O que é Gap Analysis? 3 razões para aplicá-la na sua empresa

Segundo a Geometria, a menor distância entre um ponto e outro é uma reta. Por essa perspectiva, a Gap Analysis (análise de lacunas) é a técnica pela qual empresas conseguem visualizar o caminho mais curto para sair de um ponto A a um B.

Ser gestor é uma jornada cheia de riscos e desafios, por isso, nem sempre fica claro o que fazer em determinadas circunstâncias. Que tipo de investimento fazer quando a empresa está em expansão? Que custos devem ser eliminados em períodos de crise? 

É para ajudar gestores como você a solucionar questões desse tipo que ela existe. Vá em frente, avance pelos tópicos a seguir e conheça esse método de gestão que funciona!

Relação entre Gap Analysis e análise de dados 

Segundo a consultoria Gartner, em 2023, 33% das grandes organizações terão profissionais especializados em modelagem de decisão. Nessa nova função, o processo decisório é sempre pautado na análise de dados, na qual o conceito de Big Data é a principal referência.

Nesse novo contexto, a Gap Analysis vem a ser uma importante ferramenta de gestão de projetos, já que ela também é pautada em dados. Dessa forma, a empresa que adotá-la como solução garante decisões muito mais assertivas e alinhadas às últimas tendências do mercado.

3 razões para fazê-la

O termo análise de lacunas já nos indica que essa técnica analítica é mais indicada para demandas pontuais ou projetos datados. Embora nada impeça que ela seja aplicada para objetivos de longo prazo, é nos “tiros curtos” que a Gap Analysis se revela mais eficaz.

Suponha, nesse caso, que sua empresa está em busca do cobiçado selo ISO 9001. Como se sabe, essa é uma chancela que atesta a qualidade dos processos da empresa detentora e, por extensão, dos seus produtos e serviços. 

Acontece que obtê-lo exige uma série de adaptações que vão demandar uma análise rigorosa do estado atual da empresa. Somente a partir disso ela saberá o que fazer para chegar ao ponto em que estará apta a receber o almejado selo.

Pois é para atingir esse e muitos outros objetivos que serve a análise de lacunas, que, no geral, traz para as empresas que a praticam benefícios como os listados abaixo.

1. Aumenta a eficiência

Provavelmente a maior vantagem para as empresas que avaliam minuciosamente seus pontos fracos pela Gap Analysis seja a melhora na eficiência operacional. Ela segue, de certa forma, um método bastante similar, a análise SWOT, pela qual uma empresa conhece a si mesma, bem como o mercado em que atua. 

Conhecendo suas próprias virtudes e debilidades, é possível então identificar o que precisa ser feito. Assim, criam-se as condições ideais para que as operações sejam um reflexo do planejamento.

2. Evita que você ande em círculos

Tomar decisões no contexto empresarial é sempre um processo complexo e trabalhoso. Afinal, empresas são formadas por pessoas com suas visões de mundo e, sendo assim, é bastante natural que haja insegurança.

Ao analisar o que falta para sua empresa chegar a um ponto considerado ideal, você terá meio caminho andado para alcançar os objetivos propostos. Dessa forma, também reduz a incerteza de um aprendizado baseado na tentativa e erro, sempre arriscado e potencial causador de prejuízos ainda maiores.

3. Torna seus objetivos palpáveis

Nada pior para um negócio do que não saber onde quer estar daqui a algum tempo. Por outro lado, objetivos por si sós não são garantia de sucesso. Sendo assim, antes de defini-los, é preciso colocar os pés no chão e entender as próprias limitações.

Nesse sentido, a Gap Analysis é perfeita porque ajuda exatamente a identificar o que a empresa precisa para que um certo objetivo seja alcançado. Em paralelo, ela também amplia a visão sobre um dado problema, orientando quanto à tomada de posicionamento.

Benefícios em aplicá-la

Se considerarmos apenas as razões que justificam uma análise das lacunas em uma empresa, raras empresas poderiam ser dar ao luxo de abrir mão dela. Afinal, todo negócio tem algo em que precisa avançar, nem que seja apenas melhorar a performance.

No entanto, esse tipo de autoavaliação não serve apenas para orientar decisões tendo em vista um certo objetivo. Como toda ferramenta de autoconhecimento, ele é útil também para que a empresa se mantenha em constante desenvolvimento. Assim sendo, ela passa a operar sempre buscando metas que a façam sair da sua zona de conforto. 

Setores e metas que podem ser atingidas

O exemplo do selo ISO 9001 é um dentre tantos que podem ser usados para mostrar de que forma a Gap Analysis pode ser aplicada. Na verdade, essa é uma ferramenta bastante versátil e que pode servir como ponto de apoio para a tomada de decisão em quase todo tipo de projeto. Veja alguns exemplos:

• expansão internacional — com uma análise de lacunas, a empresa saberá o que precisa para entrar em um mercado, suas exigências e questões legais envolvidas;
• fusões, compras ou aquisições — por meio de rigorosas auditorias, a Gap Analysis ajuda no processo de incorporação de uma empresa por outra;
• análise de viabilidade financeira — para empresas que projetam crescimento, ela é útil para definir se ela está apta para alçar voos mais altos.

Dicas para fazê-la em 4 passos

Os passos a seguir devem servir como um ponto de partida para avaliar os pontos que precisam ser preenchidos em sua empresa a fim de chegar a um certo objetivo. Não é, portanto, uma cartilha a ser seguida, até porque, em Gap Analysis, isso não existe.

Dito isso, veja o que fazer para colocá-la em prática.

1. Trace as metas

Não faria sentido pensar em uma lacuna sem antes entender que tipo de vazio ela representa. Isso significa que, antes de analisar seus pontos fracos, você deverá saber quais metas pretende atingir.

2. Mapeie as lacunas

Em seguida, é hora de identificar os espaços que sua empresa deve ocupar levando em conta a meta traçada. Para isso, vale usar indicadores estratégicos para aferir a performance em seus negócios. Por exemplo: o que falta no quesito “controle de processo” para conquistar o selo ISO 9001?

3. Relacione o que deve ser melhorado

Uma vez que as lacunas sejam identificadas, é hora de listar o que precisa ser aprimorado. Nesse caso, procure incluir as melhorias a serem feitas no planejamento estratégico, para que não sejam tratadas fora do escopo geral da empresa.

4. Desenhe o plano de ação

Finalmente, sabendo onde quer chegar, o que falta para isso e os meios para a conquista dos objetivos, resta desenhar o plano de ação. Nele, a empresa transforma em prática aquilo que, antes, era apenas teoria. 

Em sua essência, a Gap Analysis é uma forma bastante objetiva de se tratar tanto de desafios triviais quanto dos mais complexos. Agora, está em suas mãos colocá-la em prática.

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