Como fazer o acompanhamento de projetos?

Todo planejamento demanda controle e disso ninguém parece discordar. A questão é que nem sempre o acompanhamento de projetos é feito de maneira consistente ou com as ferramentas certas, o que tem muito a ver com a cultura da empresa.

Nesse caso, terão mais dificuldades para conduzir projetos os empreendimentos abertos em função da necessidade, pequenas empresas familiares ou individuais. No entanto, nenhum negócio está imune a falhas e, até mesmo grandes empresas, podem se equivocar na hora de levar adiante seus planos.

Por isso, neste conteúdo, vamos desmistificar pontos importantes sobre o planejamento e execução de projetos, mostrando a relevância do acompanhamento e como fazê-lo.

Continue a leitura e agregue mais esse conhecimento!

Afinal, em que consiste um projeto?

Basicamente, um projeto é um conjunto de iniciativas com início, meio e fim programados, desenhados para atender um objetivo.

De acordo com a principal referência sobre o assunto, o Guia PMBOK, existem 47 tipos de processos em projetos, organizados em 5 grupos:

• iniciação;
• planejamento;
• execução;
• monitoramento e controle;
• encerramento.

Digamos que, na sua empresa, existe a percepção de que lançar um novo produto possa gerar novas receitas. Nesse caso, todo o projeto para dar conta desse objetivo poderá ser estruturado dentro da proposta PMBOK, em seus cinco grupos elementares.

Contudo, um projeto não caminha por si só. Sua boa execução depende do acompanhamento de todas as suas etapas, sob risco de falhas, interrupções, atrasos e descumprimento do orçamento.

Felizmente, o Guia PMBOK também traz esclarecimentos a respeito dessa importante etapa, que permeia um projeto e seus processos do início ao fim.

O que diz o Guia PMBOK sobre o acompanhamento de projetos?

O acompanhamento de projetos segundo o Guia PMBOK 5ª edição deve se desdobrar em 9 tipos de gerenciamento:

• escopo (objetivo);
• tempo;
• recursos;
• qualidade;
• recursos humanos;
• comunicações;
• riscos;
• aquisições;
• partes interessadas.

Portanto, ao acompanhar um projeto, sua empresa deverá fazê-lo de forma segmentada, aplicando métodos e ferramentas para dar conta de cada tipo de gerenciamento. Afinal, o uso do tempo deve ser controlado de forma distinta do uso que se faz do dinheiro, da mesma forma que pessoas devem ser gerenciadas de outra forma e por aí vai.

Talvez seja nesse ponto que as coisas complicam. Afinal, enquanto um projeto está sendo conduzido, é muito comum que seus gestores percam de vista essa visão de que um projeto é a soma de diversas partes. Assim, acabam aplicando técnicas inapropriadas ou, ainda pior, optam por improvisar.

Como fazer o acompanhamento de projetos?

De acordo com a nossa prática apoiando empresas nos mais variados projetos, entendemos que o acompanhamento é fundamental. Sem ele, a tendência é que o controle se perca e, nesse caso, a consequência esperada é o encerramento prematuro de um projeto.

Vale destacar que, em alguns casos, bons projetos se perdem justamente porque não tiveram profissionais dedicados para acompanhá-lo e a avaliar seus resultados por etapa. Quando isso acontece, a percepção que fica é de que o projeto era ruim, quando na verdade o que ele precisava era de mais controle.

Vamos ver então como fazer isso do jeito certo? Acompanhe!

Definir um escopo

A definição de um escopo é o primeiro passo em um projeto, seja qual for a sua natureza. Nessa fase preliminar, a prática recomendada é anotar tudo o que é importante no meio que for mais conveniente, físico ou digital.

Uma dica que pode ajudar é começar grande para, em seguida, afunilar o foco do projeto. Por isso, voltamos ao Guia PMBOK, que sugere que o escopo seja definido em um termo de abertura, contemplando 12 tópicos:

• justificativa;
• finalidade;
• objetivo(s);
• descrição do produto/serviço;
• stakeholders;
• entregas;
• estimativas de tempo e custo;
• exclusões;
• critérios de aceitação;
• premissas;
• restrições;
• riscos.

Trabalhar com um cronograma

O tempo é o único recurso que, uma vez perdido, jamais se recupera. Sendo assim, procure sempre pautar seus projetos conforme os prazos que eles demandam. Se ele levar tempo demais para ser realizado, possivelmente o esforço não valerá a pena, enquanto projetos terminados demasiadamente rápido podem ter falhas.

A forma ideal é dosar o uso do tempo, de maneira que as pessoas envolvidas tenham espaço para executar as tarefas delegadas, mas sem que isso coloque em risco o projeto como um todo.

Coletar os dados do projeto

Sem dados e informações, um projeto tende a ficar paralisado da mesma forma que ficaria sem recursos e pessoas.

Dessa forma, é fundamental definir, junto com o escopo, as fontes de dados necessárias para municiar as equipes em cada grupo de atividades e nos subprojetos em andamento. Digamos, por exemplo, que o projeto em questão tem como escopo reduzir a inadimplência em 10%.

Para isso, algumas possíveis fontes de dados serão os repositórios de empresas de proteção do crédito, bem como pesquisas demográficas e de empresas como o IBOPE ou Datafolha.

Adotar os KPIs necessários

Já os indicadores-chave de performance, mais conhecidos como KPIs, servem para monitorar os resultados obtidos a cada etapa de um projeto. Voltando ao exemplo da inadimplência, uma forma de medir isso indiretamente é por meio da taxa de clientes que voltaram a comprar parcelado, por exemplo.

Registrar e documentar

Todos os resultados, interações, imprevistos e acontecimentos fortuitos em um projeto devem ser registrados. Isso servirá para que, no futuro, a empresa saiba onde errou, que riscos ela não soube antecipar e eventuais discrepâncias entre o orçamento previsto e realizado.

Compartilhar as informações

Comunicação é um componente essencial para o sucesso de um projeto. Por isso, a empresa deve garantir que as pessoas envolvidas contem com canais sempre abertos para trocar ideias e obter feedbacks mútuos.

De que forma um software de gestão de projetos pode ajudar?

Ideias não sobrevivem sem um plano que dê conta da sua execução. Também não podem sair do papel sem ferramentas adequadas para dar conta dos desafios que surgem ao longo da realização de seus respectivos projetos.

O Scoreplan foi desenvolvido justamente para dar o suporte necessário na parte mais sensível de um plano: a execução. Nele, você e sua empresa têm tudo o que precisam para integrar planejamento, execução e análise da gestão estratégica; o que inclui os projetos!

Você viu neste conteúdo como fazer o acompanhamento de projetos conforme as orientações do PMBOK e pela expertise da Scoreplan em incontáveis projetos bem sucedidos. Coloque em prática e veja seus resultados melhorarem.

Que tal aproveitar a oportunidade para pedir uma demonstração do Scoreplan e saber mais sobre a nossas solução para a gestão dos seus projetos?