GED: o que é e como funciona a Gestão Eletrônica de Documentos 

Um dos grandes desafios das empresas que desejam se manter competitivas no mercado é a gestão de documentos que não podem ser descartados. Por lei, muitos deles devem permanecer organizados e armazenados por um bom tempo com a empresa. Mas, sabemos que gerir documentos de forma manual é um trabalho fácil de levar à desorganização. Por isso, as empresas encontram na Gestão Eletrônica de Documentos – GED a solução.

A GED é um sistema de organização e armazenamento de documentos digitais que contribui para a preservação da documentação da empresa. Ela facilita a localização de informações, a otimização do fluxo de trabalho e, claro, a redução de custos.

Se a sua empresa ainda não gerencia os documentos de forma eficiente, acompanhe este artigo que nós produzimos para você. Aqui, você vai descobrir o segredo de negócios exponenciais e elevar o patamar da sua empresa. Vamos juntos?

GED: o que é?

A Gestão Eletrônica de Documentos é uma tecnologia que digitaliza o processo de gerenciamento de documentos eletrônicos de uma empresa. Por meio dessa gestão, a corporação acompanha todo o ciclo de vida dos documentos, como:

• Criação ou captura;
• Armazenamento ;
• Controle de versão;
• Indexação;
• Gerenciamento;
• Limpeza;
• Distribuição;
• Publicação;
• Pesquisa;
• Arquivamento.

O sistema GED permite que os usuários da empresa acessem os documentos de qualquer lugar e a qualquer hora, sendo possível, ainda, compartilhá-los com outras pessoas. E tudo isso com total segurança, uma vez que ele possibilita criar níveis de acessos conforme a necessidade de cada empresa.

Podem estar na GED papéis, planilhas, contratos, contas, registros, certidões, títulos, credenciais, declarações, certificados, diplomas, escrituras, atestados, comprovantes, notas, recibos, e muitos outros documentos.

Nesse sentido, a GED reduz a quantidade de papéis circulando pela empresa, facilita a organização (especialmente na hora de procurar um documento específico, como em auditorias), assegura o armazenamento e reduz custos. 

Ainda, a gestão aumenta a produtividade, possibilita uma visão centralizada e unificada das documentações, permite o monitoramento e controle de todo ciclo de vida dos documentos e protege as informações sensíveis. 

Afinal, como funciona o sistema GED?

Na prática, o sistema GED é muito simples: quando o documento é físico, basta escaneá-lo e transformá-lo em formato digital (PDF, por exemplo). Assim, o documento já é indexado no sistema e armazenado em um local seguro, que pode ser um servidor ou uma nuvem (fica a critério da organização). 

Depois disso, basta que os usuários — com login e senha — acessem esse ambiente de acordo com o nível de permissão de cada um.

Já quando o documento é digital, o processo inicia na indexação e armazenamento em um local seguro. Só muda o início do processo. 

GED: qual sua importância para as empresas?

A documentação de uma empresa contém, acima de tudo, a sua história. Muito mais do que o simples fato de ter um local adequado para armazenamento, a gestão eficaz de cada “papel” traduz a importância que a empresa concede para suas memórias, seu nome e seus valores.

Por isso, aderir à GED comprova o respeito com os colaboradores, fornecedores, clientes e terceiros. Inclusive, o sistema já é usado em órgãos de segurança nacional, como a Marinha.

GED e seus objetivos

A Gestão Eletrônica de Documentos pode atender aos mais diversos objetivos de uma empresa. Entre os mais comuns, está o armazenamento de arquivos de forma eletrônica a fim de simplificar a busca e o compartilhamento de documentos.  Além desse benefício, destacamos:

• Proporcionar um ambiente organizado e com maior produtividade;
• Dinamizar a rotina dos colaboradores responsáveis pelos documentos;
• Criar uma cultura empresarial organizada;
• Adequação ao compliance;
• Possibilitar certificações de gestão administrativas;
• Tornar a empresa ambientalmente responsável;
• Centralizar informações e deixá-las mais transparente;

Vantagens do GED

Ao atender seus objetivos com a GED, a empresa passa a usufruir de vantagens, como:

• Redução de gastos: ao agilizar o andamento de trabalhos; ao economizar o tempo dos usuários; ao diminuir custos com cópias, impressões e recursos.
• Redução de espaços: ao permitir armazenar os documentos em um servidor ou em nuvem.
• Preservação da memória da empresa: o armazenamento permite preservar o patrimônio da empresa ao longo do tempo.
• Recuperação de documentos: todos os documentos armazenados estão seguros e passíveis de recuperação pela empresa a qualquer momento e de qualquer lugar.
• Gestão: além de acompanhar o andamento dos processos em tempo real, a GED permite o monitoramento de dados e métricas aplicadas sobre o processo, o que garante a gestão completa.
• Mais segurança para seus dados: armazenamento em local seguro, longe de qualquer dano climático, além de acesso e permissões de acordo com o perfil de usuário criado pela empresa.
• Sustentabilidade: ao digitalizar os documentos e minimizar os impactos dos papéis no meio ambiente.
• Gerenciamento à distância: você consegue acessar Sistema GED em qualquer lugar do mundo e a qualquer hora do dia.
• Controle de acesso a usuários: ao controlar as permissões de acesso, a empresa se beneficia do controle total aos documentos, garantindo total segurança às informações.

Além disso, ao utilizar o sistema GED, a organização leva mais qualidade no atendimento ao cliente e obtém respostas rápidas e precisas. Com isso em mãos, a organização se coloca à frente da concorrência, seja em negociações, visitas ou em outras questões estratégicas.

Como saber se minha empresa precisa de um sistema GED?

Muito além de uma tendência, a GED é o segredo para o crescimento das organizações. A digitalização permite o avanço rápido, organizado e efetivo em todos os segmentos. Então, se você está em dúvida se a sua empresa precisa de um sistema GED, se faça essas 4 perguntas:

1) Minha empresa quer ter mais segurança com seus dados?

Na era da informação, os dados são o novo petróleo. Logo, a gestão de arquivos e documentos realizada de forma eletrônica aumenta a proteção das informações da empresa. 

Nesse contexto, se a sua busca é por segurança, a adoção do GED pode ser uma boa alternativa para a sua empresa. Afinal, você precisa da certeza de que todos os dados empresariais estejam protegidos. 

2) Minha empresa precisa melhorar a organização documental?

Hoje, onde estão salvos os dados e documentos importantes da sua empresa? 

Para empresas que lidam com uma grande quantidade de papéis diariamente, o sistema GED é recomendado. Não saber onde estão as informações importantes dos documentos é um problema recorrente nas empresas. 

É uma dor de cabeça que nenhum gestor gosta de passar!

3) Minha empresa quer fazer gestão de documentos à distância?

Hoje, o trabalho remoto se torna cada vez mais comum. Assim, nem todos os colaboradores conseguem ter acesso ao mesmo documento físico. Com o GED, você soluciona esse problema. A acessibilidade é remota, instantânea e facilita o dia a dia de qualquer gestor.

4) Minha empresa quer crescer de forma ordenada e se manter competitiva no mercado?

Quando uma empresa cresce, é normal que a organização fique em segundo plano. Porém, sabemos que quando o crescimento ocorre de forma ordenada e planejada, a empresa ganha diferencial competitivo. 

Assim, a GED é uma boa estratégia para as empresas que buscam, além do crescimento, a agilidade e ganhos de produtividade. Afinal, quem não quer se manter relevante no mercado e ainda manter a “casa organizada”, não é mesmo?

Se a sua resposta foi sim para uma ou mais perguntas, o Sistema GED pode ser uma boa alternativa. Sabendo disso, contar com um software que disponibiliza a GED pode ser uma boa pedida para digitalizar não somente os seus documentos, mas o seu negócio como um todo. 

Principais aplicações da GED

Todas as áreas da empresa podem e devem usufruir das vantagens de contar com um sistema que gerencia eletronicamente seus documentos. Afinal, todos os departamentos guardam materiais importantes.

Normalmente, os setores/áreas que mais utilizam a GED são:

Jurídico

Repleto de dados sensíveis, o setor jurídico de uma empresa acumula muitos documentos. Por ser uma área envolvida com a legislação, o jurídico se beneficia quando utiliza o sistema GED para gerir a papelada. Isso porque a tecnologia ajuda a garantir a conformidade com a lei e regulamentos aplicáveis.

Ainda, a gestão eletrônica permite que os colaboradores encontrem, de forma rápida, documentos já armazenados e até informações específicas dentro de um documento.

Nesses casos, o GED gera economia de tempo e dinheiro para a empresa.

Recursos Humanos

Outro setor que envolve diversos documentos — também com muitos dados sensíveis — é o RH. Todos os documentos laborais dos funcionários ficam no departamento, desde o recrutamento e seleção até os casos de desligamentos. Aqui, incluem-se atestados, comprovantes, registros do ponto e folhas de pagamento. 

Esses documentos precisam ficar armazenados por um bom tempo com a empresa, a fim de possíveis comprovações futuras. Por isso, é essencial que o setor de Recursos Humanos possa contar com o apoio da tecnologia para arquivar seus documentos.

Administrativo e Financeiro

Provavelmente, um dos setores com maior concentração de documentos de uma empresa é o administrativo e financeiro. São boletos, notas, recibos, faturas, entre muitos outros documentos que precisam ficar centralizados e com fácil acesso. 

Porém, sem a ajuda da tecnologia, essa gestão fica comprometida, o que pode afetar o fluxo de caixa e os recursos financeiros da empresa. Aqui, a GED simplifica a administração ao unir tudo em um único espaço e oferecer consulta imediata. 

Assim, o recurso estimula o crescimento de indicadores fundamentais para a empresa.

Funcionalidades de um software de GED

Ao escolher o seu sistema de Gestão Eletrônica de Documento, atente-se a algumas funcionalidades que fazem a diferença no seu dia a dia, como:

Estruturação e permissões

Opte por um software que permita criar uma estrutura de pastas e subpastas, com configuração de acesso a usuários a cada uma delas e também por tipo de ação, como criar pastas, visualizar, baixar ou apenas imprimir. Isso faz com que a sua empresa garanta total segurança sobre a documentação armazenada.

Workflow de etapas

Para agilizar as suas rotinas de gestão documental, analise se o seu fornecedor de software oferece a vinculação de etapas em processos padrões para a elaboração de um documento. Dessa forma, é possível associar usuários para dar andamento em cada etapa da construção do documento.

Rastreabilidade

Analise se o software permite gerar cópias controladas de documentos para ter uma rastreabilidade de cada cópia. Segurança nunca é demais!

Aviso de prazos

Um diferencial do software para a GED é a notificação da validade do documento aos usuários responsáveis por cada documento, tanto para a revisão quanto para a geração de novas versões.

Segurança

Confira se o software fornece a opção de utilizar marcas d’água no documento, a fim de evitar problemas futuros e melhorar a identificação da origem do documento.

Modelos de documentos

Outro diferencial que você pode exigir do seu fornecedor de software é a opção de cadastro de documentos modelo/template para os diferentes tipos de documentos. Essa geração automática leva muito mais agilidade para o seu dia a dia.

Comece agora!

Como vimos, a Gestão Eletrônica de Documentos é um aliado para as empresas que desejam se manter competitivas e continuar crescendo. A GED pode ser considerada uma importante aliada para  a modernização e transformação digital.

Por isso, comece agora! Organize seu planejamento, identifique todos os documentos que gostaria de armazenar, busque o apoio da direção, encontre o parceiro ideal e aproveite de todos os benefícios da GED.