Planilha de orçamento empresarial: 7 riscos de usar no seu negócio

Erros, risco de perda de dados, maior vulnerabilidade a fraudes e baixa capacidade de integração são problemas comuns nas empresas que ainda fazem o planejamento orçamentário com soluções tradicionais, como o Excel. Embora essa opção de planilha de orçamento empresarial seja de uso simples, ela não atende à complexidade de organizações com maior maturidade na gestão.

Assim, o ideal é utilizar as planilhas apenas em situações pontuais, uma vez que elas têm várias limitações. Um exemplo disso é a restrição ao volume de compartilhamento, o que leva à duplicação de arquivos. Outro grande problema é o risco de erros na inserção dos dados, pois esse processo é feito de forma manual.

Além dessas dificuldades, as planilhas precisam ser atualizadas muitas vezes e em prazos extremamente curtos, o que facilita a ocorrência de erros, por mais cuidado que os responsáveis tenham no preenchimento. Tudo isso pode causar enormes perdas financeiras à empresa.

Por isso, está na hora de substituir as planilhas por ferramentas mais ágeis e que proporcionem melhor visualização de todos os dados. Quer entender melhor os riscos e saber como contornar esse problema? Então, continue a leitura de nosso artigo!

Entenda melhor o que é uma planilha de orçamento empresarial

O orçamento empresarial é o registro de todas as movimentações financeiras da organização em um determinado período (normalmente, em um ano). Isso inclui o detalhamento de receitas e despesas, que pode incluir muitas variáveis, como tributos, margens de lucro de cada produto, pró-labore dos sócios, investimentos, empréstimos, entre outros.

O registro e a análise correta dos dados fazem toda a diferença para nortear decisões estratégicas, como investir em uma determinada área promissora ou interromper uma atividade que causa prejuízos. Ou seja, o orçamento empresarial é fundamental para garantir a sustentabilidade econômica da organização. 

Segundo dados do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), uma das principais causas de mortalidade corporativa é a falta de planejamento financeiro. Claro que outras condições, como a atual conjuntura econômica, também são fatores que interferem no desempenho. Entretanto, o controle é ainda mais importante em cenários desafiadores, podendo ser o grande diferencial entre a sobrevivência ou interrupção do negócio.

Esse controle financeiro tem muitas nuances e precisa ser feito de forma cautelosa. Um exemplo interessante é uma situação na qual a empresa não tenha tido nenhuma entrada ou saída em um determinado período (um dia ou uma semana). Então, não houve movimentação, certo? Errado! Pode ter ocorrido variação cambial, que interfere no preço dos insumos e matérias-primas.

Por isso, tenha atenção. Independentemente do porte da empresa, para manter uma planilha orçamentária eficiente, todos os detalhes do negócio, com seus custos fixos e variáveis, precisam ser considerados:

• custos de produção;
• preços de insumos;
• ativo fixo;
• folha de pagamento;
• investimentos;
• empréstimos;
• projeção de fluxo de caixa;
• aluguel do ponto comercial;
• impostos federais, estaduais e municipais;
• adequações às normas vigentes (caso, por exemplo, de empresas que precisam investir em melhorias para atender às normas ambientais ou trabalhistas atuais);
• despesas relativas à participação em eventos, campanhas de marketing, divulgação em redes sociais, entre outras;
• consumo de energia, água, serviços de telefonia e internet;
• seguros.

Tenha atenção aos riscos da planilha de orçamento empresarial tradicional

As planilhas tradicionais, normalmente criadas no Excel, costumam ser a ferramenta mais usada, pois, como explicamos, é prática e acessível (tanto do ponto de vista da facilidade de utilização quanto de custo). Muitos gestores, inclusive, trazem a experiência de anos de uso, desde que estavam nos cursos universitários ou mesmo em suas primeiras iniciativas profissionais. Ou seja, são soluções familiares, que se tornaram simples pela longa experiência de uso.

No entanto, com o passar dos anos, a necessidade de planejamento das empresas aumentou e surgiram novas demandas. A depender do porte da organização (ou de suas perspectivas de crescimento), a complexidade é maior, fazendo com que a gestão baseada em planilhas se torne bastante ineficiente.

Para entender melhor, basta imaginar, por exemplo, uma empresa de pequeno porte, que precisa necessariamente da produtividade dos colaboradores para sobreviver. Quanto tempo um profissional gasta para manter as planilhas atualizadas diariamente? Cada vez que um gestor solicita uma mudança, o material precisa ser revisado manualmente, passar por aprovação e só depois ser utilizado — até nova necessidade de atualização.

Na absoluta maioria dos casos, isso representa um grande esforço por parte do profissional responsável pela atualização, pois a atividade demanda muita atenção e tempo. Além disso, a possibilidade de ocorrência de eventuais erros é maior.

Essa probabilidade é confirmada por estatísticas de empresas de auditoria, como a Price Waterhouse ou a KPMG, que mostram que o risco de falhas é bastante elevado, causando problemas fiscais ou orçamentários que podem comprometer a sustentabilidade financeira de empresas, associações, órgãos públicos e outras organizações.

Descubra quais são os possíveis danos decorrentes do uso de planilhas para orçamentos

Como explicamos, as planilhas tradicionais, feitas em Excel, trazem vários riscos para as empresas, desde erros causados por falha humana na inserção dos dados, até problemas relacionados à duplicação dos documentos, sem a devida atualização. Isso sem contar a perda de produtividade, que é inegável.

No caso específico da gestão orçamentária, os riscos extrapolam a questão da baixa produtividade. Afinal, mesmo que mínimo, qualquer erro pode representar enormes perdas para a empresa. Confira, a seguir, quais são os 7 principais pontos de atenção e por que as planilhas não são a melhor solução.

1. Erros na inserção de dados

Falhas humanas podem acontecer, pelos mais diversos motivos. No entanto, um único dado errado compromete todo o resultado. Para identificar falhas, é preciso avaliar, célula a célula, se as informações foram digitadas (ou coladas) de forma correta. Empresas que mantém diversas planilhas, armazenadas em vários computadores, tendem a ter enormes problemas decorrentes disso. Já em processos automatizados, o risco é significativamente menor.

O pior disso é que, com a checagem manual, nem sempre é simples identificar a falha, o que pode causar perdas significativas à empresa, tanto do ponto de vista financeiro quanto de credibilidade — afinal, um erro não intencional pode ser entendido de maneira equivocada pelos demais envolvidos. Inclusive, se houver necessidade de auditoria de dados, a identificação do erro é ainda mais difícil, justamente por causa dos processos manuais, que exigem a checagem um a um, detalhadamente.

2. Falhas nas fórmulas

Um erro simples em uma fórmula pode resultar em sérios problemas para a empresa. Basta imaginar, por exemplo, uma falha que aponte perdas decorrentes de um investimento, em vez de lucros (ou vice-versa). O resultado equivocado pode comprometer as demais ações e planejamentos da empresa, causando um verdadeiro efeito dominó.

O pior de tudo é que, como as planilhas dependem de controles manuais, a identificação do erro pode demorar muito a ocorrer, comprometendo os resultados. Ainda, a falha pode até mesmo nunca ser descoberta, o que leva a dúvidas e também a decisões erradas sobre novos investimentos e planos de ação corporativos. 

3. Duplicação de planilhas

Quando várias pessoas têm acesso às mesmas planilhas, existe o risco de baixarem os documentos em seus dispositivos e fazerem o preenchimento com dados que não ficarão salvos em nuvem. Além disso, a necessidade de consolidar várias planilhas, elaboradas por departamentos específicos ou em intervalos distintos de tempo, aumenta a chance de erros e de inconsistências, tão prejudiciais aos resultados. 

Isso sem contar a perda de produtividade, uma vez que ao menos um dos colaboradores precisará ser responsável pela elaboração, consolidação e checagem dos dados. O tempo que esse profissional despende fazendo isso poderia ser aproveitado para outras habilidades — provavelmente muito mais relevantes para os resultados da empresa.

4. Atrasos nas tomadas de decisão

Sem dados importantes à mão, é mais difícil tomar decisões estratégicas sobre o negócio. O grande risco disso é a perda de competitividade. Afinal, no caso de uma análise orçamentária, se a planilha indicar falta de recursos para o investimento em determinada atividade ou, ainda, que certas ações resultam em prejuízo (o que pode não ser exatamente verdade, em caso de erro no documento), várias oportunidades deixarão de ser aproveitadas.

5. Possibilidade de perda dos dados

A quantidade de informações que precisa ser analisada e salva é cada vez maior, o que acaba por tornar necessário abrir várias abas nas planilhas, que confundem e demandam muito tempo dos usuários. Além disso, muitas vezes os documentos não são unificados, ou seja, cada gestor tem uma versão da planilha salva e os registros nem sempre estão atualizados.

Assim, o risco de perda acidental de dados aumenta, especialmente se as planilhas estiverem armazenadas em dispositivos com baixa segurança, mais vulneráveis a ataques cibernéticos. Especialmente nos casos de planilhas financeiras ou orçamentárias, também existe um risco maior de manipulação das informações, uma vez que a consolidação dos dados não é uma tarefa simples. 

6. Dificuldade de conferência das informações

A dificuldade de identificar falhas nas planilhas é um dos seus grandes problemas. Como a inserção de dados é feita manualmente, em cada célula, a conferência deve acontecer da mesma maneira. Essa verificação se torna ainda mais complexa quando existem várias abas ou planilhas interligadas.

7. Problemas de compatibilidade

Além de falhas pontuais, como edições que não são salvas ou registros excluídos por descuido, existem outros fatores que podem interferir na segurança de uso de planilhas tradicionais. Um exemplo é a necessidade de atualização de software, que pode gerar conflitos de versão com o formato dos arquivos salvos.

Além disso, quando os usuários têm versões diferentes do programa, pode haver incompatibilidade ou dificuldades para consulta ou atualização dos documentos. Em alguns casos, isso pode ser solucionado com a atualização da ferramenta; em outros, no entanto, existe a necessidade de uso de outro sistema operacional.

Confira os benefícios de trocar a planilha por um software especializado para fazer esse trabalho

Agora que você já percebeu os riscos do uso de planilhas para controle orçamentário, o que fazer para evitar problemas sem perder a simplicidade e acessibilidade de uso? A solução mais inteligente é a adoção da tecnologia. 

Existem softwares específicos que ajudam no planejamento estratégico e orçamentário da empresa, garantindo confiabilidade e análises mais precisas dos dados. Esse tipo de ferramenta de gestão simplifica os controles, ajuda a projetar cenários e, o mais importante, garante a confiabilidade dos dados — sem a necessidade de análise e consolidação de várias planilhas.

Confira, a seguir, algumas das principais vantagens de optar por um software de planejamento e gestão orçamentária. 

Maior segurança

Todos os dados são consolidados em uma única ferramenta, o que evita problemas como duplicidade de informações ou uso de planilhas desatualizadas. Além disso, o software é menos vulnerável a adulterações e fraudes, pois pode ser configurado com mecanismos de controle de acesso e criptografia.

Otimização da rotina

Um bom software contribui para otimizar a rotina da empresa e melhorar a produtividade dos colaboradores, uma vez que o tempo antes despendido para análise e inserção de registros em planilhas não será mais necessário. A consulta aos dados também é simplificada e pode ser feita de forma remota pelas pessoas autorizadas. Assim, a gestão do negócio pode acontecer em qualquer ambiente ou horário.

Backups automáticos

Todos os registros são salvos por meio de backups automáticos, o que significa que não haverá mais o risco de perda de dados que possa comprometer as decisões e o desempenho da empresa. 

Simulação de cenários

É possível fazer projeções baseadas em simulações de diferentes cenários. Assim, os gestores conseguem ter melhor controle dos investimentos e demandas futuras, com maior segurança.

Agilidade

Os softwares de planejamento orçamentário conseguem fazer a consolidação dos dados em poucos segundos, além de gerar relatórios que possibilitam a visualização rápida das informações. Com isso, as decisões se tornam mais ágeis e efetivas, permitindo que os gestores dediquem mais tempo para atividades que realmente fazem diferença para a estratégia e resultados da empresa. 

Controle de processos e decisões

Com as informações de todos os departamentos da empresa inseridas em uma mesma plataforma, que permite visualização ágil e com a garantia de que estão atualizadas e corretas, o processo de tomada de decisão se torna mais simples. Com isso, a perspectiva de melhores resultados, sem dúvida, é maior. 

Como é possível perceber, um bom software substitui, com muitas vantagens, a antiga planilha de orçamento empresarial. Que tal conhecer as funcionalidades da plataforma da Scoreplan e começar, desde já, a impulsionar os resultados de sua empresa?

Quer saber mais ou dividir conosco sua experiência com planilhas e dificuldades na gestão orçamentária? Então, deixe seu comentário abaixo, teremos prazer em ajudar sua empresa a crescer!