Sistema de planejamento estratégico: não é só para acompanhar resultados, mas para fazer acontecer

Temos percebido ao longo dos últimos anos, que as empresas esperam ter toda a estratégia estruturada em uma planilha ou em uma série de documentos para depois organizar isso e “jogar” para dentro do sistema de planejamento estratégico a fim de somente acompanhar.

Mas essa postura não é a mais recomendada, sobretudo para as empresas que querem fazer da transformação digital um salto para a inteligência competitiva.

Você sabe o que esperar de um sistema de planejamento estratégico? Já pensou em que pontos do planejamento essa solução é útil?

Sobre isso vamos ajudá-lo a refletir neste artigo. Continue lendo para entender como é possível tornar a sua estratégia mais coesa e focada em resultados com essa ferramenta!

As expectativas equivocadas em torno de um sistema de planejamento estratégico

Usar um sistema de planejamento estratégico (PE) apenas para acompanhar resultados não faz sentido, uma vez que esses sistemas, como o Scoreplan, foram desenvolvidos justamente para auxiliar em todo o processo, desde as análises e definições iniciais; que ajudam a responder perguntas sobre “onde estamos” e “para onde queremos ir” através da identificação de missão, visão e objetivos —, até a criação de planos de ação para dizer “como chegaremos lá” e, indicadores para mensurar.

O sistema de PE entrega metodologias globalmente difundidas e uma sequência lógica de condução (passo a passo) do processo, e por isso é importante usá-lo para criação, execução e acompanhamento, e não somente esta última.

Muitas empresas acabam sistematizando somente o acompanhamento de seus indicadores e as tarefas dos planos de ação. Mas isso é aproveitar a solução muito aquém do que ela pode entregar — como você vai ver mais adiante.

Para que serve um sistema de planejamento estratégico

Médias e grandes empresas, ou até mesmo empresas menores mas que possuem um modelo de negócio mais complexo; relatam dificuldades na manutenção do planejamento estratégico no dia a dia. Isso acontece porque sem um sistema especializado, o planejamento estratégico e seus desdobramentos acabam ficando “espalhados”; o planejamento em uma planilha que só a alta gestão tem acesso, os indicadores – parte no sistema de ERP (Enterprise Resourse Planning) e parte no BI (Business Intelligence), os planos de ação e projetos – ora em planilhas, ora em sistemas paralelos e aplicações mais simples como o Trello.

Não existe uma comunicação natural entre todos esses sistemas e documentos e isso dificulta a manutenção.

O uso de planilhas ou aplicações mais simples geralmente causa problemas de comunicação entre gestores e seus subordinados, que recebem a responsabilidade pela execução de  determinadas atividades, mas nem sempre entendem a razão de ser dessas ações. Muitas vezes, as informações sobre as atividades chegam incompletas.

Desalinhamento entre estratégia e operação é o resultado.

Um bom sistema de planejamento estratégico conta com metodologias como a 5W2H para garantir que as atividades, antes de serem delegadas, estejam bem definidas. Assim, quando a pessoa recebe a responsabilidade por uma ação, ela tem todas as informações de que precisa; inclusive, consegue entender o porquê aquela atividade precisa ser feita, isso gera motivação e senso de pertencimento. Outra metodologia interessante que os sistemas contemplam é o Kanban, que junto com alertas automáticos ajuda o usuário a não esquecer suas atividades e prazos, isso acaba por facilitar também o trabalho do gestor, que tem todas as informações sobre o andamento das atividades na palma da mão!

A gestão dos indicadores em uma empresa que não utiliza um sistema adequado, que integre todos esses desdobramentos do planejamento estratégico, também é um ponto crítico; geralmente não há total rastreabilidade a respeito dos dados que compõem os indicadores, pois a busca por esses dados bem como a alimentação ou construção dos indicadores acaba sendo manual. Esse trabalho manual também acaba tornando o processo lento dependendo do número de indicadores que a empresa gerencia. Além disso, outro grande problema atrelado a uma gestão de indicadores fora do sistema de planejamento estratégico é a falta de uma análise crítica adequada, afim de entender a causa raiz dos resultados e, a ausência de uma definição “obrigatória” de um plano de ação para correção.

Com um bom sistema de planejamento estratégico, a gestão dos indicadores passa a ser mais eficiente porque é possível entender a relação de causa e efeito entre os resultados, objetivos, ações, projetos. Além disso, o ganho em agilidade e confiabilidade é muito grande, os indicadores estão sempre atualizados, basta gerar uma apresentação com os dashboards para análise. Falando nisso, a análise crítica e a geração de um plano de ação para a correção acontece quase de forma automática quando você pode contar com um bom sistema de planejamento estratégico, isso porque é a sequencia lógica que ele segue quando identifica um resultado abaixo da meta.

Em suma, um sistema de planejamento estratégico é uma solução tecnológica preparada para tornar todo processo de planejamento mais factível; ou seja, mais executável e mensurável. Além disso, essa solução automatiza e integra atividades e por consequência agiliza processos e torna as informações mais confiáveis para a tomada de decisão.

Quais são as funcionalidades de um bom sistema de planejamento estratégico

Para falarmos sobre as funcionalidades que um bom sistema de planejamento estratégico deve possuir, vamos nos basear no Scoreplan. Confira, a seguir, o que essa plataforma oferece.

Análises e Diagnósticos

Antes do planejamento há a etapa de análises e diagnósticos que, muitas vezes é negligenciada pelas empresas, o que justifica o fato de tantas empresas terem sido pegas de surpresa pela pandemia do novo coronavírus em 2020.

Um bom sistema de planejamento estratégico deve ter algumas opções de ferramentas e metodologias para que a empresa possa entender o ambiente em que está inserida antes de sair planejando, alguns exemplos que o Scoreplan disponibiliza: SWOT, Pestel, Market Share e Diagnóstico de Negócio.

Planejamento; Objetivos e Mapa

Um bom sistema de planejamento estratégico não só precisa permitir a criação de objetivos estratégicos, mas possibilitar a identificação da relação de causa-efeito entre o atingimento desses objetivos e a execução de atividades e/ou o atingimento de metas, para que seja possível entender realmente os resultados obtidos.

O mapa estratégico é muito importante porque ele vai “carregar” a metodologia que você escolheu para desenvolver o seu planejamento estratégico, um bom sistema  precisa estar adequado para atender a todas. O Scoreplan por exemplo, usa como padrão a metodologia de BSC (Balanced Scorecard), reconhecida e aplicada mundialmente, no entanto ele é personalizável; logo, pode ser adaptado para qualquer outro método.

Indicadores

É certo que, um sistema de PE precisa oferecer a possibilidade de criar indicadores e gerar dashboards para análise. No entanto, muito além disso um bom sistema de planejamento estratégico precisa também permitir que estes indicadores sejam vinculados a objetivos, e que seja possível hierarquizá-los no modelo de árvore; segmentando entre indicadores operacionais, táticos e estratégicos . Assim, é possível fazer uma análise mais detalhada dos resultados e suas causas.

Falando em análise, um bom sistema de planejamento estratégico também precisa “forçar” a análise crítica e seu respectivo plano de ação, quando um resultado estiver aquém do esperado. Não faz sentido fazer uma gestão de indicadores se, ao identificar um resultado ruim nada é feito a respeito. O objetivo é que o sistema evite esse círculo vicioso.

Outra função importante é a possibilidade de integração do sistema com fontes externas (como o sistema de ERP por exemplo), isso irá garantir que os Indicadores estejam sempre atualizados e com dados acurados, independendo da interferência de pessoas.

Planos de ação

Criar e delegar ações, acompanhar o andamento (quantas estão em dia, quantas estão próximas do prazo final e quantas estão atrasadas), configurar alertas automáticos para garantir execução são algumas das funcionalidades necessárias para a gestão de um plano de ação dentro de um sistema de planejamento estratégico. É importante que seja possível identificar a origem das ações, já que elas poderão ser ações de correção vindas de uma análise crítica ou, de um objetivo estratégico.

Um sistema embasado em gestão à vista faz toda a diferença, principalmente nesse ponto. Porque o usuário não pode precisar pensar demais, ele tem que “bater” o olho e já saber que está com uma ação atrasada e de onde veio essa ação (impacto).

Gestão de Projetos

Nem sempre um simples plano de ação funciona, dependendo do objetivo e até mesmo da cultura da empresa, um projeto precisará ganhar vida. Por isso, um bom sistema de planejamento estratégico deve permitir a criação e gestão de projetos atrelados a objetivos; com estrutura – prazos, recursos, responsáveis, fases, orçamento, atividades e possibilidade de acompanhamento do previsto x realizado.

E então, fez sentido pra você? Atualmente já usa algum sistema de planejamento estratégico? Deixe sua contribuição aqui nos comentários!

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