Má gestão de recursos e falta de planejamento são, segundo uma pesquisa da Boa Vista, a principal causa de falência das empresas no Brasil. Para evitar isso, o dashboard de indicadores é uma das muitas ferramentas que podem ser usadas para manter um negócio nos trilhos.
Por outro lado, embora a maioria dos gestores até tenha uma ideia do que seja e da sua utilidade, uma parcela expressiva desconhece como montar um e torná-lo efetivo.
Se você não quer fazer parte desse grupo, avance na leitura e saiba como construir dashboards que serão verdadeiros “oráculos” em sua empresa.
O que é um dashboard de indicadores e para que serve?
Dashboard é o termo, em inglês, cuja tradução é painel de controle. Basicamente, ele serve para o monitoramento de indicadores e métricas, tendo em vista objetivos de negócios ou mesmo para aferir uma audiência. Por exemplo, considere que suas vendas no mês passado ficaram aquém do que se esperava.
O efeito disso é facilmente percebido. Afinal, com menos recursos, vai faltar dinheiro para honrar compromissos ou para investir. Nesse sentido, um painel de controle é o que vai dar a dimensão do estrago ou do lucro ao longo de um certo período. Ele deve trazer informações relevantes para que você saiba o quê, como e quando fazer algo a respeito das questões que apresenta.
O que diferencia um dashboard de indicadores de um dashboard comum
A função básica do dashboard é apresentar dados visualmente, mas o impacto da ferramenta está “no que esses dados representam” e “o que se espera fazer com eles”.
Um dashboard comum pode mostrar qualquer métrica pageviews, curtidas, downloads, etc, de forma organizada, mas não necessariamente orienta decisão.
Um dashboard de indicadores, por outro lado, é construído em torno de KPIs vinculados a objetivos de negócio. Cada número que aparece nele existe porque responde a uma pergunta estratégica, tática ou operacional que a empresa precisa saber para tomar uma decisão.
Um dashboard de indicadores não é feito para ser consultado uma vez por mês na hora de gerar relatórios. Ele é uma ferramenta que deve ser acompanhada regularmente por gestores, para saber se a empresa está no rumo certo, por equipes, para precisam corrigir desvios antes que se agravem e pela liderança, que toma decisões com base no que os números mostram.
Tipos de dashboard de indicadores
Três características definem um bom dashboard de indicadores: os KPIs exibidos têm metas definidas; os dados estão atualizados em tempo real ou com frequência compatível com o ritmo de decisão da área; e cada indicador tem um responsável claro, que sabe o que fazer quando o número sai da faixa esperada.
Sem essas três condições, o dashboard pode ser visualmente bonito mas estrategicamente inútil.
Mas, acima de tudo, é preciso saber o tipo de dashboard que se quer montar, para assegurar que as informações sejam vistas por uma perspectiva assertiva e que cheguem em quem precisa tomar a decisão. Podemos dividir os dashboards de indicadores em três tipos:
Estratégico
Um dashboard estratégico é todo aquele que pode ser usado para controlar o andamento da estratégia de uma empresa.
Considere, por exemplo, uma companhia aérea. Cada voo comercial realizado é considerado como uma operação da empresa, e o objetivo dos aviões é chegar ao destino no tempo previsto, sem abrir mão da segurança e do conforto dos passageiros e da equipe.
Dentro do dashboard, um KPI estratégico para essa empresa é o tempo médio de chegada para cada aeronave, separado por percurso. Isso pode ser aprimorado se o dashboard traz uma visão comparativa com a performance da concorrência, a depender dos dados disponíveis.
Tático
A ideia dos indicadores táticos é mostrar de forma objetiva se a empresa está no rumo para chegar aos seus objetivos estratégicos ou se há desvios na rota.
No nível tático, um exemplo de indicador que poderia ser mostrado neste mesmo dashboard da companhia aérea seria a velocidade média que cada avião registra.
Operacional
Já em um dashboard operacional, são medidos o desempenho das pessoas, as atividades de linha de frente e como o plano de ação está sendo executado no dia a dia.
Continuando no exemplo da companhia aérea, um KPI operacional pode ser o número de refeições servidas a bordo ou a quantidade de horas de voo de cada piloto.
Quais as vantagens da sua construção?
Um dashboard de indicadores está para sua empresa como o painel de instrumentos está para o piloto de um avião. É por ele que você saberá se sua empresa está na rota certa para chegar a um ponto previamente traçado.
É por isso que, ao construir um, você passa a ter uma série de vantagens competitivas. Veja quais são:
Otimização da coleta de dados e relatórios
Suponha que você quer conhecer a dimensão do prejuízo que sua empresa teve no último mês. Nesse momento, descobre que ela não tem um repositório de dados ou qualquer outra fonte de onde tirar informação sobre suas vendas.
Com um dashboard de indicadores, você poderá definir esses repositórios e estruturar os dados de modo que eles passem a ser apresentados como informações relevantes.
No caso do exemplo acima, o dashboard mostraria o percentual de prejuízo da empresa em determinado período quando comparado com o faturamento. Com essa informação em mãos, você terá a base para entender o que se passa e tomar melhores decisões.
Otimização de tempo e recursos
Não se pode esquecer que, hoje, dados são o que o petróleo um dia representou para o desenvolvimento mundial. Tendo um painel que permita geri-los e codificá-los, você ganha um recurso valioso e, acima de tudo, tempo.
Além disso o controle dos resultados também permite que a empresa aloque os recursos de forma mais inteligente e que faça sentido com os objetivos macro do negócio.
Tomada de decisões mais acertadas
Uma empresa na qual seus líderes e gestores decidem sem base nos seus principais indicadores de desempenho é, sobretudo, uma empresa cega. A partir de um dashboard que permita consultar e estruturar dados, você ganha visão sobre suas atividades, podendo decidir com segurança e rapidez.
Redução dos riscos da operação
Outro ponto a ser observado é a gestão de riscos. Decisões governamentais, mudanças nas leis, impostos e os próprios concorrentes são “ameaças” e, por isso, exigem que decisões que envolvem esses temas sejam tomadas com clareza e atenção. Ao contar com mecanismos de controle, você encontra formas de mitigar esses riscos e ganha eficiência operacional.
Como montar um dashboard de indicadores na prática
Agora que já temos conhecimento das particularidades e das vantagens dos dashboards, vamos mostrar como construir um dashboard em seus aspectos elementares. As dicas a seguir podem ser aplicadas, inclusive, em plataformas gratuitas.
1. Escolha dos dados a apresentar
O primeiro item a ser analisado na montagem de um dashboard de indicadores é que tipo de dados ele vai apresentar. Se você pretende monitorar suas vendas, por exemplo, poderá incluir informações como:
- valor do ticket médio;
- número de oportunidades criadas por vendedor;
- Life Time Value (LTV);
- Retorno sobre Investimento (ROI).
O importante aqui é que os KPIs selecionados sejam relevantes para a empresa considerando seus objetivos estratégicos, ou seja, aqueles que guiam o negócio como um todo.
2. Defina o tipo de dashboard
Pensando novamente na companhia aérea: essa empresa, a nível estratégico, tem como objetivo prestar o melhor serviço no menor tempo possível.
Para isso, na parte tática, ela precisa contar com aeronaves modernas e que sejam capazes de chegar ao destino nos tempos previstos.
Já na ponta do processo, suas operações devem ser orientadas para que os objetivos estratégicos sejam alcançados.
Então, os pilotos devem ser treinados para voar rápido e em segurança, bem como a tripulação para prestar o melhor atendimento.
Dessa forma, os dashboards deverão ser definidos tendo em vista esses três níveis de gestão da empresa.
3. Selecione os gráficos apropriados
Dashboards são, essencialmente, ferramentas visuais. Por isso, ao trabalhar com dados, é preciso escolher de que forma eles serão apresentados. Nesse caso, se os seus relatórios não saírem do seu computador ou celular, você pode optar por histogramas ou gráficos de barras. Se você fará apresentações, gráficos do tipo pizza são o melhor formato, pois são visualizados com mais facilidade.
4. Configure alertas
Como vimos, painéis de controle não são apenas para serem consultados uma vez por mês. Sendo assim, defina critérios para que seus dashboards sinalizem visualmente sempre que um indicador estiver fora ou dentro dos padrões esperados.
Por exemplo: se as vendas estão abaixo das metas, podem ser indicadas em vermelho.
5. Faça revisões
Seja qual for o modelo de dashboard de indicadores que você montar, não deixe de revisá-lo periodicamente. Isso porque os próprios indicadores podem se tornar obsoletos com o tempo, considerando que os objetivos da empresa também mudam.
Lembre-se: a perfeição não existe, mas deve ser sempre a meta.
6. Fique atento à escolha das cores
A psicologia das cores vale para a análise de desempenho como vale para ações de marketing e vendas.
Sendo assim, ao montar seu dashboard, procure ser criterioso na escolha das cores, de maneira que elas expressem de forma coerente os KPIs que estão medindo.
Vale destacar, ainda, que a opção verde/vermelho tem sido preterida por outras cores que ofereçam maior contraste, conforme os princípios da visualização de dados inclusiva para daltônicos.
7. Padronize o painel
Para cumprir com seus objetivos, um dashboard precisa ser de leitura clara e, para isso, seus dados devem estar dispostos conforme um padrão.
Uma maneira de fazer isso é hierarquizar os KPIs, conforme atributos como:
- relevância estratégica;
- custos gerados;
- receitas geradas;
- data/período.
8. Conte com um sistema de controle
A verdade é que seria humanamente impossível manter o controle sobre todos os seus indicadores chave de performance manualmente.
Por isso, o melhor a se fazer é automatizar as rotinas de coleta, tratamento e análise de dados com um sistema de controle. Vamos ver como fazer isso na sequência. Continue acompanhando!
Como a Scoreplan entrega dashboards de indicadores nativos e integrados
A maioria das empresas chega ao dashboard de indicadores de uma das duas formas: conectando planilhas a ferramentas de BI externas, o que exige manutenção constante e depende de alguém para atualizar os dados, ou usando ferramentas genéricas de visualização que não foram construídas para gestão de indicadores empresariais.
Na Scoreplan, o dashboard de indicadores é nativo da plataforma, não é uma integração adicional nem uma visualização separada. Quando um KPI é cadastrado, sua meta é definida e o responsável é atribuído, o dashboard já reflete isso automaticamente, sem precisar exportar dados, montar tabelas ou atualizar manualmente.
Isso significa que a sua gestão e seus times ganham:
- Dados sempre atualizados: a plataforma integra com ERPs, bancos de dados e outras fontes via API, SQL ou importação direta, eliminando o retrabalho de atualização manual
- Visualização em 8 formatos de gráfico: cada indicador pode ser apresentado no formato mais adequado para a análise, seja em barras, linhas, pizza, gauge ou outros
- Faróis automáticos: quando um indicador sai da faixa esperada, o sistema sinaliza visualmente e notifica o responsável, sem depender de alguém monitorar ativamente
- Hierarquia de indicadores visível no painel: é possível navegar do indicador estratégico até os operacionais que o sustentam, tudo dentro do mesmo ambiente
- Integração com planos de ação: quando um KPI sinaliza desvio, a equipe pode abrir um plano de ação diretamente a partir do dashboard, sem trocar de ferramenta
O resultado é um dashboard que é usado de fato e não depende de um analista dedicado para se manter funcionando. Quer ver como funciona na prática? Conheça o software de gestão de indicadores da Scoreplan.
