7 motivos para usar um software de orçamento empresarial
Uma empresa bem organizada deve ter o orçamento empresarial definido e gerenciado, já que isso possibilita a realização de um planejamento mais coerente e factível – que acaba por definir os rumos do negócio. Por essa razão, contar com softwares de orçamento empresarial pode ser muito importante.
Afinal de contas, esse tipo de ferramenta tecnológica facilita a gestão financeira, ao permitir um maior controle sobre as estimativas de custos dos produtos e serviços e, despesas da operação. Além, de minimizar riscos que podem comprometer o planejamento estratégico.
A adoção de software de orçamento empresarial se torna ainda mais benéfica se você costuma deixar para fazer seu planejamento estratégico em cima do prazo, o que exige uma corrida contra o tempo para garantir a adequada projeção do fluxo de caixa. Com o auxílio de um bom software, sua organização ganha tempo, eficiência e segurança.
Percebeu como um software de orçamento empresarial pode agregar na gestão da sua empresa? Continue a leitura e conheça 8 motivos para usar essa ferramenta!
1. Redução de erros
Tradicionalmente, muitos negócios optam pelas planilhas de Excel para organizar o orçamento empresarial. Uma ferramenta sem dúvida útil, que conta com fórmulas capazes de automatizar diversos cálculos e gerar gráficos em tempo real.
Porém, mesmo com suas vantagens, essa “plataforma” já é considerada obsoleta e pode comprometer a gestão do orçamento empresarial em empresas de médio e grande porte. Isso porque o processo que já é naturalmente massivo, e até um pouco lento, se torna ainda mais.
Além disso, o uso de planilhas favorece o aparecimento de problemas relacionados com a perda de dados — por equívoco ou descuido do próprio usuário, erros nas fórmulas, problemas com os versionamentos de planilhas, e até mesmo a falta de rastreabilidade dos dados inseridos.
Erros esses também resultam em planejamentos que não podem ser cumpridos, consequentes objetivos e resultados que não podem ser entregues e inúmeros prejuízos financeiros.
Para evitar isso, muitas empresas optam por investir nos softwares de orçamento empresarial, que, além de tornarem todo o processo mais ágil, eliminam e minimizam as falhas na projeção financeira.
2. Acompanhamento e capacidade de adaptação
É possível que o orçamento empresarial precise de ajustes ao longo do tempo. Tudo depende também, é claro, do tipo de orçamento adotado pela empresa. No entanto, é fato que, de acordo com fatores externos, como alta do dólar ou crise econômica, o orçamento precise ser repensado em algum momento.
Um bom software de orçamento empresarial fornece demonstrativos (como o DRE, por exemplo) e relatórios específicos que ajudam o gestor a identificar a atual situação da empresa, o que possibilita a realização de ajustes e permite uma tomada de decisão mais efetiva.
Nesse sentido, a opção de Forecast, por exemplo, é comum em bons softwares de orçamento empresarial. Por meio dele, é possível acompanhar mensalmente o Planejado x Realizado, o que possibilita fazer ajustes rápidos na estratégia da sua empresa, com a finalidade de adaptação e sem comprometer as metas e os objetivos gerais.
Tudo isso, de forma bastante automatizada e ágil, com um ou dois cliques. É possível ter um Forecast por meio de planilhas, mas seria necessário criar tudo do zero — fórmulas, entre outros —- o que levaria bastante tempo. Isso sem contar na, já mencionada, falta de confiabilidade dos dados.
Sendo assim, ao optar por utilizar um software de orçamento empresarial, seus gestores gastam menos tempo com a elaboração de planilhas e na busca de dados, e mais tempo com a análise dos resultados, efetivamente, e com a tomada de decisão estratégica.
3. Segurança de dados
Não é surpresa que os dados, cada vez mais, são considerados um dos mais valiosos ativos de uma empresa. Da mesma forma, é inaceitável uma empresa que baseia sua tomada de decisão em dados pouco confiáveis ou apenas em intuição.
Ao utilizar-se de planilhas para a gestão do orçamento empresarial, sua empresa baseia a tomada de decisão em dados pouco confiáveis.
Planilhas estão sujeitas, como já falamos anteriormente, a erros do usuário: erros de digitação, problemas com versionamento, etc. Além disso, não é possível identificar a origem de um dado inserido.
Ao optar por um software de orçamento empresarial há total rastreabilidade nos dados, pois podem estar integrados diretamente com o seu sistema de ERP, que fará a busca e atualização de maneira automática.
Mesmo não havendo tal integração, por ausência da funcionalidade na ferramenta escolhida ou mesmo por opção da empresa, com um software de orçamento empresarial é possível rastrear o usuário que editou determinado campo. Assim como é, perfeitamente possível, definir permissões de acesso e edição.
Além disso, o armazenamento dos seus dados e informações é na nuvem, ou seja, sempre estará disponível para quem o acesso for devido.
4. Redução de tempo
Já mencionamos que as tradicionais planilhas de Excel podem ocupar muito tempo dos gestores para que seja possível realizar uma gestão orçamentária eficaz; entre coleta de dados de fontes externas (ERP), construção da planilha em si (fórmulas etc.), atualização constante — e, consequentemente, uma busca constante de dados —, e geração dos gráficos para análise.
Com um software de orçamento empresarial os processos gerenciais são mais fluidos; as automatizações e integrações proporcionam o empenho de menos horas de trabalho investidas nisso — o que também reduz os custos da empresa.
Como já mencionado anteriormente, menos tempo é gasto na criação e manutenção de planilhas, e mais tempo é gasto na análise dos resultados e na tomada de decisão que direciona os planos de ação.
5. Simulação de cenários
Bons gestores sabem que o orçamento empresarial não pode ser pensado apenas em um curto prazo. Mas, considerando o contexto de um mundo que favorece a volatilidade e incerteza do mercado, como pensar em longo prazo quando o assunto é dinheiro? Simulação de Cenários! Essa prática indica que o orçamento seja elaborado considerando pelo menos três cenários futuros:
- Normalidade: onde o orçamento previsto é mantido. Planejado = executado;
- Melhor do que o esperado: onde a lucratividade supera as expectativas (melhor do que o planejado), e os investimentos se tornam opções a serem estudadas;
- Pior possível: nada daquilo que foi previsto acontece (resultados abaixo do esperado), demandando gastos acima do que foi previsto.
Um software de orçamento empresarial torna possível a análise completa desses diversos rumos que o negócio pode seguir e portanto, ajuda a decidir qual é o melhor, de acordo com os objetivos estabelecidos.
6. Maior engajamento dos gestores
Softwares de orçamento empresarial são ferramentas de fácil implantação e utilização, o que aumenta o engajamento dos envolvidos. Além disso, um processo que antes era maçante se torna simples e ágil, o que também potencializa a motivação dos envolvidos em usar o sistema.
Outro ponto importante quando se fala em engajamento é que o modelo de orçamento colaborativo também passa a ser mais viável, já que boas ferramentas de gestão orçamentária possibilitam a definição das permissões de acesso e edição por usuário.
7. Visão sistêmica e tomada de decisão mais certeira
Ao fazer a gestão orçamentária por meio de um software especializado, é possível ter uma visão mais sistêmica e estratégica do negócio, o que torna as decisões mais certeiras.
Isso é possível por meio de: 1. agrupamento das informações de todos os departamentos em um único banco de dados, e 2. relatórios e demonstrativos.
Em resumo, os gestores conseguem ter uma visão geral da empresa em tempo real e de apenas um “lugar”. O que facilita a identificação de áreas críticas, furos nos processos, possíveis necessidades de investimento ou redução de custos — além disso, os impactos (relação de causa e efeito) de qualquer ponto identificado e decisão tomada, na estratégia da empresa como um todo.
Agora que você já sabe a importância de contar com um software para a gestão do orçamento empresarial da sua empresa, que tal conhecer o Scoreplan?
O Scoreplan é um software completo para Planejamento Estratégico e Orçamentário. Com ele, você pode não só fazer tudo o que foi mencionado aqui contando com funcionalidades como Budget, Forecast, DRE e Simulação de cenários, como também pode ampliar a gestão estratégica da sua empresa, com uma ferramenta que possibilita a gestão de indicadores, planos de ação, projetos e muito mais!
Entre em contato conosco e solicite uma demonstração!
