Gestão Orçamentária: o que é e 6 passos para fazer uma 

O planejamento estratégico e a gestão orçamentária andam juntos na estruturação de uma empresa bem-sucedida. Afinal, um orçamento saudável possibilita projetar os recursos necessários para atingir os objetivos estratégicos com mais facilidade.

Nesse sentido, a gestão financeira da organização requer atenção e cuidados específicos. Ela maior assertividade e eficiência nos processos, evita prejuízos e melhora a performance dos indicadores.

Ao longo deste artigo, te mostramos o que é uma gestão orçamentária e como fazer uma, tomando como base a gestão estratégica, as estimativas de crescimento ou redução dos ganhos e os investimentos futuros que a empresa pode ou não fazer.

Então, para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto, confira a seguir!

O que é a gestão orçamentária

Em poucas palavras, a gestão orçamentária é uma forma de prever e distribuir os recursos que serão utilizados na empresa em um determinado período, visando maior performance e os melhores resultados possíveis.

Esse planejamento orçamentário é feito de forma regular, geralmente de forma anual. Porém, a gestão desse planejamento pode ser feita de forma mais frequente, seja de forma mensal, trimestral ou semestral. Tudo depende da estratégia escolhida pela empresa para realizar a gestão orçamentária e de seu modelo de negócios.

Assim, dentro da Gestão Orçamentária é possível citar quatro grandes fases:

➔ Planejamento Orçamentário: desdobramento dos objetivos estratégicos em números (receitas, custos e despesas da organização);
➔ Simulações de Cenários: delineamento de diferentes cenários e possibilidades;
➔ Acompanhamento Orçamentário: monitoramento daquilo que foi planejado em relação ao que foi de fato realizado;
➔ Revisões Orçamentárias: processo de rever os planos e metas (quando necessário).

Falaremos mais dessas fases adiante, ensinando você a dividí-las em etapas e realizar a gestão financeira de sua empresa com mais eficácia. 

Por que fazer uma gestão orçamentária?

Existem diversos motivos para uma empresa se atentar para uma boa gestão orçamentária. Para começar, mesmo que pareça óbvio, é importante dizer que o planejamento orçamentário é uma forma eficaz de organizar o orçamento da empresa. Ele possibilita aos gestores terem uma ampla visão em relação a investimentos e receitas, além de permitir uma análise dos resultados com mais detalhes. 

Outro ponto é que o acompanhamento do orçamento aumenta a transparência do negócio, já que é possível saber os valores que estão sendo investidos e onde esses recursos estão localizados, o que auxilia em  evitar o desperdício de dinheiro.

Muito além de um documento de contabilidade, um planejamento orçamentário sólido permite alcançar um desenvolvimento econômico mais sustentável, uma vez que a empresa faz um uso mais inteligente dos recursos disponíveis. Ainda, a projeção de cenários prepara os gestores para situações que possam desestabilizar as finanças.

Benefícios da gestão orçamentária para a sua empresa

Entre os principais benefícios da gestão orçamentária para a sua empresa estão:

• Planejamento mais consistente: análises constantes comparando o que foi previsto e o que foi realizado garantem melhor acompanhamento de resultados. Esse processo traz mais clareza sobre quais são as medidas que devem ser tomadas para alcançar as metas definidas;

• Melhor engajamento das equipes: maior consciência coletiva do que precisa ser feito. Ao realizar o planejamento e acompanhamento orçamentário de forma horizontal, cada departamento sente-se responsável pelo seu próprio orçamento, compreendendo que toda ação individual e coletiva faz diferença no resultado final da empresa;

• Tomada de decisão mais assertiva: por ter à disposição importantes dados, torna-se mais fácil tomar decisões que envolvam investimentos operacionais, preço de venda de produtos e serviços, contratação ou demissão de pessoal e uso de capital de terceiros ou próprio;

• Histórico a favor da empresa: quando a empresa se compromete a fazer um planejamento bem documentado, passa a ter em mãos um histórico de eventos que pode ser revisto, analisado e servir de base para estratégias;

• Maior tranquilidade na gestão do negócio: com as finanças bem estruturadas, pode-se planejar investimentos em novas máquinas, preparar-se para expandir os negócios ou, em caso de uma crise econômica, saber onde reduzir gastos e despesas supérfluas.

De nada adianta uma boa gestão orçamentária se o planejamento estratégico não for realizado. Somente a união das duas permite que a empresa chegue às suas metas com o suporte necessário. 

Resultados de uma boa gestão orçamentária

Uma boa gestão orçamentária traz uma série de benefícios para a empresa. Um exemplo disso é a possibilidade de um planejamento mais consistente, com uma previsão do que foi planejado, o que foi realizado e os ajustes feitos ao longo do caminho.

Esse planejamento prévio oferece à empresa uma previsão mais assertiva do Retorno Sobre o Investimento (ROI), o que diminui os riscos de prejuízos. 

Além dessas, podemos citar outras finalidades do planejamento orçamentário, como:

• maior controle sobre custos e despesas, e consequentemente o poder de identificar gargalos;
• coordenação de esforços para o atingimento de metas e objetivos estratégicos;
• melhor a gestão dos recursos da empresa;
• maior o conhecimento e transparência da situação financeira da empresa;
• alinhamento de expectativas de gestores e colaboradores com a realidade atual do negócio.

Principais conceitos da gestão orçamentária

Agora que você entende melhor sobre a importância de um bom planejamento orçamentário e de conhecer os indicadores financeiros do seu negócio, é preciso compreender quais são os principais conceitos ligados a uma gestão orçamentária eficiente. Assim, nosso foco será em 3 principais fatores: budget, forecast e DRE.

Entenda mais sobre eles a seguir.

O que é budget?

O budget é o orçamento estático do negócio. Ou seja, é todo o planejamento financeiro realizado para a disponibilização dos recursos financeiros para os diversos departamentos e metas da empresa. Em geral, cada setor possui um budget diferente que conversa com as suas necessidades.

O que é forecast?

O forecast, ou orçamento revisado, diz respeito ao ajuste do budget durante a sua execução. Até porque, é possível que o cenário previsto mude e precise de mudanças. Nesse sentido, a empresa deve olhar a estratégia do negócio como um todo, fazendo as modificações necessárias para o bom andamento da gestão orçamentária.

O que é DRE?

O DRE é o Demonstrativo de Resultados do Exercício e é composto por um resumo de todas as operações financeiras da empresa. Ele serve como uma espécie de relatório consolidado de contas. 

No DRE, devem constar todas as receitas e despesas geradas da organização, de modo a apontar para o resultado de um dado exercício. Isso também ajuda a tomar decisões melhores sobre o uso de recursos das empresas, além de identificar eventuais problemas no orçamento.

6 passos para fazer uma gestão orçamentária

Para criar o planejamento orçamentário de seu negócio, é essencial contar com um cronograma com todas as etapas a serem seguidas. Pensando nisso, dividimos a gestão orçamentária em 6 etapas para ficar mais claro para você;

1. Diagnóstico da saúde financeira da empresa

O primeiro passo na elaboração de uma gestão orçamentária é entender qual é o real cenário financeiro do negócio. Aqui, a melhor maneira para definir quais serão as ações a serem feitas é fazendo a análise e compreensão da situação atual de como o dinheiro é gerido.

Para isso, as informações básicas necessárias são o montante disponível em caixa, o valor das contas a pagar e a receber e os prazos a vencer. Esse levantamento possibilita identificar os gargalos a serem solucionados para que as finanças da empresa se tornem mais saudáveis.

Além dessas informações, é importante avaliar também aspectos do perfil do negócio, como tempo de mercado, pontos positivos e negativos da empresa, os tipos de produtos ou serviços e seus preços, o público-alvo e a maneira como se comunica com os clientes. Quanto mais conhecimento, melhor, a fim de desenvolver uma visão mais ampla da organização. 

Com o diagnóstico, é possível ter um ponto de partida para que melhores decisões possam ser tomadas.

2. Metas e indicadores financeiros

Essa etapa consiste na definição das metas e dos indicadores financeiros a serem atingidos. Aqui, é preciso tomar cuidado para não impor objetivos absurdos e impossíveis de serem atingidos. A etapa de criação dos indicadores financeiros foca na distribuição das metas entre as equipes.

Abaixo, listamos as principais metas e indicadores financeiros para você prestar atenção no seu negócio:

• Ponto de equilíbrio: ocorre quando o lucro da empresa é zero, ou seja, quando as vendas pagam todos os custos e despesas, mas ainda não sobra nada para pró-labore. É a partir desse ponto que as novas vendas passam a gerar lucro. É importante para análise de viabilidade ou da adequação ao mercado;

• Margem de lucro: é a porcentagem de quanto “sobrou” para a empresa após deduzir todos os custos e despesas necessários para entregar seu produto ao consumidor. É adicionada ao custo total para representar o valor final. Uma margem de lucro ideal possibilita que o negócio seja rentável e gere retorno financeiro;

• EBITDA: sigla que, em português, significa Lucros Antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização (LAJIDA). O índice se baseia nesses 4 componentes para avaliar o desempenho operacional de uma empresa. É uma das principais ferramentas utilizadas por investidores para estudar empresas de capital aberto.

3. Mapeamento das despesas

O mapeamento das despesas da empresa consiste em elencar os custos fixos e variáveis da organização, sempre com o maior número de detalhes possíveis. Esse levantamento mostra quais os recursos necessários para o negócio seguir funcionando e dá uma visão mais clara, precisa e completa sobre os gastos despendidos na gestão orçamentária.

4. Análise de mercado

Você precisa entender o seu mercado. Ponto. Assim, na análise de mercado, busque saber quem são seus concorrentes, quais as soluções oferecidas por eles e qual o preço aplicado. Também, entenda como o seu público se comporta e qual a sua forma de comprar.

5. Cálculo do capital de giro

O capital de giro é uma reserva que a organização deve ter em caixa, em caso de eventuais problemas ou crises. Ou seja, quando o dinheiro que entra para a empresa é menor do que aquele gasto. É visto como uma “margem de segurança” e um dos pilares da gestão orçamentária.

6. Controle e gestão orçamentária

O último passo para a criação do planejamento orçamentário é fazer o controle e a gestão do orçamento. Para isso, é possível realizar reuniões regulares para avaliar os números e os resultados atingidos, bem como discutir melhorias e ajustes a serem realizados. Nessas reuniões, a empresa pode:

➔ Analisar o desempenho dos objetivos estipulados;
➔ Verificar o resultado das principais metas do último mês/trimestre/semestre;
➔ Comparar os avanços do momento com os já atingidos no passado;
➔ Definir ações e ajustes para melhorar os resultados negativos;
➔ Examinar se os principais projetos estão dentro do prazo estipulado;
➔ Avaliar a produtividade das equipes e de colaboradores individualmente.

Além disso, caso seja necessário, a empresa pode fazer revisões na sua análise SWOT, alterando seus objetivos estratégicos e metas para se tornarem mais realistas dentro dos limites do seu planejamento orçamentário. O importante é que esse acompanhamento seja feito de perto e com o maior grau de atenção possível.

Quem é o responsável pela gestão orçamentária da sua empresa?

Em muitos casos, especialmente quando falamos de pequenas empresas, o próprio fundador (CEO ou diretor-executivo) acaba ficando responsável pela gestão orçamentária do negócio. Porém, essa pode ser uma estratégia arriscada, uma vez que é necessária experiência para comandar a parte orçamentária de uma organização.

Nesse sentido, o mais indicado é contar com o auxílio de um profissional especializado na área, que domine as técnicas de planejamento orçamentário e saiba o que fazer nos momentos mais difíceis. 

Assim, ao iniciar o planejamento orçamentário da sua empresa, considere a contratação de um profissional especializado. Ou, ao menos, um consultor financeiro. Isso certamente vai trazer mais eficiência e segurança na construção da gestão orçamentária da empresa.

A tecnologia como aliada na gestão orçamentária da sua empresa

A tecnologia pode ser o seu braço direito no desenvolvimento da gestão orçamentária da sua empresa. Nesse contexto, contar com ferramentas especializadas no assunto é um diferencial para manter o seu caixa longe do vermelho.

Com o uso de uma plataforma especializada, você pode fazer a integração com o seu sistema de gestão ERP e substituir o uso de planilhas, por exemplo. Ferramentas digitais tornam mais fácil e organizado o acesso às informações. Ainda, possibilitam menor risco de erros, segurança para as senhas de acesso e agilidade na geração de backups.

Gestão orçamentária é um assunto que merece atenção e, principalmente, muito estudo. Então, elaboramos um ebook completo para você se aprofundar ainda mais sobre como criar um planejamento financeiro eficaz para a sua empresa. Baixe ele aqui!