Planejamento Estratégico Situacional (PES): o guia definitivo
O Planejamento Estratégico Situacional (PES) é uma maneira diferente do usual para planejar a gestão do seu negócio. Ele é diferente do planejamento estratégico tradicional e, por isso, é lega você entender o seu funcionamento e se faz sentido para o seu negócio.
Por isso, neste artigo, a gente te mostra tudo o que você precisa saber sobre o assunto para decidir qual o melhor tipo de planejamento estratégico para colocar em prática aí na sua empresa.
Bora?
O que é o Planejamento Estratégico Situacional (PES)?
O Planejamento Estratégico Situacional (PES) é um método flexível criado por Carlos Matus na década de 1970. Ele foi inicialmente desenvolvido para lidar com complexos problemas sociais do setor público, mas acabou se tornando relevante para as empresas também.
O diferencial do PES é que ele se adapta constantemente à realidade e às mudanças que ocorrem no ambiente externo, permitindo ajustes contínuos nas decisões e nos planos de ação. Ele vai contra a ideia de que planejamento e ação são processos separados, mas frisa que ambos andam juntos.
Variáveis do Planejamento Estratégico Situacional
O Planejamento Estratégico Situacional (PES) é dividido em duas variáveis: as controláveis e as não controláveis.
Como traz o nome, as variáveis controláveis são aquelas em que a empresa tem controle. Entre elas, podemos citar práticas que podem ser modificadas internamente, como a definição de preços, estratégias de marketing, produtos e serviços oferecidos. São fatores que podem ser ajustados pela empresa conforme necessário para atingir seus objetivos.
Já as variáveis não controláveis são aquelas que fogem do controle total da empresa. Dentro delas, há 3 divisões:
- Invariantes: não podem ser controladas, mas podem ser previstas.
- Variantes: não podem ser controladas, nem previstas.
- Surpresas: têm baixa probabilidade de acontecer, mas, quando acontecem impactam com força o planejamento estratégico.
Essas variáveis determinam o grau de flexibilidade e adaptação que a organização precisa ter durante o processo de planejamento, sendo a gestão das variáveis não controláveis um grande desafio no PES.
Os 4 momentos do Planejamento Estratégico Situacional
O planejamento estratégico situacional é estruturado em momentos, diferente do planejamento tradicional que é dividido em etapas. Assim, ele é separado em 4 momentos: explicativo, normativo, estratégico e tático-operacional.
Confira o que cada um deles significa:
1. Momento Explicativo
No momento explicativo, o foco é identificar e entender os problemas que precisam ser resolvidos. Se for um grupo trabalhando junto, técnicas como brainstorming podem ajudar a listar esses problemas.
Depois, essa lista é filtrada para garantir que os problemas selecionados sejam os mais importantes e relevantes. Isso pode envolver questões como impacto econômico, importância para as pessoas envolvidas e o custo de resolver ou adiar a solução.
Após selecionar os problemas, eles são descritos de maneira clara com o uso de indicadores que ajudem a medir e avaliar o impacto das ações futuras.
2. Momento Normativo
No momento normativo, o objetivo é criar um plano de ação detalhado que define a situação futura desejada. Esse plano é baseado nos problemas identificados anteriormente, transformando-os em metas concretas.
A situação-objetivo é o estado que se quer alcançar, em que os problemas foram resolvidos ou minimizados. Para cada problema, deve-se identificar resultados esperados, ou seja, transformar os indicadores atuais em metas a serem atingidas.
Esse movimento resulta em uma lista de objetivos finais (os resultados desejados) e metas intermediárias que correspondem às ações que precisam ser realizadas para superar os problemas mais críticos.
3. Momento Estratégico
No momento estratégico, o foco é analisar se o plano pode realmente ser colocado em prática. Ou seja, é a hora da verdade!
Aqui, há a análise de viabilidade, em que envolve várias dimensões, como política, economia, conhecimento e organização. Embora uma verificação inicial já tenha sido feita anteriormente, agora é necessário aprofundar-se mais usando simulações e previsões mais detalhadas. Isso é importante em situações em que a organização não controla todos os recursos necessários.
Se a análise mostrar que o plano não é viável, é preciso desenvolver estratégias para torná-lo possível. Essas estratégias podem incluir negociações, cooperação com outros atores ou até confrontos, dependendo das circunstâncias. A decisão de qual estratégia adotar depende dos recursos que cada ator pode mobilizar.
A análise de viabilidade é dividida em dois níveis:
- Motivação dos atores: entender como os diferentes atores enxergam as operações do plano. Aqui, você classifica as atitudes dos atores como favoráveis (+), contrárias (-) ou neutras (0). Também, atribui um valor de importância (alto, médio, baixo). A força com que um ator apoia ou se opõe ao plano depende de quanto ele valoriza a questão.
- Controle dos recursos: em operações que envolvem conflito, basta que um ator tenha um papel negativo e controle recursos críticos para que a operação seja considerada conflituosa. A viabilidade dessas operações depende do equilíbrio de forças entre os apoiadores e os opositores.
4. Momento Tático-Operacional
No momento tático-operacional, o plano é colocado em ação. Após elaborar o plano e garantir sua viabilidade, é hora de implementar as ações planejadas. É hora de colocar a mão na massa!
No Planejamento Estratégico Situacional, o planejamento e a execução são inseparáveis – o plano não é apenas um documento, mas um compromisso com a ação e a obtenção de resultados práticos que melhorem a situação inicial.
Para que o plano seja bem-sucedido, é necessário adotar boas práticas de gestão e monitoramento. Assim, três sistemas são essenciais nesse processo:
- Agenda do dirigente: quem está à frente da execução do plano deve focar nas questões estratégicas, delegando o que for rotina para outros níveis. O foco excessivo em emergências pode desviar a atenção do que realmente importa para o sucesso estratégico.
- Sistema de prestação de contas: cada atividade precisa ser acompanhada e os responsáveis devem prestar contas regularmente sobre o progresso do plano. Isso garante que as ações estejam em andamento conforme o esperado.
- Sistema de gerenciamento por operações: esse sistema foca em como cada ação afeta os resultados esperados. O plano deve ser adaptado com frequência conforme os resultados são avaliados.
Diferenças entre o Planejamento Estratégico Tradicional e o Planejamento Estratégico Situacional
Fazer o uso do planejamento estratégico situacional é diferente do planejamento estratégico tradicional já conhecido pelas empresas. Assim, nós listamos as principais diferenças entre as duas formas para você entender qual delas mais combina com a sua forma de gestão;
1. Flexibilidade vs Rigidez
- Planejamento Estratégico Tradicional: segue um roteiro fixo e estruturado, com base em um diagnóstico inicial. O plano geralmente é estático, o que significa que não há muitas mudanças durante sua execução.
- Planejamento Estratégico Situacional: é flexível e ajusta-se conforme a realidade muda, permitindo adaptações rápidas de acordo com o que acontece no ambiente interno e externo
2. Diagnóstico vs Apreciação Situacional
- Planejamento Estratégico Tradicional: o diagnóstico é feito no início e serve como base para a tomada de decisões, assumindo que as condições do passado se repetirão no futuro.
- Planejamento Estratégico Situacional: em vez de um único diagnóstico, o PES usa uma apreciação situacional contínua, adaptando o plano conforme novas informações e eventos surgem.
3. Separação entre planejamento e execução
- Planejamento Estratégico Tradicional: há a separação entre quem planeja e quem executa. Normalmente, o plano é elaborado por uma equipe e depois repassado a outros para implementação.
- Planejamento Estratégico Situacional: integra o planejamento e a execução. O mesmo ator ou equipe que planeja também atua na execução, permitindo uma maior integração e ajuste contínuo durante o processo
4. Controle sobre variáveis
- Planejamento Estratégico Tradicional: assume que as variáveis são previsíveis e controláveis, com poucas considerações sobre incertezas e mudanças inesperadas.
- Planejamento Estratégico Situacional: reconhece que muitas variáveis são incontroláveis e imprevisíveis. Além disso, leva em consideração as variantes (imprevisíveis) e surpresas (eventos inesperados com grande impacto).
5. Foco no problema atual vs Foco na transformação contínua
- Planejamento Estratégico Tradicional: foca na resolução de problemas com base em uma abordagem linear e previsível. Estabelece metas rígidas para um futuro ideal.
- Planejamento Estratégico Situacional: foca na transformação contínua da situação, com a compreensão de que o cenário pode mudar e a solução de hoje pode não ser aplicável amanhã.
Como aplicar o Planejamento Estratégico Situacional nas empresas?
Para aplicar o planejamento estratégico situacional em uma empresa, é importante seguir os 4 momentos explicados aqui no artigo. Assim, levando eles para a prática, a primeira coisa é realizar uma análise aprofundada da situação atual, identificando os principais problemas, desafios e obstáculos que a empresa enfrenta.
Depois disso, entra você identificar os diferentes atores e grupos de interesse envolvidos, como funcionários, clientes, fornecedores e acionistas, e entender seus interesses e influências. Com base nessas informações, são estabelecidos objetivos claros e específicos para a organização.
Em seguida, crie estratégias que permitam alcançar esses objetivos, que são transformadas em planos de ação detalhados. Após, a empresa deve implementar as ações, atribuindo as responsabilidades adequadas e alocando os recursos necessários.
Durante a execução, monitore o progresso para identificar possíveis desvios e realizar ajustes conforme necessário. Avaliações periódicas são realizadas para verificar se os resultados estão alinhados com os objetivos estabelecidos. Juntamente, capriche na comunicação — ela garante o engajamento e o sucesso do plano.
E aí, já decidiu se o planejamento estratégico situacional faz sentido para o seu negócio?
Independente da resposta, na hora de planejar nada é cravado em pedra. A qualquer necessidade, é possível mudar a forma de trabalho. Mas, o que não pode mudar é o estudo constante para fazer uma gestão que leve o seu negócio para frente.
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