Lean Manufacturing e Lean Office: o que são, qual a diferença, para que servem, como aplicar. Um guia completo
Nos processos industriais é necessário produzir cada vez mais com a menor carga de desperdícios possível, e isso porque os recursos são limitados, e os custos a eles atrelados podem comprometer a competitividade da empresa se não forem devidamente gerenciados. A regra é: produzir mais, com menos recursos e desperdícios, sem perder em qualidade. O Lean Manufacturing é um método que tem sido largamente utilizado por diversas indústrias, dentre seus principais objetivos, justamente: reduzir desperdícios e aumentar a produtividade. Nem tão nova assim, essa metodologia aumenta o potencial lucrativo dos negócios que a adotam.
Mas e nos escritórios? Ou melhor, e em outros setores de negócio que não tem como base a manufatura? Como fazer para otimizar recursos e melhorar a produtividade? Lean Office (escritório enxuto)!
Neste artigo vamos entender melhor o Lean Manufacturing e o Lean Office; suas diferenças, para que cada uma delas serve e é indicada, e como aplicar. Continue lendo!
O que é Lean Manufacturing
Lean Manufacturing é uma filosofia que visa a eficiência dos processos produtivos de uma empresa usando o mínimo dos recursos para entregar o máximo de valor. Embora a prática de manufatura enxuta tenha surgido no Japão pós-Segunda Guerra, o termo Lean Manufacturing só ganhou real notoriedade um pouco depois, a partir do livro “A Máquina que Mudou o Mundo”, onde os autores James Womack, Daniel Jones e Daniel Ross apresentam os conceitos do Sistema Toyota de Produção. O Toyota Production System (TPS), ou Sistema Toyota de Produção, objetiva que os clientes tenham a melhor qualidade, com menor custo, e no menor tempo de espera. Sendo que, isso só é possível através da eliminação de sete tipos de desperdícios: superprodução, tempo de espera, transporte, processos repetitivos, inventário, movimentos desnecessários e defeitos.
Para aplicar esse sistema em uma empresa é preciso identificar os problemas e os processos que não estão entregando valor ao cliente. A participação dos funcionários é muito importante porque estão dentro das fábricas, vivenciando cada atividade e processo.
O que é Lean Office
O Lean Office segue os mesmos princípios da manufatura enxuta, mas para a área administrativa da empresa. Mesmo não havendo produção de itens físicos, os escritórios usam recursos como tempo e conhecimento, e o valor que entregam aos clientes é informação confiável e clara, no momento em que eles precisam.
Para que servem? Existe diferença de propósito?
A filosofia Lean, quando criada, foi pensada para eliminar problemas detectados nas áreas de produção das empresas, porque só poderiam ser combatidos os desperdícios que fossem vistos: produtos segregados devido a defeitos, máquinas paradas, movimentação desnecessária, muito material sendo descartado por mal aproveitamento ou erros no processo produtivo e etc.
Mas como identificar, nos processos administrativos, se acontecem desperdícios e quais são eles? Quando há excesso de processos e rotinas burocráticas ineficientes. Mas e como perceber esse excesso e ineficiência? Informações incorretas ou pouco confiáveis, falta de padronização, excesso de relatórios e reuniões das quais nenhuma decisão importante é tomada, muita burocracia, tempo de espera muito alto – retorno de um colega a respeito de alguma informação necessária, tempo ao telefone em busca dessa informação e etc.
Como aplicar Lean Manufacturing
É fundamental estudar a empresa a fundo para que os problemas sejam identificados. Qualquer atividade ou processo que não entrega valor ao cliente é considerado desperdício, assim como tudo o que a empresa produz e não será aproveitado pelo consumidor final. Lembre-se dos sete tipos de desperdícios que falamos anteriormente: superprodução, tempo de espera, transporte, processos repetitivos, inventário, movimentos desnecessários e defeitos. Analise todos os processos de modo a identificar e eliminar tudo isso. Na prática, para aplicar o Lean Manufacturing são necessários alguns passos:
- Determinar o que é valor pela perspectiva do cliente e entender o que é preciso realizar;
- Entender a sequência de atividades que realmente geram valor e eliminar tudo que é executado em excesso;
- Melhorar essas atividades para que sejam executadas com maior agilidade e qualidade;
- Produzir somente o necessário através de um controle cada vez melhor do sistema de produção;
- Para cada melhoria conquistada, buscar novas maneiras de melhorar cada vez mais.
Lembre-se sempre de que, quanto menor o número de processos em um sistema de produção, menor será o índice de falhas.
Como aplicar Lean Office
Quando um cliente entra em contato com uma empresa será atendido pelos setores administrativos e talvez nunca terá acesso aos processos produtivos. Então é muito importante eliminar os desperdícios relacionados aos processos administrativos. Para aplicar o Lean Office em uma empresa, ou qualquer organização, são necessários alguns passos.
Identifique o valor que o seu escritório entrega aos clientes
O primeiro passo é compreender que objetivos estratégicos os processos visam atender, por exemplo: entregar o produto x, dentro das características de qualidade y, em z tempo para o cliente. Após, é preciso fazer uma análise de todos os processos atualmente executados visando identificar aqueles que não estão entregando valor, direta ou indiretamente, no sentido de auxiliar no atingimento desses objetivos. O objetivo é eliminar esses processos.
Agregue cada vez mais valor aos processos administrativos
Quando um processo administrativo está entregando valor, como um Serviço de Atendimento em que os clientes se demonstram satisfeitos com as informações que obtêm, procure entender o que pode ser eliminado para que o Serviço seja cada vez mais ágil e que o cliente tenha cada vez mais benefícios.
Faça com que a nova melhoria se torne um padrão
Se foi implementada uma mudança em um processo visando melhoria, esse novo modelo de “fazer” precisa ser mantido, ou seja, precisa se tornar o novo padrão, porque só assim os resultados obtidos serão perenes. Algumas das formas de fazer isso: reuniões de revisão de processos, treinamentos, palestras ou até mesmo premiações estimulando as pessoas a manterem o padrão conquistado.
Estimule a busca constante por melhorias
Na filosofia Kaizen “devemos ser melhor hoje do que ontem e amanhã melhor que hoje”. Adote práticas de gestão que estimulem a melhoria contínua, afinal a filosofia Kaizen faz parte da Metodologia Lean.
Principais benefícios da metodologia Lean
Basta dizer que o Lean Manufacturing foi um dos principais responsáveis pelo sucesso do Japão; uma das maiores potências econômicas do mundo. Foi por conta desse feito que o conceito de manufatura enxuta se espalhou tão rapidamente pelo mundo.
Na metodologia Lean, devemos cortar qualquer processo ou itens que não agregam valor ao cliente. Tudo isso é considerado desperdício, como matéria prima a mais do que o necessário, estoques de produtos sem pedido de compra e também deslocamento desnecessários de materiais ou pessoas.
Os principais benefícios em aditar a metodologia são:
– Produto, serviço e atendimento com mais qualidade para o cliente;
– Otimização e organização dos recursos da empresa;
– Aumento de produtividade e eficiência dos colaboradores e da gestão;
– Aumento nos lucros.
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