormente, foi adotado pelas indústrias e chamado de Matriz de Eisenhower.

Em síntese, essa ferramenta facilita a priorização de tarefas a partir da definição de 4 quadrantes, ou seja, quatro blocos onde as atividades são colocadas conforme sua urgência e/ou importância. Entenda:

Perceba que a Matriz de Eisenhower é também uma ferramenta de organização de responsabilidades. Ou seja, ao mesmo tempo em que ajuda o gestor a hierarquizar as atividades do plano de ação (as suas e as de seus liderados), ela também facilita na hora de atribuir funções (delegar).

Logo, a Matriz de Eisenhower também colabora para que ações importantes não sejam “engavetadas” — ou por falta de tempo ou por esquecimento — e pode facilitar a comunicação interna. Sabendo o grau de importância/urgência de cada tarefa, os prazos que elas devem cumprir e quais delas repassar para os liderados, você consegue repassar e receber informações em tempo hábil, sem atropelos e sem ruídos.

Gerenciando o tempo com a Matriz de Eisenhower

A excelência na gestão de prioridades das ações planejadas também facilita o gerenciamento do tempo do executivo e das pessoas envolvidas nos projetos. Isso pode ser feito seguindo esses cinco conselhos de Eisenhower:

1. coloque as coisas a fazer em uma lista para “liberar a mente” — nunca esqueça de questionar o que vale a pena fazer primeiro;
2. limite-se a não mais do que oito tarefas por quadrante. Antes de adicionar outro, preencha o mais importante primeiro. Lembre-se: não se trata de coletar tarefas, mas de finalizá-las;
3. mantenha sempre uma lista para tarefas do negócio e outra para atividades particulares. Dessa forma, você nunca vai reclamar por não ter feito nada para sua família ou para si mesmo no final do dia;
4. não permita que você ou outras pessoas te distraiam. Não deixe que os outros definam suas prioridades. Planeje de manhã, depois trabalhe em suas coisas. E no final, aproveite a sensação de conclusão;
5. finalmente, tente não procrastinar muito. Nem mesmo por excesso de gerenciamento de suas tarefas.

Dica extra

Mesmo com a aplicação dessas ferramentas, dependendo do tamanho da sua empresa, da sua política de gestão ou do número de pessoas envolvidas na execução do plano e ação, alguns desses desafios podem ser mais complexos. Por exemplo: evitar as falhas de comunicação e o engavetamento do plano de ação.

Uma forma de garantir isso é contando com o apoio de um sistema especializado, com alertas e automatizações. Solicite uma demonstração do Scoreplan!

Como você viu, os quatro desafios que mais geram dores de cabeça para quem gerencia um plano de ação podem ser superados com métodos relativamente simples de serem implementados.

Acrescentamos que, a tecnologia é também um grande trunfo neste esforço. Utilizar aplicações que padronizam e automatizam os processos de planejamento, e execução de planos de ação, é fundamental, sobretudo se a empresa já está no caminho da transformação digital.

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