A CERTEL é a maior e mais antiga cooperativa de eletrificação rural do Brasil. Com quase 70 anos de história, a organização atende hoje mais de 79 mil associados e está presente em 48 municípios, reunindo diferentes frentes de negócio, como distribuição e comercialização de energia, serviços, varejo, securitização e indústria.
Com uma estrutura robusta e operações diversas, a cooperativa já tratava o planejamento estratégico como prioridade. Todos os anos, a construção desse planejamento envolve as lideranças e passa pela aprovação do conselho. O desafio, porém, estava em transformar essa estratégia em acompanhamento contínuo, confiável e ágil no dia a dia.
Foi nesse contexto que a Scoreplan passou a fazer parte da rotina da CERTEL.
O cenário antes da Scoreplan
Antes da adoção da plataforma, a gestão da cooperativa era marcada por processos descentralizados e dependentes de controles manuais. Auditorias eram acompanhadas em um sistema, a gestão estratégica em outro, e o orçamento das lojas era feito em planilhas de Excel.
Ao todo, eram cerca de 90 planilhas alimentadas todos os meses. A consolidação das informações exigia no mínimo cinco dias úteis de trabalho e, muitas vezes, avançava para os finais de semana.
“Mensalmente, a gente não conseguia olhar só para o mês. Se fosse fechar outubro, por exemplo, precisava revisar setembro, precisava olhar o ano inteiro para entender se o acumulado fechava”, relembra Fernanda Laíse Bender, Supervisora de Controladoria. “E acontecia de tudo: excluíam planilha, excluíam indicador, excluíam linha, excluíam meses de informação.”
Junto do retrabalho, havia uma preocupação central com a confiabilidade das informações.
“Uma das piores coisas era a falta de segurança da informação. Para fazer auditoria era um sistema, para fazer gestão estratégica era outro, e o orçamento de cada loja era feito em Excel”, conta a gestora.
A busca por mais segurança, velocidade e integração
A transformação começou quando a cooperativa percebeu que precisava centralizar a gestão em um único ambiente. O objetivo era dar mais segurança às informações, facilitar o acesso aos dados e permitir que diferentes áreas acompanhassem a estratégia de forma integrada.
Um dos primeiros impactos percebidos com a Scoreplan foi a usabilidade da plataforma. O layout e a facilidade para localizar tarefas, ações e indicadores ajudaram na adoção pelos usuários e trouxeram mais clareza para a rotina de acompanhamento.
“Um dos primeiros impactos positivos que tivemos com a ferramenta foi o layout e a facilidade em localizar tarefas, ações e indicadores. Isso ficou muito claro também para os usuários”, afirma Alana Teresa Dilli, Supervisora de Qualidade e Proteção de Dados.
O dashboard se tornou uma funcionalidade importante, principalmente por permitir personalizações conforme a necessidade de cada setor, supervisor ou coordenador.
“A parte do dashboard foi uma utilidade que usamos logo de início. Conseguimos personalizar para cada setor, para cada supervisor e coordenador, destacando aquilo que eles precisam acompanhar com mais frequência”, explica.
Com isso, a cooperativa passou a ampliar o acesso à informação. Hoje, diferentes usuários conseguem visualizar o planejamento estratégico, acompanhar indicadores, tratar ocorrências e monitorar dados pertinentes a cada área.
“O compartilhamento de informações e a facilidade em buscar os dados dentro da plataforma foram ganhos importantes para a cooperativa”, diz Alana.
Da operação manual à informação em poucos minutos
Os efeitos da mudança apareceram rápido. Um dos avanços mais perceptíveis foi a velocidade com que as informações passaram a circular dentro da cooperativa.
“Antes, a gente levava às vezes de dois a três meses para ter o resultado. Hoje, a informação toda está disponível em poucos minutos”, relata Fernanda, ao comentar a percepção dos gestores na ponta.
A diferença ficou ainda mais evidente com as integrações e automatizações realizadas junto à plataforma. Após o fechamento do DRE, por exemplo, as lojas já conseguem acessar os números no mesmo dia, acompanhar o desempenho e até apontar inconsistências a tempo de corrigi-las antes de reuniões importantes, inclusive do conselho.
“Hoje a loja já tem acesso aos números no mesmo dia, já consegue acompanhar e até questionar algum problema ou lançamento em conta errada. Muitas vezes conseguimos corrigir isso antes mesmo de ir para uma reunião do conselho”, destaca.
A mudança não trouxe agilidade operacional e alterou a lógica do trabalho da equipe.
“Até então, a gente olhava muito mais para o passado e não conseguia olhar muito para frente. Agora, com essa possibilidade de fazer mais rápido o passado, a gente consegue ter mais tempo para olhar para o futuro”, resume Fernanda. “As pessoas passaram a pensar mais, em vez de só fazer planilhas.”
Uma operação complexa, agora acompanhada em um só ambiente
Hoje, a operação da CERTEL dentro da Scoreplan reflete a dimensão da cooperativa.
São mais de mil indicadores, aproximadamente mil ações, cerca de 50 projetos no portfólio e em torno de 400 ocorrências registradas, considerando tanto auditorias internas e externas quanto auditorias do varejo. Parte significativa desses dados já é alimentada automaticamente por integração com o planejamento orçamentário.
Além disso, a cooperativa mantém três mapas BSC, organizados de acordo com as diferentes frentes de negócio: energia elétrica, varejo e artefatos de cimento. Essa estrutura permite acompanhar com mais precisão as prioridades de cada área, sem perder a visão estratégica do todo.
Na prática, isso significou mais previsibilidade para a gestão.
“O que antes levava em torno de meio turno para atualizar os indicadores, hoje a gente faz em questão de minutos”, relata Alana. “Esses dados já estão disponíveis para as lideranças, e a gente não precisa mais se preocupar em adiar reuniões por falta de confiança nas informações.”
O suporte e a evolução contínua da plataforma
Outro ponto valorizado pela CERTEL é a proximidade com a Scoreplan ao longo do uso da ferramenta. A cooperativa destaca o acesso a manuais, vídeos explicativos e materiais de apoio enviados a cada atualização.
“No próprio sistema,a gente tem acesso aos manuais, aos vídeos explicativos e, sempre que tem atualização, vocês encaminham materiais explicando as mudanças. O mais bacana é perceber que muitas dessas melhorias vieram inclusive de sugestões nossas”, comenta a Supervisora de Qualidade e Proteção de Dados.
As notificações automáticas por e-mail também passaram a fazer diferença no dia a dia, ajudando os times a manterem ações e indicadores atualizados.
“Outro ponto bastante elogiado são as notificações do sistema. Elas ajudam muito a lembrar o pessoal sobre a necessidade de alimentar ações e indicadores”, acrescenta.
Além disso, a percepção de evolução constante da plataforma reforçou a confiança da cooperativa na parceria.
“A gente percebe que vocês sempre estão atualizando o sistema. Trouxeram inteligência artificial para dentro do planejamento estratégico, para a gestão de riscos, e isso é bastante positivo para nós”, conclui Alana.
O resultado: menos operação, mais estratégia
No balanço final, a CERTEL estima ter reduzido cerca de 90% do trabalho operacional da gestão. Houve também redução de custos, já que a equipe deixou de depender com tanta frequência de horas extras para consolidar informações.
“Tivemos uma redução de aproximadamente 90% no trabalho, além da redução de custos, porque os funcionários não precisam mais fazer hora extra como antes”, quantifica Fernanda.
Mais do que acelerar tarefas, a mudança reposicionou a gestão. Ao sair de um cenário com 90 planilhas, retrabalho e baixa segurança da informação para uma rotina com dados centralizados e visíveis em tempo real, a cooperativa passou a operar com mais confiança, mais autonomia e mais capacidade de decisão.
Na prática, a virada da CERTEL pode ser resumida em uma ideia simples: quando a operação deixa de consumir a energia do time, sobra mais espaço para pensar estrategicamente e conduzir o futuro com mais clareza.
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