Quando os gestores se deparam com uma oportunidade, ou se veem diante de um problema que está impedindo a realização dos objetivos do negócio, sabem que algo deve ser feito imediatamente. As ações necessárias, na maioria das vezes, são executadas na forma de projetos. Uma coisa é certa, empresas que trabalham com uma quantidade grande de projetos está em constante inovação, com produtos e processos atualizados de acordo com as exigências de mercado. Para que projetos sejam bem executados é necessária uma boa gestão. Vamos apresentar neste artigo 5 motivos para fazer gestão de projetos na sua empresa.
Mas o que é gestão de projetos, afinal?
A principal característica de um projeto é o tempo de duração curto e a entrega de algo único. Sempre vai atender a uma situação específica ou um público interessado distinto. Uma palestra, por exemplo, é um projeto, pois o público, em cada edição, será diferente e, embora o assunto possa ser o mesmo, nunca será realizada da mesma forma.
A Gestão de Projetos é a aplicação de técnicas para que os objetivos traçados sejam alcançados de maneira ordenada. As ações são executadas atendendo uma programação prévia para que os prazos de início e término sejam respeitados e o resultado seja o mais próximo do pretendido, tanto para a empresa quanto para o cliente final. Trabalhar com Projetos é fundamental para todos os negócios, principalmente aqueles que dependem da inovação para lidar com as oscilações do setor em que atuam.
Além da garantia de uma boa execução, existem outros motivos para fazer Gestão de Projetos em uma empresa.
Redução de Custos
Um dos principais motivos de se fazer Gestão de Projetos é o gerenciamento dos custos para que o orçamento destinado seja muito bem aproveitado. Todos os gastos para a realização do projeto são estimados na fase de planejamento e, através de documentos de controle, são gerenciados durante toda a execução do projeto para que os recursos financeiros sejam muito bem aproveitados. O gerenciamento de custos dentro da Gestão de Projetos não significa a necessidade de se manter dentro do que foi estimado; caso seja necessário exceder um pouco os gastos com o projeto, desde que os resultados compensem, o gestor terá total poder sobre essa decisão.
O processo de gerenciamento de custos na Gestão de Projetos se dá em quatro etapas:
Etapa de Planejamento de Custos
Levantamento de todos os recursos necessários para a realização do projeto: funcionários, equipamentos, materiais e tempo estimado de duração. Esse levantamento deve ser detalhado e minucioso levando em consideração, além dos recursos, a quantidade necessária prevista.
Etapa de Estimativa de Custos
Sabendo, com a maior exatidão possível, os recursos necessários, é calculado os gastos para a realização do projeto. Essa etapa define a viabilidade do projeto por mostrar, no papel, os valores estimados para sua realização.
Etapa de Orçamento
Na etapa anterior foi feita uma estimativa, nessa etapa é possível melhorar o investimento no projeto através de negociação, principalmente quanto ao uso de recursos de terceiros. É nessa etapa que se saberá, com exatidão, o investimento necessário para a realização do projeto.
Etapa de Controle de Custos
É o acompanhamento dos gastos efetivos durante a execução do projeto. Muitas vezes um recurso previsto no orçamento precisa de um ajuste ou alteração em virtude de uma melhoria. Nesse caso o gasto pode ser diferente do que foi orçado, tanto para mais como para menos. No controle de custos tudo deve ser muito bem documentado pois servirá de base de aprendizagem para projetos futuros.
Otimização do Tempo
Na Gestão de Projetos, a administração do tempo durante recebe o nome de gerenciamento de cronograma. É bem mais do que medir ou controlar o tempo gasto, é definir as atividades do projeto, a sequência de realização, a disponibilidade de recursos no momento correto e, logicamente, acompanhar e controlar o tempo de execução de cada atividade. A otimização do tempo é mais um motivo para que as empresas façam uso da Gestão de Projetos.
Controle de Riscos
A Gestão de Projetos dá às empresas também um controle maior sobre os riscos inerentes ao negócio. Esses eventos afetam um projeto de forma negativa (ameaças) ou positivas (oportunidades) e as práticas da Gestão de Projetos permitem uma melhor condução das respostas para ambos os casos. Existem riscos conhecidos, que podem ser identificados ainda na etapa de planejamento, e os riscos desconhecidos que podem ocorrer a qualquer momento e exige uma resposta ágil por parte da empresa. A identificação de riscos conhecidos e a resposta ágil para riscos desconhecidos só pode ser feita por empresas que usam as ferramentas de Gestão de Projetos.
Maior engajamento da equipe
Uma empresa produz melhores resultados quando tem uma equipe motivada e engajada. A Gestão de Projetos, pelo fato de todas as ações estarem bem planejadas e documentadas, dá muito mais segurança aos funcionários quanto a realização de suas atividades, comprometendo-se mais com os objetivos e metas do negócio.
Aumento na satisfação do cliente
Pode-se dizer que, mais que um motivo, essa é a consequência quando se faz Gestão de Projetos. Somando todos os motivos anteriores a empresa pode entregar soluções aos clientes a um preço mais justo por causa do controle de custos, com maior agilidade devido a otimização do tempo de produção e oferecendo uma resposta rápida a uma demanda específica. As empresas que praticam Gestão de Projetos têm clientes muito mais satisfeitos.
E aí, o que achou do artigo? Já trabalha com projetos na sua empresa? Como é o gerenciamento? Deixe seu comentário!
