KPI: descubra o que é KPI, como utilizar, e como escolher (com 3 exemplos)

Você já teve problemas na hora de medir os resultados e acabar não sabendo se sua estratégia deu certo? Sabia que as empresas que acompanham periodicamente suas estratégias, afirmam que são 50% mais bem sucedidas do que aquelas que não seguem suas estratégias da mesma maneira.

Agora, se você mede as ações que realiza na sua empresa, com certeza sabe os resultados que está alcançando, sabe o que está funcionando e o que precisa ser mudado.

Então provavelmente você está usando KPIs (Key Performance Indicator) ou, numa tradução livre, Indicadores-chave de desempenho. Nesse artigo vamos ver a importância, como utilizar e como escolher os KPIs que melhor vão mostrar os resultados que sua empresa está gerando.

O que é KPI

KPIs são métricas utilizadas para avaliar se as iniciativas, estratégias ou ações estão atendendo ou superando os objetivos e metas.
Esses números podem ser: absolutos, como a quantidade de itens produzidos; ou relativos (percentual), como quanto o total das vendas de um determinado produto representa no faturamento da empresa.

Sem os indicadores de performance é provável que uma empresa não consiga mensurar seu crescimento porque não vai saber onde está errando e assim, onde precisa melhorar. Cada empresa define os KPIs mais adequados de acordo com o que deve ser acompanhado e quais metas devem ser alcançadas no planejamento estratégico.

Um KPI precisa atender dois objetivos fundamentais:

Mostrar uma visão detalhada do desempenho da empresa; armazenar esses dados para que se possa acompanhar a evolução do desempenho ao longo do tempo.

É Importante entender a Diferença entre KPI e métrica

Saber esta diferença é fundamental quando se trabalha com coleta de dados e informações porque é o que ajuda os gestores na apuração dos resultados.

As métricas acontecem no ambiente operacional da empresa. São representadas por números absolutos e fornecem, na grande maioria das vezes, informações quantitativas que dificilmente podem ser usadas para tomada de decisão. A importância das métricas é que elas são a base das informações que vão compor um indicador.

Os indicadores (KPI) têm a função de mostrar uma situação que esteja ocorrendo na empresa, um gargalo por exemplo, ou a validação de uma melhoria. Analisa se as metas especificadas no planejamento da empresa estão sendo atingidas. Os KPIs mostram informações táticas e estratégicas e dão aos gestores a base de informações para a tomada de decisão na condução dos negócios.

Veja os KPIs mais usados nas empresas

Os KPIs podem medir a performance de qualquer setor ou departamento da empresa e são classificados de acordo com o conjunto de ações que avaliam. Os tipos variam de acordo com o setor ou natureza do negócio. Vamos citar os KPIs que podem ser usados por todas as empresas.

Indicador de lucratividade

A importância da lucratividade de uma organização faz que com esse KPI seja fundamental. O indicador de lucratividade mostra a rentabilidade da empresa em um determinado período. Saber quais métricas influenciam nesse resultado é muito importante, vejamos:

Para se obter esse KPI divide-se o lucro líquido do período que se quer monitorar pela receita total obtida nesse período e multiplica por 100. Digamos que um determinado negócio tenha obtido um faturamento de R$ 800.000,00 em um ano e o total de custos, com impostos, tenha sido de R$ 580.000,00. Seguindo a fórmula do índice de lucratividade, (lucro líquido do período/receita total do período) x 100, teremos uma lucratividade de 27,5%.

Indicador de produtividade

Esse KPI serve para medir a quantidade de recursos usados na produção de um produto ou necessários para que um serviço seja executado. Mostrando para os gestores o quanto os processos da empresa estão sendo eficientes.

Veja um exemplo: Digamos que uma empresa produza 2000 canetas por dia com um custo operacional de R$ 800,00 (C.O). Para essa produção 4 funcionários são envolvidos, numa jornada de 8 horas, e a linha de produção ocupa 40m² da empresa.

Com esses dados, nosso KPI de produtividade vai mostrar que cada caneta foi produzida a um custo de R$ 0,40 (R$800,00 C.O/2000 un); são produzidas 250 canetas por hora (2000 un/ 8h); cada funcionário participa com a produção de 500 canetas (2000 un/4 funcionários); e são produzidas 50 canetas para cada metro quadrado da área da empresa destinada a esse item (2000 un/ 40m²).

Indicador de rotatividade de pessoal (turnover)

As principais funções do KPI de rotatividade de pessoal é a de mostrar o grau de satisfação do funcionário e o clima organizacional da empresa; e também, indiretamente, os custos que essa rotatividade acarreta para a empresa com rescisões, contratações e treinamento.

O cálculo é feito da seguinte forma:

(Número de contratados + número de desligamentos)/2/número de funcionários

Se uma empresa tem em seu quadro 50 funcionários, contratou 8 e demitiu 12, seguindo o cálculo do indicador, teve uma rotatividade de 20%.

Como escolher bons KPIs para o seu negócio?

Conforme dissemos no início desse artigo, se a empresa não mede seus indicadores não tem como melhorar e terá dificuldades em manter um crescimento sustentável. Mas não é por isso que se deve medir tudo. O excesso de números pode ser tão ruim para a tomada de decisão quanto não ter nenhum.

O ponto de partida para a escolha de bons KPIs é definir objetivos bem específicos, quais os caminhos necessários para atingi-los e em quanto tempo eles devem ser realizados. Isso deverá acontecer orientado pelo mapa estratégico. Os indicadores vão medir o desempenho de cada objetivo e precisam ter algumas características:

Disponibilidade para ser mensurado

Pode parecer óbvio, mas se a empresa não tem histórico de métricas e indicadores e está no início desse processo precisa criar as condições para que o KPI, que julga relevante, possa ser medido.

Se a empresa precisa medir sua produtividade, por exemplo, deve criar as condições para coletar todos os dados necessários, como o número de itens produzidos em um determinado tempo. É preciso que exista um modo confiável para fazer a contagem dos itens fabricados.

Importância para o negócio e tomada de decisão

O KPI precisa mostrar aos gestores se os resultados definidos/previstos pelos objetivos estão sendo alcançados ou não para que os ajustes e melhorias possam ser feitos, mostrando os melhores caminhos para o crescimento da empresa.

E a dica extra é:

Os KPIs precisam ser medidos constantemente. Escolha aqueles que a empresa tenha condições de gerar dados frequentemente sem que haja a necessidade de grandes investimentos.

E aí, você já utiliza KPIs? O que achou do artigo? Deixe o seu comentário!