Plano de ação estratégico: aprenda a fazer corretamente
Você já se perguntou por que sua empresa tem dificuldades para alcançar suas metas e controlar seus resultados? Muitas vezes, isso acontece quando não há um plano de ação estratégico bem elaborado, o que dificulta a organização das tarefas. Essa desorganização leva a falhas na execução dos planos, perdas de prazos, problemas de orçamento e outros transtornos que prejudicam o andamento dos projetos.
Para que o plano de ação tenha o feito esperado, é preciso fazê-lo corretamente, de maneira que contemple todos os itens necessários e seja de fácil entendimento por parte da equipe. Sabendo disso, preparamos algumas dicas para que você perca o medo de criar o seu próprio plano de ação estratégico e tenha mais facilidade para atingir seus objetivos de negócio.
Quer saber quais são elas e como colocá-las em prática na empresa? Acompanhe a leitura!
Entenda quando e por que aplicar o plano de ação estratégico
Em alguns casos, os gestores podem ter a impressão de que o plano de ação estratégico é algo dispensável em determinadas situações. Por isso, é importante saber identificar em que circunstâncias ele deve ser aplicado, para que tudo saia como previsto.
Toda empresa tem objetivos que deseja alcançar para seu crescimento e, muitas vezes, sabem o que é preciso fazer para obter os resultados desejados. Contudo, isso precisa ser estruturado por meio de ações concretas que permitam chegar ao futuro pretendido. De forma geral, sempre que há uma meta bem estabelecida a ser conquistada, um plano de ação estratégico deve ser criado.
Nele, são definidos alguns detalhes essenciais para que os objetivos sejam cumpridos, como:
- descrição das atividades que devem ser executadas;
- recursos necessários;
- responsáveis por realizá-las;
- datas de início e fim da atividade etc.
Isso garante que todas as tarefas necessárias sejam realmente feitas e que as prioridades da organização sejam respeitadas. Assim, fica mais fácil solucionar problemas e realizar projetos de forma mais rápida e segura, com melhores resultados.
Trace metas e formas de mensurá-las
Traçar metas é o primeiro passo para implementar um plano de ação estratégico, pois são elas que vão definir quais atividades precisam ser feitas e os prazos para terminá-las. Entretanto, é preciso tomar o cuidado de definir metas realistas e mensuráveis, para que a equipe não perca o foco e a motivação.
Uma boa forma de criá-las é utilizar o conceito SMART, que ajuda a estabelecer metas mais inteligentes e eficazes. Já a mensuração deve ser feita com o auxílio de indicadores confiáveis, que possam ser acompanhados por toda a equipe de forma clara. Se a meta é um aumento específico no percentual de vendas, por exemplo, o faturamento da empresa é um indicador que permite mensurar o quanto ainda falta para atingi-la.
Estruture o plano de ação estratégico com 5W2H
5W2H é uma ferramenta de gestão que ajuda a montar um plano de ação estratégico eficiente e segui-lo de forma produtiva. A sigla em inglês se refere a 7 perguntas, sendo 5 iniciadas com a letra W e 2 com a letra H. Ao respondê-las, é possível definir as tarefas do projeto de forma objetiva e reunir todas as informações básicas para executá-las corretamente e de maneira organizada.
Veja a seguir quais são as perguntas e algumas dicas para respondê-las:
- What (o que precisa ser feito?) — defina a ação que será tomada para atingir a meta;
- Why (por que essa ação é necessária?) — descreva qual problema vai ser solucionado ou quais melhorias vão ser implementadas;
- Where (onde ela será feita?) — estabeleça, por exemplo, o setor da empresa em que será feita a ação;
- When (quando precisa ser feita?) — determine a data de início da tarefa e o prazo para que ela seja executada;
- Who (quem vai fazê-la?) — indique o responsável pela tarefa;
- How (como deve ser feita?) — explique a melhor maneira de realizar a tarefa de forma simplificada e prática;
- How much (quanto isso vai custar?) — verifique quais recursos vão ser necessários e preveja um orçamento para a execução da ação.
Divida tarefas grandes em várias outras menores
Tarefas grandes e com muitos detalhes podem deixar os responsáveis confusos e, consequentemente, diminuir sua produtividade, além de aumentar a chance de erros no processo. Isso pode impedir o cumprimento do cronograma do projeto e causar transtornos tanto para a empresa quanto para os clientes.
Para evitar que isso aconteça, é preciso definir tarefas menores e mais objetivas possível, de maneira que o plano de ação estratégico fique bastante claro e fácil de ser gerenciado. Isso é bom tanto para o colaborador responsável pela tarefa quanto pelo gestor que vai fazer o acompanhamento da execução do plano.
Crie um plano de gerenciamento de riscos
Imprevistos acontecem e podem prejudicar o andamento do seu plano de ação estratégico, portanto, é preciso estar preparado para caso eles surjam. A melhor maneira de fazer isso é tentar prevê-los e definir o grau de risco que cada um representa para a empresa. Ao conhecer melhor os riscos, é possível gerenciá-los de forma mais eficaz e estabelecer planos de mitigação e contingência, para evitar que eles aconteçam ou lidar melhor com seus efeitos.
Faça um acompanhamento constante
É importante que o gestor acompanhe os resultados da aplicação do plano de ação estratégico, para garantir que tudo saia como o esperado. Assim, caso surja algum problema, ele vai ser identificado em tempo hábil para ser corrigido de maneira mais simples. Esse acompanhamento deve ser feito também pelos responsáveis pelas tarefas, que devem gerenciar seu próprio desempenho e garantir o cumprimento dos prazos.
Os KPIs e demais indicadores utilizados na mensuração das metas desempenham um papel importante nessa etapa. Por isso, é importante acompanhá-los por meio de relatórios organizados e gerados com base em dados precisos e confiáveis.
Como você viu, montar um bom plano de ação estratégico é fundamental para assegurar que a empresa alcançará os objetivos que tanto almeja futuramente. Para ajudar nisso, você pode contar com o apoio de um software especializado para garantir que as ações sejam, de fato, executadas.
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