EAP: o que é Estrutura Analítica do Projeto e como ela te ajuda?

Os profissionais interessados em inovação precisam gerenciar projetos de forma mais eficiente, minimizando os riscos e garantindo o sucesso. Para isso, é necessário buscar novas formas de criar produtos e serviços disruptivos. 

No entanto, gerenciar projetos pode ser um desafio, pois eles costumam ser complexos, imprevisíveis e envolvem um alto grau de experimentação.

Para enfrentar esses desafios, os profissionais podem contar com a EAP (Estrutura Analítica do Projeto), uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda a organizar e estruturar o trabalho necessário para concluir um projeto.

Quer saber mais? Leia continue lendo o artigo!

EAP: o que é a Estrutura Analítica do Projeto?

EAP é a sigla para estrutura analítica do projeto (termo em inglês Work Breakdown Structure), uma das várias ferramentas utilizadas para gerenciamento de projetos. Para a elaboração deste diagrama, o projeto precisa ser dividido em pequenas tarefas (decomposição), de maneira que elas sejam facilmente visualizadas e gerenciadas. 

Vale ressaltar que as tarefas precisam ser divididas de forma hierárquica. Ou seja, as atividades mais importantes devem ficar no topo, enquanto as demais são desmembradas ao longo do diagrama para facilitar a visualização das tarefas e entregas do projeto. 

Na prática, a EAP organiza o escopo do projeto em componentes menores, chamados de pacotes de trabalho, que podem ser gerenciados por equipes específicas. Cada nível da estrutura representa um nível mais detalhado de decomposição do projeto. 

Imagine que você está construindo uma casa. Para isso, você precisa de um projeto que especifique todos os elementos da casa, como as paredes, o telhado, as janelas, as portas…

A estrutura analítica do projeto é como o projeto da casa. Ela é um documento que descreve todos os componentes, desde os objetivos gerais até as tarefas específicas.

Porém, a estrutura analítica do projeto não pode ser interpretada como um fluxograma de atividade, mas sim, como uma decomposição do projeto em partes menores.

Os diferentes níveis de uma EAP

Os níveis são usados para representar tamanho e a complexidade do projeto. Eles podem variar de projeto para projeto, mas geralmente há pelo menos três níveis principais:

• Nível 1: Este é o nível mais alto da EAP e representa o escopo geral do projeto. Sempre será designado pelo 1.0, com uma descrição simples e breve da tarefa principal. Todos os outros níveis abaixo deste estão subordinados. 
• Nível 2: Este nível representa os principais componentes ou fases do projeto, representados pela numeração 1.x (1.1, 1.2,1.3…). São as atividades subordinadas à tarefa principal. 
• Nível 3: Este nível representa os pacotes de trabalho do nível anterior, designados com a numeração 1.x.x (1.1.1, 1.1.2,1.1.3…).

Além desses três níveis principais, também é possível criar níveis adicionais, conforme necessário. Por exemplo, um projeto complexo pode ter quatro ou cinco níveis, enquanto um projeto menor pode ter apenas dois ou três.

A escolha do número depende de vários fatores, incluindo o tamanho e a complexidade do projeto, os recursos disponíveis e as preferências da equipe do projeto.

Para entender melhor como funciona a divisão de níveis na EAP, confira a ilustração abaixo, retirada da 6ª edição do Guia PMBOK, principal documento sobre gerenciamento de projetos:

EAP vs. Cronograma de Projetos: entendendo as diferenças

À primeira vista, a EAP pode ser confundida com o cronograma de projetos, mas as ferramentas são diferentes. Isso porque, o cronograma apresenta a data de início e fim de cada tarefa.

Já a estrutura analítica do projeto é uma representação hierárquica e decomposta do escopo, organizada em pacotes de trabalho ou atividades menores. 

Além disso, a EAP é voltada para a estruturação e organização do escopo do projeto. 

Em contrapartida, o cronograma está centrado no tempo, representando a sequência e a duração das atividades ao longo do tempo.

A EAP e o cronograma de projeto são duas ferramentas distintas, embora estejam inter-relacionadas no contexto do gerenciamento de projetos. 

5 vantagens da aplicação da EAP na gestão de projetos

A EAP oferece uma série de vantagens na gestão de projetos, incluindo:

1. Facilita o gerenciamento

A grande sacada está na forma como a estruturação organiza as informações. Em vez de ter um amontoado de detalhes espalhados, o diagrama apresenta as tarefas de maneira estruturada, quase como um mapa, e de forma estratégica. 

Ele é elaborado em formato de diagrama, o que significa que você pode visualizar todas as partes essenciais do seu projeto de uma só vez.

Cada tarefa, subtarefa e responsabilidade fica claramente delineada, permitindo que todos saibam exatamente o que precisam fazer para contribuir para o sucesso do projeto. 

Além disso, esse tipo de diagrama não apenas simplifica a compreensão das atividades envolvidas, mas também promove uma visão compartilhada entre os membros da equipe. 

Isso cria uma base sólida para uma colaboração mais eficiente, já que todos estão na mesma página, literalmente.

2. Deixa clara a atribuição de responsabilidades

A EAP também atribui responsabilidades de forma clara ao descrever quem é responsável por cada parte do projeto. Isso elimina ambiguidades e ajuda a garantir que cada membro da equipe compreenda seu papel para o sucesso do projeto.

Quando esse recurso não é utilizado, a falta de clareza sobre quem é responsável por cada aspecto do projeto pode causar confusão e prejudicar o andamento das atividades.

Sem saber exatamente quem é o responsável por cada parte do projeto, as coisas podem ficar um pouco bagunçadas. Os membros da equipe podem se sentir perdidos, e isso não é bom para a empresa. 

3. Evita o retrabalho

A estrutura analítica do projeto ajuda a garantir que as atividades sejam realizadas apenas uma vez, evitando o retrabalho. Como isso acontece? Bem, o diagrama atribui responsabilidades, e o que é preciso para realizá-las. 

Quando todos sabem o que devem fazer, as chances de retrabalho devido à falta de comunicação ou entendimento são reduzidas.

Além disso, é possível identificar potenciais problemas ou desvios do plano inicial mais cedo no processo, o que permite ações corretivas antes que o retrabalho seja necessário. 

4. Identificação de riscos

Pode também ser usada para a gestão de riscos de várias maneiras, entre elas, identificar atividades críticas do projeto. As atividades críticas são aquelas que, se atrasarem, atrasam todo o projeto. São os riscos mais importantes de serem identificados e evitados.

Outra maneira de usar a EAP para identificar riscos é determinar as interdependências entre as atividades do projeto. Esses riscos podem causar um “efeito dominó” no projeto.

Além disso, ajuda a identificar os riscos que são específicos de uma determinada entrega. Por exemplo, a entrega de “desenvolver o novo produto” pode estar sujeita a riscos de falha técnica, de atraso na aprovação regulatória ou de perda de mercado.

5. Reduzir custos

Outra vantagem de realizar a estrutura analítica do projeto é que o diagrama fornece uma visão geral do trabalho necessário para concluir um projeto, bem como a sequência em que esse trabalho deve ser realizado. 

O gestor, então, tem a oportunidade de reduzir custos:

• Eliminando tarefas ou atividades desnecessárias;
• Combinando tarefas ou atividades;
• Subcontratando tarefas ou atividades a terceiros.

Além disso, a EAP pode ajudar a aumentar o controle do projeto, identificando e resolvendo problemas precocemente, o que ajuda a evitar atrasos e custos extras causados por eles. 

Como montar uma EAP?

Montar uma estrutura analítica é um passo fundamental para o planejar um projeto. Vamos entender isso de uma maneira mais simples.

1. Primeiro, pense no objetivo do seu projeto. O que você quer alcançar com ele? Isso vai ser o guia para toda a EAP.
2. Agora, identifique as entregas principais. Elas são como os resultados-chave que você precisa para atingir o seu objetivo. 
3. Para cada entrega principal, quebre em partes menores, chamadas de pacotes de trabalho. Esses pacotes representam tarefas específicas que precisam ser feitas. Continue esse processo até ter tarefas detalhadas o suficiente para serem realizadas pelas equipes.
4. Ao nomear cada parte da EAP, use nomes claros. Coisas que fazem sentido para todos. Por exemplo, use substantivos para o que você precisa entregar e verbos para as ações a serem realizadas.
5. Evite se complicar demais. Mantenha uma hierarquia clara (do mais para o menos importante), com cada nível representando um detalhamento maior do trabalho.

No entanto, para ser eficaz, é necessário seguir duas regras importantes. Além disso, um documento chamado Dicionário da EAP também faz parte do diagrama. Saiba mais a seguir!

Regra dos 100% 

Na Regra dos 100%, todas as tarefas secundárias não devem ultrapassar 100% da tarefa principal. Caso surja alguma atividade extra, ela não pode ser inserida no pacote de trabalho — assim como todo o pacote deve ser concluído na sua totalidade, nem mais, nem menos.  

A regra dos 100% é importante porque garante que a EAP seja completa e abrangente. Se a estrutura analítica do projeto não incluir todo o trabalho necessário, isso pode levar a atrasos, custos extras que prejudicam a gestão orçamentária ou até mesmo, o fracasso do projeto.

Para garantir que a regra dos 100% seja cumprida, é importante que a EAP seja desenvolvida com cuidado e atenção. A equipe deve ter uma compreensão clara do escopo e de todas as atividades necessárias para concluí-lo.

Regra 8-80

Você deve ter ouvido a expressão “8 ou 80” por aí. Na EAP, a Regra 8-80 estabelece que o pacote de trabalho deve ter, no mínimo, 8h de duração, com o máximo de 80h. Caso exceda o tempo indicado, a tarefa deverá ser dividida em um pacote menor. 

Dicionário da EAP

A EAP é uma ferramenta de gerenciamento de projeto que facilita a visualização, mas impossibilita o detalhamento. Neste caso, se o gestor quiser acrescentar detalhes, como permissões, indicadores e custos, ele poderá anexar um documento no formato de tabela, chamado de dicionário da EAP. 

Cada pacote precisa de um dicionário. E, também, cada verbete apresentado precisa ter a descrição do pacote de trabalho. 

Por meio dele, os participantes do projeto sabem exatamente o que devem fazer, evitando atrasos no cronograma ou a realização de atividades fora do escopo. 

Exemplo prático de uma EAP

Para você entender melhor o que é uma EAP, confira o exemplo fictício de uma estruturação criada para a construção de uma casa.

Nível 1

• Construir a casa

Nível 2

* Contratar mão de obra

* Comprar material 

* Preparar o terreno

* Fazer a fundação

* Construir as paredes

* Instalar o telhado

Nível 3

• Contratar mão de obra

* Fazer entrevistas

* Verificar referências

* Assinar contratos

Nível 4

• Comprar material

    * Elaborar lista de materiais

    * Pesquisar fornecedores

    * Obter orçamentos

    * Fazer pedidos

    * Receber materiais

Nível 5

• Preparar o terreno

    * Remover vegetação

    * Nivelar o terreno

    * Remover obstáculos

    * Escavar valas

    * Compactar o solo

Nível 6

• Fazer a fundação

    * Construir a sapata

    * Construir a viga 

    * Construir a coluna

    * Construir a viga de amarração

Nível 7

• Construir as paredes

    * Preparar a argamassa

    * Levantar as paredes

    * Instalar portas e janelas

Nível 8

• Instalar o telhado

    * Montar a estrutura do telhado

    * Colocar as telhas

    * Instalar a calha

Detalhamento da EAP 

O diagrama mostra a estrutura hierárquica da EAP, com os pacotes de trabalho organizados em níveis decrescentes de detalhe. O nível mais alto, “Construir a casa”, é o objetivo geral do projeto. 

Os níveis inferiores, como “Preparar o terreno” e “Construir as paredes”, são subdivididos em pacotes de trabalho menores que descrevem as atividades específicas necessárias para concluir o projeto.

O diagrama também inclui as dependências entre os pacotes de trabalho. Por exemplo, “Preparar o terreno” deve ser concluído antes de “Fazer a fundação”.

No nível 3, “Contratar mão de obra”, as atividades “Fazer entrevistas”, “Verificar referências” podem ser subdivididas em pacotes de trabalho ainda menores, conforme necessário. 

Por exemplo, as entrevistas podem ser divididas em “Desenvolver uma lista de perguntas”, “Realizar as entrevistas” e “Avaliar os candidatos”.

Adicionar mais níveis é útil para projetos complexos ou projetos que exigem um alto nível de controle. No caso da construção de uma casa, adicionar pode ajudar a garantir que todas as etapas do sejam bem planejadas e executadas.

Saiba mais!

A estrutura analítica do projeto é uma ferramenta essencial para o gerenciamento de projetos, que visa desmembrar as tarefas de um projeto de maneira hierárquica e organizada. 

Ao elaborar uma EAP para os projetos, você, como gestor, terá um melhor gerenciamento, saberá organizar as responsabilidades, além de identificar os riscos e custos que comprometem o andamento do projeto.

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