Orçamento matricial: o que é e como aplicar essa ferramenta de gestão?

Toda empresa que zela pelo seu orçamento pode se ver em apuros quando chega o fim do exercício e os valores não batem. Nesses casos, o orçamento matricial (OM) é uma ferramenta de grande utilidade para evitar falhas na execução orçamentária. 

Afinal, controlar os gastos é uma tarefa que pede muita diligência, disciplina e uma boa dose de austeridade. Sendo assim, até mesmo os profissionais mais experientes estão sujeitos a exceder os seus limites, um problema que pode ser minimizado por meio desse modelo de orçamento.

Então, confira como ele se estrutura e de que forma aplicá-lo em seus negócios.

Por que usar o orçamento matricial?

No seu formato clássico, o orçamento empresarial se divide em matrizes de gastos conforme a sua natureza. Seu controle é centralizado, ou seja, os custos de diferentes áreas e departamentos ficam a cargo de um único setor ou profissional. Por esse motivo, em certas empresas, orçar projetos e despesas de rotina dessa forma pode trazer problemas, em função do acúmulo de responsabilidades.

Além disso, há o problema dos “silos”, no qual cada setor se preocupa apenas em “se safar”, independentemente dos resultados da empresa como um todo. É para evitar discrepâncias como essas que o orçamento matricial serve. Nele, o controle passa a ser dinâmico e não depende mais de apenas um especialista ou do setor financeiro.

Quais vantagens ele apresenta?

Outra vantagem que o OM apresenta é que ele é simples de se executar. Como veremos mais à frente, ele se organiza por meio de uma matriz na qual a tarefa de controlar os gastos passa a ser compartilhada.

É como se para cada profissional responsável por um tipo de gasto houvesse um fiscal, representado pelo responsável das chamadas entidades. A relação inversa também acontece, ou seja, as entidades também acabam fiscalizadas pelas pessoas responsáveis pelos chamados pacotes. Nessa relação pacotes x entidades, uma série de benefícios e vantagens operacionais e estratégicas podem ser obtidas. As mais imediatas delas você conhece na sequência.

Acompanhe com atenção!

Maior comprometimento

Um dos problemas dos métodos convencionais de montagem e controle orçamentário é o risco de acomodação por excesso ou de perda de qualidade por falta de recursos. Em ambos os cenários, é bastante provável que os setores dependentes de um budget fixo percam a motivação, afinal, o dinheiro sobrará ou nunca será suficiente.

Já no orçamento matricial, embora esse risco ainda exista, ele passa a ser menos frequente, já que o controle do orçamento é interativo. Sua aprovação não depende apenas da “caneta” do setor de finanças, mas de um processo de negociação direta entre os setores interessados. Portanto, o resultado é um maior comprometimento, desde a elaboração do orçamento, passando pelo controle e posterior avaliação.

Ajustes mais ágeis

Outro desafio em orçamentos montados de maneira convencional é que eles não permitem muitos ajustes ao longo dos meses. Como, normalmente, eles partem de orçamentos herdados de anos anteriores, deixam pouca margem de manobra quando se faz necessário um ajuste fino ou em situações que exijam respostas imediatas. Esse problema deixa de existir no OM porque, como veremos, uma de suas etapas básicas consiste, justamente, no acompanhamento “ao vivo” do orçamento estabelecido previamente.

Mais autonomia

Ninguém melhor que os profissionais de cada setor para dizer de onde vêm os seus gastos e de quanto precisam para dar conta de suas rotinas e projetos. Quando o orçamento é top-down, ou seja, imposto de cima para baixo, há sempre algum tipo de ingerência e, sendo assim, os especialistas se veem tolhidos de seu poder de decisão. Como, no modelo matricial, o budget é elaborado a duas mãos, inclusive a do responsável pelo setor, há muito mais liberdade de escolha e, em consequência, aumento de autonomia.

Quais as desvantagens?

Como toda ferramenta de gestão, o Orçamento matricial pode não ser a solução necessária para ajuste das finanças, dependendo do caso. Veja então, a seguir, que desvantagens ele pode vir a apresentar.

Concentração de poder

Por ser todo controlado pela figura do responsável pelos pacotes, em certos casos o OM pode não apresentar os resultados esperados justamente em função desse poder. Isso, claro, se o profissional à frente de um pacote não tiver a qualificação e experiência necessárias para dar conta de suas atividades. Sendo assim, é fundamental que a escolha seja extremamente criteriosa e que a pessoa que assumir o controle seja capaz de dar feedbacks e de trabalhar com transparência.

Depende da cultura da empresa

O OM é mais indicado para empresas com mais fit para trabalhar em regimes mais cooperativos e menos hierarquizados. Isso porque, como veremos, sua aplicação depende de um fluxo de comunicação bastante ágil, sob pena de atrasos na aprovação do orçamento.

Como funciona na prática?

Vale destacar também que o OM é um instrumento eficaz de gestão orçamentária porque, como veremos a seguir, sua realização depende de um processo de comunicação enriquecedor.

Veja como funciona!

Identifique os pacotes e as entidades

A primeira etapa na montagem é identificar os pacotes e as entidades de custo. Por exemplo: gastos com transportes fazem parte de um tipo, devendo por isso ser elencado em um pacote. Já o setor de transportes, embora tenha custos nesse pacote, também pode ter despesas com pessoal e alimentação, logo, deve ser categorizado como entidade. Em um esquema matricial, os pacotes podem ser listados em uma coluna, enquanto as entidades ficam em uma linha para que se faça o cruzamento dos dados.

Fase 1: proposta

Na primeira fase, o gestor de uma entidade propõe ao responsável por um pacote um determinado orçamento. Esse valor será analisado e deverá corresponder ao que foi planejado pela empresa.

Fase 2: negociação

Mais ou menos como se faz no orçamento flexível, o gestor do pacote analisa cada proposta das entidades, podendo rejeitar ou aprovar o orçamento sugerido.

Fase 3: aprovação

Se houver necessidade de ajustes, o gestor da entidade fará as retificações no orçamento até que ele seja aprovado pelos gestores de cada pacote.

Fase 4: acompanhamento

Uma vez que cada orçamento é aprovado em comum acordo, caberá aos gestores dos pacotes e entidades acompanharem sua execução.

Como aplicar e ter bons resultados?

No OM, é bastante comum que os gastos excedam os valores orçados. Quando isso acontece, esse valor acima do previsto é chamado de tendência, que, por sua vez, demanda o chamado plano de ação para correção.

Como vimos, o orçamento matricial é essencialmente colaborativo, porque sua estruturação e seu controle dependem de um fluxo de comunicação contínuo. Por isso, ao aplicá-lo, garanta que o feedback entre os gestores de pacotes e as entidades seja constante. Assim, os resultados certamente serão os melhores.

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