Gestão de indicadores de desempenho: guia completo com metodologias e dicas práticas

Os Indicadores de Performance de uma empresa, também chamados de KPIs (Key Performance Indicators), são critérios utilizados pelas empresas para medir o sucesso de um negócio. Essas métricas podem auxiliar gestores e suas equipes a serem mais produtivos e, em alguns casos, até direcionar a empresa para o caminho mais favorável em direção ao crescimento das vendas. Neste sentido, aprender sobre a gestão de indicadores de desempenho pode ajudar sua equipe a medir o sucesso de forma mais eficaz e continuar a expandir os negócios de forma consistente.

Neste artigo, trazemos algumas dicas para fazer uma boa gestão de indicadores de desempenho na sua empresa, e por que o gerenciamento de KPIs é tão importante. Boa leitura!

O que é gestão de indicadores de desempenho?

Gestão de indicadores de desempenho é o processo de definir, acompanhar e analisar as métricas que mostram se uma empresa está evoluindo em direção aos seus objetivos.

Gerir indicadores é um constante processo de análise e ação. Isso significa que, quando uma métrica sinaliza desvio, a liderança deve estar pronta para entender a causa, definir uma resposta e acompanhar a correção.

Mas essa não é uma movimentação arbitrária. A gestão por indicadores de desempenho envolve quatro etapas principais:

• Definir os indicadores certos para cada objetivo: nem todo número relevante é um indicador de desempenho útil. O critério é: o indicador precisa medir algo que, se melhorar, aproxima a empresa da meta.
• Estabelecer metas claras e mensuráveis: um indicador sem meta definida é só um número que não diz muita coisa. A meta é o que transforma uma métrica em critério de avaliação efetivo.
• Acompanhar os resultados com regularidade: a frequência depende do nível do indicador. Os de nível operacional pedem acompanhamento diário ou semanal, táticos mensalmente, estratégicos trimestralmente.
• Agir quando os resultados se afastam do esperado: identificar o desvio é importante, sim. Mas o valor real da gestão de indicadores é a capacidade de diagnosticar a causa raiz e tomar uma decisão antes que o problema se agrave.

Empresas que fazem isso de forma estruturada saem de ações reativas para ações proativas e preventivas. Em outras palavras, gestão por indicadores de desempenho bem feita acelera a tomada de decisão, mantém a equipe centrada, diminui o retrabalho e traz melhores resultados para a empresa.

O que são KPIs e indicadores de desempenho?

Antes de partir para as dicas práticas, é preciso entender exatamente o que são os KPIs (Indicadores-chave de Performance), para saber como fazer uma boa gestão dos indicadores de desempenho de um negócio. Basicamente, o KPI é um indicador-chave mensurável, que demonstra se uma empresa está ou não atingindo seus objetivos de negócio com eficácia. Em geral, as empresas utilizam esses indicadores de desempenho para avaliar seu sucesso em atingir determinadas metas.

Ao utilizá-los, fica muito mais fácil perceber problemas e o momento de providenciar soluções, evitando prejuízos maiores. Os KPIs ajudam também no alinhamento estratégico da empresa, afinal, é por meio deles que se pode conhecer os pontos fracos e fortes de cada setor ou equipe, e então criar um plano de ação realmente eficaz.

Principais tipos de indicadores de desempenho

Em geral, os KPIs utilizados nas empresas são os mesmos, variando de negócio para negócio em alguma escala, mas o padrão tende a se manter. Entre os indicadores-chave mais relevantes para medir o sucesso de uma empresa, estão:

Indicadores de Eficiência x Indicadores de Eficácia Indicadores de eficiência mostram a relação entre os resultados obtidos e os recursos utilizados para consegui-los. Já os KPIs de eficácia determinam a relação entre os resultados obtidos e aquilo que era inicialmente pretendido pela empresa.

Indicadores de Capacidade Mostram a relação entre a quantidade que a empresa pode produzir e o tempo necessário para que isso aconteça (exemplo: a produção máxima possível dentro de um mês).

Indicadores de Produtividade Mostra a relação entre o trabalho realizado e os recursos utilizados para isso (geralmente de tempo). Assim, se um trabalhador consegue entregar 5 relatórios em um dia e o outro entrega apenas 3 nesse mesmo período, o primeiro é mais produtivo.

Indicadores de Qualidade Relação entre aquilo que foi produzido e as saídas adequadas ao uso, ou seja, os produtos sem defeitos e que podem ser comercializados. Portanto, se a empresa produziu 1000 sapatos, mas 10 saíram com defeito, atingiu-se 90% de conformidade.

Indicadores estratégicos de Lucratividade Um dos indicadores-chave mais conhecidos. De forma simples: mostra a relação entre o lucro e as vendas totais.

Indicadores de Rentabilidade Relação percentual entre o lucro e o investimento feito na empresa para que aquele lucro fosse possível. Considera-se investimento em máquinas, funcionários, infraestrutura etc.

Indicadores de Competitividade Este indicador de desempenho é muito importante, pois mostra a relação entre a empresa e seus concorrentes. Em geral, utiliza-se para essa análise o market share, ou quota de mercado.

Por que a gestão de indicadores é essencial para a empresa?

Entendido o que são os KPIs e quais são seus principais tipos, é possível que você ainda esteja se perguntando se eles realmente fazem tanta diferença no sucesso do seu negócio. Como já mencionamos, os Indicadores de Desempenho servem como guias para auxiliar a empresa a alcançar seus principais objetivos, mas existem 3 outras grandes transformações que eles podem promover. Confira!

KPIs engajam os funcionários Como são uma espécie de guia em direção aos objetivos da empresa, os KPIs unem os funcionários para trabalhar em direção a um objetivo comum. Esse envolvimento e engajamento, que muitas vezes as empresas não conseguem promover, podem afetar diretamente os resultados obtidos no dia a dia. Além disso, indicadores de performance, sejam individuais ou coletivos, podem ser um mecanismo poderoso para medir o desempenho dos colaboradores.

Promovem conexão de propósito com cultura É muito importante que os indicadores estratégicos de uma empresa estejam conectados à missão de negócio. Lembre: “ganhar dinheiro” não é uma missão, tampouco algo com que os funcionários se conectam em um nível mais profundo. A ideia é utilizar esses indicadores para incentivar os funcionários a trabalharem com base em um propósito. Portanto, deve haver uma ligação direta entre a missão da marca e os Indicadores de Performance perseguidos.

Tornam gestores e equipes responsáveis pelo sucesso Os Indicadores de Desempenho ajudam gestores e funcionários a medirem o impacto de seu trabalho na empresa, deixando bem claro como cada atividade realizada é importante para atingir o objetivo final. Isso traz uma sensação de propósito e de relevância dentro da empresa. Ao entenderem como suas ações diárias influenciam o sucesso de metas maiores, colaboradores trabalham mais engajados e confiantes.

Como fazer a gestão de indicadores de desempenho na prática

Agora que você já conhece os principais KPIs e sabe da importância deles para a motivação e sucesso das equipes, a grande questão é: como colocar isso em prática? A seguir, listamos os passos para estruturar uma gestão de indicadores de desempenho que realmente funciona.

Escolha os indicadores certos para o seu negócio

A primeira coisa a se fazer é escolher os indicadores de desempenho corretos em relação à estratégia de negócio da empresa, com base nos objetivos de curto e longo prazo. É preciso analisar as informações disponíveis e, a partir disso, definir quais KPIs são realmente relevantes para implementar e executar sua estratégia.

Algo importante: não tenha muitos indicadores-chave, pelo menos no início. Para a maioria das áreas, o ideal é até 10 indicadores de desempenho, sendo estes realmente essenciais para medir o desempenho das equipes e da empresa como um todo.

Para definir as metas, siga a metodologia SMART:

• Specific (específico): o indicador-chave deve ser objetivo e específico, para que a equipe entenda por que ele é importante;
• Measurable (mensurável): o KPI deve ser mensurável, de preferência seguindo um padrão definido;
• Attainable (realizável): deve ser um indicador alcançável;
• Relevant (relevante): indicadores-chave que meçam algo que importa e melhore o desempenho do negócio;
• Timely (temporal): que seja alcançável dentro de um prazo determinado.

Aplique a metodologia FCA para análise de desvios

Mesmo que o seu plano de ação seja desenvolvido com planejamento, sempre é possível que algo saia errado. Para evitar prejuízos desnecessários, é possível fazer uso de uma ferramenta simples e eficaz: a metodologia FCA (Fato, Causa e Ação). Em poucas palavras, ela consiste em:

• Identificar um fato ou problema;
• Entender a sua causa;
• Definir uma ação para resolver o problema.

Quando os Indicadores de Desempenho mostrarem um resultado abaixo do esperado, você não tomará nenhuma decisão com base em achismos. Ao fazer uso da metodologia FCA, suas medidas de correção serão muito mais eficientes, gerando um conhecimento mais aprofundado sobre os processos da empresa.

Use a técnica dos 5 Porquês para encontrar causas raiz

Se a metodologia FCA não for suficiente para chegar à causa de um problema, use a técnica dos 5 Porquês. Ela consiste em questionar o porquê do problema cinco vezes, até que se encontre a verdadeira causa. Apesar de parecer simples, é uma técnica poderosa, criada pela Toyota na busca pela qualidade plena de seus processos na década de 70.

O ideal é reunir toda a equipe envolvida no processo, realizar uma sessão de brainstorm e questionar colaborativamente o “porquê” do problema. Ao responder essas perguntas, você terá uma visão muito mais clara da questão e certamente chegará à sua verdadeira causa.

Atenção: apesar do nome, o número de porquês pode variar de acordo com a complexidade do problema.

Estruture um plano de ação eficaz

Agora que você sabe a causa do problema, é hora de agir. O Plano de Ação é um documento onde você lista todas as atividades a serem concluídas para que determinada meta ou objetivo seja atingido. Para criar um plano de ação bem-sucedido:

• Trace o principal objetivo: neste caso, resolver o problema em questão.
• Crie metas realistas e mensuráveis: utilize a metodologia SMART neste processo.
• Liste todas as tarefas necessárias: não deixe nada de fora, por mais simples que pareça.
• Divida tarefas complexas em partes menores: isso ajuda no acompanhamento das atividades.
• Determine uma data limite: estabeleça prazos e determine quando cada passo deve ser concluído.
• Acompanhe todo o processo: gestores devem acompanhar de perto o andamento do plano para garantir seu sucesso.

Utilize o 5W2H para garantir a execução

Para garantir que o plano de ação seja executado com eficiência, use a metodologia 5W2H. Ela ajuda a compreender todos os pontos que podem surgir em cada etapa do plano, por meio de 7 perguntas básicas:

5W

• What? — O que será feito? A especificação do plano de ação.
• Who? — Quem vai fazer? Um plano sem responsabilidades atribuídas tem poucas chances de ser concluído.
• When? — Quando será feito? Data prevista para início e conclusão, considerando os riscos.
• Where? — Onde será feito? Ajuda a considerar custos, prazo e orçamento.
• Why? — Por que isso será feito? Toda ação deve ter uma razão.

2H

• How? — Como será feito? Um detalhamento mais específico de atividades, datas e responsabilidades.
• How much? — Quanto custará? Todo plano de ação deve ter um orçamento, fragmentado por etapas ou atividades.

Como centralizar a gestão de indicadores em um sistema

Em um mundo com grandes volumes de dados, a dificuldade está em encontrar as informações que são realmente valiosas para a empresa, as que ajudarão a medir o processo e o sucesso do negócio.

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