Análise SWOT: o que é e como usar no seu negócio

Se você é dono de uma empresa ou mesmo trabalha em uma, possivelmente já ouviu falar sobre a análise SWOT. Ela se trata de um acrônimo de Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats), também conhecida por Análise FOFA, ou Matriz SWOT. Essa é uma técnica importante e muito útil para avaliar esses quatro atributos, que desempenham um papel tão importante dentro de qualquer organização.

A análise SWOT é uma ferramenta que pode ajudar você a entender os pontos fortes da sua empresa e aquilo que não vai tão bem assim. Também, ela possibilita descobrir áreas do negócio que estão atrapalhando a organização, ou fraquezas e ameaças que podem impactar negativamente o negócio.

Em outras palavras: a análise SWOT examina tanto fatores internos quanto externos, sendo que muitos desses fatores não estão sob o seu controle. E portanto, o melhor a se fazer é descobrir, registrar e analisar o maior número de informações possíveis sobre sua empresa e o mercado em que atua, para que seja possível se preparar para imprevistos no futuro.

Neste artigo, vamos ajudar você a entender a importância de realizar a análise SWOT na sua empresa, assim como dar algumas dicas para ensinar a fazer uma análise completa e estratégica do seu negócio. 

Confira!

A importância da Análise SWOT para a sua empresa

Conforme o que vimos até aqui, podemos resumir o conceito de análise SWOT como uma lista organizada dos pontos fortes, fracos, oportunidades e fraquezas da empresa.

Em geral, a matriz SWOT funciona melhor quando envolvemos pessoas diferentes e com perspectivas variadas. Assim, podemos incluir os setores de gestão, vendas, atendimento ao cliente, entre outros. Em alguns casos, até mesmo os clientes podem contribuir com uma visão válida para a análise da Matriz SWOT. Além disso, ela oportuniza a união da equipe e encoraja a participação e adesão dos colaboradores na criação da estratégia de negócios.

Mas por que a análise SWOT é tão importante?

O primeiro ponto é que esse tipo de análise ajuda a empresa a desafiar certas suposições sobre o negócio e que podem acabar se tornando pontos cegos a respeito do desempenho da organização. A análise dos pontos fortes e fracos fornece novos insights sobre o momento em que a companhia se encontra e ajuda as equipes e gestores a envolverem-se em uma estratégia de negócios que faça sentido para a realidade da organização.

Para entender melhor, vamos dar um exemplo de análise SWOT.

Digamos que você acredite que o atendimento é um ponto forte da sua empresa. Afinal, os clientes se sentem muito bem atendidos quando vão à sua loja ou empresa, e sempre afirmam que retornarão no futuro. Mas, por sua empresa não ter uma presença digital forte, pode ser que muitas pessoas tentem um atendimento por canais digitais, como e-mails e redes sociais, e acabem ficando sem resposta. Nesse sentido, para essas pessoas, o seu atendimento é um ponto negativo. Então, ao pensar nas fraquezas do negócio, você entende que estava com uma ideia equivocada das suas forças.

Esse é apenas um caso, mas existem diversas observações possíveis em cima das informações da análise SWOT e que podem transformar para melhor a sua empresa.

Benefícios da análise SWOT para a organização

Além do que já mencionamos, existem alguns pontos-chave que tornam o uso da análise SWOT algo realmente útil para o seu negócio. Por exemplo:

• Entendimento do negócio: a análise SWOT ajuda a empresa a entender melhor o momento atual do negócio, bem como avaliar seu desempenho;
• Entrada no mercado: permite que a empresa analise sua força e saiba como penetrar melhor no mercado, a fim de atingir todas ou a maioria de suas metas;
• Identificação de melhorias: faz com que a organização tenha mais entendimento sobre seus pontos fracos e as áreas que pode melhorar. Essas informações ajudam a planejar e mitigar obstáculos futuros, garantindo o crescimento de longo prazo do negócio;
• Criação do plano estratégico: a partir da análise SWOT, a empresa pode criar um plano estratégico que busque atender os objetivos desejados e se adaptar às mudanças impostas pelo mercado;

Enfim, essa análise permite que a empresa entenda e identifique melhor os fatores internos e externos do mercado, bem como seus impactos positivos e negativos nos negócios. Essas informações podem ajudar gestores e colaboradores a serem mais proativos, ajudando a tomar medidas adequadas frente a mudanças e desafios.

Em outras palavras, a análise SWOT é uma ferramenta que auxilia não apenas no entendimento dos pontos fortes, mas também as fraquezas e a saúde atual da organização. Com o uso dessa solução, os tomadores de decisão identificam o momento em que a empresa está e no que ela precisa melhorar. 

Entendendo a estrutura da Análise SWOT

Na hora de criar sua matriz SWOT, é preciso dividi-la em quatro quadrantes, representando as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do negócio. A seguir, vamos ver um breve resumo de cada quadrante, a fim de criar uma Matriz SWOT realmente eficaz!

Forças

Aqui, entram os pontos fortes do seu negócio. É aquilo que a sua empresa faz muito bem e que, de alguma forma, a coloca em destaque frente à concorrência. 

Pense nas vantagens que a sua organização tem sobre as outras, o que faz com que sua empresa “marque” as outras pessoas. Em outras palavras: 

• O que você faz melhor do que ninguém?
• Quais valores impulsionam seu negócio?

Mas lembre-se: só é um ponto forte se lhe trouxer uma vantagem clara. Por exemplo: se todos os seus concorrentes oferecem produtos de alta qualidade, então um processo de produção de alta qualidade não é um ponto forte neste mercado específico. Só vale quando ele consegue diferenciar a empresa.

Fraquezas

Vamos admitir, todos temos pontos fracos. E aqui, é a hora de assumi-los.

Os pontos fracos são características inerentes da sua organização. Eles podem dizer respeito a recursos, sistemas, fluxo de trabalho ou até mesmo a gestão de pessoas. Basicamente, aquilo que a empresa pode melhorar de alguma forma.

Um bom exercício é tentar imaginar como o mercado enxerga a sua marca. Para ficar mais fácil, você pode pedir a opinião de pessoas de fora para  apontar fraquezas, visto que elas têm uma visão sem vieses. 

Nessa etapa, é preciso sinceridade: essa análise só será valiosa se reunir informações realistas. Não tenha medo de ver suas fraquezas: enfrente os problemas e determine os pontos fracos do seu negócio com clareza.

Oportunidades

As oportunidades são aberturas de mercado ou chances de que algo positivo aconteça com sua empresa. Porém, para isso, é preciso identificá-las. Em geral, essas situações são algo externo à organização, e por isso mesmo exigem atenção por parte dos gestores e empresários.

Uma boa forma de começar é pensar em oportunidades que você poderia explorar imediatamente. Não precisa ser nada grandioso: pequenas mudanças já podem fazer muita diferença. Por exemplo: 

• Você explora todo potencial de vendas nas redes sociais ? Se a resposta for não, como você pode crescer no meio digital nesse momento?

Ameaças

Por fim, as ameaças são qualquer fator que possa ter um impacto negativo na sua empresa. Aqui, podemos citar questões econômicas e políticas, problemas na gestão orçamentária, mudanças nos requisitos do mercado, problemas de recrutamento de pessoas, falta de mão de obra capacitada, aumento nos impostos ou taxas de importação, etc.

É muito importante que a empresa tenha a capacidade de antecipar essas ameaças (ao menos as que estão sob seu controle) e aja contra elas antes que se tornem de fato um problema.

Como exemplo, se questione:

• Qual problema no seto X pode me afetar? 

A análise SWOT potencializando o seu planejamento estratégico

Uma das principais utilidades da análise SWOT é a criação do planejamento estratégico da empresa. Isso é importante não apenas para ter uma visão mais ampla sobre a organização, mas também para fundamentar, a partir de dados e informações consistentes, o processo de tomada de decisão.

No caso do planejamento estratégico, a matriz SWOT pode ser usada para qualquer momento de mudança significativa, seja uma expansão de negócio, seja o lançamento de novos produtos ou serviços, ou mesmo na transição para o mercado digital. Em qualquer uma dessas situações, a análise SWOT traz mais segurança para os gestores fazerem a escolha certa a partir do momento atual do negócio. Afinal, a análise FOFA auxilia na antecipação de ameaças e oportunidades e, claro, o planejamento antecipado de alternativas e soluções em caso de qualquer tipo de problema.

Sobre a periodicidade, a ideia é que a análise SWOT seja feita de forma recorrente, permitindo uma reanálise caso for necessário. Até porque, a organização passa por constantes mudanças, em especial em termos de ameaças e oportunidades. 

7 passos para fazer uma análise SWOT no seu negócio

Até aqui, você já entendeu como é a estrutura e como funciona a análise SWOT. Por isso, chegou a hora de trazermos algumas dicas sobre como a sua empresa pode fazer uma análise estratégica a partir da Matriz SWOT. 

E, mesmo não existindo uma fórmula pronta, listamos 7 pontos para você se atentar na hora de colocar a sua análise SWOT em prática. Ah, e também listamos perguntas-chave para você se questionar em cada quadrante.  

 1. Entenda sua posição no mercado

Para que a análise SWOT seja um elemento diferenciador no seu planejamento estratégico, você precisa entender o seu mercado, bem como a empresa se posiciona nele. Pode ser que você tenha uma marca consolidada, ou que esteja ainda em formação. Isso faz muita diferença, inclusive nas oportunidades e ameaças a serem identificadas.

2. Reconheça o que pode ser melhorado

Internamente, a análise SWOT é muito útil para identificar gargalos nos processos, ou seja, problemas que, muitas vezes, não vêm à tona. Porém, eles estão lá, prejudicando o andamento da operação e passando despercebidos no dia a dia do negócio.

Essa percepção fica mais clara ao identificar os pontos fracos na análise SWOT. Ao identificar essas questões, fica mais fácil criar planos de ação para obter uma real diferenciação no mercado e sair na frente da concorrência. Afinal, seu planejamento estratégico estará muito mais alinhado a uma abordagem de expansão do negócio.

3. Aprenda a detectar ameaças

Com o mercado em constante mudança, nem sempre é fácil identificar as ameaças. A pandemia, por exemplo, foi algo que não podia ser previsto por alguma.

Mas, existem algumas coisas que podem estar sob controle. Para exemplificar, se a operação da sua empresa funciona apenas no meio digital, um ataque cibernético ou problemas no servidor são uma grande ameaça. 

A análise SWOT te ajuda justamente a detectar e entender como gerir riscos e ameaças, o que torna mais fácil prever ações e soluções em seu planejamento estratégico.

4. Identifique oportunidades reais

Assim como os pontos fracos e fortes muitas vezes não estão visíveis “à olho nu”, muita gente deixa as oportunidades passarem sem se dar conta. Nesse sentido, a análise SWOT é um exercício para detecção de pontos de evolução e oportunidades de crescimento. Entre elas, podemos citar como vender mais, como ser mais rentável, em quais mercados entrar, entre outros.

5. Envolva as pessoas certas

Mesmo que as decisões importantes de negócios geralmente sejam feitas por diretores e gestores, a análise SWOT precisa de olhares multidisciplinares. Quanto mais pessoas envolvidas na construção da matriz, mais perspectivas e contribuições serão feitas e, como consequência, melhor será o resultado final.

6. Faça uma sessão de brainstorming

Depois de montar sua equipe e escolher as pessoas certas para esse projeto, o próximo passo é organizar uma sessão de brainstorming com todos os envolvidos. Esse é o momento de cada pessoa envolvida listar, dentro da análise FOFA, os pontos fortes e fracos da empresa, bem como as oportunidades e as ameaças encontradas. Esse processo pode tanto ser realizado em conjunto, quanto de forma individual, solicitando que cada pessoa crie e envie uma lista individual com cada um dos fatores da SWOT.

7. Preencha as lacunas

Assim que se esgotarem as ideias de todos os envolvidos, você terá quatro grandes listas com pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças identificadas

A partir daí, é hora de começar a preencher lacunas em que é necessária uma explicação adicional. Inclusive, essa é uma ótima oportunidade para que você e sua equipe façam as perguntas certas, que determinarão a importância de cada item na lista. Vamos entender isso melhor a seguir.

Perguntas para se fazer na análise SWOT

Como explicamos, a análise SWOT geralmente é representada como um quadrado dividido em quatro partes. 

Assim, a forma mais fácil de preencher cada parte do quadro é responder a algumas perguntas. Isso ajudará a equipe a se orientar durante o processo de eliminar aquilo que não faz sentido e focar no que importa para a empresa. Veja a seguir algumas perguntas que podem ser úteis neste momento.

Perguntas para o quadro de Forças:

• O que sua empresa faz bem?
• Quais são as habilidades únicas da equipe?
• Qual conhecimento especializado o seu time tem?
• Qual a experiência da empresa no mercado (inclusive comparando com a concorrência)?
• O que o seu negócio faz melhor do que seus concorrentes?
• Onde sua marca é mais lucrativa (produto, serviço, etc)?

Perguntas para o quadro de Fraquezas:

• Em quais áreas é preciso melhorar?
• Quais recursos estão faltando?
• Quais partes do seu negócio não são muito lucrativas?
• Onde seu time precisa de mais educação/capacitação e/ou experiência?
• O que custa muito tempo e/ou dinheiro para ser realizado?

Perguntas para o quadro de Oportunidades:

• Quais são os objetivos comerciais que você está trabalhando atualmente?
• Como é possível fazer mais com seus clientes já conquistados?
• Como você pode usar a tecnologia para melhorar sua empresa?
• Existem novos públicos-alvo que a marca tem potencial para alcançar?
• Existem produtos e serviços relacionados que oferecem uma oportunidade para sua empresa?

Perguntas para o quadro de Ameaças:

• Quais obstáculos sua empresa enfrenta atualmente?
• Quais são os pontos fortes de seus maiores concorrentes?
• O que seus concorrentes estão fazendo que você não consegue fazer?
• O que está acontecendo na economia (regional ou nacional, conforme seu mercado de atuação)?
• O que está acontecendo no segmento em que sua empresa atua?

Após responder essas perguntas, os quadrantes ficam completos. A partir daí, é preciso fazer uso dos dados e informações coletadas para identificar novas estratégias e objetivos de negócios.

É possível, por exemplo, criar um plano de negócios para aumentar  os pontos fortes; ou para trabalhar nas fraquezas da organização. Você também pode definir metas para cada oportunidade identificada; ou encontrar formas de usar seus pontos fortes para mitigar os riscos de ameaças.

 Ou seja, você pode encontrar formas de combinar os dados de cada quadrante para proteger seu negócio de impactos negativos e prosperar naquilo que você já sabe fazer ainda mais.

Quem é o responsável por realizar a análise FOFA/SWOT?

Neste momento, talvez você esteja se perguntando: “quem é o profissional que fica responsável por este tipo de análise?”. E a verdade é que a análise SWOT não precisa ficar a cargo de uma única pessoa. Na verdade, ela acaba se tornando mais rica ao integrar diferentes visões e pontos de vista.

Os gestores podem ter uma boa visão do negócio, mas certamente não a mesma visão que os desenvolvedores, ou vendedores, ou a equipe de Marketing. Cada setor tem o poder de trazer contribuições diferentes para a criação da matriz SWOT.

Uma boa dica é reunir especialistas de cada área da empresa, a fim de relatar os pontos fortes e as dores, bem como os desafios encontrados no dia a dia de seu trabalho. Já os gestores podem contribuir com uma visão mais ampla do negócio.

Junto disso, quando falamos em gestão de pessoas, a questão de incluir as equipes no processo de reflexão da matriz aumenta o engajamento dos colaboradores e o sentimento de “pertencimento” ao negócio. Ao perceber que suas opiniões são relevantes, os profissionais sentem que são importantes na organização, o que aumenta os níveis de engajamento dos times.

Conclusão

Agora que você sabe tudo sobre a análise SWOT, inclusive como fazer uma análise estratégica do seu negócio, fica mais fácil encontrar maneiras de aplicar essa solução de forma eficaz no dia a dia da empresa. Ainda, a análise pode ser facilitada ao usar ferramentas que possibilitem a realização da matriz de forma online e conjunta.  

Depois de todo esse conteúdo, é hora de colocá-lo em prática. Por isso, desenvolvemos um template gratuito de análise SWOT para você montar o seu quadrante de acordo com as características da sua empresa. Para fazer o download, é só clicar aqui.