5W2H para a concretização do Plano de Ação da sua empresa: um passo a passo
Para uma empresa alcançar um alto grau de desempenho; metas e objetivos devem ser atingidos. É preciso então que todos os passos necessários para que isso aconteça sejam muito bem planejados. Para isso, as empresas devem elaborar Planos de Ação.
Vamos ver nesse artigo o que é e quais são as aplicações de um Plano de ação e também vamos falar sobre 5W2H e como essa ferramenta pode garantir a concretização dos Planos da sua empresa.
O que é um Plano de Ação
Um Plano de Ação nada mais é, do que um conjunto de ações, bem descritas, que tem um mesmo objetivo específico. A ação pode ser uma tarefa simples como o preenchimento de um formulário, desligar uma máquina em determinado horário, ou pode ser uma tarefa mais complexa como fechar uma parceria ou montar um centro de distribuição para uma linha de produtos. O plano de ação é um documento, ou uma ferramenta, que orienta sobre como um trabalho deve ser realizado para que um resultado desejado seja atingido.
Os planos de ação devem sempre estar ligados aos objetivos da empresa.
Podem ser construídos de várias formas, desde um modelo mais simples, até Planos mais robustos quando envolve vários colaboradores e departamentos. De um modo geral um bom Plano de Ação contempla alguns itens:
– O objetivo que se quer alcançar;
Exemplo: Aumentar a receita de vendas
– Quais ações e atividades necessárias devem ser realizadas;
Exemplo:
Contratar mais 2 vendedores internos;
Treinar os novos vendedores;
Melhorar o material de comunicação;
Iniciar vendas pelo Instagram;
Anunciar no Google.
– A data de início e fim de cada atividade;
– Qual a verba de orçamento alocada;
– Quem é o responsável pela ação (execução e/ou monitoramento).
Por essa lista podemos observar que através de um Plano de Ação todos os detalhes necessários para que uma tarefa seja realizada serão previstos. É a base para se otimizar os recursos da empresa nas atividades que realmente farão diferença nos resultados pretendidos. É importante lembrar que um Plano de Ação não pode acontecer eternamente, precisa ter uma data de início e uma data de término.
Plano de Ação 5W2H: indo além do óbvio
A 5W2H é uma metodologia muito prática e também muito simples de usar. O termo é formado pelas inicias de sete questões (em inglês) que, quando respondidas, permitem uma melhor compreensão das atividades que precisam ser realizadas; incluindo o COMO e o PORQUE, ou, o meio e a razão.
Os 5W:
What (o que será feito?)
Why (por que será feito?) – razão, motivo.
Where (onde será feito?)
When (quando será feito?)
Who (por quem será feito?)
Os 2H:
How (como será feito?) – meio, forma.
How much (quanto vai custar?)
Isso pode parecer pouco relevante agora, no entanto a falta de um motivo (razão) ou mesmo de uma explicação sobre como exatamente algo deve ser feito, são algumas das principais causas de uma ação ou plano falho, gerando retrabalho, prazos estourados e outros agraves.
No desenvolvimento e também durante a execução de um Plano de Ação, ao responder cada uma das questões da 5W2H, elabora-se um mapa amplo e claro a todos os envolvidos. A relação da 5W2H com o Plano de ação cria uma ferramenta muito mais eficaz no que diz respeito a concretização dos objetivos da empresa, ou, o sucesso de um plano.
Quais são as aplicações de um Plano de Ação
Um Plano de Ação pode ser usado para fins pessoais, para desenvolvimento de carreira profissional, em uma residência e, obviamente, nas empresas. A seguir exemplificamos algumas aplicações de um Plano de Ação.
Planejamento Estratégico e Tático
O Plano de Ação é o que faz o Planejamento Estratégico de uma empresa realmente acontecer. Planejamento sem execução não gera resultados, e o Plano de Ação é a ferramenta ideal para organizar e acompanhar o desempenho de todas as atividades dos Planejamentos Estratégico e Tático.
Gestão de Projetos
É difícil pensar que alguma atividade que deve acontecer em uma empresa não tenha um vínculo com o Planejamento Estratégico, mas se alguma melhoria precisa ser realizada podemos usar os atributos de um Plano de Ação para que não haja desperdício de tempo e os demais recursos da empresa. Podemos dar como exemplo a mudança de layout de um setor ou a renovação dos móveis do escritório para ampliação e conforto do espaço.
Atividades em Grupo
Um grupo pode ser; alguns colaboradores que sugeriram uma determinada ação, como a organização de uma área de lazer para os momentos de folga. Também pode ser um departamento da empresa que precisa realizar um conjunto de ações para atingir metas.
