7 motivos para usar um software de orçamento empresarial

Uma empresa bem organizada deve ter o orçamento empresarial — que consiste na união de informações como despesas e receitas — bem mapeado e estruturado, já que isso é o que pode definir os rumos do negócio e possibilitar um planejamento mais concreto. Por essa razão, contar com softwares de orçamento empresarial pode ser muito útil.

Afinal de contas, essas ferramentas tecnológicas facilitam a gestão financeira ao permitir um maior controle sobre as estimativas de custos dos produtos e serviços, além de minimizar falhas que podem comprometer o planejamento estratégico.

Esse tipo de tecnologia se torna ainda mais benéfica se você costuma deixar para fazer seu planejamento estratégico em cima do prazo, o que exige uma corrida contra o tempo para garantir a adequada projeção do fluxo de caixa. Com o auxílio de um bom software, sua organização ganha tempo, eficiência e segurança.

Percebeu como um software de orçamento empresarial pode ser benéfico para o seu negócio? Quer entender como esse tipo de tecnologia ajuda no crescimento da empresa? Continue a leitura e saiba 8 motivos para usar essa ferramenta!

1. Redução de erros

Tradicionalmente, muitos negócios optam pelas planilhas de Excel para organizar o orçamento empresarial. Uma ferramenta sem dúvida útil, que conta com fórmulas capazes de automatizar diversos cálculos e gerar gráficos em tempo real.

Porém, mesmo com suas vantagens, essa “plataforma” já é considerada obsoleta e pode comprometer a gestão do orçamento empresarial em empresas de grande e até pequeno porte. Isso porque o processo que já é naturalmente massivo, e até um pouco lento, se torna ainda mais.

Além disso, o uso de planilhas nesse processo, ao contrário de um software de orçamento empresarial, não evita problemas relacionados com a perda de dados — por equívoco ou descuido do próprio usuário, erros nas fórmulas, problemas com os versionamentos de planilhas, e até mesmo a falta de rastreabilidade dos dados inseridos.

Erros esses que também resultam em planejamentos que não podem ser cumpridos, consequentes objetivos e resultados que não podem ser entregues e inúmeros prejuízos financeiros.

Para evitar esses erros e problemas, muitas empresas optam por investir nos softwares de orçamento empresarial, que, além de tornarem todo o processo mais ágil, eliminam e minimizam as falhas na projeção financeira.

2. Acompanhamento e capacidade de adaptação

É possível que o orçamento empresarial precise de ajustes ao longo do tempo. Tudo depende também, é claro, do tipo de orçamento adotado pela empresa. No entanto, é fato que, de acordo com fatores externos, como alta do dólar ou crise econômica, o orçamento precisa ser repensado.

Um bom software de orçamento empresarial fornece demonstrativos (como o DRE, por exemplo) e relatórios específicos que ajudam o gestor a identificar a atual situação da empresa, o que possibilita a realização de ajustes e permite uma tomada de decisão mais efetiva.

Nesse sentido, a opção de Forecast, por exemplo, é comum em bons softwares de orçamento empresarial. Por meio dele, é possível acompanhar mensalmente o Planejado x Realizado, o que possibilita fazer ajustes rápidos na estratégia da sua empresa, com a finalidade de adaptação e sem comprometer as metas e os objetivos gerais.

Tudo isso, de forma bastante automatizada e ágil, com um ou dois cliques. É possível ter um Forecast por meio de planilhas, mas seria necessário criar tudo do zero — fórmulas, entre outros —- o que levaria bastante tempo. Isso sem contar na falta de confiabilidade dos dados.

Sendo assim, ao optar por utilizar um software de orçamento empresarial, seus gestores gastam menos tempo com a elaboração de planilhas e na busca de dados, e mais tempo com a análise dos resultados, efetivamente, e com a tomada de decisão estratégica.

3. Segurança de dados

Não é surpresa que os dados, cada vez mais, são considerados um dos mais valiosos ativos de uma empresa. Da mesma forma, é inaceitável uma empresa que baseia sua tomada de decisão em dados pouco confiáveis ou apenas em intuição.

Ao utilizar-se de planilhas para a gestão do orçamento empresarial, sua empresa baseia a tomada de decisão em dados pouco confiáveis.

Planilhas estão sujeitas, como já falamos anteriormente, a erros do usuário: erros de digitação, problemas com versionamento etc. Além disso, se existe um dado inserido em determinado campo da planilha, como é possível identificar sua origem? A resposta é: não é possível.

Ao optar por um software de orçamento empresarial, em detrimento das planilhas, há total rastreabilidade nos dados, pois podem estar integrados diretamente com o seu sistema de ERP, que fará a busca e atualização deles de maneira automática.

Mesmo não havendo tal integração, por ausência da funcionalidade na ferramenta escolhida ou mesmo por opção da empresa, com um software de orçamento empresarial, é possível rastrear o usuário que editou determinado campo. Assim como é perfeitamente possível definir permissões de acesso e edição.

Além disso, o armazenamento dos seus dados e informações é na nuvem, ou seja, sempre estará disponível para quem o acesso for devido.

4. Redução de tempo

Já mencionamos que as tradicionais planilhas de Excel podem ocupar muito tempo dos gestores para que seja possível realizar uma gestão orçamentária eficaz; entre coleta de dados de fontes externas (ERP), construção da planilha em si (fórmulas etc.), atualização constante — e, consequentemente, uma busca constante de dados —, e geração dos gráficos para análise.

Com um software de orçamento empresarial, os processos gerenciais são mais fluidos; as automatizações e integrações proporcionam o empenho de menos horas de trabalho investidas nisso — o que também reduz os custos da empresa.

Como já mencionado anteriormente, menos tempo é gasto na criação e manutenção de planilhas, e mais tempo é gasto na análise dos resultados e na tomada de decisão que direciona os planos de ação.

5. Simulação de cenários

Bons gestores sabem que o orçamento empresarial não pode ser pensado apenas em um curto prazo. Mas, considerando o contexto de um mundo que favorece a volatilidade e incerteza do mercado, como pensar em longo prazo quando o assunto é dinheiro? Simulação de Cenários! Essa prática indica que o orçamento seja elaborado considerando pelo menos três cenários futuros:

  1. Normalidade: onde o orçamento previsto é mantido. Planejado = executado;
  2. Melhor do que o esperado: onde a lucratividade supera as expectativas (melhor do que o planejado), e os investimentos se tornam opções a serem estudadas;
  3. Pior possível: nada daquilo que foi previsto acontece (resultados abaixo do esperado), demandando gastos acima do que foi previsto.

Um software de orçamento empresarial torna possível a análise completa desses diversos rumos que o negócio pode seguir e portanto, ajuda a decidir qual é o melhor, de acordo com os objetivos estabelecidos.

6. Maior engajamento dos gestores

Softwares de orçamento empresarial são ferramentas de fácil implantação e utilização, o que aumenta o engajamento dos envolvidos. Além disso, um processo que antes era maçante se torna simples e ágil, o que também potencializa a motivação dos envolvidos em usar o sistema.

Outro ponto importante quando se fala em engajamento é que o modelo de orçamento colaborativo também passa a ser mais viável, já que boas ferramentas de gestão orçamentária possibilitam a definição das permissões de acesso e edição por usuário.

7. Visão sistêmica e tomada de decisão mais certeira

Ao fazer a gestão orçamentária por meio de um software especializado, é possível ter uma visão mais sistêmica e estratégica do negócio, o que torna as decisões mais certeiras.

Isso é possível por meio de: 1. agrupamento das informações de todos os departamentos em um único banco de dados, e 2. relatórios e demonstrativos.

Em resumo, os gestores conseguem ter uma visão geral da empresa em tempo real e de apenas um “lugar”. O que facilita a identificação de áreas críticas, furos nos processos, possíveis necessidades de investimento ou redução de custos — além disso, os impactos (relação de causa e efeito) de qualquer ponto identificado e decisão tomada, na estratégia da empresa como um todo.

Agora que você já sabe a importância de contar com um software para a gestão do orçamento empresarial da sua empresa, que tal conhecer o Scoreplan?

O Scoreplan é um software completo para Planejamento Estratégico e Orçamentário. Com ele, você pode não só fazer tudo o que foi mencionado aqui contando com funcionalidades como Budget, Forecast, DRE e Simulação de cenários, como também pode ampliar a gestão estratégica da sua empresa, com uma ferramenta que possibilita a gestão de indicadores, planos de ação, projetos e muito mais!

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