Software de RH: como escolher o melhor para sua empresa

Investir em um software de RH representa um passo estratégico para otimizar processos e aprimorar a eficiência operacional da sua empresa.

Assim, um dos benefícios centrais proporcionados por uma plataforma digital é a automação dos procedimentos internos. Ao integrar ferramentas de web à gestão de desempenho, as tarefas rotineiras são simplificadas. Isso permite que os profissionais de RH concentrem seus esforços em estratégias mais avançadas e na promoção de um ambiente de trabalho produtivo. 

Ainda, a automação contribui para a redução de erros, proporcionando informações mais precisas e confiáveis para tomadas de decisão embasadas.

Ou seja, a capacidade de integrar diversas funcionalidades em uma única plataforma simplifica a gestão de RH, permitindo que você identifique, desenvolva e retenha talentos, bem como mantenha sua equipe engajada e produtiva.

Neste artigo, você vai entender a fundo como escolher o melhor software de RH para a sua empresa, além de se preparar para desafios futuros na gestão dos colaboradores.

Qual a importância de um software de RH?

À medida que as organizações crescem, as equipes de RH e demais lideranças pedem por maior visibilidade da sua força de trabalho, a fim de tomar as decisões certas. 

O que comprova isso é um relatório divulgado pelo LinkedIn, que mostra que, no cenário pós-pandemia, mais de 60% dos profissionais de RH acreditam na requalificação dos colaboradores como uma prioridade para preencher lacunas de competências nas empresas.

No entanto, como saber onde estão alocados os talentos para direcioná-los a uma função de melhor aproveitamento? Ou, ainda, como desenvolver os talentos da equipe? É aí que entra o software de RH.

Um software de RH eficiente oferece funcionalidades que possibilitam o acompanhamento constante do desempenho individual e coletivo dos colaboradores. Essa visibilidade estendida permite identificar talentos promissores, áreas de melhoria e alinhar as habilidades da equipe com as metas organizacionais. 

Dessa forma, as decisões relacionadas a promoções, treinamentos e desenvolvimento de habilidades tornam-se mais embasadas, o que contribui para o crescimento sustentável da empresa.

Identificando a Necessidade de um Software de RH

O setor de recursos humanos é um campo em constante evolução,. Porém, como saber se é hora de investir em um software de RH? Aqui, listamos quatro motivos que você precisa para identificar a necessidade de utilizar uma plataforma de web integrada à sua gestão de pessoas.

1 – Muitos papéis e rotinas lentas

Passar a maior parte dos dias selecionando candidatos, recrutando funcionários, integrando novas contratações e monitorando o desempenho resulta no excesso de documentos, o que dificulta o trabalho do setor. 

Como resultado, os funcionários sofrem com o estresse e esgotamento, o que provoca a queda da produtividade e da eficiência. 

Assim, um software de RH agiliza e automatiza a maioria dessas tarefas, reduzindo a carga de trabalho e aumentando a produtividade da equipe.

2 – Erros humanos cada vez mais comuns 

Se os processos do departamento de RH ainda são, predominantemente, manuais, a probabilidade de erros acontecerem aumenta.  Isso porque a entrada de dados à mão, o uso simultâneo de vários sistemas e a dependência de planilhas abrem espaço para deslizes que impactam negativamente a empresa. 

Para exemplificar, imagine que, pela falta de monitoramento da equipe de RH, você perdeu o prazo para cumprir uma legislação trabalhista atualizada recentemente. Quanto isso pode impactar financeiramente a organização? Provavelmente, bastante. 

Outro exemplo comum que pode ser evitado com um software de RH são os erros na folha de pagamento. Afinal, o atraso e inconsistência nos pagamentos impactam a cultura da organização e a reputação com os colaboradores.

Assim, o software de RH integrado é sua rede de segurança contra erros humanos, unificando, otimizando e automatizando processos complexos.

3 – Alta taxa de rotatividade de funcionários 

Quando o RH está muito ocupado acompanhando os erros de integração, conformidade e folha de pagamento, ele também terá dificuldades para resolver as preocupações dos funcionários. Isso pode levar à insatisfação e, eventualmente,  a demissões. 

Nesse contexto, a alta rotatividade é uma consequência grave que pode colocar em risco o caixa da empresa. Assim, investir em tecnologias para a equipe de Recursos Humanos é um dos remédios contra as saídas frequentes de profissionais.

4 – Os relatórios são produzidos manualmente

Não há como negar que os processos tornam-se complicados para os profissionais de RH que não fazem parte da transformação digital. Se você ainda depende da extração manual de dados e insights importantes para criar relatórios, você está colocando um peso desnecessário sobre seus ombros e desperdiçando um tempo precioso. 

Hoje, os maiores negócios de sucesso são baseados em dados. 

Porém, essas informações acabam se perdendo em lugares em que os relatórios são feitos à moda antiga. Dessa forma, as companhias têm dificuldades para utilizar as informações a favor das estratégias de RH e para descobrir os pontos que merecem mais atenção. 

Nesse cenário, o software de RH gera automaticamente relatórios abrangentes e fornece dados que vão te ajudar a monitorar com eficácia o desempenho e tomar decisões de negócios assertivas.

5 – O acesso à informação é complexo e demorado

Você ainda armazena tudo em vários sistemas ou, pior ainda, em arquivos físicos? Então, definitivamente, precisa de um novo software de RH. 

Em primeiro lugar, sistemas de armazenamento manual dificultam a organização dos arquivos. Como resultado, os funcionários têm dificuldade para acessar os dados de que precisam, o que leva, novamente, a erros. Ainda, os arquivos tornam-se vulneráveis conforme a pessoa que o manipula, dificultando o encontro de erros. 

Assim, por ser baseado 100% na web, o software de RH oferece mais segurança às empresas do que o armazenamento baseado em papel. Ainda, a plataforma da também permite fazer backup de dados para ter certeza de que nenhum documento será perdido ou destruído.

Funcionalidades do Software de RH

O uso de ferramentas tecnológicas avançadas é essencial para a eficácia da gestão de Recursos Humanos. E é aqui que o software de RH assume seu papel central.

Afinal, ele oferece funcionalidades como: 

• Avaliações de desempenho: os gestores podem definir critérios específicos alinhados aos objetivos da empresa e monitorar o progresso de cada colaborador de maneira transparente. Com ele, é possível criar avaliações personalizadas, enfatizando habilidades e comportamentos que impactam as metas.
• Definição de metas e objetivos claros e transparentes: se a organização está se esforçando para aumentar a satisfação do cliente, por exemplo, os gestores podem usar o software de RH para alinhar as metas de cada membro da equipe ao objetivo geral. 
• Acompanhamento do progresso e identificação de oportunidades: com um software de RH, você tem uma visão holística do progresso individual e coletivo, permitindo a identificação de oportunidades de desenvolvimento de uma forma rápida e eficaz. Assim, um colaborador pode se beneficiar de treinamentos específicos para aprimorar habilidades já em evidência.
• Criação Planos de Desenvolvimento Individual (PDI), Objetivos e Resultados-Chave (OKRs) e Planos de Ação: ao utilizar um software de RH, os gestores podem criar um PDI para cada colaborador, estabelecer OKRs e elaborar planos de ação detalhados. Isso garante que cada membro da equipe tenha um caminho claro para o crescimento e contribua diretamente para os objetivos organizacionais.
• Feedbacks e Reuniões 1:1: a plataforma de gestão de pessoas facilita a troca de feedbacks contínuos e a realização de reuniões 1:1. Com poucos cliques, você consegue enviar um feedback personalizado e agendar uma reunião para discutir futuras oportunidades de contribuição.

Benefícios do software de RH para a sua empresa

Agora que você já conhece as funcionalidades do software de RH, é importante entender como elas podem beneficiar a sua empresa. 

Ao integrar estratégias, indicadores, projetos, ações, riscos e orçamentos, a plataforma simplifica a gestão de RH, bem como promove uma transformação completa no ambiente organizacional.

Com a plataforma, você pode:

• Reduzir as taxas de turnover;
• Reter talentos;
• Promover uma cultura de feedback contínua;
• Ter profissionais mais competentes, habilidosos e proativos;
• Definir metas e objetivos claros e alinhados com a estratégia da empresa;
• Reduzir os custos com processos seletivos;
• Manter colaboradores mais engajados e motivados;
• Aproximar as lideranças das suas equipes;
• Tomar decisões baseadas em dados.

Além disso, você consegue ter uma: 

Visão Holística do RH

O software de RH proporciona uma análise unificada de todas as facetas da gestão de pessoas. Isso significa que os gestores têm acesso a informações abrangentes em tempo real, permitindo uma tomada de decisão mais ágil e informada. A integração de dados estratégicos e operacionais gera uma compreensão profunda das dinâmicas organizacionais e leva a ações mais eficazes.

Maior eficiência operacional

O software de RH te possibilita otimizar os fluxos de trabalho, reduzir a redundância e melhorar a colaboração entre departamentos. Isso gera uma diminuição significativa de erros operacionais, resultando em uma operação mais suave e eficiente.

Engajamento dos Colaboradores

A integração de estratégias e ações em uma plataforma de RH contribui para o engajamento dos colaboradores. O software oferece ferramentas para avaliação de desempenho, definição de metas e feedback contínuo. Isso melhora a satisfação dos funcionários, bem como impulsiona a produtividade, criando um ambiente de trabalho mais motivador.

Redução de Custos

Ao consolidar várias funções e processos em uma plataforma centralizada, você consegue reduzir os custos operacionais. A eliminação de sistemas fragmentados e a automação de tarefas manuais resultam em economias significativas a longo prazo. Além disso, a identificação proativa de riscos permite a implementação de medidas preventivas, evitando custos desnecessários.

Cultura Organizacional Saudável

O software de RH transforma processos e molda a cultura organizacional da empresa. Ao promover a transparência, a comunicação eficaz e o alinhamento estratégico, a plataforma contribui para a criação de uma cultura saudável. Dessa forma, os colaboradores se sentem mais conectados com os objetivos da organização, o que promove um senso de propósito e pertencimento.

A plataforma é uma parceira estratégica na jornada empresarial. Com ela, sua empresa está preparada para superar os desafios atuais e prosperar em um futuro cada vez mais competitivo.

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Escolhendo o Software de RH Certo

Na busca pelo software ideal, é essencial considerar fatores como escalabilidade, integração com sistemas existentes e facilidade de uso.

No entanto, a pergunta dos gestores é: como fazer isso de forma segura? 

Confira um passo a passo eficiente para te auxiliar na melhor escolha. As questões abaixo são algumas perguntas que você pode fazer para ajudar na definição da plataforma.

• Qual o objetivo principal com o software de RH? Antes de tudo, tenha claro o que você deseja alcançar com a plataforma. Entre os pontos, você pode refletir se deseja melhorar a eficiência operacional, reforçar o foco na gestão estratégica de talentos ou, ainda, automatizar processos específicos, como folha de pagamento ou recrutamento.
• Como o software vai impactar na experiência do usuário? Tenha em mente que o software de RH é para somar na gestão de pessoas, e não causar dores de cabeça. Então, antes da escolha, verifique se a interface é intuitiva e fácil de navegar, se oferece recursos que aprimorem a experiência do colaborador e se contribui para uma comunicação interna ágil, favorecendo o engajamento da equipe.
• O software atende aos requisitos legais e de segurança? Nunca deixe de verificar se a plataforma escolhida está em conformidade com as regulamentações locais e globais. Além disso, identifique se ela possui recursos robustos de segurança para proteger dados confidenciais, bem como oferece medidas para garantir a privacidade dos colaboradores.
• A plataforma oferece o salvamento de dados na nuvem? Um software avançado de RH pode oferecer suporte a aplicativos, ferramentas de autoatendimento e escalabilidade simples por meio da nuvem. A integração desses recursos permite economizar tempo e também medir os benefícios. 

Avaliando o custo-benefício

Investir em um software de RH é um compromisso financeiro, mas, também uma oportunidade de impulsionar o seu Retorno sobre o Investimento (ROI). Isso porque esse tipo de ferramenta representa um dos maiores investimentos que uma empresa pode fazer. Não por conta do valor agregado, mas porque muda a forma como todo o negócio funciona.

O software de RH lida com os ativos mais importantes de qualquer empresa – seus colaboradores. Assim, avaliar o ROI do software de RH mede mais do que o valor financeiro do investimento: ele mede o impacto na cultura da organização. 

Ou seja, antes de implementar um software de RH, é importante considerar todos os custos potenciais que podem incorrer ao longo da vida do sistema e compará-los com todo o valor potencial que o sistema pode gerar para a organização.

Do lado dos custos, você precisa contabilizar os valores de implementação e de subscrições de software, assim como quaisquer custos de fim de vida, à medida que sistemas antigos são retirados ou reaproveitados. 

Equipe de RH, gerentes de departamento e funcionários terão que ser treinados. Os custos de despesas de armazenamento de dados e suporte do fornecedor também devem ser considerados.

Então, para iniciar a avaliação de custo-benefício, opte por estimar a economia de tempo e custos de um determinado período.

Conclusão

Ter acesso a um bom software de RH facilita as tarefas complexas do dia a dia. Com a tecnologia moderna, muitas das suas atividades frequentes e demoradas podem ser automatizadas e dar mais espaço para concentrar esforços no que é realmente importante para o crescimento da empresa.

Completa, intuitiva e inovadora, a Plataforma Scoreplan figura como a principal solução para a gestão de pessoas do mercado, oferecendo o melhor custo-benefício para empresas que buscam otimizar tempo, potencializar resultados e atingir objetivos.

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