All-hands meeting: o que é e como fazer na sua empresa para melhorar resultados

Sua empresa está padecendo com problemas de comunicação? Então uma all-hands meeting (AHM) pode ser a resposta que procurava.

Aliás, tudo indica que essa é uma questão crítica para boa parte das empresas. 

Segundo o relatório State of the Sector 2022, da Gallagher, a falta de habilidade em se comunicar por parte dos profissionais de gestão de pessoas é o principal desafio em 27% das organizações.

Mas, de onde vem a complicação, já que comunicar, em teoria, consiste apenas em enviar uma mensagem a um destinatário?

A questão é que, quando se trata de pessoas, não basta apenas dizer algo. Tão importante quanto o teor de uma mensagem é a maneira como ela é passada.

Nesse sentido, a all-hands meeting ajuda a gestão a “dar o recado” quando outros canais institucionais não funcionam tão bem.

Veja como aplicar essa ferramenta em suas rotinas!

Em que consiste uma “all hands meeting”?

O termo all hands meeting tem origem na expressão “all hands on deck”, usada na Marinha norte-americana.

Quando o comandante de um navio de guerra faz esse chamado, quer dizer que toda a tripulação deverá comparecer ao convés para algum comunicado de interesse geral.

Há quem prefira, ainda, creditar a AHM ao termo “town hall meeting”. 

Ele era usado para se referir às antigas reuniões realizadas em praça pública quando as cidades americanas ainda permitiam reunir toda a população em um pequeno espaço.

Sendo assim, uma all-hands meeting é uma reunião, na qual todos os membros de uma empresa se fazem presentes.

Por que considerar esse tipo de reunião?

A falta de habilidade em se comunicar é, como vimos, um dos principais problemas de gestão. 

Por outro lado, como solucionar essa questão quando as pessoas não se sentem seguras ou à vontade o bastante para se expressar. Ou, ainda pior, quando elas simplesmente não dispõem de conhecimentos, técnicas ou mesmo vontade de se dirigir a outras pessoas para dizer o que sentem ou o que pensam?

Em situações como essa, a AHM pode ser um bom ponto de partida para mudar esse traço nocivo de uma cultura organizacional.

É também um recurso usado por líderes e gestores quando precisam dizer algo de interesse amplo ou que precise de um feedback de muitas partes.

Que assuntos devem ser abordados?

Você provavelmente deve ter percebido que, em tradução livre, all-hands meeting quer dizer ”reunião para todos”.

Assim sendo, como determinar a ocasião ou mesmo a periodicidade certa para esse tipo de encontro, considerando que cada setor tem seus próprios problemas?

Como toda iniciativa no nível da gestão de pessoas, uma all-hands meeting deve ser utilizada com finalidades bastante específicas, ainda que ela se destine ao público interno em geral.

Até porque uma de suas finalidade é exatamente reduzir a demanda por reuniões setoriais, muitas delas improdutivas por tratarem de assuntos mais adequados para uma abordagem mais ampla.

Confira na sequência que tópicos são mais indicados para uma AHM para não errar na hora da convocação.

Comunicados sobre metas e projetos futuros

Imagine que sua empresa está passando por um processo de fusão ou aquisição.

Nesse caso, haverá uma mudança de comando importante que, como tal, precisa ser comunicada para todos.

Ou, em uma outra hipótese, pode ser que a alta gestão tenha decidido encampar um projeto há muito ambicionado mas que nunca saía do papel.

Sendo ambos assuntos de interesse de todos e que impactam no futuro da empresa, nada mais adequado que comunicá-los de uma só vez, dando a oportunidade para que todos se expressem.

Atualizações de práticas

Inovar é preciso mas, em certos casos, a mudança nem sempre é bem recebida.

É o que acontece, por exemplo, nas empresas que adotam novas práticas em suas rotinas em aspectos como controle de presença, promoções ou pagamentos de benefícios.

São situações típicas que motivam uma reunião geral, para que todos fiquem a par de alterações em procedimentos que podem ou não fazer parte do dia a dia.

Da mesma forma, é também o momento de dar voz àqueles que possam estar insatisfeitos por algum motivo ou para os que tenham críticas ou sugestões a fazer.

Apresentações de novos profissionais ou setores

Outra ocasião indicada para uma all-hands meeting é quando uma nova contratação de impacto é feita.

Seria o caso de um novo Chief Data Officer (CDO), ou qualquer um dos cargos C-level que, como tais, são responsáveis por definir estratégias e ações que afetam toda a empresa.

Além disso, mudanças de comando sempre levam as empresas a mudar, em maior ou menor grau, suas práticas, rotinas e ferramentas.

Dessa forma, nada mais adequado do que convocar toda a “tripulação” para conhecer o novo “comandante” e um pouco de suas ideias e forma de trabalhar.

Apresentar novas soluções e ferramentas de uso geral

O mesmo se aplica quando a empresa adquire novas ferramentas que, de alguma forma, possam modificar o andamento das tarefas no dia a dia. Um bom exemplo disso são as integrações via ERPs, em que softwares de diferentes setores são de certa forma unificados em uma única solução digital.

Anunciar conquistas

Nem tudo se resume a dar ordens em uma AHM que, a propósito, também serve para que os colaboradores se manifestem.

Aliás, um de seus objetivos é anunciar conquistas e o atingimento de metas que, sendo assim, podem e devem ser celebradas em conjunto.

Pode fazer online?

Dependendo do tamanho da empresa e da quantidade de colaboradores, fora as restrições em função da covid-19, pode ser que a all-hands meeting online seja mais indicada.

Tudo vai depender da disponibilidade das pessoas em se conectar e, claro, das ferramentas usadas para uma reunião de grande porte.

Qual o intervalo de tempo ideal?

Embora não haja um prazo considerado padrão, é praxe nas empresas que utilizam a AHM realizar encontros semanais de cerca de 30 minutos ou reuniões quinzenais de uma hora. 

Como organizar?

Não se esqueça, ainda, de planejar as reuniões que, sendo de interesse geral, precisarão ser muito bem coordenadas para que o propósito não se perca. Nesse sentido, não deixe de seguir os passos abaixo:

• Monte uma pauta com os assuntos a serem abordados
• Determine um período para perguntas e respostas
• Evite que uma mesma pessoa intervenha muitas vezes
• Oriente as pessoas a fazerem perguntas de interesse geral ou que tenham relação com a pauta.

Seguindo essas dicas, suas all hands meeting têm tudo para apresentar bons resultados e, com o tempo, a tendência é que a comunicação na empresa melhore.

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