Gestão orçamentária: guia completo para gerir suas finanças

Gestão orçamentária e planejamento estratégico andam de mãos dadas na estruturação de uma empresa bem-sucedida. Um orçamento saudável possibilita projetar os recursos necessários para atingir os objetivos estratégicos com maior facilidade, garantindo que a organização opere de forma eficiente e sustentável.

A gestão financeira de uma organização requer atenção e cuidados específicos. Através de controles rigorosos e planejamento adequado, é possível alcançar maior assertividade e eficiência nos processos, evitando prejuízos e melhorando a performance dos indicadores financeiros. 

Ao longo deste Guia Completo do Planejamento Orçamentário, te mostramos o que é gestão orçamentária e como fazer uma, tomando como base a gestão estratégica, as estimativas de crescimento ou redução dos ganhos e os investimentos futuros que a empresa pode ou não fazer.

Então, para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto, confira a seguir!

Gestão orçamentária: o que é?

A gestão orçamentária não se restringe a orçamentos de venda. Ela abrange um conjunto de mecanismos administrativos e ferramentas de planejamento financeiro que visam prever e distribuir os recursos utilizados pela empresa dentro de um determinado período. Este planejamento orçamentário é realizado regularmente, geralmente de forma anual, mas a gestão pode ser feita de forma mais frequente — mensal, trimestral ou semestral — dependendo da estratégia da empresa e de seu modelo de negócios.

Dentro da gestão orçamentária, quatro grandes fases se destacam:

1. Planejamento orçamentário: desdobramento dos objetivos estratégicos em números (receitas, custos e despesas da organização).
   
2. Simulações de cenários: delineamento de diferentes cenários e possibilidades para prever impactos e preparar a empresa para diversas situações.
   
3. Acompanhamento orçamentário: monitoramento contínuo do que foi planejado em comparação com o que foi de fato realizado.
   
4. Revisões orçamentárias: processo de revisão dos planos e metas com base em novas informações ou mudanças no cenário econômico.

Essas fases, quando bem executadas, contribuem para que a empresa mantenha suas finanças em ordem, o bom uso dos recursos disponíveis e o cumprimento de seus objetivos estratégicos.

Gestão orçamentária: como fazer?

Para implementar uma gestão orçamentária eficaz, é preciso seguir um processo que inclui planejamento, monitoramento e ajustes contínuos. 

Aqui estão os principais passos:

1. Diagnóstico da saúde financeira da empresa
   O primeiro passo é entender o cenário financeiro atual da empresa. Isso inclui:
   • Analisar o saldo disponível em caixa.
   • Identificar as contas a pagar e a receber.
   • Estabelecer os prazos de vencimento das obrigações financeiras.

Além disso, é preciso considerar o perfil do negócio, incluindo o tempo de mercado, os pontos fortes e fracos, os produtos ou serviços oferecidos, e o público-alvo. Esse diagnóstico fornece a base para um planejamento mais preciso e informado.

2. Definição de metas e indicadores financeiros
   Metas claras e realistas são como uma bússola para a gestão orçamentária. Algumas metas e indicadores importantes incluem:
   
   • Ponto de Equilíbrio: Identifique o momento em que as receitas igualam os custos, permitindo que a empresa comece a gerar lucro.
     
   • Margem de Lucro: Calcule a porcentagem de lucro após a dedução de todos os custos e despesas.
     
   • EBITDA: Avalie o desempenho operacional da empresa sem considerar impostos, juros, depreciação e amortização.

3. Mapeamento das despesas
   
   Liste todas as despesas da empresa, tanto fixas quanto variáveis. Um mapeamento detalhado permite identificar os recursos necessários para manter a operação e obter uma visão clara e completa sobre os custos operacionais. Com essas informações, a empresa pode alocar melhor seus recursos e reduzir gastos desnecessários.

4. Projeção de faturamento
   
   Com base nos dados históricos e nas condições de mercado, projete o faturamento para o período de vigência do planejamento. Considere o valor médio das receitas anteriores, a atual conjuntura econômica e as perspectivas para os próximos meses.

5. Cálculo do capital de giro ou giro de caixa
   
   O capital de giro ou giro de caixa é a reserva financeira necessária para manter a empresa operando, mesmo em tempos de dificuldade. Para calcular o capital de giro, considere as necessidades de financiamento para clientes e avalie a manutenção dos estoques. Também é importante garantir o pagamento a fornecedores e outras despesas operacionais. Manter o capital de giro no azul é indispensável para a saúde financeira da empresa.
6. Análise de mercado
   Compreender o mercado em que a empresa atua impacta diretamente em um planejamento orçamentário eficaz. A análise de mercado inclui identificar os principais concorrentes, avaliar as soluções e preços oferecidos por eles e entender o comportamento do público-alvo. Essas informações ajudam a ajustar as estratégias e manter a competitividade.

7. Avaliação do orçamento de investimentos operacionais
   Considere as necessidades de investimento da empresa para melhorar suas operações internas. Por exemplo, a atualização de equipamentos ou veículos e os investimentos em novas tecnologias. É importante ter uma margem financeira para realizar esses investimentos, especialmente se forem necessários em caráter de urgência.

8. Controle e revisão do orçamento
   O acompanhamento constante do orçamento garante  que as metas financeiras sejam alcançadas. Para isso, realize reuniões regulares para revisar o desempenho financeiro e compare os resultados atuais com as metas estabelecidas. Além, claro, de fazer ajustes no orçamento conforme necessário para manter o planejamento alinhado com a realidade.

Esse controle contínuo permite que a empresa tome decisões mais informadas e se adapte a mudanças no cenário econômico.

Benefícios de uma boa gestão orçamentária para a sua empresa

A gestão orçamentária eficiente traz uma série de benefícios para o sucesso e a sustentabilidade de uma empresa. Entre os principais estão:

Planejamento consistente e previsão de ROI: 

A gestão orçamentária permite comparações constantes entre o que foi previsto e o que foi realizado, oferecendo uma previsão mais precisa do Retorno Sobre o Investimento (ROI). Isso facilita a tomada de decisões ao longo do caminho, permitindo ajustes que minimizam os riscos de prejuízos.

Controle aumentado sobre custos e despesas: 

Um planejamento orçamentário bem estruturado facilita a identificação e eliminação de gargalos financeiros, ajudando a manter os custos sob controle e melhorar a rentabilidade. Isso também inclui uma melhor gestão dos recursos da empresa, permitindo um uso mais inteligente dos mesmos.

Coordenação de esforços e alinhamento de expectativas: 

A gestão orçamentária promove a alocação eficiente dos recursos e coordena os esforços de todos os departamentos em direção às metas estratégicas. Com um planejamento financeiro sólido, tanto gestores quanto colaboradores têm clareza sobre o que esperar, facilitando o alinhamento das ações com os objetivos da empresa.

Melhor engajamento das equipes: 

A transparência e a clareza proporcionadas pelo orçamento aumentam a consciência coletiva sobre o que precisa ser feito. Cada departamento se sente responsável pelo seu próprio orçamento, compreendendo que suas ações têm impacto direto nos resultados finais da empresa.

Tomada de decisão mais assertiva: 

Com dados financeiros precisos e atualizados, os gestores podem tomar decisões informadas em relação a investimentos, precificação de produtos e serviços, e alocação de recursos humanos e financeiros. Esse embasamento sólido torna a tomada de decisões mais segura e alinhada com os objetivos estratégicos.

Histórico e transparência financeira: 

Um planejamento orçamentário bem documentado cria um histórico de eventos que pode ser revisado e analisado para orientar futuras estratégias. Além disso, um orçamento bem gerido aumenta a transparência sobre a situação financeira da empresa, permitindo que gestores e colaboradores ajustem suas expectativas conforme necessário.

Maior tranquilidade na gestão do negócio: 

Com as finanças bem estruturadas, a empresa pode planejar investimentos em novas máquinas, expandir os negócios ou, em caso de crise econômica, saber exatamente onde reduzir gastos e despesas supérfluas. Isso oferece uma maior tranquilidade na gestão do negócio, permitindo que a empresa se prepare melhor para o futuro.

Em resumo, uma gestão orçamentária eficiente organiza e controla as finanças, direcionando a empresa para um crescimento sustentável, promovendo um alinhamento claro entre todos os envolvidos e facilitando a conquista dos objetivos estratégicos.

Gestão orçamentária: como a tecnologia pode ajudar?

A tecnologia é uma aliada importante na gestão orçamentária. Utilizar um sistema especializado, integrado ao ERP da empresa, pode substituir o uso de planilhas e trazer benefícios como: redução de erros manuais, aumento da segurança e rastreabilidade dos dados e facilidade para simular cenários e colaborar em tempo real.

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Principais conceitos da gestão orçamentária

Agora que você entende melhor sobre a importância de um bom planejamento orçamentário e de conhecer os indicadores financeiros do seu negócio, é preciso compreender quais são os principais conceitos ligados a uma gestão orçamentária eficiente.

Para que a gestão orçamentária seja eficiente, compreenda alguns conceitos-chave:

• Budget (orçamento estático): é o planejamento financeiro inicial, que define a disponibilização dos recursos para os diversos departamentos e metas da organização. Cada setor tem seu próprio budget, alinhado com suas necessidades específicas.

• Forecast (revisão do orçamento): o forecast envolve ajustes no budget ao longo do período, para refletir mudanças nas condições econômicas ou nos objetivos da empresa. Ele permite que a organização se adapte a novos cenários sem comprometer suas metas.

• DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício): este documento contábil resume todas as operações financeiras da empresa, permitindo uma visão consolidada das receitas e despesas. O DRE avalia a saúde financeira da organização e ajuda a tomar decisões informadas sobre o futuro.

Gestão orçamentária da empresa: quem é o responsável?

Em muitos casos, especialmente quando falamos de pequenas empresas, o próprio fundador (CEO ou diretor-executivo) acaba ficando responsável pela gestão orçamentária do negócio. Porém, essa pode ser uma estratégia arriscada, uma vez que é necessária experiência para comandar a parte orçamentária de uma organização.

Nesse sentido, o mais indicado é contar com o auxílio de um profissional especializado na área, que domine as técnicas de planejamento orçamentário e saiba o que fazer nos momentos mais difíceis. 

Assim, ao iniciar o planejamento orçamentário da sua empresa, considere a contratação de um profissional especializado. Ou, ao menos, um consultor financeiro. Isso certamente vai trazer mais eficiência e segurança na construção da gestão orçamentária da empresa.Gestão orçamentária é um assunto que merece atenção e, principalmente, muito estudo. Então, elaboramos um ebook completo para você se aprofundar ainda mais sobre como criar um planejamento financeiro eficaz para a sua empresa. Baixe ele aqui!