Forecast: saiba a importância para o orçamento da sua empresa

Seu budget conta com um forecast ou essa pergunta não faz sentido para você? Vamos traduzir, então: o orçamento para o seu negócio está sendo acompanhado ou na sua empresa só se fala nisso, no fim do ano?

Pois se para você estimar custos é uma tarefa que se faz “uma vez na vida, outra na morte”, então este conteúdo vai te interessar. Aqui, vamos nos aprofundar no mecanismo usado pelas empresas mais competitivas para manter suas contas nos eixos, o forecast. 

O que é forecast em orçamento?

Em português, forecast significa previsão. Já nos orçamentos, é a prática de fazer revisões periódicas, geralmente trimestrais, de maneira a confirmar se o budget está sendo respeitado.

Mas se o orçamento já é uma forma de antecipar custos, para que revisá-lo toda hora?

Lembre-se que orçamentos nada mais são do que os meios para viabilizar certos fins, que por sua vez são previstos no planejamento estratégico. Acontece que nem sempre aquilo foi planejado se cumpre. Reajustes, inflação, juros, acidentes e outros fatores imprevistos muitas das vezes geram custos extras.

Pode ser também que a empresa descubra uma nova oportunidade para a qual o antigo orçamento não estava preparado. Para essas e outras situações, o forecast é a melhor maneira de fazer ajustes em função de mudanças no planejamento.

Quando usar forecast?

Tradicionalmente, ele é aplicado a cada três meses. Mas há empresas que optam por intervalos maiores de até 6 meses. A definição da periodicidade é muito importante, já que o forecast deve ser feito a tempo de ajustar o budget para evitar “rombos”.

Então, se o seu negócio está sujeito a muitos imprevistos, prefira fazer trimestralmente. Ou, se achar melhor, pode também fazer o forecast a cada mês, podendo assim aplicar o rolling forecast, do qual falaremos mais à frente.

E o forecast em vendas?

O forecast serve, essencialmente, para manter os fluxos financeiros sob controle. Sendo assim, ele pode ser aplicado em diferentes contextos, desde que haja um fluxo de caixa envolvido. 

Uma das suas versões mais usadas pelas empresas é o forecast de vendas que, como o termo já sugere, serve para prever os resultados obtidos na parte comercial. Ele é feito tomando como referência análises aprofundadas do pipeline (fluxo) de vendas e de todos os negócios que estão em andamento.

Também ajuda a calcular as taxas de conversão em cada etapa do processo de vendas (gates), ajudando assim a identificar possíveis focos de perda no funil de conversão.

Como calcular o forecast?

O cálculo para as vendas é relativamente extenso, mas não é nenhum bicho de sete cabeças. Para começar, você vai precisar definir três itens:

• Ticket médio por cliente (vamos supor aqui que temos um TM de R$ 600,00)
• Taxa de conversão no período analisado (número de conversões dividido pelo de leads x 100. Vamos imaginar um percentual de 3,2%)
• Valor médio das vendas = 600/3,2 = R$ 187,5

Para ter o forecast, apure o número de negociações ativas e multiplique pelo valor médio das vendas. Ficaria assim: 187,5 X 5 = R$ 937,5

Qual a diferença entre o budget e o forecast?

Se você leu atentamente até aqui, deve ter percebido que budget é a previsão orçamentária que se faz para um exercício. Dessa forma, forecast nada mais é do que o ajuste dessa previsão, levando em conta os fatores que não puderam ser antecipados na sua montagem.

Qual a diferença entre forecast e rolling forecast?

Existem empresas que, pela complexidade de suas operações, realizam o forecast mensal. Seus gestores aproveitam essa oportunidade para definir o budget de cada mês para o exercício seguinte, agilizando assim o planejamento estratégico.

Por exemplo: ao fazer o forecast do mês de setembro de 2023, posso usar os resultados para montar o budget desse mesmo mês em 2024, e assim sucessivamente.

Em que consiste o forecast financeiro?

A finalidade do forecast é promover o acerto dos orçamentos enquanto eles se desenrolam. Por isso, ele é também conhecido como forecast financeiro, já que, ao realizar esses ajustes, a empresa automaticamente está controlando as suas finanças.

Por que fazer um forecast?

Aqui na Scoreplan, já recebemos clientes aflitos com seus negócios justamente por não conseguir enxergar onde estavam errando. Muitos relataram que não entendiam porque perdiam o controle das despesas, já que seus budgets tinham sido minuciosamente elaborados no ano anterior.

Pois o forecast serve justamente para evitar que o pânico se estabeleça em razão da falta de controle sobre o orçamento anual. Com isso, a empresa amplia a visão sobre suas contas, evitando assim ser pega de surpresa.

Veja abaixo outras vantagens da aplicação dessa ferramenta.

Reduzir custos

Ao confrontar as contas de um trimestre com o que foi previsto, podemos tomar decisões no sentido de reduzir eventuais custos que estejam saindo do controle. Com o forecast, é possível saber onde a empresa “errou a mão” no orçamento por ter gastado além do que deveria.

Aumentar o controle

O forecast é uma oportunidade de rever aquilo que foi gasto, comparando com aquilo que se esperava gastar.

Se as previsões bateram, então é sinal de que a empresa tem realmente o controle sobre suas despesas. Se não, é hora de fazer os ajustes para que o orçamento para o resto do ano não saia do controle.

Identificar discrepâncias ou fraudes

Outra importante função do forecast é servir como um mecanismo de detecção de fraudes e de discrepâncias orçamentárias. Ele força a empresa a rever suas contas e, com isso, ela se habilita a saber em tempo hábil se houve algum tipo de desvio ou mau uso do dinheiro.

Antecipar riscos

Não menos importante, o forecast é um instrumento que ajuda a minimizar os riscos porque mostra se a execução do orçamento está sendo respeitada. Assim, a empresa garante que chegará ao fim do exercício com suas contas superavitárias.

Conclusão

Embora fundamental, o forecast não é a única forma de manter o controle sobre as receitas e despesas de um negócio. Por outro lado, com tantas soluções e ferramentas, fica difícil estabelecer rotinas de controle sem recorrer à automação.

É aqui que a plataforma Scoreplan entra, agregando ao seu planejamento uma série de recursos que vão ajudar você a manter seu negócio no rumo certo.

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