Plano de ação: como criar um para sua empresa em 7 passos

Qualquer negócio sem uma gestão de plano de ação viável é como um navio sem leme. Afinal, para que uma empresa possa ter sucesso em suas ações, é preciso manter o rumo e estabelecer metas, de curto a longo prazo, a serem atingidas. Nesse sentido, o truque para criar um plano de ação bem-sucedido é torná-lo ambicioso o suficiente para alcançar crescimento e lucro, mas realista o suficiente para que seu negócio não enfrente problemas.

Muitos gestores de empresas se questionam por que têm dificuldades para atingir seus resultados, e talvez isso aconteça pela falta de um plano de ação estratégico e bem elaborado. Sem esse direcionamento, fica muito mais difícil organizar o que deve ser feito, o que leva a falhas de execução, perda de prazos, problemas orçamentários e outros tipos de problemas que podem prejudicar o crescimento do negócio.

Às vezes, pode ser difícil descobrir quais aspectos do seu negócio precisam ser priorizados. Uma gestão de plano de ação bem estruturada pode ajudar você a mapear uma estratégia e definir o passo a passo para alcançar determinados objetivos. Isso não apenas trará mais clareza para a equipe como um todo, mas ajudará os gestores durante a gestão de tarefas, apontando o que é preciso fazer para atingir cada meta.

Neste artigo, daremos a você algumas dicas para que você perca o medo de criar o seu próprio plano de ação estratégico, e tenha ainda mais facilidade para atingir seus objetivos de negócio. Então, boa leitura!

Vamos do início: o que é um plano de ação?

Primeiramente, é preciso determinar exatamente o que é um plano de ação. Ou melhor, um plano de ação realmente eficaz. Basicamente, planos de ação são documentos que listam as atividades a serem concluídas para que determinada meta ou objetivo sejam atingidos. Eles servem como guias, tanto para os gestores quanto para os profissionais de cada setor, indicando quais os caminhos a serem seguidos para atingir determinado resultado.

Isso é feito por meio de um cronograma bem estruturado, com prazos, nomes de responsáveis por cada tarefa ou atividade, recursos e tempo empregados neste processo etc.

A gestão do plano de ação pode envolver clientes, colaboradores, fornecedores e demais stakeholders. Depende da empresa entender quem são as pessoas que devem estar envolvidas, e como elas podem contribuir para que cada objetivo seja cumprido.

Por que sua empresa precisa de um plano de ação?

Em alguns casos, os gestores podem ter a impressão de que o plano de ação é algo dispensável em determinadas situações. Por isso, é importante saber identificar em que circunstâncias ele deve ser aplicado, para que tudo saia como previsto.

Toda empresa tem objetivos que deseja alcançar para seu crescimento e, muitas vezes, sabem o que é preciso fazer para obter os resultados desejados. Contudo, isso precisa ser estruturado por meio de ações concretas que permitam chegar ao futuro pretendido. De forma geral, sempre que há uma meta bem estabelecida a ser conquistada, um plano de ação estratégico deve ser criado.

Nele, são definidos alguns detalhes essenciais para que os objetivos sejam cumpridos, como:

• descrição das atividades que devem ser executadas;
• recursos necessários;
• responsáveis por realizá-las;
• datas de início e fim da atividade etc.

Isso garante que todas as tarefas necessárias sejam realmente feitas e que as prioridades da organização sejam respeitadas. Assim, fica mais fácil solucionar problemas e realizar projetos de forma mais rápida e segura, com melhores resultados.

Falta de planejamento = perda de dinheiro

Se você ainda não se convenceu da importância da gestão de um plano de ação, é preciso destacar mais alguns fatores. O primeiro deles é que um dos maiores perigos de avançar sem um plano de negócios é o risco de perder dinheiro. Isso mesmo. Sem um plano de ação estruturado, são muito maiores as chances de desperdiçar tempo, energia, dinheiro, profissionais capacitados e outros recursos preciosos da sua empresa.

Muitas vezes, gestores desperdiçam recursos como esses ao insistirem em caminhos que, há tempos, não são lucrativos e produtivos para o negócio. Na melhor das hipóteses, esses recursos reduzem as margens de lucro; na pior das hipóteses, eles podem significar a diferença entre o sucesso e o fracasso.

E é justamente a gestão desse plano de ação que fará você identificar estes caminhos improdutivos e trocar de direção. Ele será o mapa de sucesso do negócio, permitindo que todos trabalhem juntos para seguir o caminho mais direto possível em direção aos objetivos da empresa.

Principais desafios enfrentados pelos gestores

Tudo o que falamos até aqui mostra o quão importante são os planos de ação para qualquer empresa. Mas isso não significa que eles não apresentem desafios. O principal deles é, muitas vezes, o tempo. Isso porque a maioria das empresas possuem uma rotina agitada, e encontram dificuldades para criar e executar corretamente seus planos de ação. Além disso, nem sempre a organização possui essa cultura estratégica, o que torna mais difícil envolver os colaboradores durante todo este processo. Muitas vezes, líderes e peças-chaves para o sucesso deste planejamento não acreditam que ele realmente dê resultados. E tudo isso é um desafio na hora de montar e estruturar o seu plano de ação.

Sem planejamento, planos de ação são simplesmente intenções. Ou seja, eles são pouco estudados e testados, o que aumenta as chances de não serem bem-sucedidos ou, no extremo, não serem levados a sério pelos profissionais que deveriam executá-los.

Por fim, um desafio recorrente é em relação à falta de uma atribuição clara e objetiva das responsabilidades de cada etapa do plano de ação. Não adianta planejar tudo direitinho, se as pessoas encarregadas de executar cada etapa não souberem o que fazer, como fazer e quando fazer. É preciso comunicação direta e objetiva entre todos os envolvidos, para evitar ruídos e desentendimentos, e para que tudo acabe sendo feito conforme o planejado.

Como fazer um plano de ação em 7 passos práticos

Agora que entendemos exatamente do que se trata a gestão de plano de ação e qual a sua importância para qualquer empresa, chegou a parte prática. A seguir, explicamos como você pode criar um plano de ação robusto, eficaz e bem estruturado em 7 passos práticos, porém extremamente importantes. Vamos lá.

1. Trace seu principal objetivo

O primeiro passo para montar um bom plano de ação é saber aonde você quer chegar. Depois, deixe claro para cada pessoa envolvida o que deve ser realizado e quais etapas devem ser cumpridas para que todos cheguem neste destino final. Isso deixa mais claro para sua equipe como cada tarefa é importante para atingir o objetivo maior do plano de ação, e faz com que cada pessoa tenha uma visão mais ampla sobre seu papel neste processo.

2. Crie metas realistas e mensuráveis

No início deste texto falamos sobre as metas ambiciosas, porém realistas. E, além disso, essas metas também precisam ser mensuráveis. Ou seja, que permitam que sua equipe visualize exatamente o que já foi cumprido, e o que ainda precisa ser alcançado. Isso dá a você mais tempo para corrigir possíveis problemas, bem como ajustar as expectativas e cobrar maior desempenho tanto individual quanto das equipes.

3. Liste todas as tarefas necessárias

Isso é um pouco óbvio, mas vale ressaltar. Dentro do seu plano de ação, você deve listar cada tarefa a ser realizada, mesmo que não pareça “tão importante assim”. Cada passo em direção ao objetivo é importante e deve ser registrado, acompanhado e bem-sucedido. Isso também ajuda cada profissional a entender exatamente quais são as suas responsabilidades, bem como trocar ideias e tirar dúvidas com outras pessoas da equipe.

4. Divida tarefas complexas em partes menores

Em um plano de negócios, é normal que algumas tarefas sejam mais difíceis de serem realizadas do que outras. Nesse sentido, pode ajudar a fragmentar tarefas complexas e mais extensas em partes menores, fáceis de serem executadas, visualizadas e gerenciadas. Isso se chama gestão de tarefas.

5. Determine datas limite para cada atividade

Nenhuma gestão de plano de ação funciona sem prazos e datas limite. Se isso não for delimitado, o senso de urgência ou de prioridade vai por água abaixo, e a procrastinação pode acabar tomando conta da equipe. Determina os prazos de cada atividade, e peça que o responsável por ela avise a você com antecedência se precisar de mais tempo. Assim, o colaborador pode se planejar melhor, e priorizar o que for mais importante.

6. Torne seu plano de ação visual

Já foi provado de diversas formas que pessoas entendem melhor os planos de ação se eles forem apresentados a partir de uma representação visual. Isso ajuda não apenas no engajamento da equipe, que pode acompanhar o andamento de todo o projeto, mas também permite identificar quais tarefas ou objetivos do plano de ação estão em atraso ou não foram executadas.

7. Acompanhe o andamento de todo o processo

Por fim, assim que todo o plano de negócios é compartilhado, e todos já sabem suas responsabilidades, cabe ao gestor ou responsável pelo plano de ação acompanhar o trabalho a ser realizado, auxiliando cada colaborador sempre que necessário. Se preferir, é possível criar um cronograma para envio de relatórios ou divulgação dos resultados em equipe ou individuais. O importante é que esse acompanhamento aconteça.

Ferramentas para a criação do seu plano de negócios

Para superar os desafios citados anteriormente, e ter toda a ajuda possível em termos de ferramentas na hora de criar seu plano de ação, é recomendado buscar metodologias para tornar este processo ainda mais simples. A seguir, indicamos as que, em nossa opinião, podem fazer mais diferença durante a sua etapa de planejamento!

Matriz RACI

Fonte: Fia.com.br

A Matriz RACI é uma forma simples e eficaz de definir e documentar diferentes funções e responsabilidades dentro do seu plano de ação. Em resumo, essa ferramenta vai ajudar você a superar o desafio de atribuir responsabilidades. Ela mostra exatamente quem é responsável, quem precisa ser consultado e quem deve ser mantido informado sobre cada etapa. Isso oferece maior organização para o processo como um todo, e também facilita em muito a vida do gestor do projeto.

A sigla RACI é um acrônimo de Responsible, Accountable, Consulted e Informed. Basicamente, funciona como um gráfico de atribuição de responsabilidades, que mapeia cada tarefa, marco ou decisão-chave envolvida na conclusão de um plano de ação. Mas o que significa cada uma das letras desta sigla?

Responsible

São as pessoas ou partes interessadas que trabalham em cada tarefa ou atividade. Elas devem completar a tarefa ou objetivo, ou em alguns casos tomar decisões dentro do projeto.

Accountable

Trata-se da pessoa que é “proprietária” do plano de ação. Ela deve assinar ou aprovar quando a tarefa, objetivo ou decisão estiver completa, assim como certificar-se de que todas as responsabilidades sejam atribuídas. É muito importante que apenas uma pessoas seja o Accountable.

Consulted

Pessoas ou partes interessadas que precisam dar entrada antes que o trabalho possa ser feito e assinado. Essas pessoas estão “no circuito” e são participantes ativos da gestão de plano de ação.

Informed

Por fim, “informed” são aquelas pessoas que devem ser mantidas sempre informadas sobre o andamento do planejamento. Porém, apesar de precisarem de atualizações constantes sobre o progresso ou as decisões, não precisam ser formalmente consultadas a todo o tempo, nem contribuem diretamente para as atividades.

Como criar uma matriz RACI para a gestão do plano de ação

Se você decidir fazer uso desta ferramenta, o processo para criar sua matriz RACI envolve 5 principais etapas. São elas:

1. Identifique todas as tarefas envolvidas no plano de ação e liste-as no lado esquerdo do gráfico, sempre em ordem de conclusão;
2. Marque todas as partes interessadas do projeto e relacione-as dentro da sua matriz;
3. Preencha sua matriz identificando quem é o responsável por cada tarefa (responsable), quem é o “proprietário” do plano de ação (accountable), e quem será consultado (consulted) e informado (informed) sempre que necessário;
4. Em seguida, certifique-se de que nenhuma tarefa tenha mais de um stakeholder responsável. Se isso acontecer, redistribua as responsabilidades;
5. Compartilhe, discuta e combine o modelo RACI com seus stakeholders no início do projeto, resolvendo qualquer divergência de visão ou expectativa;

Enfim, como é possível notar, a ideia da Matriz RACI é ajudar você a superar qualquer possível dificuldade na distribuição e atribuição de tarefas, além de ser útil para qualificar o fluxo de comunicação entre pessoas envolvidas no processo.

Metodologia 5W2H: como e por que fazer uso dela

Outra ferramenta que pode ajudar você a definir os passos iniciais do seu plano de ação é chamada de 5W2H. A ideia é fazer 7 perguntas básicas, que ajudarão você a direcionar o seu planejamento com mais eficácia. São elas:

• What = o que fazer
• Why = por que
• Where = onde
• Who = quem
• When = quando
• How = como
• How much = quanto

A ideia é bem semelhante aos três pilares de um plano de negócios, que vimos anteriormente neste texto. Mas, com esta ferramenta, é possível ir ainda mais longe. Não apenas saberemos o que deve ser feito e quem deve realizar esta atividade, mas também por que ela deve ser realizada, quanto isso custará para a empresa, como se dará esse processo etc.

Ao responder essas 7 perguntas, você certamente terá uma visão muito mais clara de quais são os objetivos da empresa, assim como os recursos que ela dispõe para atingi-los. E, mais importante do que isso tudo, qual a motivação por trás de cada etapa da gestão de plano de ação. É isso que vai dar sentido a tudo; isso que fará seus colaboradores se envolverem de verdade neste processo; e isso que determinará a vontade dos envolvidos para alcançar cada meta.

Metas SMART

A metodologia chamada de Metas SMART foi pensada para auxiliar as empresas na definição de metas inteligentes. A sigla é baseada em 5 fatores:

• S (Específica)
• M (Mensurável)
• A (Atingível)
• R (Relevante)
• T (Temporal)

Entre as vantagens de seu uso, estão o aumento da produtividade, a garantia de foco e maior abertura e facilidade para feedbacks. A seguir, veremos um pouco mais sobre os 5 fatores envolvidos nas Metas SMART, e como eles podem auxiliar você a atingir seus objetivos.

Específica (Specific)

Para definir uma meta como específica, é necessário entender o que será alcançado com esta meta, quem são os responsáveis por ela e o que deve ser feito para realizá-la. Responder essas perguntas facilita o entendimento dos responsáveis, e torna mais claras as expectativas da empresa em relação àquela atividade.

Mensurável (Measurable)

Já falamos aqui que boas metas devem ser mensuráveis. É essencial que suas metas sejam mensuráveis e avaliadas a partir de KPI’s (indicadores de desempenho). Isso ajuda você a entender o que resultou no cumprimento, ou não, de uma meta.

Atingível (Attainable)

A meta pode até ser mensurável, mas se não for alcançável, não é uma meta inteligente. Sempre leve em conta a realidade da empresa e também do mercado atual. Isso é fundamental para a motivação dos colaboradores e pessoas envolvidas. Ninguém terá disposição para atingir um resultado impossível.

Relevante (Relevant)

Para ser relevante, as tarefas de seu plano de ação precisam fazer sentido para todos os envolvidos. Não apenas para os gestores. Isso também é um fator importante para a motivação dos envolvidos, portanto, cada meta deve ser relevante e ter um responsável por alcançá-la.

Temporal (Time based)

Enfim, ter uma data para início e término de cada atividade é fundamental para que as metas do seu plano de ação sejam cumpridas conforme esperado. Datas e prazos limite facilitam o alinhamento da equipe e também na organização de cada pessoa, uma vez que sabe o que precisa saber, e quanto tempo tem para atingir esse objetivo.

Então, quando for realizar a gestão do plano de ação de sua empresa, pense no método SMART e considere todos esses fatores para criar um plano de ação mais estruturado e bem-sucedido!

Matriz de Eisenhower

Você já deve ter ouvido a máxima de que se tudo é importante, nada é importante, certo? Pois a Matriz Eisenhower serve justamente para resolver questões de urgência e importância dentro da gestão do seu plano de ação. Você pode utilizá-la para facilitar suas decisões no que diz respeito à priorização de tarefas, bem como resolver atividades menos urgentes e importantes e decidir quais devem ou não ser delegadas para a equipe.

Esta metodologia foi criada pelo Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, e por isso leva seu nome. Antes de se tornar presidente do país, ele serviu como general no exército e lutou durante a Segunda Guerra Mundial. Neste período, teve que tomar decisões extremamente difíceis de forma muito frequente, o que o fez criar o chamado “princípio Eisenhower”.

Basicamente, a ideia é priorizar a realização de tarefas a partir da definição de 4 quadrantes, em que as atividades são colocadas conforme sua urgência ou importância. Confira a seguir,

Vale destacar que, além de ferramenta de priorização, ela também ajuda a definir responsabilidades. Isso facilita a divisão entre as atividades dos gestores e dos demais colaboradores, e facilita a delegação de tarefas.

Além disso, a Matriz de Eisenhower colabora para que ações importantes não sejam “engavetadas”, facilitando a comunicação interna entre as equipes. Ao saber o grau de importância ou urgência de cada atividade, bem como os prazos determinados, é possível repassar e receber informações em tempo hábil, sem nenhum tipo de ruído de comunicação.

Como gerenciar o tempo com a Matriz de Eisenhower

Enfim, além de oferecer esta ferramenta maravilhosa para gerenciamento de priorização de tarefas e atividades, Eisenhower também compartilhou cinco segredos para gerenciar melhor o tempo dentro do seu planejamento. São eles:

1. Coloque as coisas a fazer em uma lista para “liberar a mente”; não esqueça de questionar o que vale a pena fazer primeiro;
2. limite-se a não mais do que oito tarefas por quadrante. Antes de adicionar outro, preencha o mais importante primeiro. Não se trata de coletar tarefas, mas de finalizá-las;
3. mantenha sempre uma lista para tarefas do negócio e outra para atividades particulares.
4. não permita que você ou outras pessoas te distraiam. Não deixe que os outros definam suas prioridades. Seja organizado: planeje seu dia pela manhã, depois trabalhe naquilo que precisa.
5. finalmente, tente não procrastinar. Nem mesmo por excesso de gerenciamento de suas tarefas.

Kanban

O Kanban é uma ferramenta essencial em uma boa gestão de projetos. Com uma abordagem simples e eficiente, essa ferramenta se baseia em técnicas de controle e gestão de fluxo para a distribuição de demandas. Em resumo, ele é definido por três itens:

• Sistema visual: a criação de um quadro com colunas que divide o trabalho em “a fazer”, “em andamento” e “feito”.
• Cartões: descrevem o trabalho real que está sendo realizado;
• Work in progress: o gestor pode limitar quantas tarefas podem estar em andamento ao mesmo tempo.

Ou seja, o Kanban é uma ferramenta de fluxo de trabalho, que permite indicar e colocar um limite no volume de trabalho em andamento. Ele é considerado uma metodologia ágil por evitar a procrastinação e auxiliar as equipes a renderem mais no seu dia a dia.

A ideia não é apenas cobrar resultados, mas priorizar a produtividade e a organização das entregas do seu plano de ação. Em outras palavras: proporcionar um trabalho mais direcionado. Nesta metodologia, a ideia é incentivar a melhoria de todos os envolvidos, por isso é importante a participação ativa dos colaboradores, inclusive das lideranças.

Software de gerenciamento

Por fim, uma dica valiosa, e que possibilitará o maior ganho em termos de resultados é considerar o uso de um software de gestão estratégica simples e completo, como a Scoreplan. Ao utilizar a plataforma, você poderá reunir todas as informações necessárias para gestão do plano de ação do seu negócio, bem como emitir relatórios detalhados e demais dados essenciais para o acompanhamento de todo o processo.

Isso não apenas dará a você mais controle sobre cada ação e atividade realizada, mas também permitirá avaliar a capacidade de geração de resultados de cada colaborador ou equipe. Além disso, um bom software de gerenciamento fornecerá informações cruciais que podem ser utilizadas para verificar a eficácia da gestão de plano de ação ao longo do tempo. Assim, fica mais fácil verificar se é necessário fazer alguma modificação no plano de ação para garantir que as metas e objetivos sejam cumpridos no prazo estabelecido.

Um problema muito presente nas organizações é o puro e simples abandono dos planos de ação. Na necessidade de lidar com os desafios que surgem no dia a dia da operação, o que foi planejado é deixado de lado. Os responsáveis não lembram mais que precisam realizar suas tarefas, e os gestores não lembram que precisam acompanhar e cobrar os liderados. Neste sentido, um software que centraliza essas informações e esteja sempre disponível e acessível para as pessoas envolvidas no projeto pode fazer toda a diferença!

Lembre-se: a execução e o acompanhamento também são processos que dão sentido à existência dos planos de ação.

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