BPMN: o que é, para que serve e como colocar em prática

Imagine reduzir drasticamente os erros operacionais e eliminar a frustração associada à falta de clareza nos procedimentos diários na sua empresa? Com o BPMN, cada membro da equipe terá uma visão clara de suas responsabilidades em determinado processo, o que facilita a gestão do negócio. 

Gerenciar negócios é como coordenar um grande quebra-cabeça, em que várias peças precisam se encaixar perfeitamente. Logo, os gestores precisam ser bons em organizá-las  e garantir que todas estejam funcionando.

Se uma parte não estiver indo bem, pode afetar todo o quebra-cabeça. Para facilitar esse trabalho, o BPMN funciona como um guia para mostrar como todas as peças se conectam.

Em um mundo competitivo, as organizações que buscam se diferenciar precisam otimizar seus processos de negócios e garantir a eficiência. Por isso, é uma ferramenta cada vez mais relevante no contexto empresarial atual.

Assim, os profissionais visualizam e entendem os processos de negócios de uma forma clara e concisa, o que ajuda a identificar oportunidades de melhoria e otimização. Quer saber mais? Continue a leitura deste post?

O que é BPMN e para que serve?

BPMN é a sigla para Business Process Model and Notation, uma metodologia padronizada para modelar processos de negócios. Ele fornece uma notação gráfica para especificar esses processos, tornando-os mais compreensíveis e fáceis de compartilhar entre diferentes partes da organização. 

Em outras palavras, o BPMN é uma norma padrão para a representação de processos por meio de diagramas. Esse padrão inclui um conjunto de símbolos e diretrizes que possibilitam a modelagem de diversos fluxos de processos com diferentes níveis de detalhes.

Ou seja, a notação BPMN serve como uma linguagem visual para desenhar processos de negócios, por meio de símbolos padronizados para representar diferentes elementos do processo. 

Para exemplificar, pense em um pedido de férias em uma empresa: o BPMN permite descrever esse processo de forma clara e universal usando símbolos como círculos, retângulos e setas. Cada etapa, desde a solicitação até a aprovação e registro, é mapeada visualmente. Dessa forma, fica mais fácil os envolvidos compreenderem e melhorarem o fluxo de trabalho.

O BPMN foi desenvolvido pelo Business Process Management Initiative (BPMI) e, desde 2005, está sob a gestão do Object Management Group (OMG). Esse consórcio de alcance internacional assegura que os diagramas BPMN possam ser compartilhados de forma eficiente em um formato padronizado entre diversas ferramentas de modelagem.

Quais as diferenças entre BPM e BPMN? 

Business Process Management (BPM) refere-se à disciplina de gerenciamento de processos empresariais na totalidade. Ele envolve a identificação, modelagem, execução, monitoramento e otimização contínua dos processos organizacionais para alcançar objetivos estratégicos. 

Já o BPMN abrange tanto os aspectos tecnológicos, quanto os aspectos humanos e culturais relacionados à gestão de processos. Logo, o BPMN é uma ferramenta da disciplina mais ampla do BPM — por isso, não devem ser confundidos.  

Quais os diferenciais do BPMN?

Existem várias notações de modelagem de processos, e a escolha por uma delas depende das necessidades específicas de cada organização.

Por exemplo, a ferramenta Unified Modeling Language (UML) tem uma aplicação mais ampla e é usada para modelagem de sistemas em geral, mas não é especializada em processos de negócios. Isso faz com que muitas empresas não possam aplicar o padrão.

Já o fluxograma convencional é a ferramenta de visualização mais conhecida no que se refere a desenho de processos. Porém, o BPMN se destaca entre as empresas que desejam um maior detalhamento dos seus processos de negócios. 

O BPMN oferece:

• Abrangência: pode ser usado para modelar uma ampla variedade de processos de negócios, desde os mais simples até os mais complexos; 
• Flexibilidade: é uma notação flexível que pode ser adaptada às necessidades específicas de cada empresa;
• Integridade: se destaca por ser uma notação completa que cobre todos os aspectos dos processos de negócios;
• Visibilidade: fornece uma representação visual dos processos, facilitando a compreensão e a comunicação na empresa;
• Automatização: pode ser usado para automatizar processos de negócios e melhorar a eficiência e a produtividade.

Conheça os elementos fundamentais do BPMN

Cada símbolo na notação BPMN significa um evento ou uma possibilidade no processo. 

Por exemplo, se a intenção for apenas obter uma visão geral, poucos detalhes serão necessários. Felizmente, a versão mais recente (BPMN 2.0 .2) dispõe de cerca de 100 símbolos distintos que podem ser utilizados conforme as necessidades da modelagem. 

A seguir, conheça os principais elementos que compõem a notação. 

Objetos de Fluxo

Os Objetos de Fluxo são os elementos gráficos da notação BPMN que representam o comportamento do processo. Eles são divididos em três categorias: atividades, eventos e Gateways.

• Atividades

Simbolizam ações a serem executadas ou realizadas no processo. Essas tarefas ou atividades podem ser realizadas por sistemas web e pelos usuários. Elas são visualmente representadas como retângulos com cantos arredondados.

As atividades se dividem em tarefas e subprocessos:

Human Task: trabalho realizado no processo;

Tarefa de serviço:  integrações com sistemas de informação;

Send Task/Receive Task: envio de uma mensagem para outra pessoa;

Manual Task: tarefa realizada por uma pessoa que não usa um sistema de workflow;

Script Task: executa uma sequência de comandos;

Business Rule Task: adiciona uma regra de negócio que retorna um valor para comparação.

• Eventos

Os eventos representam questões temporais ou estados atingidos após a execução de atividades. São identificados como círculos e caracterizados de 3 formas

Início: mostra o ponto de partida de um processo de negócios. Pode ser o início direto ou ser acionado por eventos externos.

Intermediário: acontece durante o processo, influenciando o que vem a seguir, mas não inicia ou termina o processo em si.

Fim:  onde o processo termina. Indica que o trabalho foi concluído com sucesso ou que algo específico aconteceu para encerrar o processo.

• Gateways

Descreve o caminho de tomada de decisão ou de escolha e análise. Ao se deparar com um símbolo de gateway, uma decisão precisará ser tomada. São identificados como losangos e divididos em:

Gateway exclusivo baseado em dados;

Gateway exclusivo baseado em dados com marcador;

Gateway exclusivo baseado em eventos;

Gateway inclusivo;

Gateway completo,

Gateway paralelo.

Objetos de conexão

Os Objetos de Conexão são linhas e flechas que simbolizam como os objetos se relacionam entre si e como o processo flui de uma atividade para a outra. São divididos em:

Fluxo de mensagem: mostra o fluxo entre remetente e receptor, simbolizado por uma flecha pontilhada da esquerda para a direita;

Fluxo de sequência: mostra a direção das ações em um processo. Representado, da esquerda para direita, por uma flecha de linha cheia,

Associação: relaciona informações. Simbolizado por uma linha pontilhada.

Raia da Piscina

Aqui, a Raia da Piscina não tem a ver com natação. Ela corresponde à organização em si a fim de organizar as atividades do processo e atua como um contêiner para os objetos de fluxos. São elas:

Piscinas: representam agrupamentos de processos e podem ter raias.

Raias: organizam atividades e eventos em uma piscina para diferentes atores.

Artefatos 

Os Artefatos são informações adicionais que servem para detalhar o diagrama. Eles são três:

Grupo de Artefatos: caixa pontilhada;

Anotações: caixinhas textuais opcionais;

Objetos de dados: elementos produzidos ou requeridos por uma atividade, conectados a ela por meio de associações.

3 benefícios da aplicação do BPMN para as empresas

A aplicação do BPMN para as empresas pode trazer uma série de benefícios, como:

1. Melhoria na comunicação e compreensão dos processos internos

A aplicação do BPMN oferece um impacto significativo na comunicação e compreensão dos processos internos de uma organização. Ao adotar essa notação padronizada, as equipes conseguem criar representações visuais claras e compreensíveis dos procedimentos, o que proporciona uma linguagem comum entre os membros. 

Além disso, ele pode ser entendido por qualquer pessoa, em qualquer lugar do mundo — benefício importante para empresas multinacionais. Essa uniformidade elimina ambiguidades e interpretações distintas, resultando em uma comunicação eficaz entre os diversos setores.

2. Facilidade na identificação de gargalos

A utilização do BPMN também se destaca ao facilitar a identificação de gargalos e oportunidades de melhoria nos processos organizacionais. A notação fornece uma representação visual detalhada, o que permite uma análise minuciosa. 

Dessa forma, as organizações podem identificar os pontos críticos que levam a atrasos ou ineficiências. Além disso, a clareza visual proporcionada pelo BPMN torna mais fácil visualizar áreas onde otimizações e aprimoramentos são necessários, agilizando a identificação de possíveis melhorias.

3. Aumento da eficiência operacional e redução de custos

Outro benefício do BPMN é o aumento da eficiência operacional e a redução de custos nas organizações. Ao permitir uma representação visual precisa dos processos, a empresa consegue identificar e descartar atividades desnecessárias ou redundantes. 

Essa simplificação resulta em uma execução mais eficiente dos processos, otimizando o fluxo de trabalho e reduzindo o tempo necessário para a conclusão de tarefas. Ainda, a notação possibilita a alocação mais eficiente de recursos, evitando desperdício e custos adicionais com erros, por exemplo.

Como implementar o BPMN na prática?

A implementação da notação BPMN pode ser dividida em quatro etapas principais:

1. Definição do escopo

A primeira etapa é definir o escopo do processo que será modelado. Isso inclui determinar os limites, os participantes envolvidos e os objetivos do processo. É nesta etapa que os principais indicadores de desempenho (KPIs) devem ser definidos. 

2. Coleta de requisitos

A segunda etapa da implementação BPMN é a coleta de informações e dados atualizados. Essa tarefa pode ser feita por meio de entrevistas, workshops ou pesquisas em documentos e relatórios, por exemplo. Os requisitos incluem as atividades que compõem o processo, os dados usados e os resultados esperados.

3. Modelagem do processo

A terceira etapa é modelar o processo usando a notação BPMN. Aqui, a tecnologia é a sua principal aliada. Nesse momento, é interessante a empresa contar com uma ferramenta de software para criar símbolos e outros elementos da notação para representar as atividades, dados e fluxos do processo.

4. Validação do modelo

A quarta etapa é validar o modelo com os participantes do processo, a fim de garantir que ele seja preciso conforme as necessidades da empresa. Para isso, obtenha feedback dos participantes e faça comparativos com os indicadores definidos no início. E, claro, se necessário, faça ajustes. 

A implementação da notação BPMN pode ser uma tarefa complexa, mas é essencial para melhorar a comunicação e a compreensão dos processos de negócios.

Além do conhecimento técnico e auxílio de um especialista na área, se você deseja se aprofundar ainda mais na metodologia BPMN, confira o Guia Rápido BPMN. 

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Ferramentas para implementação BPMN na sua empresa

Para atingir todo o potencial do BPMN, é essencial relacioná-lo com o uso da tecnologia. Afinal, as ferramentas especializadas de modelagem permitem criar, visualizar e aprimorar os diagramas de processos de forma eficiente. 

Nesse contexto, com a Scoreplan é possível desenhar fluxogramas e ter uma gestão de processos mais eficiente. A ferramenta é projetada para elevar o patamar das empresas ao proporcionar a centralização e aprimoramento das informações, permitindo decisões mais estratégicas e inteligentes.

Com ela, você consegue usar a metodologia BPMN para desenhar e ter uma representação clara e objetiva dos seus processos.. Assim, sua organização facilita a comunicação, o entendimento entre equipes e colaboradores e permite a identificação de gargalos.

Conclusão

O BPMN fornece uma maneira eficiente de documentar processos de negócios. Por usar uma notação gráfica padronizada, é um modelo fácil de entender e interpretar.

Assim, ao considerar a otimização dos processos de negócios, o BPMN precisa estar na sua lista. Adote o BPMN como sua ferramenta-chave e veja como ela transforma a maneira como você compreende, documenta e otimiza seus processos de negócios. 

Essa é uma das vantagens que os clientes Scoreplan têm. Que tal conhecer todas as vantagens da Scoreplan na prática? 

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