Associação reduziu de até dois dias para poucos minutos a preparação das reuniões de resultados e centralizou 60 projetos e mais de 200 indicadores.
A Associação Paulista de Supermercados (APAS) representa e desenvolve o varejo essencial de São Paulo. Presente em 16 regionais, a entidade reúne cerca de 2 mil supermercados associados e conta com 200 colaboradores.
O tamanho da operação exige controle sobre projetos, indicadores, processos e documentos. Antes da Scoreplan, porém, parte dessas informações estava distribuída entre planilhas de Excel, Power BI e apresentações de PowerPoint.
Para preparar uma reunião de resultados, a equipe precisava conferir dados, tirar prints e montar arquivos com 200 ou 300 slides. O trabalho consumia um dia inteiro e, em alguns casos, chegava a dois dias.
Quando uma área atualizava um resultado, parte da apresentação já ficava desatualizada. A equipe gastava horas reunindo dados que poderiam ser usadas na análise de atrasos e desvios.
Um dashboard substituiu centenas de slides
A APAS escolheu a Scoreplan para reunir projetos, processos, indicadores, planejamento estratégico e documentos no mesmo ambiente.
Com a implantação, a equipe substituiu as apresentações extensas por dashboards. O mesmo painel acompanha as reuniões durante todo o ano e recebe os dados registrados pelas áreas.
Antes, um colaborador precisava coletar resultados, organizar prints e revisar dezenas de páginas. Agora, a equipe confere os preenchimentos, abre o dashboard e inicia a reunião.
O tempo de preparação caiu de até dois dias para poucos minutos.
Vinícius Prestes, analista de processos da APAS, acompanhou essa mudança:
“Eu demorava dois dias para fazer uma apresentação de uma reunião de resultados. Hoje, com o dashboard, confiro se os resultados foram preenchidos e conseguimos entrar na reunião com os indicadores atualizados.”
A diferença pode ser vista na tela: um PowerPoint com até 300 slides deu lugar a um painel disponível durante todo o ano.
60 projetos e mais de 200 indicadores centralizados
A APAS gerencia cerca de 60 projetos e mais de 200 indicadores de processo na Scoreplan. A plataforma também concentra o planejamento estratégico e a biblioteca de documentos da associação.
A equipe consegue localizar projetos atrasados, medir o desvio dos prazos e identificar os indicadores que exigem atenção. Com esses dados, a área de projetos e processos apoia os gestores na criação de planos de ação.
Os colaboradores consultam projetos, ações e atividades sob sua responsabilidade. Os gestores acompanham os resultados das áreas, enquanto a diretoria acessa os indicadores ligados às prioridades da entidade.
Fernanda Dias, coordenadora da área de projetos e processos da APAS, destaca a centralização:
“Com a Scoreplan, conseguimos centralizar toda a gestão da APAS, com mais autonomia, transparência e controle dos processos.”
A entidade passou a trabalhar com uma fonte única de informações. Os responsáveis registram os resultados e consultam o andamento das atividades sem criar novos controles paralelos.
Reuniões começam com os dados prontos
Antes da Scoreplan, o trabalho de uma reunião começava dias antes do encontro. A equipe buscava dados, conferia arquivos, capturava telas e organizava slides.
Agora, os participantes usam o painel para discutir os projetos atrasados, os indicadores abaixo da meta e as ações necessárias. O tempo antes gasto na montagem do material passou a ser usado na análise dos resultados.
Os relatórios também mostram quais projetos ou indicadores pressionam o desempenho de uma área. A equipe filtra as informações, identifica os responsáveis e atua com os gestores antes que o desvio aumente.
Eduardo Sá, analista de projetos da APAS, também percebeu a redução do trabalho manual:
“Desde a gestão dos projetos, os indicadores até passar as informações que a gente tem. Antes era em planilha de Excel. Hoje a gente tem automatizado. Isso facilita muito no nosso dia a dia.”
A biblioteca de documentos também passou a fazer parte desse ambiente. A APAS deixou de alternar entre várias ferramentas para enxergar sua operação.
Suporte desde a implantação
A equipe da APAS destaca a proximidade do suporte da Scoreplan.
O acompanhamento começou durante a implantação e continuou após a entrada da plataforma na rotina da associação.
Esse contato ajudou os profissionais a resolver dúvidas, adaptar os processos e explorar novas formas de análise. Cada área passou a acompanhar suas responsabilidades sem perder a visão do trabalho realizado pelas demais equipes.
Sobre a Scoreplan
A Scoreplan é uma plataforma SaaS de gestão integrada que reúne 14 softwares focados em resolver a dor dos gestores. A solução conecta planejamento estratégico, orçamento, projetos, indicadores, riscos, ações, qualidade, pessoas e documentos em um único ambiente.
Empresas e entidades usam a plataforma para substituir controles dispersos, acompanhar resultados e dar visibilidade às responsabilidades de cada área.
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