Como criar planos de ação para atingir objetivos e metas?
Planos de ação são documentos que listam as atividades a serem concluídas para que uma determinada meta ou objetivo possa ser atingido. Servem como guias para nos mostrar qual o mecanismo necessário para atingir o resultado esperado, por meio da formulação de um cronograma, bem como seus prazos, responsáveis e os recursos empregados.
No gerenciamento de projetos, por exemplo, um plano de ação bem desenvolvido serve como norte para o gerente, que “divide” uma grande empreitada em tarefas e, assim, as distribui para as pessoas responsáveis.
Neste artigo, resolvemos trazer algumas dicas para você criar e executar planos de ação que levem sua empresa ao futuro. Continue lendo para entender!
Quando e como devem ser criados os planos de ação?
Como expomos no parágrafo anterior, planos de ação servem, de modo geral, para coordenar a realização de diversas atividades que visam o atingimento de uma meta ou objetivo específico. Sendo assim, eles devem ser criados para:
- Gerenciamento de pequenos projetos;
- Organização de eventos;
- Planejamento Estratégico;
- Correção de problemas.
Uma dica para criar planos de ação eficientes é utilizar uma metodologia como a 5W2H — saiba mais aqui: Análise 5W2H: um método de resolução de problemas e desenho de planos de ação!
Considerando os princípios dessa ferramenta, tomemos como exemplo o objetivo de aumentar as vendas do produto X.
O plano de ação para atingir a meta estipulada de venda deve, segundo a 5W2H, responder às seguintes questões:
- What? — O que será feito? — Elaborar novas ações de Marketing ;
- Who? — Quem vai fazer? — Departamento de Marketing;
- When? — Quando será feito? — até 25/09/2018;
- Where? — Onde será feito? — na sede da empresa;
- Why? — Por que isso será feito? — para que, através de estratégias de marketing bem pensadas, seja possível aumentar as vendas do produto X;
- How? — Como será feito? — haverá uma reunião com a agência de marketing da empresa para discussão e definição das estratégias mais adequadas;
- How much? — Quanto custará? — a atividade custará o valor hora da agência: R$ 200,00. Já a realização das estratégias deverá considerar o orçamento mensal/anual disponível para o departamento.
Qual o passo a passo para desenhar planos de ação?
Independentemente da estrutura ou do conteúdo do seu plano, aqui estão algumas dicas a serem lembradas ao iniciar o processo de desenho de um plano de ação:
1. Escolha e defina claramente seu objetivo
Leve em consideração não apenas a importância do seu objetivo, mas também o quanto ele está considerando o cronograma e os recursos com os quais você precisa trabalhar.
Todos os envolvidos nas atividades definidas no plano devem ter bastante clareza de onde você quer chegar. Dessa forma, as chances de sucesso aumentam.
2. Use uma equipe para criar seu plano de ação
Isso não será apropriado em certos casos, mas o debate com os membros da equipe pode ajudar a criar um plano de ação mais forte. E no decorrer da criação do plano, você poderá perceber que precisa de informações de outras pessoas fora da equipe também.
3. Identifique quem é responsável por cada etapa de ação e quem as apoiará
As pessoas de suporte não são responsáveis pelo resultado de uma etapa de ação, mas ajudam no processo. Por isso, é interessante mapear quem tem conhecimento (técnico e outros) para auxiliar os profissionais responsáveis por determinadas atividades.
4. Forneça um cronograma claro para concluir as etapas da ação
Seu objetivo final pode ser um projeto de curto prazo ou pode levar anos para ser concluído. É importante dividir a linha do tempo de cada etapa ao longo do caminho. Localize os recursos necessários para realizar as etapas da ação. Se recursos suficientes não estiverem disponíveis no momento, inclua um plano para sua aquisição.
5. Revise e atualize seu plano de ação à medida que ele é implementado
Ao acompanhar o progresso do seu plano, faça as alterações necessárias à medida que surgirem.
Comunique-se com as pessoas-chave sobre o progresso e os efeitos do plano enquanto ele é realizado.
6. Use a tecnologia para simplificar a criação de seus planos de ação
Atualmente há muita disponibilidade de ferramentas tecnológicas para simplificar a criação e a execução de planos de ação. Processos burocráticos não devem ser o foco da equipe, isso os profissionais podem automatizar usando um bom sistema especializado, como o Scoreplan.
O ideal é que as pessoas usem seu tempo para fazer o que realmente importa, deixando, por exemplo, a criação de relatórios gerenciais por conta do sistema. Assim elas podem ser mais criativas e ter uma atuação mais analítica e estratégica.
Além disso, contar com a tecnologia para executar algumas tarefas pode ser mais seguro. Afinal, estas ferramentas são parametrizadas para fornecer a informação de forma mais precisa possível, tornando-as altamente confiáveis quanto à sua veracidade e especificidade. Isso sem mencionar no fato de elas gerarem esses dados de forma incrivelmente rápida e simples, bastando apenas alguns cliques.
7. Saiba estratificar as tarefas
É preciso ficar bem claro que um plano de ação nada mais é que uma sequência de ações que segue uma ordem cronológica com foco no atingimento de determinados objetivos. Nesse contexto, é importante que você saiba dividir essa estratégia, ou esses objetivos, em processos maiores, que demandarão mais tempo para serem executados, bem como, em tarefas mais simples e pontuais que, independentemente disso, precisam ser feitas.
Esse procedimento de separação dessas atividades é chamado de estratificação. Para entender ele melhor, vamos fazer uma analogia com a subida de uma escada. Para subir ou descer, é necessário definir quais os degraus que irão conduzi-lo até seu objetivo. Se você não observar todos os degraus e calcular, mesmo que rapidamente e inconscientemente, cada um dos passos, a chance de tropeçar e cair é muito grande.
A estratificação funciona de forma parecida. Você precisa ter a plena capacidade de perceber quais tarefas precisam ser executadas imediatamente, bem como aquelas que demandarão mais tempo e podem ser fracionadas ao longo da aplicação do plano de ação.
8. Preveja situações de risco, faça análises críticas e desenvolva planos de correção e contingência
Por fim, é importante que você tenha a clara noção de que nem tudo poderá ocorrer conforme foi planejado.
Por isso é importante que você acompanhe e monitore o plano, desta forma ao perceber que existe algo de errado; você deve fazer uma análise crítica para entender a causa raiz do problema e atuar de forma eficiente.
Existem ferramentas simples e muito poderosas que podem ajudar na análise e identificação de problemas, como por exemplo FCA + 5 porquês e Diagrama de Ishikawa.
Após a identificação, é crucial que você tenha um plano de correção (que nada mais é do que; outro plano de ação) capaz de te ajudar a contornar o problema e retornar seu foco, bem como, o de sua equipe, no plano de ação estabelecido.
Os fatores que podem colocar em risco o seu plano são inúmeros, entre eles: mudanças no mercado, acidentes de trabalho, crises econômicas e, até mesmo, desastres naturais que impactam na sua atividade. Para solucionar esses problemas inesperados, além da análise e do plano de correção – que visam minimizar os impactos, é interessante fazer um trabalho prévio de levantamento dos possíveis fatores que possam surgir e atrapalhar o cumprimento de seus objetivos e metas.
Você é o especialista na sua área e, como tal, conhece os riscos aos quais seu negócio está exposto. Nesse sentido, sua tarefa é listar todos eles, trabalhar para que sua empresa se mantenha protegida e, por fim, com base nessas informações, traçar estratégias de contingência caso algumas das previsões venham a ocorrer. Fazer isso possibilitará que você tenha mais calma e tranquilidade durante a realização do plano de ação. Além disso, se o problema acontecer, sua resposta será muito mais rápida pois já estará preparado.
Qual ferramenta pode ser utilizada nesse processo?
Além de entender o que é, sua importância e como implementar o plano de ação em sua empresa, para que você consiga atingir metas e objetivos, também é importante utilizar algumas ferramentas que potencializarão todo o processo e o tornarão mais simples de ser executado e acompanhado.
A mais importante, e que possibilitará o maior ganho em termos de resultados, é um software de gestão estratégica simples e completo, como o que é fornecido pela Scoreplan. Esse tipo de ferramenta será capaz de reunir todas as informações necessárias para a elaboração do seu plano de ação, emitir relatórios detalhados e demais dados essenciais para o acompanhamento de todo o processo.
Utilizar essa ferramenta possibilitará que você tenha mais controle sobre as ações executadas por cada colaborador envolvido no plano de ação, bem como avaliar a capacidade de geração de resultados que ele está proporcionando e acompanhar sua execução. Além disso, o software fornecerá informações cruciais que podem ser utilizadas para verificar sua eficiência e efetividade dentro da empresa.
Ao ter essas informações em mãos, será mais fácil verificar se é necessário fazer alguma modificação no plano de ação para garantir que as metas e objetivos sejam cumpridos no prazo estabelecido.
Por fim, podemos concluir que planos de ação têm uma função crucial dentro de um negócio, podendo ser o principal diferencial entre aquelas empresas que têm sucesso em sua área de atuação daquelas que, fatalmente, não conseguem se firmar no mercado. Seguindo essas dicas e aplicando as ferramentas aqui mencionadas, você, certamente, conseguirá implementar esse processo.
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