+ 3 Ferramentas de Melhoria Contínua para manter o seu negócio competitivo
Para que uma empresa se consolide no seu mercado de atuação precisa estar sempre entregando aos seus clientes produtos e serviços cada vez melhores. E isso só é possível a partir de processos mais eficientes, máquinas e equipamentos trabalhando em plena capacidade e colaboradores muito bem treinados, desempenhando suas funções de forma eficaz.
Quando se melhora um processo deve-se continuar estudando-o e analisando-o para melhorá-lo ainda mais. A busca por fazer tudo cada vez melhor deve estar inserida na cultura da empresa, dos gestores ao chão de fábrica. Também, as mudanças implementadas devem trazer facilidades e benefícios para a empresa como um todo e não apenas a um setor ou a um único grupo. Essas são as características de uma prática que vem sendo adotada por um grande número de empresas em todo o mundo. Vamos explorar, a seguir, 3 ferramentas de Melhoria Contínua para manter um negócio competitivo.
O que é Melhoria Contínua
O termo Melhoria Contínua vem sendo usado há muitas décadas, mais especialmente a partir dos anos 80, com o aumento da competição em âmbito global. As empresas mais eficientes conquistavam mais mercados e quem quisesse sobreviver não tinha outro caminho senão o de oferecer produtos e serviços com maior valor.
A prática da Melhoria Contínua visa atingir, de forma ininterrupta, resultados cada vez melhores, tanto em produtos, como em serviços e processos da empresa. Essa melhoria é conseguida através de diversas metodologias e boas práticas.
Porque é importante
Novas tecnologias e tendências surgem num ritmo cada vez mais acelerado, desafiando as empresas a adotarem sistemas eficazes para acompanhar todas essas novidades. Com as ferramentas e técnicas da Melhoria Contínua, a empresa, com todos seus colaboradores, terá as condições de fazer frente a esses desafios, através do aprimoramento contínuo de suas atividades, dos seus produtos e dos seus serviços.
Como começar
Antes de começar a usar uma ou mais ferramentas de Melhoria Contínua é importante preparar a empresa. Todas as organizações, independentemente do seu porte, não só podem como devem implementar a Melhoria Contínua, porém isso deve ser feito de forma consciente, respeitando sua estrutura para não dar um passo maior que a perna. Pensando assim, alguns procedimentos precisam ser seguidos para aproveitar ao máximo todos os benefícios.
O que precisa melhorar primeiro
A Melhoria Contínua pode ser usada para o aprimoramento de qualquer atividade ou processo de uma empresa. Porém, antes de iniciar, foque no que tem maior impacto no negócio da empresa e que a necessidade de melhora é percebida sem uma análise mais aprofundada.
Defina um sistema de avaliação
Não tem como saber se uma melhoria está sendo realmente efetiva se não houver medição dos resultados. Defina um sistema de métricas e indicadores que mostre o quanto as propostas apresentadas estão realmente contribuindo para que as melhorias aconteçam.
Estabeleça um padrão
Na qualidade, um padrão é uma referência para que um produto ou serviço seja aceito como bom por quem vai fazer uso dele. Após definir as atividades que deverão receber melhorias e o sistema de métricas para acompanhar os resultados, precisa estar bem claro também o que é um resultado bom através de um objetivo ou uma referência (um padrão).
Conhecimento técnico
É importante certificar-se de que, dentro da empresa, hajam pessoas que conhecem muito bem cada processo e atividade, para poder implementar as melhorias. Se a empresa não tem as melhores pessoas em cada função, considere incorporar essas pessoas na equipe ou contratar uma assessoria especializada.
3 Ferramentas para a Melhoria Contínua
Existem muitas ferramentas que as empresas podem utilizar para a implantação da Melhoria Contínua. Vamos apresentar aqui 3 que acreditamos ser muito eficientes e simples de utilizar.
Kaizen (método Japonês)
No processo de Melhoria Contínua, um dia de trabalho precisa terminar com todos os processos concluídos. Mais ainda, as tarefas de hoje devem ser melhor executadas do que ontem. Esse é o esforço diário de todos para o alcance de resultados cada vez melhores.
O que é o Kaizen
Kaizen significa mudança para melhor. Com o fim da Segunda Guerra, o Japão se viu devastado e foram necessários vários projetos de gestão para reestruturar a indústria, considerada a principal alavanca do país pelos governantes, para que o Japão pudesse voltar a ser competitivo e independente economicamente.
O foco dos projetos foi na qualidade e assim surgiu o método Kaizen de Melhoria Contínua, que baseava-se no comprometimento de cada indivíduo com a redução de custos, redução de desperdícios e aumento da produtividade. A metodologia prega que, pequenas mudanças a cada dia provocam grandes melhorias ao longo do tempo. Todos devem estar envolvidos, desde o dono da empresa até o auxiliar de serviços gerais, sem exceções.
Como funciona
O Kaizen se caracteriza por promover mudanças sugeridas por quem realiza um determinado trabalho, com o auxílio de outras equipes. A partir de um problema detectado por um colaborador, esse reúne-se com seus colegas em busca de uma melhor solução que deve atender alguns critérios:
- A melhoria deve visar produtos ou serviços melhores para o cliente final e para o mercado;
- A qualidade do produto deve estar sempre em primeiro lugar;
- O custo de produção deve ser mantido ou de preferência ser menor;
- As melhorias devem ser simples e de fácil aplicação;
- Foco constante na melhoria dos sistemas para melhorar a qualidade e produtividade;
- Treinamentos devem ser realizados sempre, mesmo com tudo funcionando bem;
- O papel dos líderes é ajudar pessoas e máquinas a fazerem um trabalho melhor;
- Todos devem colaborar com todos, não importa a área ou setor em que trabalham;
- Deve estar bem claro, na empresa, que a transformação é o objetivo de todos.
O método Kaizen humaniza a cultura organizacional da empresa permitindo que todos se sintam responsáveis pela produtividade, qualidade e redução de desperdícios em todas as operações da empresa. Todos devem pensar no seu trabalho como parte de um todo e, por consequência, no impacto que está provocando em todas as demais atividades.
PDCA (método Americano)
O ciclo PDCA foi criado como ferramenta do Controle Total de Qualidade (TQC – Total Quality Control – do inglês). Com o tempo, notou-se que poderia ser aplicado em empresas de todos os portes e de todos os tipos de negócios, sempre visando a Melhoria Contínua através de quatro ações: planejar (Plan), fazer (Do), checar (Check) e agir (Act). O ciclo PDCA é uma ferramenta essencial para validar um planejamento pois exerce controle sobre os processos, contribuindo para que sejam desenvolvidos da melhor maneira possível.
Onde surgiu
O ciclo PDCA teve origem nos Estados Unidos, na década de 20, pelo físico Walter Andrew Shewart que tinha forte atuação na área de controles estatísticos de qualidade. Só se popularizou na década de 50, pelas mãos de William Edwards Deming, guru da gestão da qualidade dedicado às melhorias dos processos produtivos nos EUA durante a Segunda Guerra Mundial.
Como funciona
É importante falar que as fases mencionadas acima não acontecem de forma linear e só são apresentadas assim para que o ciclo de melhoria possa ser entendido.
Planejar (Plan): É quando a equipe do PDCA estabelece os objetivos e quais os indicadores que mostrarão se eles serão alcançados. É a fase mais complexa por exigir esforço na obtenção de informações e o melhor uso delas para a construção de cenários possíveis para a empresa. Os objetivos devem ser determinados para aproveitar as oportunidades previstas nesses cenários.
Fazer (Do): É hora da ação, de fazer o que foi planejado acontecer. A atenção nessa fase é não permitir desvios. Sempre que se verificar que um objetivo não será alcançado deve-se retornar ao planejamento e promover os ajustes necessários. Antes dessa fase ser executada deve-se promover treinamento para possibilitar o comprometimento de todos os colaboradores.
Checar (Check): A partir do momento que as ações começam a ser executadas devemos, juntamente, verificar os resultados. É dessa forma que saberemos se o que foi planejado está realmente acontecendo.
Agir (Act): Quando as metas são atingidas, então o que era planejamento passa a ser padrão, uma referência para o processo seguinte de planejamento. Mas se alguns objetivos não forem alcançados é momento de agir para corrigir as causas que não permitiram que as metas fossem alcançadas.
O ciclo PDCA não tem um fim em sua execução devido à premissa que sempre é possível melhorar produtos ou processos. Talvez a principal vantagem do uso do método PDCA seja ainda, o conhecimento aprofundado sobre tudo o que acontece dentro da empresa, contribuindo para um amadurecimento rápido.
FCA + 5 Porquês
Empresas, muitas vezes, se deparam com problemas de difícil identificação das suas origens. Nesses casos, soluções paliativas não impedirão que o problema surja novamente mais adiante, talvez causando mais danos. Com o método FCA é possível identificar a causa raiz, possibilitando uma solução definitiva para todos os tipos de problemas que uma empresa possa ter.
O que é o FCA
O FCA é uma metodologia de diagnóstico que pode ser facilmente aplicada em qualquer operação da empresa. A sigla representa os passos Fato, Causa e Ação.
Como funciona
Primeiro precisamos identificar o fato a ser analisado e propor possíveis causas para o problema, para então, por meio de um plano de ação, buscar a melhor solução. A seguir, apresentamos com mais detalhes cada um desses passos.
Fato: É um problema identificado por qualquer integrante da equipe e que esteja afetando os resultados de um processo, setor ou equipe. Como exemplo, podemos citar a identificação do aumento de peças com defeito num determinado equipamento.
Causa: São os motivos, elencados pela equipe, que fazem com que o problema aconteça. No exemplo do item anterior, com análise FCA, descobriu-se que a causa do aumento de peças rejeitadas em um equipamento é que, para evitar gargalo, foi aumentado a frequência do equipamento para ganhar velocidade de produção.
Ação: É o plano de ação que deve ser executado para eliminar as causas do problema de forma que não venha a se repetir. Seguindo o exemplo, o plano de ação foi providenciar uma ferramenta para a máquina em questão de forma a se obter duas peças por batida ao invés de uma como era antes. Dessa forma o índice de rejeição baixou, a máquina pode trabalhar a uma velocidade normal e ainda duplicando sua produção, não gerando mais gargalos.
A análise FCA pode ir além e ser feita de uma forma ainda mais completa e aprofundada quando associada com outro método, conhecido como Os 5 Porquês. Foi desenvolvido e aprimorado pela Toyota como elemento de auxílio na solução de problemas. O método consiste na repetição da pergunta Por que? Diante de uma possível causa para verificar sua consistência e chegar à raiz do problema com muito mais clareza. Os 5 Porquês poderão ser até mais que 5. O importante é que a equipe tenha a segurança de que chegou na verdadeira causa raiz.
Como o Scoreplan pode ajudar?
Toda a plataforma está embasada na metodologia PDCA.
Plan: Planejamento Estratégico; você pode criar Mapas Estratégicos na metodologia BSC, ou personalizar, pode definir Objetivos e atrelar a eles Indicadores, Atividades/Ações e Projetos. Com o Scoreplan você ainda tem uma ajuda nas Análises iniciais e de ambiente para embasar o seu Planejamento Estratégico, como a SWOT, o Diagnóstico de Negócio e o Business Model Canvas.
DO: Crie Planos de Ação e Projetos, defina responsáveis, prazos, recursos e crie alertas para garantir a execução das atividades propostas.
Check: Crie e acompanhe Indicadores Operacionais, Táticos e Estratégicos. Integre com o seu sistema de ERP e tenha sempre informações atualizadas e corretas. Acesse a qualquer momento, de qualquer lugar!
Act: Verifique os resultados dos seus Indicadores, faça análises críticas e crie ações de correção e melhoria.
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