Compliance: o que é e como aplicar na sua empresa

A prática de compliance nas organizações passou de um diferencial para se tornar um pré-requisito nas empresas. Hoje, ele impacta a rotina corporativa em vários níveis, em empresas de todos os portes e segmentos.

Nos últimos anos está cada vez mais nítido o quanto agir com ética e transparência é vital para uma empresa se manter atuante no mercado e, não menos importante, na vida dos consumidores.

Por conta da importância do assunto, preparamos este artigo completo. Você pode conferir informações sobre o que é compliance, quando surgiu, qual é seu papel, quais são os benefícios e como colocar em prática na sua empresa. 

Siga lendo para conferir!

O que é compliance em empresas?

Compliance vem do verbo em inglês “to comply” que, na tradução para o português, significa “cumprir, obedecer uma ordem ou procedimento”. Assim, compliance é atuar de acordo com regulamentos internos e externos, normas éticas e a legislação.

Em outras palavras, compliance são ações voltadas a garantir relações éticas e transparentes entre empresas e o Poder Público. Dessa forma, pode ser definido como um padrão básico de negócios a ser seguido.

Em uma organização, serve como um guia de comportamento para a sua atuação perante o mercado para que se mantenha em conformidade com as obrigações legais. Além disso, é o que faz respeitar a governança corporativa, normas éticas de conduta e controles internos.

Vale destacar que a política de compliance deve ser aplicada a todos os departamentos, desde as áreas de recursos humanos e jurídico até lideranças e marketing.

O conceito de compliance tem como objetivo principal gerar valor ao negócio, o que afeta diretamente a sobrevivência da empresa, mas sobre isso falaremos mais adiante. Agora, vamos abordar o surgimento do compliance.

É válido ressaltar que um programa de compliance é diferente de outros mecanismos de regulação, como a certificação ISO, já que é criado pela própria empresa. Por isso, é tarefa da organização definir quais serão as ferramentas e de que forma será feito o controle para detectar e remediar ações danosas que vierem a ocorrer.

Quando surgiu o compliance?

Mesmo que para alguns o conceito de compliance possa parecer algo novo, há registros do seu surgimento ainda na virada do século XX, quando foi criado o Banco Central dos Estados Unidos. A mudança visava trazer mais segurança e estabilidade para o ambiente financeiro.

Já nos anos 1970, também no país norte-americano, foi criada uma lei anticorrupção transnacional, a chamada Foreing Corrupt Practies Act (FCPA), que tornou as punições mais duras para instituições americanas julgadas por corrupção no exterior.

Após, com a divulgação ao público de escândalos de corrupção entre governos e empresas, muitas companhias decidiram adotar práticas de compliance por conta própria, o que foi muito bem recebido pelo mercado.

No Brasil, conforme a Associação Brasileira de Bancos Internacionais (ABBI), foi em 1992 que o tema entrou em cena com a abertura do mercado brasileiro no governo Collor. O país passou a respeitar os padrões éticos e de combate à corrupção, muito por conta da alta competitividade entre empresas transnacionais.

Com a promulgação da Lei n° 12.846/13, conhecida como Lei Anticorrupção, o assunto ganhou espaço, já que a legislação trouxe a aplicação de vantagens a empresas com um setor de compliance estruturado.

Hoje, pode-se dizer que a análise da estrutura de compliance é um pré-requisito no fechamento de grandes negócios, tendência que deve crescer ainda mais.

Qual o objetivo de um programa de compliance?

O objetivo de um programa de compliance é minimizar riscos e guiar o comportamento de empresas diante do mercado. Seu foco é evitar o desvio, já que a prevenção é o principal ponto observado, o que é feito a partir de planos estratégicos para prevenir situações que gerem risco.

Dessa forma, o papel do compliance é estabelecer regras, ações e práticas que garantam o cumprimento da lei e estejam alinhadas aos valores da empresa. Além de orientar a conduta de todos os colaboradores para que cumpram os princípios éticos e de transparência. Essas ações evitam margem para vantagens pessoais impróprias, situações de conflito e corrupção de qualquer tipo.

No caso de ilegalidades, o programa de compliance atua na mitigação de danos, para que a imagem e legado da empresa sejam o menos possível prejudicados. É importante dizer que compliance é uma verdadeira mudança de cultura, o que envolve todos que fazem parte da organização.

Qual a importância do compliance?

Investir em compliance é, sim, uma decisão estratégica, já que afirmar – seja a investidores, imprensa ou em processos de recrutamento – que a empresa possui um programa de compliance por si só é uma estratégia de negócios.

Isso porque uma organização que adota práticas de compliance comprova ter uma gestão madura. Os gestores e equipes dominam os processos implementados e executados para estarem em conformidade a nível político, comercial, trabalhista, contratual e comportamental.

Por outro lado, não estar em compliance significa que a empresa escolhe correr sérios riscos de forma intencional, os quais podem acarretar perdas financeiras, patrimoniais e de mercado. Afinal, gestão de riscos e compliance estão conectados.

Hoje em dia,  independentemente do segmento e tamanho, é necessário que toda empresa que busca crescer de forma sustentável alcance um nível de excelência em compliance. Isso mostra que a organização possui um compromisso direto com a sociedade e suas necessidades.

Compliance: saiba quais são os tipos existentes

O compliance não está ligado apenas a uma área. Pelo contrário, ele conversa com diferentes segmentos, mesmo dentro da empresa. Assim, é importante que os gestores se atentem para quais as frentes da empresa que mais precisam de um programa dedicado ao tema.

Confira quais são os principais tipos de Compliance para identificar os que mais fazem sentido dentro da sua organização.

Compliance Tributário: assegura que a empresa paga seus impostos da forma certa e mantém registros financeiros em ordem. Ajuda a evitar multas e problemas com o governo.

Compliance Trabalhista: garante que a empresa siga todas as leis trabalhistas, protege os direitos dos funcionários e previne ações judiciais.

Compliance Ambiental: assegura o seguimento das normas ambientais para reduzir o impacto negativo das operações da empresa no meio ambiente.

Compliance Financeiro:mantem a transparência e precisão nas finanças da empresa, seguindo todas as regras e regulamentos financeiros.

Compliance Anticorrupção: implementa medidas para prevenir e combater a corrupção dentro da empresa, a fim de promover a ética e a integridade.

Compliance de Segurança da Informação: protege os dados e informações da empresa para que sejam seguidas todas as leis de privacidade e segurança de dados.

Compliance de Saúde e Segurança: garante o desenvolvimento de um ambiente de trabalho seguro e saudável, que siga todas as normas de segurança e previna acidentes e doenças.

E aí, qual desses tipos de Compliance você pensa em desenvolver na sua empresa? 

Benefícios de um programa de compliance

Os benefícios de um programa de compliance em uma empresa são inúmeros, impactando de forma positiva todos os setores corporativos. Lembrando que estamos falando de uma mudança profunda, não apenas superficial.

Abaixo separamos os principais benefícios do compliance para você conhecer:

Segurança jurídica: por preservar a integridade criminal e cível da empresa, de quem a representa e dos próprios colaboradores, mantendo-se afastada de problemas legais.

Decisões assertivas: maior eficiência, já que os gestores passam a tomar decisões mais acertadas, estratégicas e benéficas ao todo.

Redução de custos: constante supervisão na aplicação de leis trabalhistas e nos recolhimentos de impostos, o que reduz custos desnecessários com processos e multas.

Reputação forte: a transformação na empresa resulta em uma melhor imagem institucional junto ao mercado, influenciando de investidores a consumidores.

Maior competitividade: imprime estabilidade e confiabilidade para a marca, o que a torna mais competitiva diante um mercado cada vez mais exigente.

Aumento de produtividade: o alinhamento da empresa com valores éticos implica no aumento da satisfação e engajamento dos colaboradores, que trabalham mais e melhor.

Atração de parceiros: demonstra maior segurança jurídica para a realização de relações comerciais, facilitando a parceria e negociação com diversas empresas.

Retenção de talentos: durante e após processos de recrutamento e seleção, o complicance torna-se um atrativo para colaboradores que se comprometem a entregar o seu melhor para empresas que de fato são ambientes agradáveis e éticos de se trabalhar.

Como criar um programa de compliance em 8 passos

Para implantar um programa de compliance na sua empresa, é preciso seguir algumas etapas para dar o pontapé inicial. Por isso, elencamos 8 passos para você desenvolver o seu:

1. Análise de riscos

A partir do mapeamento dos processos internos, é necessário fazer uma avaliação dos riscos a que a organização pode estar exposta . Essa etapa tem o objetivo de analisar potenciais desvios de conduta, seja por parte dos colaboradores ou nas relações com o mercado e o poder público.

Somente após feita a análise de riscos é possível criar regras coerentes com o contexto em que a organização se encontra, além de obedecer às regras exigidas pelos órgãos fiscalizadores. Nesse momento, a Lei Anticorrupção pode auxiliar, já que traz definições sobre os diferenciais de cada segmento.

2. Plano de ação

Elencados os potenciais riscos, é hora de desenhar estratégias que visem atenuar eventuais desvios de conduta. Dessa forma, para que os termos do programa de compliance sejam bem entendidos, é preciso criar um planejamento que contenha detalhes.

Alguns deles são a definição de qual colaborador será o responsável pela implantação das mudanças em cada área e a criação de um plano de ações. Sempre com o cuidado de que os resultados a serem atingidos estejam bem definidos e claros.

3. Código de conduta

Chegou o momento da criação de um código de ética ou conduta que, acima de tudo, deve estar alinhado com o perfil da empresa. Aqui, é importante respeitar as características reais da organização, bem como seus valores. Nesse ponto, o compliance conecta-se com a governança corporativa, já que são duas políticas que se complementam.

Dessa forma, devem ser definidas regras que vão ao encontro da atuação da organização no mercado, sempre com o objetivo de afastar riscos corporativos e atitudes antiéticas. É fundamental que o código de conduta seja escrito com uma linguagem acessível, de fácil compreensão e sem qualquer chance de dupla interpretação.

Após a revisão e aprovação do código de conduta, o documento deve ser disponibilizado a todos os colaboradores, de todas as hierarquias, para que conheçam as regras. Assim, serão capazes de saber o que fazer e o que não fazer para seguir o comportamento esperado. Para os recém-chegados, a leitura do código de conduta é imprescindível.

Afinal, não adianta ter um código de ética se não for conhecido e seguido pelas pessoas. Vale lembrar que o maior exemplo a ser seguido é de quem comanda a empresa. Ou seja, presidente e diretores devem ser os primeiros a dar o exemplo.

4. Setor de compliance

Pela sua importância crescente, não é raro encontrar profissionais que trabalhem apenas com foco em criar, implantar, cumprir e manter um programa de compliance dentro das organizações. O porte e a realidade da empresa são os fatores que vão determinar qual será o tamanho do setor responsável por lidar com o assunto.

De qualquer forma, seja um departamento inteiro ou somente um único colaborador que vá atuar, o mais importante é realizar da forma correta o envolvimento dos colaboradores para que conheçam e sigam as normas estabelecidas. Além disso, é preciso definir quais são os processos e as ferramentas utilizados para evitar e corrigir as falhas.

5. Canais internos de denúncias

Além da implantação, é importante criar canais internos de denúncias, nos quais os próprios funcionários, fornecedores e clientes podem denunciar condutas inadequadas de forma segura, relatando atividades que infringem as regras da empresa.

Para que isso seja possível, é importante que a etapa anterior seja feita da forma correta. Assim, os comportamentos considerados inadequados podem ser mais facilmente identificados e descritos por quem está fazendo a denúncia. Ao checar os relatos, os responsáveis pelo programa de compliance devem analisar de maneira detalhada.

Nesse ponto, é muito importante a capacitação de quem for realizar a análise. Aqui, é preciso diferenciar eventuais desvios que aconteceram por conta da falta de desconhecimento do código de conduta de ações que claramente se mostram antiéticas e desonestas. Ou seja, a avaliação do que aconteceu e as consequências devem se basear, em primeiro lugar, na motivação e intenção de quem praticou a ação.

6. Sistema de dados

A empresa que deseja atuar conforme o compliance deve se autorregular para que seja possível fiscalizar o cumprimento das leis e normas. Para isso, é possível fazer uso da tecnologia em ferramentas que agrupam, analisam e monitoram informações relevantes sobre o mercado.

Assim, a tecnologia permite que, dentro da gestão de compliance, as empresas possam antecipar riscos corporativos, prevenindo-se de ameaças como fraudes, as quais têm o potencial de causar danos na imagem e saúde financeira do negócio.

Esse sistema pode ser utilizado para revisão regulares de riscos jurídicos e socioambientais, mudanças na legislação, acompanhamento de índices econômicos, flutuações em moedas internacionais, inovações da concorrência, etc.

7. Capacitação dos colaboradores

Sabemos que o respeito ao programa de compliance se deve muito à sua compreensão por todos que fazem parte da empresa. Sendo assim, além do conteúdo do código de conduta ser acessível, é necessário investir na ampla divulgação do programa para todos os departamentos da empresa.

Porém, é preciso ir além da divulgação. O que fazer? É possível oferecer capacitações aos colaboradores, para que saibam com clareza como e porque devem optar por escolhas éticas.

Algumas formas de fazer isso é realizando palestras e cursos, dinâmicas de grupo e momentos de orientações com profissionais. Lembrando sempre em focar no conhecimento e no cumprimento das leis e das regras da organização.

8. Monitoramento e acompanhamento

Por fim, mas significando um recomeço, é preciso fazer o monitoramento e o acompanhamento do programa de compliance. Essa etapa é fundamental para a conferência de que o programa está funcionando da forma correta, com os resultados esperados. É um trabalho constante, por isso o setor responsável deve seguir funcionando normalmente.

De forma regular, o programa deve passar por testes para garantir que os colaboradores sigam comprometidos. Também é recomendado criar ferramentas que possam auxiliar nessa tarefa. Além de lidar com denúncias, os responsáveis devem participar ativamente da rotina corporativa, esclarecendo dúvidas e identificando onde é possível fazer melhor.

Vale dizer que, atualmente, a tecnologia se mostra uma grande aliada para empresas que desejam ter agilidade e segurança na hora de aplicar e monitorar as práticas de compliance, por apresentar eficientes soluções.

As inovações tecnológicas trazem ganhos para todos os negócios, mas especialmente para aqueles que precisam lidar com um alto volume de informações e processos complexos. Se é o seu caso, não deixe de pesquisar sobre o assunto.

Sem dúvida, a gestão de um programa de compliance demanda a paciência, o esforço e a compreensão de todos em relação às mudanças, bem como sobre o tempo que leva para que uma nova cultura seja instalada na empresa.

Quem são os responsáveis pela área de compliance?

Para cuidar das questões que envolvem o compliance dentro de uma empresa, é possível contar com dois tipos de profissionais. Para conhecê-los, leia a seguir:

• Profissional de compliance:

Trabalha na implementação e gestão de programas de compliance, sendo responsável por avaliar os riscos do negócio, implantar os processos de conformidade e fazer o monitoramento. A partir de uma atuação multidisciplinar, o profissional de compliance pode ter formações como Engenharia, Administração e Direito.

• Advogado de compliance:

Atua por meio de consultoria jurídica, em parceria com empresas, para implementar programas de conformidade, garantindo o cumprimento de normas internas e da legislação, com o objetivo de minimizar riscos e evitar danos. É importante frisar que todo advogado de compliance deve dominar as leis nacionais e internacionais.

Confira alguma dicas finais

 Agora que você já sabe o que é compliance nas empresas e toda a sua importância, confira alguma dicas finais:

• Escolha fornecedores que se alinhem aos código de conduta da empresa;
• Realize rotinas de inspeção e fiscalização de atividades, mesmo as sem certificações;
• Utilize sistemas de informação para monitoramentos das atividades empresariais, adequados ao programa de compliance;
• Tenha como foco a conformidade com a lei em níveis municipal, estadual e federal;
• Crie e mantenha uma auditoria interna;
• Invista na melhora da comunicação interna e externa, de modo a reforçar os termos do compliance;
• Tenha um sistema de normatização e padronização da empresa atualizado.

Conclusão

O compliance é peça-chave para você alcançar resultados ao mesmo tempo que respeita e desenvolve uma cultura pautada na ética e na transparência. Com um programa de Compliance, você tem a oportunidade de evitar erros e, quando necessário, recalcular a rota do seu negócio.

O Compliance é uma ferramenta usada para garantir o progresso da sua organização. Então, para se aprofundar ainda mais nas práticas que levam sua empresa para outro nível, faça o download gratuito do nosso eBook “As 10 principais práticas das empresas de alto crescimento”.