Compliance: o que é e como aplicar na sua empresa

Nos últimos anos está cada vez mais nítido o quanto agir com ética e transparência é vital para uma empresa se manter atuante no mercado e, não menos importante, na vida dos consumidores.

Isso se deve a uma exigência da própria sociedade que assistiu, no Brasil e pelo mundo, a repetidos episódios de corrupção em várias áreas da economia e na esfera política. Isso fez com que diversas empresas prejudicassem sua imagem e reputação.

Nesse sentido, a prática de compliance nas organizações passou de algo opcional para algo fundamental. Pois impacta a rotina corporativa em vários níveis, em empresas de todos os portes e segmentos.

Por conta da importância do assunto, preparamos este artigo completo. Você pode conferir informações sobre o que é compliance, quando surgiu, qual é seu papel, quais são os benefícios e como colocar em prática na sua empresa. Siga lendo para conferir!

O que é compliance em empresas?

Para começar, vamos direto ao ponto: compliance vem do verbo em inglês to comply, que na tradução para o português significa “cumprir, obedecer uma ordem ou procedimento”. Nesse sentido, podemos entender que compliance é atuar de acordo com regulamentos internos e externos, normas éticas e a legislação.

Em outras palavras, compliance são ações voltadas a garantir relações éticas e transparentes entre empresas e com o Poder Público. Dessa forma, pode ser definido como um padrão básico de negócios a ser seguido.

Em uma organização, serve como um verdadeiro guia de comportamento para a sua atuação perante o mercado para que se mantenha em conformidade com as obrigações legais. Além disso é o que faz respeitar a governança corporativa, normas éticas de conduta e controles internos.

Vale destacar que a política de compliance deve ser aplicada a todos os departamentos, desde as áreas de recursos humanos e jurídico até lideranças e marketing.

O conceito de compliance tem como objetivo principal gerar valor ao negócio, o que afeta diretamente a sobrevivência da empresa, mas sobre isso falaremos mais adiante. Agora, vamos abordar o surgimento do compliance.

É válido ressaltar que um programa de compliance é diferente de outros mecanismos de regulação, como a certificação ISO, já que é criado pela própria empresa. Por isso, é tarefa da organização definir quais serão as ferramentas e de que forma será feito o controle para detectar e remediar ações danosas que vierem a ocorrer.

Quando surgiu o compliance?

Mesmo que para alguns o conceito de compliance possa parecer algo novo, há registros do seu surgimento ainda na virada do século XX, quando foi criado o Banco Central dos Estados Unidos. A mudança visava trazer mais segurança e estabilidade para o ambiente financeiro.

Já nos anos 1970, também no país norte-americano, foi criada uma lei anticorrupção transnacional, a chamada Foreing Corrupt Practies Act (FCPA), que tornou as punições mais duras para instituições americanas julgadas por corrupção no exterior.

Após, com a divulgação ao público de escândalos de corrupção entre governos e empresas, muitas companhias decidiram adotar práticas de compliance por conta própria, o que foi muito bem recebido pelo mercado.

No Brasil, conforme a Associação Brasileira de Bancos Internacionais (ABBI), foi em 1992 que o tema entrou em cena com a abertura do mercado brasileiro no governo Collor. O país passou a respeitar os padrões éticos e de combate à corrupção, muito por conta da alta competitividade entre empresas transnacionais.

Com a promulgação da Lei n° 12.846/13, conhecida como Lei Anticorrupção, o assunto ganhou mais espaço no Brasil, já que a lei trouxe a aplicação de vantagens a empresas que possuam um setor de compliance estruturado.

Hoje, pode-se dizer que a análise da estrutura de compliance é um pré-requisito no fechamento de grandes negócios, tendência que deve crescer ainda mais.

Qual o objetivo de um programa de compliance?

O objetivo de um programa de compliance é minimizar riscos, guiando o comportamento de empresas diante do mercado. Seu foco é evitar o desvio, já que aqui a prevenção é o ponto principal, o que é feito a partir de planos estratégicos para prevenir situações que gerem risco.

Dessa forma, o papel do compliance é estabelecer regras, ações e práticas que garantam o cumprimento da lei e estejam alinhadas aos valores da empresa. Além de orientar a conduta de todos os colaboradores para que cumpram os princípios éticos e de transparência. Essas ações evitam margem para vantagens pessoais impróprias, situações de conflito e corrupção de qualquer tipo.

No caso de ilegalidades, o programa de compliance atua na mitigação de danos, para que a imagem e legado da empresa sejam o menos possível prejudicados. É importante dizer que compliance é uma verdadeira mudança de cultura, o que envolve todos que fazem parte da organização.

Qual a importância do compliance?

Investir em compliance é, sim, uma decisão estratégica, já que afirmar – seja a investidores, imprensa ou em processos de recrutamento – que a empresa possui um programa de compliance por si só é uma estratégia de negócios.

Isso porque uma organização que adota práticas de compliance mostra que possui uma gestão madura. Os gestores e equipes dominam os processos implementados e executados para estarem em conformidade a nível político, comercial, trabalhista, contratual e comportamental.

Por outro lado, não estar em compliance significa que a empresa escolhe correr sérios riscos, de forma intencional, os quais podem acarretar perdas financeiras, patrimoniais, de mercado, entre outras. Afinal, gestão de riscos e compliance estão conectados.

Hoje em dia,  independentemente do segmento e tamanho, é necessário que toda empresa que busca crescer de forma sustentável alcance um nível de excelência em compliance. Isso mostra que a organização possui um compromisso direto com a sociedade e suas necessidades.

Quais são os principais benefícios de um programa de compliance?

Os benefícios de um programa de compliance em uma empresa são inúmeros, impactando de forma positiva todos os setores corporativos. Lembrando que estamos falando de uma mudança profunda, não apenas superficial.

Abaixo separamos os principais benefícios do compliance para você conhecer:

Segurança jurídica: por preservar a integridade criminal e cível da empresa, de quem a representa e dos próprios colaboradores, mantendo-se afastada de problemas legais.

Decisões assertivas: maior eficiência, já que os gestores passam a tomar decisões mais acertadas, estratégicas e benéficas ao todo.

Redução de custos: constante supervisão na aplicação de leis trabalhistas e nos recolhimentos de impostos, o que reduz custos desnecessários com processos e multas.

Reputação forte: a transformação no “âmago” da empresa resulta em uma melhor imagem institucional junto ao mercado, influenciando de investidores a consumidores.

Maior competitividade: imprime estabilidade e confiabilidade para a marca, o que a torna mais competitiva diante um mercado cada vez mais exigente.

Aumento de produtividade: o alinhamento da empresa com valores éticos implica no aumento da satisfação e engajamento dos colaboradores, que trabalham mais e melhor.

Atração de parceiros: demonstra maior segurança jurídica para a realização de relações comerciais, facilitando a parceria e negociação com diversas empresas.

Retenção de talentos: durante e após processos de recrutamento e seleção, torna-se um atrativo para colaboradores que se comprometem a entregar o seu melhor para empresas que de fato são ambientes agradáveis e éticos de se trabalhar.

Como colocar um programa de compliance em prática na sua empresa?

Então, como implantar um programa de compliance na sua empresa? De forma geral, é preciso seguir algumas etapas para começar a colocar em prática o compliance. Por isso, a seguir trazemos as principais fases:

1. Análise de riscos

Para começar, é necessário fazer uma avaliação dos riscos a que a organização pode estar exposta, a  partir do mapeamento dos processos internos. Essa etapa tem o objetivo de analisar potenciais desvios de conduta, seja por parte dos colaboradores ou nas relações com o mercado e o poder público.

Somente após feita a análise de riscos é possível criar regras coerentes com o contexto onde a organização se encontra, além de obedecer às regras exigidas pelos órgãos fiscalizadores. Nesse momento, a Lei Anticorrupção pode auxiliar, já que traz definições sobre os diferenciais de cada segmento.

2. Plano de ação

Elencados os potenciais riscos, é hora de desenhar estratégias que visem atenuar eventuais desvios de conduta. Dessa forma, para que os termos do programa de compliance sejam bem entendidos, é preciso criar um planejamento que contenha detalhes.

Alguns deles são a definição de qual colaborador será o responsável pela implantação das mudanças em cada área e a criação de um plano de ações. Sempre com o cuidado de que os resultados a serem atingidos estejam bem definidos e claros.

3. Código de conduta

Chegou o momento da criação de um código de ética ou conduta, que acima de tudo deve estar alinhado com o perfil da empresa. É importante respeitar as características reais da organização, bem como seus valores. Nesse ponto, o compliance conecta-se com a governança corporativa, já que são duas políticas que se complementam.

Dessa forma, devem ser definidas regras que vão ao encontro da atuação da organização no mercado, sempre com o objetivo de afastar riscos corporativos e atitudes antiéticas. É fundamental que o código de conduta seja escrito com uma linguagem acessível, de fácil compreensão e sem qualquer chance de dupla interpretação.

Após a revisão e aprovação do código de conduta, o documento deve ser disponibilizado a todos os colaboradores, de todas as hierarquias, para que conheçam as regras. Assim, serão capazes de saber o que fazer e o que não fazer para seguir o comportamento esperado. Para os recém-chegados, a leitura do código de conduta é imprescindível.

Afinal, não adianta ter um código de ética se não for conhecido e seguido pelas pessoas. Vale lembrar que o maior exemplo a ser seguido é de quem comanda a empresa, ou seja, presidente e diretores devem agir de forma exemplar.

4. Setor de compliance

Pela sua importância crescente, não é raro encontrar profissionais que trabalhem apenas com foco em criar, implantar, cumprir e manter um programa de compliance dentro das organizações. O porte e a realidade da empresa são os fatores que vão determinar qual será o tamanho do setor responsável por lidar com o assunto.

De qualquer forma, seja um departamento inteiro ou somente um único colaborador que vá atuar, o mais importante é realizar da forma correta o envolvimento dos colaboradores para que conheçam e sigam as normas estabelecidas. Além disso, é preciso definir quais são os processos e as ferramentas utilizados para evitar e corrigir as falhas.

5. Canais internos de denúncias

Também é importante criar canais internos de denúncias, nos quais os próprios funcionários, fornecedores e clientes podem denunciar condutas inadequadas de forma segura, relatando atividades que infringem as regras da empresa.

Para que isso seja possível, é importante que a etapa anterior seja feita da forma correta. Assim, os comportamentos considerados inadequados podem ser mais facilmente identificados e descritos por quem está fazendo a denúncia. Ao checar os relatos, os responsáveis pelo programa de compliance devem analisar de maneira detalhada.

Nesse ponto, é muito importante a capacitação de quem for realizar a análise. Aqui, é preciso diferenciar eventuais desvios que aconteceram por conta da falta de desconhecimento do código de conduta de ações que claramente se mostram antiéticas e desonestas. Ou seja, a avaliação do que aconteceu e as consequências devem se basear, em primeiro lugar, na motivação e intenção de quem praticou a ação.

6. Sistema de dados

A empresa que deseja atuar conforme o compliance deve se autorregular para que seja possível fiscalizar o cumprimento das leis e normas. Para isso, é possível fazer uso da tecnologia em ferramentas que agrupam, analisam e monitoram informações relevantes sobre o mercado.

Assim, a tecnologia permite que, dentro da gestão de compliance, as empresas possam antecipar riscos corporativos, prevenindo-se de ameaças como fraudes, as quais têm o potencial de causar danos na imagem e saúde financeira do negócio.

Esse sistema pode ser utilizado para revisão regulares de riscos jurídicos e socioambientais, mudanças na legislação, acompanhamento de índices econômicos, flutuações em moedas internacionais, inovações da concorrência, etc.

7. Capacitação dos colaboradores

Sabemos que o respeito ao programa de compliance se deve muito à sua compreensão por todos que fazem parte da empresa. Sendo assim, além do conteúdo do código de conduta ser acessível, é necessário investir na ampla divulgação do programa para todos os departamentos da empresa.

Porém, é preciso ir além da divulgação. O que fazer? É possível oferecer capacitações aos colaboradores, para que saibam com clareza como e porque devem optar por escolhas éticas.

Algumas formas de fazer isso é realizando palestras e cursos, dinâmicas de grupo e momentos de orientações com profissionais. Lembrando sempre em focar no conhecimento e no cumprimento das leis e das regras da organização.

8. Monitoramento e acompanhamento

Por fim, mas significando um recomeço, é preciso fazer o monitoramento e o acompanhamento do programa de compliance. Essa etapa é fundamental para a conferência de que o programa está funcionando da forma correta, com os resultados esperados. É um trabalho constante, por isso o setor responsável deve seguir funcionando normalmente.

De forma regular, o programa deve passar por testes para garantir que os colaboradores sigam comprometidos. Também é recomendado criar ferramentas que possam auxiliar nessa tarefa. Além de lidar com denúncias, os responsáveis devem participar ativamente da rotina corporativa, esclarecendo dúvidas e identificando onde é possível fazer melhor.

Vale dizer que, atualmente, a tecnologia se mostra uma grande aliada para empresas que desejam ter agilidade e segurança na hora de aplicar e monitorar as práticas de compliance, por apresentar eficientes soluções.

As inovações tecnológicas trazem ganhos para todos os negócios, mas especialmente para aqueles que precisam lidar com um alto volume de informações e processos complexos. Se é o seu caso, não deixe de pesquisar sobre o assunto.

Sem dúvida, a gestão de um programa de compliance demanda a paciência, o esforço e a compreensão de todos em relação às mudanças, bem como sobre o tempo que leva para que uma nova cultura seja instalada na empresa.

Quem são os responsáveis pela área de compliance?

Para cuidar das questões que envolvem o compliance dentro de uma empresa, é possível contar com dois tipos de profissionais. Para conhecê-los, leia a seguir:

• Profissional de compliance:

Trabalha na implementação e gestão de programas de compliance, sendo responsável por avaliar os riscos do negócio, implantar os processos de conformidade e fazer o monitoramento. A partir de uma atuação multidisciplinar, o profissional de compliance pode ter formações como Engenharia, Administração e Direito.

• Advogado de compliance:

Atua por meio de consultoria jurídica, em parceria com empresas, para implementar programas de conformidade, garantindo o cumprimento de normas internas e da legislação, com o objetivo de minimizar riscos e evitar danos. É importante frisar que todo advogado de compliance deve dominar as leis nacionais e internacionais.

Confira alguma dicas finais

 Agora que você já sabe o que é compliance nas empresas e toda a sua importância, confira alguma dicas finais:

• Escolher fornecedores que se alinhem aos código de conduta da empresa;
• Realizar rotinas de inspeção e fiscalização de atividades, mesmo as sem certificações;
• Utilizar sistemas de informação para monitoramentos das atividades empresariais, adequados ao programa de compliance;
• Ter como foco a conformidade com a lei em níveis municipal, estadual e federal;
• Criar e manter auditoria interna;
• Investir na melhora da comunicação interna e externa, de modo a reforçar os termos do compliance;
• Possuir um sistema de normatização e padronização da empresa atualizado.

Conclusão

Como mostramos ao longo do artigo, o compliance torna-se uma realidade quando uma empresa está de acordo com a legislação a qual é submetida, respeita as regras internas e externas de órgãos regulamentadores, age de acordo com os valores empresariais e mantém um compromisso como agente transformador da sociedade.

Muito falado nos últimos tempos, esse conceito na verdade se torna cada vez mais atual. Dito isso, mais do que nunca é essencial que a sua empresa invista em um bom programa e em uma boa gestão de compliance. Dessa forma, seu negócio está livre de sofrer por erros que não são mais tolerados pelo mercado e consumidores. Assim, garantir longevidade à organização.